Gestione su flujo de captación de capital

Al terminar esta guía sabrá cómo avanzar a cada inversionista por su flujo de captación de capital: leer la barra de acciones requeridas en la página de la captación de capital y luego usar el panel de Próximos pasos en el panel lateral de la oportunidad para enviar comunicaciones, asignar a las personas que firman un acuerdo, pedirle el dinero a un inversionista que ya firmó, agregar una nota personal a cualquier correo electrónico, cambiar el estado de una oportunidad y apoyarse en correos electrónicos automáticos para mantenerlos sincronizados a usted y a sus inversionistas.

Vea qué requiere su atención en toda la captación de capital

Antes de abrir cualquier oportunidad individual, la página de la captación de capital le indica dónde se necesita su atención. Cuando al menos una oportunidad lo está esperando, una barra en la parte superior de la página indica N oportunidades requieren su acción y desglosa ese total por tipo de acción, mostrando los tipos más comunes y agrupando el resto en un recuento. La barra no se muestra en absoluto cuando no hay nada pendiente.

• Mostrar acciones pendientes filtra tanto la tabla de Oportunidades como el Embudo para mostrar solo las oportunidades que necesitan algo de usted. Mostrar todas las oportunidades vuelve a quitar el filtro.
• Cuando exactamente una oportunidad está esperando, la barra nombra a ese contacto y la acción específica, con un botón Revisar que abre de inmediato el panel lateral de la oportunidad.
• En la tabla, ordene la columna Acciones requeridas para llevar las más urgentes a la parte superior, con las que llevan más tiempo esperando primero dentro de cada nivel de urgencia.
• Cada acción lleva una insignia que muestra cuánto tiempo lleva pendiente —por ejemplo, "hace 2 d"— y la insignia pasa de ámbar a rojo cuando ha estado pendiente durante un tiempo.

Las etiquetas de la barra y de la columna Acciones requeridas coinciden con las acciones que encontrará dentro del panel lateral, para que sepa con qué se encontrará antes de abrirlo: Firmantes sin asignar cuando un acuerdo espera que usted indique quién lo firma, Falta la plantilla del acuerdo cuando ninguna plantilla coincide con el tipo de entidad del inversionista, una contrafirma que lo está esperando, un inversionista detenido en una etapa de aprobación, entre otras.

Abra una oportunidad y encuentre Próximos pasos

En una captación de capital, seleccione cualquier oportunidad para abrir su panel lateral. Cerca de la parte superior del panel encontrará la sección Próximos pasos, que reúne en un solo lugar todas las acciones que esa oportunidad necesita en este momento. Si una oportunidad no tiene nada pendiente, la sección Próximos pasos no aparece.

Próximos pasos separa dos tipos de acción para que pueda identificar de un vistazo qué es urgente:

• Las acciones en las que el inversionista lo está esperando a usted se resaltan en ámbar. Estas son las más urgentes: el inversionista llegó a un punto del flujo que solo usted puede superar, como aprobarlo en una etapa de control o realizar la contrafirma. Cuando una etapa de control lo está esperando, la fila nombra a la entidad inversora involucrada; por ejemplo, "Miller Investments LLC está pendiente de su aprobación de fondeo".
• Las acciones que usted puede tomar para hacer avanzar las cosas aparecen con un estilo gris y neutro. Son impulsos opcionales que usted inicia, como compartir la oportunidad o pedirle los fondos a un inversionista que ya firmó.

Próximos pasos es el único lugar donde se ofrecen las comunicaciones. La tarjeta de invitación que aparece más abajo en el panel lateral muestra el estado de la última invitación que envió, pero no tiene botones propios: una invitación vencida o revocada se muestra a modo informativo, y usted vuelve a invitar desde Próximos pasos.

En una captación de capital en la que los inversionistas son colocados por intermediarios, y en una participación que tiene un administrador de fondos, el panel lateral también muestra una tarjeta de Revisión junto al detalle del flujo: quién está revisando la oportunidad, en qué punto de esa revisión se encuentra y las acciones de aprobar o rechazar que le corresponden a usted. Aprobar o rechazar a un inversionista colocado es una tarea aparte y no se describe aquí. Las oportunidades que usted mismo creó, en una participación sin administrador de fondos, no muestran ninguna tarjeta de Revisión: esos paneles laterales se ven exactamente como siempre.

Comuníquese con un inversionista

El panel de Próximos pasos es su único lugar para las comunicaciones. Según la etapa en que se encuentre una oportunidad, verá una o más de estas acciones:

• Compartir oportunidad: invite a un inversionista a ver la oportunidad e iniciar el flujo de inversión desde el comienzo. Use esto para un prospecto en etapa temprana que aún no ha interactuado.
• Enviar solicitud de firma: invite a un inversionista a saltar directamente al acuerdo de suscripción, con los pasos anteriores ya completados, cuando ya habló con él y está listo para comprometerse. En una oportunidad que marcó como Reservada de forma preliminar, esta misma acción de salto encabeza el panel como Enviar solicitud de firma electrónica, y Compartir oportunidad se ofrece como opción secundaria para los casos poco frecuentes en que desea que el inversionista revise primero la operación.
• Enviar solicitud de pago: pídale el dinero a un inversionista que ya firmó. Covercy One le envía por correo electrónico el monto adeudado con un enlace de pago y mueve la oportunidad a Con llamada.
• Enviar recordatorio: recuérdele a un inversionista al que ya se le pidió el pago pero que aún no ha actuado.
• Marcar como Con llamada (sin correo): registre que pidió el dinero fuera de Covercy One, sin enviar nada.

1. En el panel de Próximos pasos, seleccione la acción de comunicación que desee.
2. Se abre un cuadro de diálogo de confirmación con el correo electrónico que enviará Covercy One.
3. Si lo desea, agregue una nota personal en la sección Mensaje (consulte la siguiente sección).
4. Confirme para enviar. El inversionista recibe el correo electrónico y la oportunidad refleja la comunicación.

Cuando los inversionistas no pueden cambiar el monto que usted fijó

Una captación de capital puede tener activada la opción Los inversionistas no pueden cambiar el monto que usted fijó (consulte Guíe a los inversionistas a través del flujo de inversión para saber dónde activarla). Mientras está activada, enviar una solicitud que incluye un monto —Enviar solicitud de firma, Compartir oportunidad, un envío masivo o el inicio de la firma desde el panel lateral— o guardar un monto en el panel lateral fija ese monto para el inversionista. Aun así, puede cambiarlo en el panel lateral en cualquier momento; el inversionista ve la nueva cifra, que sigue fija.

• En una captación de capital que asigna a los inversionistas a una clase de acciones según el monto de compromiso, mientras la configuración está activada se detiene cualquier envío cuyo monto no corresponda a ninguna clase de acciones abierta, porque el inversionista no podría corregirlo por sí mismo. El panel lateral muestra Solicitud no enviada con el motivo: el monto está por debajo de la clase más baja o solo corresponde a clases que ya cerraron. Cambie el monto o elija usted mismo la clase de acciones de la oportunidad y vuelva a enviar.
• Un envío masivo informa cuántos se enviaron y cuántos no —por ejemplo, "2 enviados, 1 no enviado"— con una línea por cada inversionista que se omitió.
• Un monto que guarde en el panel lateral en esa situación se conserva, pero no queda fijo para el inversionista, que todavía puede cambiarlo.
• Una oportunidad cuya clase de acciones eligió usted mismo, y una captación de capital que no asigna por monto, nunca se detienen por este motivo. Con la configuración desactivada, los envíos funcionan como siempre.

Asigne a las personas que firman un acuerdo

Algunas plantillas de acuerdo de suscripción las firman más personas que el inversionista y su propia firma: también puede firmar un testigo, un asesor legal u otra parte, con su contrafirma al final. Cuando la plantilla detrás de una oportunidad funciona así, Covercy One necesita saber quién ocupa cada rol antes de poder enviar nada, por lo que Próximos pasos muestra Los firmantes del acuerdo no están asignados por completo y le indica que asigne a los firmantes restantes antes de que el inversionista pueda revisar y firmar. Hasta que lo haga, el inversionista queda detenido en una página de agradecimiento en lugar del paso del acuerdo, y las solicitudes de firma permanecen bloqueadas.

1. En Próximos pasos, elija Asignar y enviar para asignar a los firmantes e iniciar la firma en un solo paso, o Asignar para registrar quién firma sin enviar nada todavía.
2. Se abre el cuadro de diálogo Asignar firmantes, que lleva el nombre del acuerdo y enumera todos los roles de la plantilla en el orden en que firman.
3. Elija un contacto para cada rol que le corresponda completar. La fila del inversionista muestra el nombre de contacto del inversionista y su propia fila muestra el nombre de su organización; ninguna de las dos es editable, y un texto más pequeño debajo de su fila indica que cualquier administrador de su equipo puede firmar, nombrando al responsable de la oportunidad cuando lo hay.
4. Confirme. Asignar guarda los roles y no notifica a nadie. Asignar y enviar los guarda y envía un correo electrónico a la primera persona a la que le toca firmar.

Siga un acuerdo con varios firmantes hasta su contrafirma

Los firmantes reciben la notificación de uno en uno, en el orden en que los enumera la plantilla, y usted firma al final. Solo la persona a la que le toca firmar recibe el correo electrónico de solicitud, una tarjeta en el portal o un enlace de firma; nadie más adelante en el orden recibe nada hasta que el firmante anterior termina. A medida que cada uno firma, Covercy One notifica al siguiente, y una vez que todos los demás terminan, la contrafirma le llega a usted. Próximos pasos nombra al firmante al que está esperando, con su rol entre paréntesis.

• Reenviar correo de firma aparece solo mientras la persona a la que le toca firmar es alguien que usted asignó, nunca cuando el siguiente es el inversionista o su propio equipo. Le envía a esa persona el mismo correo electrónico de solicitud de nuevo y no le llega a nadie más.
• Enviar solicitud de firma y Enviar solicitud de firma electrónica permanecen ocultas una vez que la firma está en curso y no le toca firmar al inversionista, para que no inicie una segunda solicitud por accidente.
• Su propia firma electrónica se ofrece en Próximos pasos solo cuando existe una solicitud y todos los demás firmantes han terminado.

Pídale los fondos a un inversionista que ya firmó

Firmar no le pide dinero al inversionista: registra su posición y le permite pagar cuando esté listo. Cuando quiera pedirlo, use Enviar solicitud de pago en el panel lateral. Funciona en una oportunidad firmada a la que aún no se le ha pedido el pago, así que no hay nada que configurar antes: al confirmar el cuadro de diálogo se le envía por correo electrónico al inversionista el monto adeudado con su enlace de pago y la oportunidad pasa a Con llamada.

Para pedirles a varios inversionistas de una sola vez, selecciónelos en la vista de lista o de embudo de la captación de capital y elija Enviar llamada de capital. Un paso de vista previa muestra lo que está a punto de enviar antes de que salga nada, y solo se envía el correo electrónico a los inversionistas que seleccionó.

Agregue un mensaje personal a la comunicación

Cada cuadro de diálogo de comunicación —compartir una oportunidad, solicitar una firma, solicitar el pago o enviar un recordatorio— incluye una sección opcional de Mensaje donde puede escribir una breve nota personal. El editor se abre en un tamaño compacto para indicar que la nota es realmente opcional, le sugiere un inicio con el nombre de pila del inversionista y puede arrastrarlo para agrandarlo si necesita más espacio. Todo lo que escriba se coloca en la parte superior del correo electrónico, por encima del contenido estándar de Covercy One, de modo que los detalles de la operación y el botón de acción que el inversionista necesita siempre estén incluidos.

1. En el cuadro de diálogo de comunicación, escriba su nota en el editor de Mensaje.
2. Use los controles de formato para agregar texto en negrita o cursiva, un enlace o una lista con viñetas o numerada.
3. Confirme para enviar. Si deja el editor vacío, el inversionista simplemente recibe el correo electrónico estándar sin ninguna nota personal.

Cambie el estado de una oportunidad

Los cambios de estado se encuentran en el menú adicional ··· en el encabezado del panel lateral, junto a la etiqueta de estado. Abra el menú para marcar una oportunidad como Reservada de forma preliminar, Firmada o Perdida a medida que avanza o se descarta. Después de cambiar un estado, Próximos pasos muestra una breve confirmación que indica quién hizo el cambio y, a menudo, sugiere el seguimiento natural; por ejemplo, ofreciendo enviar una solicitud de firma justo después de que marque una oportunidad como Reservada de forma preliminar.

También puede cambiar el estado directamente desde la barra de progreso en el panel lateral. Seleccione un paso de hito —como Reservada de forma preliminar, Firmada o Llamada enviada— para llevar la oportunidad a esa etapa. Un paso solo puede seleccionarse cuando ese estado es un siguiente movimiento válido para la oportunidad: el paso del estado actual y el paso de firma electrónica enviada nunca son seleccionables, y un paso que aún no está listo (por ejemplo, Firmada antes de configurar una entidad inversora) aparece deshabilitado con el motivo indicado al pasar el cursor. Sin importar cómo lo inicie, un cambio de estado desde la barra le pide confirmación antes de aplicarse. Los estados que no tienen un paso en la barra, como Perdida, permanecen disponibles en el menú adicional ···.

Confirme los fondos y complete una inversión

Una vez que un inversionista transfiere sus fondos, la oportunidad muestra una fila ¿Fondos recibidos? en Próximos pasos con un botón Marcar como invertida. Selecciónelo y confirme en el cuadro de diálogo para completar la inversión. Luego, el panel lateral muestra un banner de Inversión completada con el monto recibido y la fecha de confirmación. Si liquidó el pago fuera de Covercy One, también puede usar el atajo Marcar como invertida mientras la oportunidad está en la etapa Con llamada para registrar la recepción en un solo paso.

Manténgase sincronizado mediante correos electrónicos automáticos

Covercy One los mantiene informados a usted y a sus inversionistas a medida que las oportunidades avanzan, para que no tenga que vigilar el flujo constantemente:

• Cuando un inversionista lo necesita: si un inversionista llega a una etapa de aprobación y no puede continuar, usted recibe un correo electrónico que indica el nombre del inversionista, la participación y el paso que está bloqueado, con un enlace directo a la oportunidad.
• Cuando un inversionista realiza una acción: cuando alguien solicita más información, se le informa que preguntó por esa participación. Cuando alguien selecciona Invertir ahora e inicia el flujo de inversión, se le informa qué hizo, qué paso necesitará su aprobación a continuación y que se le avisará por separado si queda bloqueado.
• Cuando alguien firma: cada vez que un firmante termina, se envía un correo electrónico a todos los usuarios activos de su organización, no solo a los administradores. El asunto y la primera línea son la misma oración: el nombre del firmante y su rol, el acuerdo que firmó y la participación para la que lo firmó; por ejemplo, "Ada Lovelace (Investor) has signed the Investor First for Multi Signers Holding." Un firmante sin nombre registrado aparece con su dirección de correo electrónico. En un acuerdo de suscripción o de compromiso, esa oración continúa con el monto de la inversión y la entidad inversora, y se detiene después del monto cuando la entidad lleva el nombre del propio inversionista; un NDA no indica ningún monto. Debajo, una lista de Progreso de firma: muestra a todos los firmantes del acuerdo en el orden en que firman, con una marca de verificación junto a quienes ya firmaron y "Firma pendiente" junto a quienes aún no lo han hecho, para que pueda ver desde su bandeja de entrada quién falta. Cuando el acuerdo tiene un solo firmante en total —por ejemplo, un NDA que el inversionista firma solo—, el correo electrónico omite el encabezado y la lista. El único momento en que este correo electrónico no se envía es cuando lo único que queda es su propia contrafirma: de eso se encarga la notificación de contrafirma, como siempre. Esto importa sobre todo para un NDA firmado desde su página de oportunidad, que no tiene ningún paso de contrafirma: este correo electrónico es la única notificación que genera, de modo que su equipo se entera de un NDA firmado sin que nadie tenga que entrar a la plataforma. Los acuerdos personalizados son la excepción a ese traspaso: como tampoco tienen paso de contrafirma, su equipo también recibe un correo electrónico con la última firma antes de la suya; el seguimiento de los acuerdos personalizados se aborda por separado.
• Cuando la contrafirma de un inversionista lo está esperando: una vez que todos los firmantes de un inversionista terminan y lo que resta es su firma, la notificación de contrafirma llega por su cuenta, exactamente como antes.
• Cuando un compromiso no cabe en la clase de acciones: si el compromiso de un inversionista superaría las unidades autorizadas de la clase de acciones, no podrá firmar y usted recibe un correo electrónico que lo explica, con el contexto que necesita para ajustar las unidades o el monto. Una vez que lo ajuste para que el compromiso quepa, se le envía automáticamente un correo electrónico al inversionista para avisarle que puede continuar.
• Cuando usted aprueba a un inversionista: el inversionista recibe un correo electrónico con la marca de su firma y un enlace para retomar justo donde lo dejó. Aprobar a varios inversionistas a la vez envía a cada uno su propio correo electrónico, y un lote grande le llega a usted como un único resumen en lugar de un mensaje por inversionista.
• Cuando usted pide el pago: Enviar solicitud de pago y la acción masiva Enviar llamada de capital envían por correo electrónico al inversionista el monto adeudado y un enlace de pago. Cambiar usted mismo una oportunidad a Con llamada no envía ningún correo electrónico.

Verifique que funcionó

Después de actuar sobre una oportunidad, vuelva a abrir su panel lateral y confirme que el cambio se refleje: la comunicación que envió aparece en la oportunidad, una solicitud de pago la mueve a Con llamada, un cambio de estado aparece en la etiqueta del encabezado y en la barra de progreso, los firmantes asignados eliminan de Próximos pasos la acción de firmantes sin asignar, y una inversión completada muestra el banner de Inversión completada. La barra de acciones requeridas en la página de la captación de capital debería dejar de contar esa oportunidad cuando ya no haya nada esperándolo. El panel de Próximos pasos debería actualizarse para mostrar la siguiente acción pendiente, o desaparecer cuando no quede nada por hacer. Si una acción no está disponible o no se completa, revise la información sobre herramientas o el cuadro de diálogo que muestra Covercy One para conocer el motivo —un envío rechazado indica exactamente qué lo impidió, como una entidad inversora sin contacto o sin una dirección de correo electrónico utilizable, un contacto que no es el contacto principal de la entidad o un monto que no corresponde a ninguna clase de acciones abierta—, confirme que tiene el acceso correcto o comuníquese con nuestro equipo para obtener ayuda.