ניהול צינור גיוס ההון שלכם

בסיום המדריך הזה תדעו כיצד להעביר כל משקיע לאורך צינור גיוס ההון שלכם — לקרוא את סרגל הפעולות הנדרשות בעמוד הגיוס, ולאחר מכן להשתמש בפאנל הצעדים הבאים (Next Steps) במגירת ההזדמנות כדי לשלוח פנייה, להקצות את האנשים שחותמים על הסכם, לבקש ממשקיע שחתם להעביר את כספו, להוסיף הערה אישית לכל הודעת דוא"ל, לשנות את הסטטוס של הזדמנות, ולהסתמך על הודעות דוא"ל אוטומטיות שישמרו על סנכרון בינכם לבין המשקיעים שלכם.

מה דורש את תשומת לבכם בגיוס כולו

עוד לפני שתפתחו הזדמנות כלשהי, עמוד הגיוס מראה לכם היכן נדרשת תשומת לבכם. כשלפחות הזדמנות אחת ממתינה לכם, סרגל בראש העמוד מציג N opportunities need your action ומפרק את הסך הכול לפי סוג הפעולה — הסוגים הנפוצים ביותר מוצגים, והשאר מכווצים למונה. כשאין דבר פתוח, הסרגל אינו מוצג כלל.

• Show action items מסנן גם את טבלת ההזדמנויות (Opportunities) וגם את המשפך (Funnel) כך שיוצגו רק ההזדמנויות שדורשות מכם משהו. Show all opportunities מנקה את הסינון.
• כשהזדמנות אחת בלבד ממתינה, הסרגל מציין במקום זאת את איש הקשר ואת הפעולה הספציפית, עם כפתור Review שפותח מיד את מגירת ההזדמנות.
• בטבלה, מיינו את עמודת Required Actions כדי להעלות לראש את הדחופות ביותר, כשבתוך כל רמת דחיפות מוצגות תחילה אלה שממתינות הכי הרבה זמן.
• כל פעולה נושאת תג שמציין כמה זמן היא ממתינה — לדוגמה "2d ago" — והתג מחריף מכתום (amber) לאדום לאחר שהפעולה נותרה פתוחה זמן מה.

התוויות בסרגל ובעמודת Required Actions תואמות את הפעולות שתמצאו בתוך המגירה, כך שתדעו למה אתם נכנסים עוד לפני שתפתחו אותה: Signers unassigned כשהסכם ממתין שתקבעו מי חותם עליו, Missing agreement template כשאין תבנית שתואמת את סוג הישות של המשקיע, חתימה נגדית שממתינה לכם, משקיע שמוחזק בשער אישור וכן הלאה.

פתיחת הזדמנות ואיתור הצעדים הבאים (Next Steps)

בגיוס, בחרו הזדמנות כלשהי כדי לפתוח את המגירה שלה. סמוך לראש המגירה תמצאו את מקטע הצעדים הבאים (Next Steps), שמרכז במקום אחד כל פעולה שההזדמנות הזו דורשת כעת. אם להזדמנות אין משימות פתוחות, מקטע הצעדים הבאים אינו מופיע.

הצעדים הבאים מפרידים בין שני סוגי פעולות, כדי שתזהו במבט אחד מה דחוף:

• פעולות שבהן המשקיע ממתין לכם מודגשות בכתום (amber). אלה הדחופות ביותר — המשקיע הגיע לנקודה בתהליך שרק אתם יכולים להעביר הלאה, למשל אישור שלו בשער (gate) או חתימה נגדית. כאשר שער ממתין לכם, השורה מציינת את הישות המשקיעה המעורבת, לדוגמה "Miller Investments LLC is pending your funding approval".
• פעולות שאתם יכולים לבצע כדי לקדם את התהליך מופיעות בסגנון אפור ורגוע. אלה פעולות רשות שאתם יוזמים, כגון שיתוף ההזדמנות או בקשה ממשקיע שחתם להעביר את כספו.

הצעדים הבאים (Next Steps) הם המקום היחיד שבו מוצעת פנייה. כרטיס ההזמנה שנמצא נמוך יותר במגירה מציג את הסטטוס של ההזמנה האחרונה ששלחתם, אך אין בו כפתורים משלו — הזמנה שפג תוקפה או שבוטלה מוצגת לידיעתכם בלבד, ואת ההזמנה מחדש אתם שולחים מהצעדים הבאים.

בגיוס שבו משקיעים מוכנסים על ידי ברוקרים, ובהשקעה שיש לה מנהל קרן (fund administrator), המגירה מציגה גם כרטיס Review לצד פרטי צינור הגיוס: מי בוחן את ההזדמנות, באיזה שלב של הבחינה היא נמצאת, ופעולות האישור או הדחייה ששייכות לכם. אישור או דחייה של משקיע שהוכנס על ידי ברוקר הם משימה בפני עצמה ואינם מתוארים כאן. הזדמנויות שיצרתם בעצמכם, בהשקעה ללא מנהל קרן, אינן מציגות כרטיס Review — המגירות שלהן נראות בדיוק כפי שנראו תמיד.

פנייה למשקיע

פאנל הצעדים הבאים (Next Steps) הוא המקום היחיד שממנו יוצאת פנייה. בהתאם למיקום שבו נמצאת ההזדמנות, תראו אחת או יותר מהפעולות הבאות:

• Share Opportunity — הזמינו משקיע לצפות בהזדמנות ולהתחיל את תהליך ההשקעה מההתחלה. השתמשו בכך עבור משקיע פוטנציאלי בשלב מוקדם שטרם נכנס לתהליך.
• Send Signing Request — הזמינו משקיע לדלג ישירות להסכם המנוי (subscription agreement), כשהשלבים המוקדמים ממולאים מראש, לאחר שכבר שוחחתם איתו והוא מוכן להתחייב. בהזדמנות שסימנתם כ-Soft Circled, פעולת דילוג זו מובילה את הפאנל בשם Send eSignature Request, ו-Share Opportunity מוצעת כאפשרות משנית עבור המקרה הנדיר שבו תרצו שהמשקיע יבחן תחילה את העסקה.
• Send Payment Request — בקשו ממשקיע שחתם להעביר את כספו. Covercy One שולחת לו בדוא"ל את הסכום לתשלום יחד עם קישור לתשלום, ומעבירה את ההזדמנות לסטטוס Called.
• Send Reminder — שלחו תזכורת למשקיע שהתבקש לשלם אך טרם פעל.
• Mark Called (no email) — תעדו שביקשתם את הכסף מחוץ ל-Covercy One, בלי לשלוח דבר.

1. בפאנל הצעדים הבאים (Next Steps), בחרו את פעולת הפנייה הרצויה.
2. נפתחת תיבת דו-שיח לאישור, ובה הודעת הדוא"ל ש-Covercy One תשלח.
3. אופציונלי: הוסיפו הערה אישית במקטע Message (ראו את המקטע הבא).
4. אשרו כדי לשלוח. המשקיע מקבל את הודעת הדוא"ל וההזדמנות משקפת את הפנייה.

כשמשקיעים אינם יכולים לשנות את הסכום שקבעתם

ניתן להגדיר גיוס כך ש-Investors can't change the amount you set (ראו הדרכת משקיעים בתהליך ההשקעה כדי לדעת היכן מפעילים זאת). כל עוד ההגדרה מופעלת, שליחת בקשה הכוללת סכום — Send Signing Request, Share Opportunity, שליחה מרוכזת או התחלת חתימה מהמגירה — או שמירת סכום במגירה מקבעות את הסכום עבור המשקיע. תוכלו עדיין לשנות אותו במגירה בכל עת; המשקיע רואה את הסכום החדש, שעדיין קבוע.

• בגיוס שמנתב משקיעים למחלקת מניות לפי סכום ההתחייבות, שליחה שהסכום שלה אינו מתאים לאף מחלקת מניות פתוחה נעצרת כל עוד ההגדרה מופעלת, מפני שהמשקיע לא יוכל לתקן זאת בעצמו. המגירה מציגה Request not sent עם הסיבה — הסכום נמוך מהמחלקה הנמוכה ביותר, או מתאים רק למחלקות שנסגרו. שנו את הסכום או בחרו בעצמכם את מחלקת המניות של ההזדמנות, ולאחר מכן שלחו שוב.
• שליחה מרוכזת מדווחת כמה נשלחו וכמה לא — לדוגמה "2 sent, 1 not sent" — עם שורה לכל משקיע שדולג.
• סכום שתשמרו במגירה במצב כזה נשמר, אך אינו מקובע עבור המשקיע, שעדיין יכול לשנות אותו.
• הזדמנות שאת מחלקת המניות שלה בחרתם בעצמכם, וגיוס שאינו מנתב לפי סכום, לעולם אינם נעצרים מסיבה זו. כשההגדרה כבויה, השליחות פועלות כפי שפעלו תמיד.

הקצאת האנשים שחותמים על הסכם

על חלק מתבניות הסכם המנוי (subscription agreement) חותמים גורמים נוספים מלבד המשקיע והמשרד שלכם — גם עד, עורך דין או צד אחר עשויים לחתום, כשהחתימה הנגדית שלכם היא האחרונה. כשהתבנית שמאחורי הזדמנות פועלת כך, Covercy One צריכה לדעת מי ממלא כל תפקיד לפני שניתן לשלוח דבר, ולכן הצעדים הבאים (Next Steps) מציגים Agreement signers are not fully assigned ומנחים אתכם להקצות את החותמים הנותרים לפני שהמשקיע יוכל לעיין ולחתום. עד שתעשו זאת, המשקיע מוחזק בעמוד תודה במקום בשלב ההסכם, ובקשות החתימה נשארות חסומות.

1. בצעדים הבאים (Next Steps), בחרו Assign & Send כדי להקצות את החותמים ולהתחיל את החתימה במהלך אחד, או Assign כדי לתעד מי חותם בלי לשלוח עדיין דבר.
2. נפתחת תיבת הדו-שיח Assign signers, הנושאת את שם ההסכם, ומפרטת כל תפקיד בתבנית לפי סדר החתימה.
3. בחרו איש קשר לכל תפקיד שעליכם למלא. שורת המשקיע מציגה את שם איש הקשר של המשקיע, והשורה שלכם מציגה את שם הארגון שלכם — אף אחת מהן אינה ניתנת לעריכה, וטקסט קטן מתחת לשורה שלכם מציין שכל מנהל מערכת בצוות שלכם יכול לחתום, ומציין את בעלי ההזדמנות כשיש כזה.
4. אשרו. Assign שומר את התפקידים ואינו מיידע איש. Assign & Send שומר אותם ושולח הודעת דוא"ל לאדם הראשון שתורו לחתום.

מעקב אחר הסכם מרובה חותמים עד לחתימה הנגדית שלכם

החותמים מקבלים הודעה אחד אחרי השני, לפי הסדר שבו התבנית מפרטת אותם, ואתם חותמים אחרונים. רק מי שתורו לחתום מקבל את הודעת הדוא"ל עם הבקשה, כרטיס בפורטל או קישור לחתימה — כל מי שמאוחר יותר בסדר אינו מקבל דבר עד שהחותם שלפניו מסיים. עם כל חתימה, Covercy One מיידעת את החותם הבא, וכשכל השאר סיימו, החתימה הנגדית מגיעה אליכם. הצעדים הבאים (Next Steps) מציינים את החותם שלו אתם ממתינים, ואת תפקידו בסוגריים.

• Resend signing email מופיע רק כשמי שתורו לחתום הוא מישהו שהקציתם — לעולם לא כשהמשקיע או הצוות שלכם הם הבאים בתור. הפעולה שולחת לאותו אדם בלבד את אותה הודעת דוא"ל עם הבקשה, ואינה מגיעה לאף אחד אחר.
• Send Signing Request ו-Send eSignature Request נשארים מוסתרים לאחר שהחתימה החלה והמשקיע אינו זה שתורו לחתום, כך שלא תוכלו להתחיל בטעות בקשה שנייה.
• החתימה האלקטרונית שלכם מוצעת בצעדים הבאים רק לאחר שקיימת בקשה וכל שאר החותמים סיימו.

בקשה ממשקיע שחתם להעביר את כספו

חתימה אינה מבקשת מהמשקיע כסף — היא מתעדת את הפוזיציה שלו ומאפשרת לו לשלם כשהוא מוכן. כשתרצו לבקש, השתמשו ב-Send Payment Request במגירה. הפעולה פועלת על הזדמנות חתומה שטרם התבקשה, כך שאין מה להגדיר מראש: אישור תיבת הדו-שיח שולח למשקיע בדוא"ל את הסכום לתשלום עם קישור התשלום שלו, ומעביר את ההזדמנות לסטטוס Called.

כדי לפנות לכמה משקיעים בבת אחת, בחרו אותם ברשימת הגיוס או בתצוגת המשפך (funnel) ובחרו Send Call. שלב תצוגה מקדימה מציג מה אתם עומדים לשלוח לפני שיוצא דבר, ורק המשקיעים שבחרתם מקבלים הודעת דוא"ל.

הוספת הודעה אישית לפנייה

כל תיבת דו-שיח של פנייה — שיתוף הזדמנות, בקשת חתימה, בקשת תשלום או שליחת תזכורת — כוללת מקטע Message אופציונלי שבו תוכלו לכתוב הערה אישית קצרה. העורך נפתח בגודל קומפקטי כדי לאותת שההערה אכן אופציונלית, מציע לכם פתיחה עם שמו הפרטי של המשקיע, וניתן לגרור אותו לגודל גדול יותר אם דרוש לכם יותר מקום. כל מה שתקלידו ממוקם בראש הודעת הדוא"ל, מעל התוכן הסטנדרטי של Covercy One, כך שפרטי העסקה וכפתור הפעולה שהמשקיע צריך תמיד נכללים.

1. בתיבת הדו-שיח של הפנייה, הקלידו את ההערה שלכם בעורך Message.
2. השתמשו בבקרות העיצוב כדי להוסיף טקסט מודגש או נטוי, קישור, רשימת תבליטים או רשימה ממוספרת.
3. אשרו כדי לשלוח. אם תשאירו את העורך ריק, המשקיע פשוט יקבל את הודעת הדוא"ל הסטנדרטית ללא הערה אישית.

שינוי הסטטוס של הזדמנות

שינויי סטטוס נמצאים בתפריט הפעולות הנוספות ··· בכותרת המגירה, לצד תווית הסטטוס (status pill). פתחו את התפריט כדי לסמן הזדמנות כ-Soft Circled, Signed או Lost ככל שהיא מתקדמת או נושרת. לאחר שתשנו סטטוס, הצעדים הבאים (Next Steps) מציגים אישור קצר שמציין מי ביצע את השינוי, ולעיתים קרובות מציעים את ההמשך הטבעי — למשל, הצעה לשלוח בקשת חתימה מיד לאחר שסימנתם הזדמנות כ-Soft Circled.

תוכלו גם לשנות סטטוס ישירות ממסילת ההתקדמות (progress rail) שבמגירה. בחרו שלב אבן דרך — כגון Soft Circled, Signed או Call sent — כדי להעביר את ההזדמנות לשלב זה. שלב ניתן לבחירה רק כאשר הסטטוס הזה הוא מהלך הבא אפשרי עבור ההזדמנות: השלב של הסטטוס הנוכחי ושלב eSign sent לעולם אינם ניתנים לבחירה, ושלב שעדיין אינו מוכן (למשל Signed לפני שהוגדרה ישות משקיעה) מופיע מושבת, והסיבה מוצגת בריחוף מעליו. בכל מקרה, שינוי סטטוס מהמסילה מחייב אישור לפני שהוא מוחל. סטטוסים שאין להם שלב במסילה, כגון Lost, נשארים זמינים מתפריט הפעולות הנוספות ···.

אישור קבלת כספים והשלמת השקעה

ברגע שמשקיע מעביר את כספיו, ההזדמנות מציגה שורת Funds received? בצעדים הבאים (Next Steps) עם כפתור Mark as Invested. בחרו בו ואשרו בתיבת הדו-שיח כדי להשלים את ההשקעה. המגירה מציגה אז באנר Investment complete עם הסכום שהתקבל ותאריך האישור. אם הסדרתם את התשלום מחוץ ל-Covercy One, תוכלו גם להשתמש בקיצור הדרך Mark as Invested בזמן שההזדמנות בשלב Called, כדי לתעד את קבלת הכספים בצעד אחד.

שמירה על סנכרון באמצעות הודעות דוא"ל אוטומטיות

Covercy One שומרת אתכם ואת המשקיעים שלכם מעודכנים ככל שההזדמנויות מתקדמות, כך שלא תצטרכו לעקוב אחר צינור הגיוס באופן רציף:

• כשמשקיע זקוק לכם — אם משקיע מגיע לשער אישור (approval gate) ואינו יכול להמשיך, אתם מקבלים הודעת דוא"ל שמציינת את המשקיע, ההשקעה (holding) והשלב החסום, עם קישור ישיר להזדמנות.
• כשמשקיע מבצע פעולה — כשמישהו מבקש מידע נוסף, אתם מקבלים הודעה שהוא שאל על ההשקעה הזו. כשמישהו בוחר Invest Now ומתחיל את תהליך ההשקעה, אתם מקבלים הודעה על מה שעשה, איזה שלב יידרש לאישורכם בהמשך, ושתקבלו התראה נפרדת אם ייתקע.
• כשמישהו חותם — בכל פעם שחותם מסיים, כל המשתמשים הפעילים בארגון שלכם מקבלים הודעת דוא"ל, ולא רק מנהלי המערכת. שורת הנושא ושורת הפתיחה הן אותו משפט: שם החותם ותפקידו, ההסכם שעליו חתם וההשקעה שעבורה נחתם — לדוגמה "Ada Lovelace (Investor) has signed the Investor First for Multi Signers Holding." חותם ללא שם רשום מופיע לפי כתובת הדוא"ל שלו. בהסכם מנוי או בהסכם התחייבות, המשפט ממשיך עם סכום ההשקעה והישות המשקיעה, ונעצר אחרי הסכום כשהישות נקראת על שם המשקיע עצמו; ב-NDA לא מצוין סכום. מתחתיו, רשימת Signing Progress: מציגה את כל החותמים על ההסכם לפי סדר החתימה, עם סימן וי ליד אלה שחתמו ו-"Pending signature" ליד אלה שטרם חתמו, כך שתוכלו לראות מתיבת הדואר שלכם מי עדיין לא חתם. כשלהסכם יש בסך הכול חותם אחד בלבד — לדוגמה NDA שהמשקיע חותם עליו לבדו — ההודעה משמיטה את הכותרת ואת הרשימה. הרגע היחיד שבו הודעה זו אינה נשלחת הוא כשהחתימה הנגדית שלכם היא הדבר היחיד שנותר — ההתראה על חתימה נגדית מכסה זאת, כפי שהיה תמיד. הדבר חשוב במיוחד עבור NDA שנחתם מעמוד ההזדמנות שלכם, שאין לו שלב חתימה נגדית כלל: הודעה זו היא ההתראה היחידה שהוא מפיק, כך שהצוות שלכם יידע על NDA חתום בלי שאיש יצטרך להיכנס לפלטפורמה. הסכמים מותאמים אישית (Custom) הם החריג להעברה הזו — מכיוון שגם להם אין שלב חתימה נגדית, הצוות שלכם מקבל הודעת דוא"ל גם על החתימה האחרונה שלפני שלכם; המעקב אחר הסכמי Custom מתואר בנפרד.
• כשהחתימה הנגדית על משקיע ממתינה לכם — לאחר שכל החותמים של משקיע סיימו והחתימה שלכם היא מה שנותר, ההתראה על חתימה נגדית מגיעה בפני עצמה, בדיוק כמו קודם.
• כשהתחייבות אינה מתאימה למחלקת המניות — אם ההתחייבות של משקיע תחרוג מהיחידות המאושרות של מחלקת המניות (share class), הוא אינו יכול לחתום ואתם מקבלים הודעת דוא"ל שמסבירה זאת, עם ההקשר הדרוש כדי להתאים את היחידות או את הסכום. לאחר שתתאימו כך שההתחייבות נכנסת, המשקיע מקבל אוטומטית הודעת דוא"ל שהוא יכול להמשיך.
• כשאתם מאשרים משקיע — המשקיע מקבל הודעת דוא"ל ממותגת עם קישור להמשיך בדיוק מהמקום שבו הפסיק. אישור של כמה משקיעים בבת אחת שולח לכל אחד מהם הודעה משלו, ואצווה גדולה מגיעה אליכם כסיכום אחד ולא כהודעה נפרדת לכל משקיע.
• כשאתם מבקשים תשלום — Send Payment Request ופעולת Send Call הקבוצתית שולחות למשקיע בדוא"ל את הסכום לתשלום וקישור לתשלום. שינוי הזדמנות ל-Called בעצמכם אינו שולח הודעת דוא"ל.

ודאו שזה עבד

לאחר שתפעלו על הזדמנות, פתחו מחדש את המגירה שלה וודאו שהשינוי משתקף: הפנייה ששלחתם מופיעה בהזדמנות, בקשת תשלום מעבירה אותה ל-Called, שינוי סטטוס מופיע בתווית שבכותרת ובמסילת ההתקדמות, הקצאת חותמים מסירה מהצעדים הבאים את הפעולה של חותמים שלא הוקצו, והשקעה שהושלמה מציגה את הבאנר Investment complete. סרגל הפעולות הנדרשות בעמוד הגיוס אמור להוריד את ההזדמנות הזו מהספירה ברגע שאין דבר שממתין לכם. פאנל הצעדים הבאים (Next Steps) אמור להתעדכן ולהציג את הפעולה הפתוחה הבאה, או להיעלם כשלא נותר דבר לעשות. אם פעולה אינה זמינה או אינה מסתיימת, בדקו את תיאור הכלי (tooltip) או את תיבת הדו-שיח ש-Covercy One מציגה כדי להבין את הסיבה — שליחה שנדחתה מציינת את מה שבאמת עצר אותה, למשל ישות משקיעה ללא איש קשר או ללא כתובת דוא"ל תקינה, איש קשר שאינו איש הקשר הראשי של הישות, או סכום שאינו מתאים לאף מחלקת מניות פתוחה — ודאו שיש לכם את ההרשאות המתאימות, או פנו לצוות שלנו לעזרה.