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Al terminar esta guía sabrá cómo registrar una actividad como una reunión, una llamada, un correo electrónico o una nota, y cómo crear, asignar y hacer seguimiento de tareas para que su equipo esté al tanto de los seguimientos en todo su CRM de Covercy One.
Note
Necesita acceso al espacio de trabajo del GP para registrar actividades y gestionar tareas. Si no ve las áreas de actividades o tareas, pida a un administrador del espacio de trabajo que le conceda acceso.
Registrar una actividad
Las actividades registran sus interacciones con un contacto: reuniones, llamadas, correos electrónicos y notas. Cuando registra una actividad, Covercy One deja constancia de que usted la registró, para que su equipo pueda ver quién participó.
- Abra el contacto o la entidad a la que desea asociar la actividad.
- Agregue una nueva actividad y elija su tipo: una reunión, una llamada, un correo electrónico o una nota.
- Introduzca los detalles de la actividad.
- Guarde la actividad. Covercy One lo registra automáticamente como la persona que la registró.
- Si está registrando una actividad en nombre de un compañero de equipo, cambie la persona a la que se atribuye antes de guardar.
Tip
En la tabla de actividades, la columna "Registrado por" muestra quién registró cada actividad por nombre (o correo electrónico). Las actividades creadas automáticamente por la plataforma —por ejemplo, un correo de invitación que un inversor se reenvió a sí mismo— aparecen como "System" en lugar de un miembro del equipo.
Crear una tarea
Las tareas registran seguimientos, recordatorios y acciones pendientes. Puede agregar tareas desde un contacto, una entidad inversora, una oportunidad o su panel, y aparecen en el panel de tareas del registro al que se refieren.
- Abra el panel de tareas en un contacto, una entidad, una oportunidad o su panel de GP.
- Para una tarea rápida, escriba una descripción en el campo de adición rápida al final de la lista y pulse Enter. La tarea se crea con usted como responsable, prioridad media y estado abierto, y el campo permanece activo para que pueda agregar otra. Pulse Escape para borrar el campo sin crear una tarea.
- Para una tarea completa, seleccione Agregar tarea para abrir el formulario y luego complete la descripción, la fecha de vencimiento, la prioridad y el responsable.
- Si abrió el formulario desde su panel o desde una página sin un registro fijo, utilice el selector Relacionado con para vincular la tarea a un contacto o a una entidad inversora. Cuando crea una tarea desde dentro de un contacto, una entidad o una oportunidad, la tarea se vincula automáticamente a ese registro y Relacionado con no aparece.
- Cree la tarea. Aparece en la lista de tareas de inmediato.
Tip
El campo de fecha de vencimiento ofrece valores predefinidos —Hoy, Mañana, En 3 días hábiles, La próxima semana, En 2 semanas— junto con una fecha personalizada que elige en un calendario.
Asignar y reasignar tareas
Las tareas nuevas se asignan a usted como responsable de forma predeterminada. Puede asignar una tarea a cualquier compañero de su espacio de trabajo, o dejarla sin asignar, y puede cambiar el responsable en cualquier momento.
- Elija el responsable en el selector de responsable al crear la tarea, o haga clic en el responsable de una tarea en la lista para cambiarlo más adelante.
- Elija un compañero de equipo para asignarle la tarea, o seleccione Sin asignar para dejarla sin responsable.
- El cambio se aplica de inmediato sin salir de la página.
Note
Las tareas sin asignar muestran "Sin asignar" en el campo de responsable y permanecen totalmente editables, de modo que puede asumirlas o transferirlas cuando lo desee.
Actualizar una tarea
Puede editar una tarea directamente en la lista sin abrir una página aparte. Haga clic en la insignia de estado para mover la tarea entre Abierta, En curso y Completada; haga clic en la fecha de vencimiento para reprogramarla; y haga clic en el responsable para reasignarla. Pase el cursor sobre una tarea para mostrar su menú de acciones, donde puede editarla o eliminarla, o abrir sus detalles completos.
Warning
Las tareas que han superado su fecha de vencimiento y aún no se han completado se resaltan como vencidas con un estilo distintivo y una etiqueta "Vencida", para que sean fáciles de detectar en cualquier lista.
Mantener las tareas sincronizadas con su buzón conectado
Si conectó su buzón de trabajo a Covercy One y la conexión incluye acceso a sus tareas, sus tareas de Covercy One y la lista de tareas de su buzón se mantienen sincronizadas entre sí, de modo que no tenga que llevar dos listas a mano.
- Una tarea que cree o actualice en Covercy One se envía a la lista de tareas de su buzón conectado: Google Tasks en el caso de un buzón de Gmail.
- Si después edita esa misma tarea en la lista de tareas de su buzón, el cambio regresa y actualiza la copia de Covercy One.
- Las tareas que creó directamente en la lista de tareas de su buzón, y que nunca existieron en Covercy One, se consideran personales. Permanecen allí y nunca se incorporan a su CRM.
Note
La sincronización solo se aplica a los buzones que haya conectado. Para conectar uno, consulte Conecte su correo electrónico a Covercy. Si la conexión de su buzón no incluye acceso a sus tareas, Covercy One simplemente omite la sincronización: sus tareas siguen funcionando con normalidad en Covercy One, solo que no aparecen en la lista de tareas de su buzón.
Trabajar con varias tareas a la vez
Cuando una lista tiene muchas tareas, marque la casilla de cada tarea sobre la que desee actuar. Aparece una barra de herramientas que muestra cuántas tareas ha seleccionado, con acciones masivas para marcarlas como completadas, marcarlas en curso, reasignarlas o eliminarlas. La eliminación le pide que confirme primero.
Note
Puede eliminar cualquier tarea que pueda ver —ya sea que la haya creado en Covercy One o que esté sincronizada con la lista de tareas de su buzón conectado— desde el menú de acciones de la tarea o desde la barra de acciones masivas. Ninguna de las tareas que seleccionó se omite, y la eliminación es inmediata una vez que confirma. Una tarea eliminada no vuelve a aparecer en una sincronización posterior.
Filtrar sus tareas
Seleccione Filtros encima de una lista de tareas para acotarla por responsable, estado (Abierta, En curso, Completada o Todas) y prioridad (Baja, Media, Alta o Todas). El botón muestra un recuento cuando hay filtros activos —por ejemplo, "Filtros (2)"— y puede seleccionar Borrar filtros para restablecer la lista. En su panel de GP, el panel Mis tareas muestra las tareas que tiene asignadas.
Verifique que funcionó
Después de registrar una actividad, confirme que aparece en la tabla de actividades con usted (o el compañero que eligió) mostrado en la columna "Registrado por". Después de crear una tarea, confirme que aparece en la lista de tareas con el responsable, la fecha de vencimiento y el estado correctos, y que se muestra en el contacto, la entidad o la oportunidad relacionados. Si conectó un buzón con acceso a las tareas, también puede comprobar que la nueva tarea aparece en la lista de tareas de su buzón. Si algo no se ve bien, comuníquese con nuestro equipo para obtener ayuda.
- ¿Quién queda registrado como la persona que registró una actividad?
- De forma predeterminada, la actividad se atribuye a usted, y su nombre (o correo electrónico) aparece en la columna "Registrado por". Si registra en nombre de un compañero de equipo, puede cambiar a quién se atribuye la actividad antes de guardar. Las actividades que la plataforma crea automáticamente pueden aparecer como "System" en lugar de una persona.
- ¿Puedo crear una tarea sin asignarla a nadie?
- Sí. Seleccione "Sin asignar" en el selector de responsable. La tarea sigue apareciendo en la lista y permanece totalmente editable, de modo que usted o un compañero de equipo pueden asumirla más adelante.
- ¿Cuál es la forma más rápida de agregar una tarea?
- Utilice el campo de adición rápida al final de cualquier lista de tareas: escriba una descripción y pulse Enter. La tarea se crea con usted como responsable, prioridad media y estado abierto, y el campo permanece activo para que pueda agregar varias seguidas.
- ¿Cómo vinculo una tarea a un contacto o una entidad específicos?
- Cuando crea una tarea desde dentro de un contacto, una entidad o una oportunidad, se vincula automáticamente a ese registro. Cuando crea una desde su panel u otra página sin un registro fijo, utilice el selector "Relacionado con" para vincularla a un contacto o a una entidad inversora.
- ¿Cómo sé qué tareas están vencidas?
- Las tareas que han superado su fecha de vencimiento y no se han completado se resaltan con un estilo distintivo y una etiqueta "Vencida" en cada lista, para que pueda detectarlas de un vistazo. También puede filtrar una lista por estado para centrarse en el trabajo abierto o en curso.
- ¿Mis tareas de Covercy One aparecen en la lista de tareas de mi buzón?
- Sí, cuando su buzón conectado incluye acceso a sus tareas: Google Tasks en el caso de un buzón de Gmail. Una tarea que cree o actualice en Covercy One se envía a esa lista, y una edición que haga allí regresa a la copia de Covercy One.
- ¿Mis pendientes personales de la lista de tareas de mi buzón terminarán en el CRM?
- No. Solo las tareas que se originaron en Covercy One se mantienen sincronizadas con su buzón. Las tareas que creó directamente en la lista de tareas de su buzón permanecen allí y nunca se importan a su CRM.