Познакомьтесь с Neo — вашим Co-GP на базе ИИ.
К концу этого руководства Вы узнаете, как зарегистрировать действие, такое как встреча, звонок, электронное письмо или заметка, и как создавать, назначать и отслеживать задачи, чтобы Ваша команда не упускала из виду последующие действия во всём вашем CRM Covercy One.
Note
Для регистрации действий и управления задачами Вам нужен доступ к рабочему пространству GP. Если Вы не видите разделы действий или задач, попросите администратора рабочего пространства предоставить Вам доступ.
Регистрация действия
Действия фиксируют Ваши взаимодействия с контактом — встречи, звонки, электронные письма и заметки. Когда Вы регистрируете действие, Covercy One записывает, что его зарегистрировали Вы, чтобы Ваша команда могла видеть, кто был задействован.
- Откройте контакт или субъект, для которого Вы хотите зарегистрировать действие.
- Добавьте новое действие и выберите его тип — встреча, звонок, электронное письмо или заметка.
- Введите сведения о действии.
- Сохраните действие. Covercy One автоматически записывает Вас как лицо, которое его зарегистрировало.
- Если Вы регистрируете действие от имени коллеги, измените лицо, которому оно приписывается, перед сохранением.
Tip
В таблице действий столбец «Зарегистрировано» показывает, кто зарегистрировал каждое действие, по имени (или электронной почте). Действия, созданные платформой автоматически — например, приглашение по электронной почте, которое инвестор повторно отправил самому себе, — отображаются как «System» вместо члена команды.
Создание задачи
Задачи отслеживают последующие действия, напоминания и пункты действий. Вы можете добавлять задачи из контакта, инвестирующего субъекта, возможности или вашей панели управления, и они появляются в панели задач той записи, к которой относятся.
- Откройте панель задач в контакте, субъекте, возможности или на вашей панели управления GP.
- Для быстрой задачи введите описание в поле быстрого добавления внизу списка и нажмите Enter. Задача создаётся с Вами в качестве владельца, средним приоритетом и открытым статусом, а поле остаётся в фокусе, чтобы Вы могли добавить ещё одну. Нажмите Escape, чтобы очистить поле, не создавая задачу.
- Для полной задачи выберите Добавить задачу, чтобы открыть форму, затем заполните описание, срок выполнения, приоритет и владельца.
- Если Вы открыли форму с вашей панели управления или со страницы без фиксированной записи, используйте селектор Связано с, чтобы привязать задачу к контакту или инвестирующему субъекту. Когда Вы создаёте задачу внутри контакта, субъекта или возможности, задача привязывается к этой записи автоматически, и Связано с не отображается.
- Создайте задачу. Она сразу появляется в списке задач.
Tip
Поле срока выполнения предлагает предустановки — Сегодня, Завтра, Через 3 рабочих дня, На следующей неделе, Через 2 недели — наряду с произвольной датой, которую Вы выбираете в календаре.
Назначение и переназначение задач
Новые задачи по умолчанию назначаются Вам как владельцу. Вы можете назначить задачу любому коллеге в вашем рабочем пространстве или оставить её без назначения, и Вы можете изменить владельца в любое время.
- Выберите владельца в селекторе владельца при создании задачи или щёлкните по владельцу задачи в списке, чтобы изменить его позже.
- Выберите коллегу, чтобы назначить ему задачу, или выберите Не назначено, чтобы оставить её без владельца.
- Изменение применяется немедленно, не покидая страницу.
Note
Задачи без назначения показывают «Не назначено» в поле владельца и остаются полностью редактируемыми, так что Вы можете взять их или передать в любой момент, когда будете готовы.
Обновление задачи
Вы можете редактировать задачу прямо в списке, не открывая отдельную страницу. Щёлкните по значку статуса, чтобы перевести задачу между статусами Открыта, В работе и Завершена; щёлкните по сроку выполнения, чтобы перенести её; и щёлкните по владельцу, чтобы переназначить её. Наведите курсор на задачу, чтобы открыть её меню действий, где Вы можете отредактировать или удалить её либо открыть её полные сведения.
Warning
Задачи, у которых истёк срок выполнения и которые ещё не завершены, выделяются как просроченные особым стилем и меткой «Просрочено», чтобы их было легко заметить в любом списке.
Синхронизация задач с подключённым почтовым ящиком
Если Вы подключили свой рабочий почтовый ящик к Covercy One и это подключение включает доступ к его задачам, Ваши задачи в Covercy One и список задач вашего почтового ящика синхронизируются друг с другом, так что Вам не придётся вести два списка вручную.
- Задача, которую Вы создаёте или обновляете в Covercy One, передаётся в список задач вашего подключённого почтового ящика — Google Tasks для почтового ящика Gmail.
- Если Вы затем отредактируете эту же задачу в списке задач вашего почтового ящика, изменение вернётся обратно и обновит копию в Covercy One.
- Задачи, которые Вы создали непосредственно в списке задач вашего почтового ящика и которых никогда не было в Covercy One, считаются личными. Они остаются там и никогда не переносятся в Ваш CRM.
Note
Синхронизация действует только для почтовых ящиков, которые Вы подключили. О том, как подключить ящик, см. «Подключите свою электронную почту к Covercy». Если подключение вашего почтового ящика не включает доступ к его задачам, Covercy One просто пропускает синхронизацию — Ваши задачи по-прежнему работают в Covercy One как обычно, они лишь не появляются в списке задач вашего почтового ящика.
Работа с несколькими задачами одновременно
Когда в списке много задач, установите флажок на каждой задаче, с которой Вы хотите выполнить действие. Появляется панель инструментов, показывающая, сколько задач Вы выбрали, с массовыми действиями: отметить их как завершённые, отметить как в работе, переназначить или удалить. Удаление сначала запрашивает подтверждение.
Note
Вы можете удалить любую задачу, которую видите — независимо от того, создали ли Вы её в Covercy One или она синхронизирована со списком задач вашего подключённого почтового ящика, — либо из меню действий задачи, либо из панели массовых действий. Ни одна из выбранных Вами задач не пропускается, и удаление происходит сразу после подтверждения. Удалённая задача не возвращается при последующей синхронизации.
Фильтрация ваших задач
Выберите Фильтры над списком задач, чтобы сузить его по владельцу, статусу (Открыта, В работе, Завершена или Все) и приоритету (Низкий, Средний, Высокий или Все). Кнопка показывает счётчик, когда фильтры активны — например, «Фильтры (2)», — и Вы можете выбрать Очистить фильтры, чтобы сбросить список. На вашей панели управления GP панель «Мои задачи» показывает задачи, назначенные Вам.
Проверьте, что всё сработало
После регистрации действия убедитесь, что оно появляется в таблице действий, где в столбце «Зарегистрировано» отображаетесь Вы (или выбранный Вами коллега). После создания задачи убедитесь, что она появляется в списке задач с правильным владельцем, сроком выполнения и статусом и что она отображается в связанном контакте, субъекте или возможности. Если Вы подключили почтовый ящик с доступом к задачам, Вы также можете проверить, что новая задача появилась в списке задач вашего почтового ящика. Если что-то выглядит неправильно, обратитесь за помощью к нашей команде.
- Кто записывается как лицо, зарегистрировавшее действие?
- По умолчанию действие приписывается Вам, и Ваше имя (или электронная почта) появляется в столбце «Зарегистрировано». Если Вы регистрируете от имени коллеги, Вы можете изменить, кому приписывается действие, перед сохранением. Действия, которые платформа создаёт автоматически, могут отображаться как «System» вместо человека.
- Могу ли я создать задачу, не назначая её никому?
- Да. Выберите «Не назначено» в селекторе владельца. Задача по-прежнему появляется в списке и остаётся полностью редактируемой, так что Вы или коллега сможете взять её позже.
- Какой самый быстрый способ добавить задачу?
- Используйте поле быстрого добавления внизу любого списка задач: введите описание и нажмите Enter. Задача создаётся с Вами в качестве владельца, средним приоритетом и открытым статусом, а поле остаётся в фокусе, чтобы Вы могли добавить несколько подряд.
- Как привязать задачу к определённому контакту или субъекту?
- Когда Вы создаёте задачу внутри контакта, субъекта или возможности, она привязывается к этой записи автоматически. Когда Вы создаёте её с вашей панели управления или другой страницы без фиксированной записи, используйте селектор «Связано с», чтобы привязать её к контакту или инвестирующему субъекту.
- Как узнать, какие задачи просрочены?
- Задачи, у которых истёк срок выполнения и которые не завершены, выделяются особым стилем и меткой «Просрочено» в каждом списке, чтобы Вы могли заметить их с первого взгляда. Вы также можете отфильтровать список по статусу, чтобы сосредоточиться на открытых задачах или задачах в работе.
- Отображаются ли мои задачи из Covercy One в списке задач моего почтового ящика?
- Да, если Ваш подключённый почтовый ящик предоставляет доступ к своим задачам — Google Tasks для почтового ящика Gmail. Задача, которую Вы создаёте или обновляете в Covercy One, передаётся в этот список, а сделанное там изменение возвращается в копию в Covercy One.
- Попадут ли мои личные дела из списка задач почтового ящика в CRM?
- Нет. Синхронизируются только задачи, которые изначально были созданы в Covercy One. Задачи, созданные Вами непосредственно в списке задач вашего почтового ящика, остаются там и никогда не импортируются в Ваш CRM.