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Administre sus contactos

Agregue, edite, importe y exporte contactos en su CRM de Covercy One, vincúlelos a entidades inversoras, envíeles correos y encuentre cualquier contacto por nombre o por cualquier dirección de correo electrónico de su registro.

Al finalizar esta guía sabrá cómo agregar un contacto, editar sus datos, vincularlo a entidades inversoras y establecerlo como contacto principal de una entidad, enviarle correos electrónicos, importar contactos de forma masiva, encontrar a cualquier persona que ya esté en su lista y exportar sus contactos desde su CRM de Covercy One.

Note

Necesita acceso al espacio de trabajo de GP para administrar contactos. Si no puede ver el área de contactos o sus acciones, solicite a un administrador del espacio de trabajo que le otorgue acceso.

Agregar un contacto

Crear un contacto lo guía a través de un breve asistente. Cada contacto está vinculado al menos a una entidad inversora, por lo que el asistente completa previamente una entidad predeterminada por usted.

Abra su lista de contactos y seleccione Nuevo contacto.
Ingrese los datos del contacto: nombre, una o más direcciones de correo electrónico y números de teléfono. Cada número de teléfono tiene un selector de país y un campo opcional Ext. para una extensión.
Seleccione Siguiente. Covercy One verifica la dirección de correo principal antes de continuar: si otro contacto activo de su espacio de trabajo ya utiliza esa dirección como su propio correo principal, usted permanece en este paso y ve un mensaje junto al campo del correo principal que indica el nombre del contacto que ya la tiene. El nombre es un enlace, así que puede abrir ese contacto y revisarlo sin perder lo que ya escribió.
En el paso de la entidad, Covercy One completa previamente una entidad individual predeterminada utilizando el nombre del contacto y lo establece como el contacto principal de esa entidad.
Opcionalmente, seleccione Agregar entidad para vincular el contacto a una entidad existente o crear una nueva, y luego elija cómo se relaciona el contacto con esa entidad.
Seleccione Crear contacto para guardar.

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¿Puede un contacto tener más de una dirección de correo electrónico o número de teléfono?: Sí. Puede agregar varias direcciones de correo electrónico y números de teléfono a un contacto. Marque un correo como principal: esa es la dirección utilizada para la comunicación predeterminada y la que se muestra en su lista de contactos. Cada número de teléfono puede incluir una extensión opcional.
Me indica que ya existe un contacto con este correo electrónico. ¿Qué debo hacer?: El mensaje nombra al contacto que ya utiliza esa dirección como su correo principal, y el nombre es un enlace. Selecciónelo para abrir ese contacto en una nueva pestaña del navegador: el formulario que estaba completando permanece tal como lo dejó, así que puede revisar el registro y volver. Si la dirección era incorrecta, corríjala (el mensaje desaparece al cambiarla) y seleccione Siguiente nuevamente para continuar. Si se trata de la misma persona, trabaje a partir de su registro existente: vincule allí la entidad inversora que tenía en mente en lugar de crear una segunda copia.
¿Por qué puedo usar una dirección que otro contacto ya tiene?: La verificación compara correo principal con correo principal. Una dirección que otro contacto conserva como correo secundario sigue disponible, un contacto archivado no ocupa una dirección, y las direcciones adicionales que agregue al contacto que está creando no se verifican. Las mayúsculas y los espacios sobrantes se ignoran, por lo que la misma dirección escrita de otra forma se sigue considerando una coincidencia.
¿Puedo encontrar un contacto por una dirección de correo electrónico que no sea la principal?: Sí. La búsqueda de contactos coincide con cualquier dirección de correo electrónico del registro de un contacto, por lo que buscar la dirección desde la que alguien le escribe lo encuentra incluso cuando hay otra dirección marcada como principal. Esto funciona en la lista de contactos, en la pestaña Contactos de una entidad inversora y en la búsqueda global.
¿Esto afecta la edición de un contacto?: No. La verificación se ejecuta solo cuando crea un contacto nuevo. Editar un contacto existente, incluso avanzando por el asistente con su propio correo en el campo, nunca genera un mensaje de correo duplicado.
¿Puedo seguir creando un contacto sin dirección de correo electrónico?: Sí. Un contacto sin dirección de correo electrónico se crea como antes; no hay ninguna dirección que verificar.
¿Por qué al crear un contacto se me pide vincular una entidad?: Cada contacto en Covercy One pertenece al menos a una entidad inversora. El asistente completa previamente una entidad individual predeterminada utilizando el nombre del contacto, y usted puede agregar más entidades o cambiar la predeterminada. No puede terminar de crear un contacto sin al menos una entidad vinculada.
¿Cómo convierto un contacto en el contacto principal de una entidad?: Abra el contacto, seleccione Asociar entidad, elija las entidades que desea y marque Establecer como contacto principal antes de enviar. El contacto se convierte en el contacto principal de cada entidad que seleccionó. Si deja la casilla sin marcar, el contacto se vincula sin cambiar el contacto principal que ya tiene cada entidad.
¿Qué tipos de archivo puedo importar?: Puede importar archivos CSV y libros de Excel (.xlsx). Para un libro con varias hojas, elegirá cuál hoja importar. Los archivos .xls más antiguos no son compatibles; guárdelos primero como .xlsx.
¿Qué sucede si un contacto importado ya existe?: Si el correo electrónico de una fila coincide con un contacto existente, esa fila se marca para actualizar el contacto existente en lugar de crear un duplicado, y sus valores importados completan los campos coincidentes. Puede previsualizar los cambios desde el paso de revisión antes de importar. La importación se comporta de forma deliberadamente distinta a crear un contacto manualmente, lo cual se rechaza cuando el correo principal coincide, en lugar de actualizar a nadie.
¿Por qué no puedo ver la opción de importar en mi teléfono?: El botón Importar no se muestra en pantallas móviles estrechas. Las acciones de Nuevo contacto y Enviar correo permanecen disponibles; use una pantalla más grande cuando necesite importar.
¿Por qué algunos contactos muestran una foto y otros muestran iniciales?: Un contacto muestra una foto de perfil cuando hay una disponible desde la cuenta de Covercy que utiliza su correo electrónico principal. Los contactos que no tienen una, incluidos los que aún no se han unido al portal, muestran sus iniciales en su lugar.