Administre sus contactos

Al finalizar esta guía sabrá cómo agregar un contacto, editar sus datos, vincularlo a entidades inversoras y administrar quién es el contacto principal de cada entidad, quitar un contacto de una entidad, enviarle correos electrónicos, importar contactos de forma masiva, encontrar a cualquier persona que ya esté en su lista y exportar sus contactos desde su CRM de Covercy One.

Agregar un contacto

Crear un contacto lo guía a través de un breve asistente. Cada contacto está vinculado al menos a una entidad inversora, por lo que el asistente completa previamente una entidad predeterminada por usted.

1. Abra su lista de contactos y seleccione Nuevo contacto.
2. Ingrese los datos del contacto: nombre, una o más direcciones de correo electrónico y números de teléfono. Cada número de teléfono tiene un selector de país y un campo opcional Ext. para una extensión.
3. Seleccione Siguiente. Covercy One verifica la dirección de correo principal antes de continuar: si otro contacto activo de su espacio de trabajo ya utiliza esa dirección como su propio correo principal, usted permanece en este paso y ve un mensaje junto al campo del correo principal que indica el nombre del contacto que ya la tiene. El nombre es un enlace, así que puede abrir ese contacto y revisarlo sin perder lo que ya escribió.
4. En el paso de la entidad, Covercy One completa previamente una entidad individual predeterminada utilizando el nombre del contacto y lo establece como el contacto principal de esa entidad.
5. Opcionalmente, seleccione Agregar entidad para vincular el contacto a una entidad existente o crear una nueva, y luego elija cómo se relaciona el contacto con esa entidad.
6. Seleccione Crear contacto para guardar.

Cuando una dirección de correo ya está en uso

Covercy One no crea un segundo contacto con una dirección de correo principal que un contacto activo de su espacio de trabajo ya utiliza como su dirección principal. Como la verificación se ejecuta al salir del primer paso, usted se entera antes de dedicar tiempo a nombrar una entidad inversora, y el mensaje nombra al contacto que ya tiene esa dirección, con el nombre como enlace directo a ese contacto. La misma regla se vuelve a aplicar al guardar el contacto, así que ningún duplicado puede colarse.

Tiene dos caminos a seguir, y ninguno le hace perder los datos que ya ingresó. Si la dirección era un error de escritura o pertenece a otra persona, corríjala —el mensaje desaparece en cuanto cambia la dirección— y seleccione Siguiente nuevamente para continuar. Si desea comprobar quién ya tiene la dirección, seleccione el nombre en el mensaje: la página de ese contacto se abre en una nueva pestaña del navegador y el formulario que estaba completando permanece abierto detrás, exactamente como lo dejó. Vuelva a él y corrija la dirección si estaba equivocada o, si el contacto mencionado realmente es la persona que iba a agregar, trabaje a partir de su registro existente: vincule allí la entidad inversora que tenía en mente, en lugar de crear una segunda copia de la misma persona.

La verificación es más acotada de lo que parece a primera vista, y estos son los casos límite que probablemente encuentre:

• Compara dirección principal con dirección principal. Una dirección que otro contacto conserva como correo secundario sigue estando disponible, y las direcciones adicionales que agregue al contacto que está creando no se verifican en absoluto.
• Las mayúsculas y los espacios sobrantes no hacen diferencia: la misma dirección escrita de otra forma se sigue tratando como la misma dirección.
• Un contacto archivado no ocupa una dirección. Si el único contacto que la usaba fue archivado, la dirección queda libre.
• Un contacto sin dirección de correo se crea exactamente como antes: no hay nada que verificar.
• Editar un contacto existente no se ve afectado. Avanzar por el asistente en un contacto que ya existe nunca genera este mensaje, por lo que su propia dirección no lo bloquea.

Elegir cómo se relaciona un contacto con una entidad

Cuando vincula un contacto a una entidad inversora, elige una relación que se ajuste al tipo de entidad. Para una entidad individual, puede marcar al contacto como el propio inversor (Titular), un Familiar, un Asesor, una Family Office u Otro. Para una empresa, fideicomiso u otra entidad no individual, puede marcarlo como Propietario / Administrador, Asesor, Family Office u Otro. Un asesor es un profesional externo, como un abogado, contador o asesor financiero, y una family office es un representante o profesional que actúa en nombre del inversor o de la entidad. Covercy One solo ofrece las opciones de relación que tienen sentido para la entidad, por lo que no puede, por ejemplo, marcar un contacto como el inversor de una empresa.

Editar un contacto

1. Abra el contacto desde su lista de contactos.
2. Actualice su nombre, direcciones de correo electrónico, números de teléfono o notas. Puede marcar cuál correo electrónico es el principal; esa es la dirección que Covercy One utiliza de forma predeterminada cuando le envía un correo al contacto.
3. Agregue, elimine o cambie las entidades a las que está vinculado el contacto y la relación de cada una.
4. Guarde sus cambios.

Vincular un contacto a más entidades

Desde la página de un contacto puede asociarlo a entidades inversoras adicionales y, en el mismo paso, convertirlo en el contacto principal de las entidades que ya tienen uno.

1. Abra el contacto desde su lista de contactos.
2. Seleccione Asociar entidad para abrir el cuadro de diálogo de asociación.
3. Seleccione una o más entidades para vincularlas al contacto.
4. Si desea que este contacto pase a ser el contacto principal de entidades que ya tienen uno, marque Establecer como contacto principal. El cuadro de diálogo indica que el contacto se establecerá como contacto principal de las entidades seleccionadas. Para una entidad que todavía no tiene contactos, no necesita la casilla: el contacto se convierte automáticamente en su contacto principal.
5. Envíe el cuadro de diálogo para guardar los vínculos.

Cómo se establece el contacto principal de una entidad

Cada entidad inversora tiene un contacto principal. El primer contacto que se vincula a una entidad sin contactos se convierte automáticamente en su contacto principal, sin importar cómo se haya creado el vínculo: desde la página del contacto, al crear un contacto nuevo o mediante una importación. Vincular más contactos después nunca reemplaza el contacto principal que ya tiene la entidad. Para asignar esa función a otra persona, marque Establecer como contacto principal al asociarle la entidad, o establézcala como principal desde la lista de contactos de la propia entidad (consulte Administrar entidades de inversión).

Quitar un contacto de una entidad

Quitar un contacto de una entidad inversora elimina únicamente el vínculo entre ambos. El contacto permanece en su lista de contactos, junto con sus vínculos a cualquier otra entidad.

1. Abra el contacto desde su lista de contactos.
2. En la tabla Entidades inversoras del contacto, elija Quitar del contacto en la entidad que desea quitar. Para quitar varias a la vez, selecciónelas con las casillas de verificación de las filas y elija Quitar del contacto para la selección.
3. Revise el cuadro de diálogo de confirmación y confirme.

Lo que le pide la confirmación depende del rol del contacto en cada entidad:

• Si el contacto no es el contacto principal de la entidad, solo confirma la eliminación del vínculo.
• Si el contacto es el contacto principal de la entidad y la entidad tiene otros contactos, usted elige un nuevo contacto principal entre esos otros contactos; el primero aparece preseleccionado. Covercy One convierte su elección en el contacto principal antes de quitar el vínculo, de modo que la entidad nunca se queda sin uno. Cuando quita varias entidades a la vez, se le pregunta por cada entidad de la que el contacto es principal.
• Si el contacto es el único contacto de la entidad, el cuadro de diálogo le advierte que la entidad quedará sin contactos y sin contacto principal. Seleccione Aprobar para quitarlo de todos modos, o Cancelar para dejar la entidad como está.

Cuando un contacto no se puede eliminar

Algunos contactos no se pueden eliminar porque otros registros aún dependen de ellos. Cuando Covercy One no elimina un contacto, se abre un cuadro de diálogo que enumera los registros que lo retienen —por ejemplo, la firma de un acuerdo vigente— y el contacto permanece en su lista. Los contactos se eliminan desde la lista de contactos (Inversores → Contactos), de uno en uno o desde una selección masiva, y es allí donde aparece este cuadro de diálogo; con una selección masiva, se eliminan los contactos que sí se pueden eliminar y el cuadro de diálogo nombra únicamente aquellos que no. La pestaña Contactos de una entidad inversora no ofrece Eliminar. Si solo desea quitar un contacto de una entidad sin eliminarlo, use Quitar de la entidad en la pestaña Contactos de esa entidad, o Quitar del contacto en la página del contacto, como se describe más arriba.

Importar contactos de forma masiva

Utilice el Asistente de importación para incorporar muchos contactos a la vez desde una hoja de cálculo. Esta es la versión breve: para preparar su archivo de modo que sus filas coincidan con los inversores que ya tiene, consulte Importe sus inversionistas y participaciones existentes.

1. Desde la lista de contactos, abra el menú de tres puntos (kebab) de la tabla y seleccione Importar contactos para abrir el Asistente de importación.
2. Cargar archivo: cargue un archivo CSV o Excel (.xlsx). Para un archivo de Excel con varias hojas, elija la hoja que desea importar. Guarde primero los archivos .xls más antiguos como .xlsx.
3. Asignar columnas: Covercy One hace coincidir sus columnas con los campos del contacto y marca cada campo como Automático, Sugerido, Manual, Obligatorio o Sin asignar. Acepte una coincidencia aproximada con un solo clic en Usar junto a la sugerencia, o elija el campo usted mismo. También puede asignar columnas de entidad, como el nombre y el tipo de entidad, para vincular o crear entidades inversoras.
4. Revisar e importar: cada fila muestra exactamente uno de estos estados: Nuevo, Actualizar, Omitido o Existe. Use los botones de filtro y los recuentos de filas que incluyen —Todos, Nuevo, Actualizar, Omitido, Existe— para centrarse en un grupo, y pase el cursor o el foco sobre el estado de una fila para ver por qué muestra ese valor.
5. Seleccione Iniciar importación. Un indicador de progreso y conteos en vivo muestran los contactos creados, actualizados, omitidos y fallidos.
6. Cuando finalice la importación, revise el resumen y luego elija ver sus contactos, importar más o cerrar.

Exportar sus contactos

1. Desde la lista de contactos, abra el menú de tres puntos (kebab) de la tabla.
2. Seleccione Exportar contactos.
3. Covercy One descarga un CSV de sus contactos, incluidas las extensiones telefónicas, con columnas consistentes.

Enviar correos a sus contactos

Puede iniciar un correo electrónico desde tres lugares de la página de contactos. Seleccione Enviar correo en el encabezado de la página para abrir el redactor de correos con los campos de destinatarios vacíos y luego agregue usted mismo contactos individuales, tokens de grupo o direcciones de correo simples. Para enviarle un correo a una sola persona, use la acción Enviar correo de su fila: el redactor se abre con ese contacto ya cargado en el campo Para. Para enviar un correo a varias personas, selecciónelas con las casillas de verificación de las filas y use la acción masiva Enviar correo; cada contacto seleccionado se agrega al campo Para.

Administrar los referentes de contactos

Los referentes le permiten registrar quién le presentó un contacto. Desde el menú de tres puntos (kebab) de la tabla de contactos, seleccione Administrar referentes de contactos para abrir la página de Referentes de contactos, donde puede crear nombres de nuevos referentes y archivar los que ya no utiliza. También puede crear y asignar un referente directamente desde el panel de Referente de un contacto en su página de detalle, y abrir el referente de un contacto en contexto desde las acciones de la fila de ese contacto.

Invitar a un contacto al portal de inversores

El menú de la fila de un contacto en la lista de contactos también ofrece una invitación al portal. Cuando el contacto tiene un correo electrónico registrado y aún no se ha unido, el menú muestra Invitar al portal; si ya fue invitado o todavía está verificando su correo, muestra Reenviar invitación. Cualquiera de las dos opciones abre el cuadro de diálogo de invitación únicamente con ese contacto, para que pueda confirmar antes de que se envíe nada, y el cuadro de diálogo se abre listo con un mensaje nuevo cada vez que lo utiliza. Consulte la guía sobre cómo invitar contactos al portal de inversores para conocer el flujo completo, incluidas las invitaciones masivas.

Una vez enviada una invitación, el estado del portal del contacto en la lista de contactos refleja de inmediato el estado de invitado, sin necesidad de recargar la página, tanto si invitó a una sola persona desde el menú de su fila como a varias a la vez seleccionándolas con las casillas de verificación de las filas. El estado que ve es el que Covercy One tiene registrado, por lo que puede confiar en él después de buscar, ordenar o pasar a otra página de la lista, y se sigue mostrando correctamente la próxima vez que abra la lista en una sesión o pestaña nueva.

Encontrar un contacto y revisar su actividad

Busque un contacto por nombre o por cualquier dirección de correo electrónico de su registro, no solo la principal, de modo que pueda encontrar a alguien usando la dirección desde la que realmente le escribe, incluso cuando no sea la que tiene marcada como principal. La búsqueda por correo funciona igual en la lista de contactos, en la pestaña Contactos de una entidad inversora y en la búsqueda global, que muestra el correo coincidente junto al resultado. Abra un contacto para ver sus datos y una sección de Flujos de caja que reúne el historial de flujos de caja de todas las entidades inversoras vinculadas al contacto, con una columna que identifica a qué entidad pertenece cada fila. Si esas entidades aún no tienen posiciones, verá un estado vacío. Abra el menú de tres puntos (kebab) de la tabla de Flujos de caja y seleccione Exportar flujos de caja para descargar las filas que se muestran actualmente; la opción se desactiva cuando la tabla está vacía.

Filtrar sus contactos por etiqueta

La lista de contactos tiene un filtro Etiquetas que la limita a los contactos que llevan las etiquetas que elija, para que pueda trabajar con un grupo a la vez en lugar de recorrer toda su lista.

1. Abra Inversores → Contactos.
2. Abra el filtro Etiquetas situado encima de la lista. Ofrece todas sus etiquetas de contactos, no solo las que llevan los contactos de la página que esté viendo en ese momento.
3. Seleccione una o más etiquetas. La lista se vuelve a cargar para mostrar los contactos que las llevan, comenzando de nuevo en la página 1.
4. Para volver a su lista completa, borre la selección.

El filtro funciona junto con los controles que ya utiliza. La búsqueda y las etiquetas se aplican al mismo tiempo, de modo que un contacto se muestra solo cuando coincide con el texto que buscó y lleva al menos una etiqueta seleccionada. El ordenamiento se aplica dentro del conjunto filtrado, en todas las columnas ordenables: si ordena por Entidades con una etiqueta seleccionada, solo ordena los contactos que la llevan. El total y el número de páginas describen el conjunto filtrado y no toda su lista, y cambiar la selección de etiquetas lo devuelve a la página 1.

Verificar que funcionó

Después de agregar o importar, confirme que el contacto aparece en su lista de contactos con el correo principal y las entidades vinculadas correctos. Después de asociar entidades, abra una de esas entidades y compruebe que el contacto principal sea el que espera. Después de quitar un contacto de una entidad, compruebe que la entidad ya no aparece en la tabla Entidades inversoras del contacto y, si eligió un reemplazo, que la entidad muestra el nuevo contacto principal. Después de una exportación, verifique que el CSV descargado se abra y contenga los contactos que esperaba. Si algo no se ve bien, comuníquese con nuestro equipo para obtener ayuda.