תיעוד פעילויות ומשימות

בסיום מדריך זה תדעו כיצד לתעד פעילות כגון פגישה, שיחה, אימייל או הערה, וכיצד ליצור, להקצות ולעקוב אחר משימות כדי שהצוות שלכם יישאר מעודכן במעקבים בכל ה-CRM של Covercy One.

תיעוד פעילות

פעילויות מתעדות את האינטראקציות שלכם עם איש קשר — פגישות, שיחות, אימיילים והערות. כאשר אתם מתעדים פעילות, Covercy One רושמת שאתם תיעדתם אותה, כך שהצוות שלכם יכול לראות מי היה מעורב.

1. פתחו את איש הקשר או הישות שמולם ברצונכם לתעד את הפעילות.
2. הוסיפו פעילות חדשה ובחרו את סוגה — פגישה, שיחה, אימייל או הערה.
3. הזינו את פרטי הפעילות.
4. שמרו את הפעילות. Covercy One רושמת אתכם אוטומטית כמי שתיעד אותה.
5. אם אתם מתעדים פעילות בשם עמית לצוות, שנו את האדם שאליו היא מיוחסת לפני השמירה.

יצירת משימה

משימות עוקבות אחר מעקבים, תזכורות ופריטי פעולה. תוכלו להוסיף משימות מתוך איש קשר, ישות משקיעה, הזדמנות או לוח המחוונים שלכם, והן יופיעו בלוח המשימות עבור הרשומה הרלוונטית.

1. פתחו את לוח המשימות באיש קשר, ישות, הזדמנות או לוח המחוונים של ה-GP שלכם.
2. למשימה מהירה, הקלידו תיאור בשדה ההוספה המהירה בתחתית הרשימה ולחצו Enter. המשימה נוצרת כשאתם הבעלים, בעדיפות בינונית ובסטטוס פתוח, והשדה נשאר בפוקוס כדי שתוכלו להוסיף עוד. לחצו Escape כדי לנקות את השדה מבלי ליצור משימה.
3. למשימה מלאה, בחרו הוספת משימה כדי לפתוח את הטופס, ואז מלאו את התיאור, תאריך היעד, העדיפות והבעלים.
4. אם פתחתם את הטופס מלוח המחוונים או מדף ללא רשומה קבועה, השתמשו בבורר קשור אל כדי לקשר את המשימה לאיש קשר או לישות משקיעה. כאשר אתם יוצרים משימה מתוך איש קשר, ישות או הזדמנות, המשימה מקושרת לאותה רשומה אוטומטית ו-קשור אל אינו מופיע.
5. צרו את המשימה. היא מופיעה ברשימת המשימות מיד.

הקצאה והקצאה מחדש של משימות

משימות חדשות מוגדרות כברירת מחדל כשאתם הבעלים. תוכלו להקצות משימה לכל עמית במרחב העבודה שלכם, או להשאיר אותה לא מוקצית, ותוכלו לשנות את הבעלים בכל עת.

1. בחרו את הבעלים מבורר הבעלים בעת יצירת המשימה, או לחצו על הבעלים של משימה ברשימה כדי לשנותו מאוחר יותר.
2. בחרו עמית כדי להקצות לו את המשימה, או בחרו לא מוקצה כדי להשאירה ללא בעלים.
3. השינוי חל מיד מבלי לעזוב את הדף.

עדכון משימה

תוכלו לערוך משימה ישירות ברשימה מבלי לפתוח דף נפרד. לחצו על תג הסטטוס כדי להעביר את המשימה בין פתוחה, בתהליך והושלמה; לחצו על תאריך היעד כדי לתזמן אותה מחדש; ולחצו על הבעלים כדי להקצותה מחדש. רחפו מעל משימה כדי לחשוף את תפריט הפעולות שלה, שבו תוכלו לערוך או למחוק אותה, או לפתוח את הפרטים המלאים שלה.

שמירה על סנכרון המשימות עם תיבת הדוא"ל המחוברת שלכם

אם חיברתם את תיבת הדוא"ל של העבודה שלכם ל-Covercy One והחיבור כולל גישה למשימות שלה, המשימות שלכם ב-Covercy One ורשימת המשימות של תיבת הדוא"ל נשארות מסונכרנות זו עם זו, כך שאינכם צריכים לנהל שתי רשימות באופן ידני.

• משימה שאתם יוצרים או מעדכנים ב-Covercy One נשלחת הלאה אל רשימת המשימות של תיבת הדוא"ל המחוברת שלכם — Google Tasks עבור תיבת דוא"ל ב-Gmail.
• אם לאחר מכן תערכו את אותה משימה ברשימת המשימות של תיבת הדוא"ל, השינוי חוזר ומעדכן את העותק ב-Covercy One.
• משימות שיצרתם ישירות ברשימת המשימות של תיבת הדוא"ל, ושמעולם לא היו קיימות ב-Covercy One, נחשבות אישיות. הן נשארות שם ולעולם אינן נשלפות אל ה-CRM שלכם.

עבודה על מספר משימות בו-זמנית

כאשר ברשימה יש משימות רבות, סמנו את תיבת הסימון בכל משימה שעליה ברצונכם לפעול. מופיע סרגל כלים המציג כמה משימות בחרתם, עם פעולות מרובות לסימונן כהושלמו, לסימונן כבתהליך, להקצאתן מחדש או למחיקתן. מחיקה מבקשת ממכם לאשר תחילה.

סינון המשימות שלכם

בחרו מסננים מעל רשימת משימות כדי לצמצם אותה לפי בעלים, סטטוס (פתוחה, בתהליך, הושלמה או הכול) ועדיפות (נמוכה, בינונית, גבוהה או הכול). הכפתור מציג מונה כאשר המסננים פעילים — למשל, "מסננים (2)" — ותוכלו לבחור ניקוי מסננים כדי לאפס את הרשימה. בלוח המחוונים של ה-GP שלכם, לוח המשימות שלי מציג את המשימות המוקצות לכם.

ודאו שזה עבד

לאחר תיעוד פעילות, ודאו שהיא מופיעה בטבלת הפעילויות כשאתם (או העמית שבחרתם) מוצגים בעמודה "תועד על ידי". לאחר יצירת משימה, ודאו שהיא מופיעה ברשימת המשימות עם הבעלים, תאריך היעד והסטטוס הנכונים, ושהיא מופיעה באיש הקשר, הישות או ההזדמנות הקשורים. אם חיברתם תיבת דוא"ל עם גישה למשימות, תוכלו לבדוק גם שהמשימה החדשה מופיעה ברשימת המשימות של תיבת הדוא"ל שלכם. אם משהו לא נראה תקין, פנו לצוות שלנו לקבלת עזרה.