Lernen Sie Neo kennen, Ihren KI-gestützten Co-GP.
Am Ende dieser Anleitung wissen Sie, wie Sie eine Aktivität wie eine Besprechung, einen Anruf, eine E-Mail oder eine Notiz protokollieren und wie Sie Aufgaben erstellen, zuweisen und verfolgen, damit Ihr Team in Ihrem gesamten Covercy One CRM den Überblick über Nachfassaktionen behält.
Note
Sie benötigen Zugriff auf den GP-Arbeitsbereich, um Aktivitäten zu protokollieren und Aufgaben zu verwalten. Wenn Sie die Bereiche für Aktivitäten oder Aufgaben nicht sehen können, bitten Sie einen Administrator des Arbeitsbereichs, Ihnen Zugriff zu gewähren.
Eine Aktivität protokollieren
Aktivitäten erfassen Ihre Interaktionen mit einem Kontakt – Besprechungen, Anrufe, E-Mails und Notizen. Wenn Sie eine Aktivität protokollieren, hält Covercy One fest, dass Sie sie protokolliert haben, sodass Ihr Team sehen kann, wer beteiligt war.
- Öffnen Sie den Kontakt oder die Entität, für die Sie die Aktivität protokollieren möchten.
- Fügen Sie eine neue Aktivität hinzu und wählen Sie deren Typ – eine Besprechung, einen Anruf, eine E-Mail oder eine Notiz.
- Geben Sie die Details der Aktivität ein.
- Speichern Sie die Aktivität. Covercy One erfasst Sie automatisch als die Person, die sie protokolliert hat.
- Wenn Sie eine Aktivität im Namen eines Teamkollegen protokollieren, ändern Sie die Person, der sie zugeordnet wird, bevor Sie speichern.
Tip
In der Aktivitätstabelle zeigt die Spalte "Protokolliert von" anhand des Namens (oder der E-Mail-Adresse), wer jede Aktivität protokolliert hat. Aktivitäten, die automatisch von der Plattform erstellt wurden – zum Beispiel eine Einladungs-E-Mail, die ein Investor sich selbst erneut gesendet hat – werden als "System" statt als Teammitglied angezeigt.
Eine Aufgabe erstellen
Aufgaben verfolgen Nachfassaktionen, Erinnerungen und To-dos. Sie können Aufgaben aus einem Kontakt, einer investierenden Entität, einer Opportunity oder Ihrem Dashboard hinzufügen, und sie erscheinen im Aufgabenbereich des jeweils zugehörigen Datensatzes.
- Öffnen Sie den Aufgabenbereich bei einem Kontakt, einer Entität, einer Opportunity oder Ihrem GP-Dashboard.
- Geben Sie für eine schnelle Aufgabe eine Beschreibung in das Schnelleingabefeld am Ende der Liste ein und drücken Sie Enter. Die Aufgabe wird mit Ihnen als Eigentümer, mittlerer Priorität und offenem Status erstellt, und das Feld bleibt fokussiert, sodass Sie eine weitere hinzufügen können. Drücken Sie Escape, um das Feld zu leeren, ohne eine Aufgabe zu erstellen.
- Wählen Sie für eine vollständige Aufgabe Aufgabe hinzufügen, um das Formular zu öffnen, und füllen Sie dann die Beschreibung, das Fälligkeitsdatum, die Priorität und den Eigentümer aus.
- Wenn Sie das Formular über Ihr Dashboard oder eine Seite ohne festen Datensatz geöffnet haben, verwenden Sie den Selektor Verknüpft mit, um die Aufgabe mit einem Kontakt oder einer investierenden Entität zu verknüpfen. Wenn Sie eine Aufgabe innerhalb eines Kontakts, einer Entität oder einer Opportunity erstellen, wird die Aufgabe automatisch mit diesem Datensatz verknüpft, und Verknüpft mit wird nicht angezeigt.
- Erstellen Sie die Aufgabe. Sie erscheint sofort in der Aufgabenliste.
Tip
Das Feld für das Fälligkeitsdatum bietet Voreinstellungen – Heute, Morgen, In 3 Geschäftstagen, Nächste Woche, In 2 Wochen – neben einem benutzerdefinierten Datum, das Sie aus einem Kalender auswählen.
Aufgaben zuweisen und neu zuweisen
Neue Aufgaben werden standardmäßig Ihnen als Eigentümer zugewiesen. Sie können eine Aufgabe jedem Teamkollegen in Ihrem Arbeitsbereich zuweisen oder sie nicht zugewiesen lassen, und Sie können den Eigentümer jederzeit ändern.
- Wählen Sie den Eigentümer beim Erstellen der Aufgabe aus dem Eigentümer-Selektor aus, oder klicken Sie in der Liste auf den Eigentümer einer Aufgabe, um ihn später zu ändern.
- Wählen Sie einen Teamkollegen aus, um ihm die Aufgabe zuzuweisen, oder wählen Sie Nicht zugewiesen, um sie ohne Eigentümer zu lassen.
- Die Änderung wird sofort übernommen, ohne dass Sie die Seite verlassen.
Note
Nicht zugewiesene Aufgaben zeigen "Nicht zugewiesen" im Eigentümerfeld an und bleiben vollständig bearbeitbar, sodass Sie sie übernehmen oder weitergeben können, wann immer Sie bereit sind.
Eine Aufgabe aktualisieren
Sie können eine Aufgabe direkt in der Liste bearbeiten, ohne eine separate Seite zu öffnen. Klicken Sie auf das Status-Abzeichen, um die Aufgabe zwischen Offen, In Bearbeitung und Abgeschlossen zu verschieben; klicken Sie auf das Fälligkeitsdatum, um sie neu zu terminieren; und klicken Sie auf den Eigentümer, um sie neu zuzuweisen. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Aufgabe, um ihr Aktionsmenü einzublenden, in dem Sie sie bearbeiten oder löschen oder ihre vollständigen Details öffnen können.
Warning
Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist und die noch nicht abgeschlossen sind, werden als überfällig mit einem unverwechselbaren Stil und einer Kennzeichnung "Überfällig" hervorgehoben, sodass sie in jeder Liste leicht zu erkennen sind.
Aufgaben mit Ihrem verbundenen Postfach synchron halten
Wenn Sie Ihr Arbeitspostfach mit Covercy One verbunden haben und die Verbindung Zugriff auf dessen Aufgaben umfasst, bleiben Ihre Covercy One-Aufgaben und die Aufgabenliste Ihres Postfachs miteinander synchron, sodass Sie nicht zwei Listen manuell pflegen müssen.
- Eine Aufgabe, die Sie in Covercy One erstellen oder aktualisieren, wird an die Aufgabenliste Ihres verbundenen Postfachs weitergegeben – Google Tasks bei einem Gmail-Postfach.
- Wenn Sie dieselbe Aufgabe anschließend in der Aufgabenliste Ihres Postfachs bearbeiten, kommt die Änderung zurück und aktualisiert die Kopie in Covercy One.
- Aufgaben, die Sie direkt in der Aufgabenliste Ihres Postfachs erstellt haben und die es in Covercy One nie gegeben hat, werden als privat behandelt. Sie bleiben dort und werden nie in Ihr CRM übernommen.
Note
Die Synchronisierung gilt nur für Postfächer, die Sie verbunden haben. Wie Sie eines verbinden, erfahren Sie unter "E-Mail mit Covercy verbinden". Wenn Ihre Postfachverbindung keinen Zugriff auf dessen Aufgaben umfasst, überspringt Covercy One die Synchronisierung einfach – Ihre Aufgaben funktionieren in Covercy One weiterhin normal, sie erscheinen lediglich nicht in der Aufgabenliste Ihres Postfachs.
Mit mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeiten
Wenn eine Liste viele Aufgaben enthält, aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jeder Aufgabe, die Sie bearbeiten möchten. Eine Symbolleiste erscheint und zeigt an, wie viele Aufgaben Sie ausgewählt haben, mit Sammelaktionen, um sie als abgeschlossen zu markieren, als in Bearbeitung zu markieren, neu zuzuweisen oder zu löschen. Beim Löschen werden Sie zuvor um Bestätigung gebeten.
Note
Sie können jede Aufgabe löschen, die Sie sehen können – egal, ob Sie sie in Covercy One erstellt haben oder ob sie mit der Aufgabenliste Ihres verbundenen Postfachs synchronisiert ist – entweder über das Aktionsmenü der Aufgabe oder über die Symbolleiste für Sammelaktionen. Keine Ihrer ausgewählten Aufgaben wird übersprungen, und das Löschen erfolgt sofort, sobald Sie bestätigen. Eine gelöschte Aufgabe kehrt bei einer späteren Synchronisierung nicht zurück.
Ihre Aufgaben filtern
Wählen Sie Filter über einer Aufgabenliste, um sie nach Eigentümer, Status (Offen, In Bearbeitung, Abgeschlossen oder Alle) und Priorität (Niedrig, Mittel, Hoch oder Alle) einzugrenzen. Die Schaltfläche zeigt eine Anzahl an, wenn Filter aktiv sind – zum Beispiel "Filter (2)" – und Sie können Filter löschen wählen, um die Liste zurückzusetzen. In Ihrem GP-Dashboard zeigt der Bereich Meine Aufgaben die Ihnen zugewiesenen Aufgaben an.
Überprüfen, ob es funktioniert hat
Bestätigen Sie nach dem Protokollieren einer Aktivität, dass sie in der Aktivitätstabelle erscheint, wobei Sie (oder der von Ihnen ausgewählte Teamkollege) in der Spalte "Protokolliert von" angezeigt werden. Bestätigen Sie nach dem Erstellen einer Aufgabe, dass sie in der Aufgabenliste mit dem richtigen Eigentümer, Fälligkeitsdatum und Status erscheint und dass sie beim zugehörigen Kontakt, der Entität oder der Opportunity angezeigt wird. Wenn Sie ein Postfach mit Aufgabenzugriff verbunden haben, können Sie außerdem prüfen, ob die neue Aufgabe in der Aufgabenliste Ihres Postfachs erscheint. Wenn etwas nicht richtig aussieht, wenden Sie sich an unser Team, um Hilfe zu erhalten.
- Wer wird als die Person erfasst, die eine Aktivität protokolliert hat?
- Standardmäßig wird die Aktivität Ihnen zugeordnet, und Ihr Name (oder Ihre E-Mail-Adresse) erscheint in der Spalte "Protokolliert von". Wenn Sie im Namen eines Teamkollegen protokollieren, können Sie vor dem Speichern ändern, wem die Aktivität zugeordnet wird. Aktivitäten, die die Plattform automatisch erstellt, werden möglicherweise als "System" statt als Person angezeigt.
- Kann ich eine Aufgabe erstellen, ohne sie jemandem zuzuweisen?
- Ja. Wählen Sie "Nicht zugewiesen" im Eigentümer-Selektor. Die Aufgabe erscheint weiterhin in der Liste und bleibt vollständig bearbeitbar, sodass Sie oder ein Teamkollege sie später übernehmen können.
- Was ist der schnellste Weg, eine Aufgabe hinzuzufügen?
- Verwenden Sie das Schnelleingabefeld am Ende einer beliebigen Aufgabenliste: Geben Sie eine Beschreibung ein und drücken Sie Enter. Die Aufgabe wird mit Ihnen als Eigentümer, mittlerer Priorität und offenem Status erstellt, und das Feld bleibt fokussiert, sodass Sie mehrere hintereinander hinzufügen können.
- Wie verknüpfe ich eine Aufgabe mit einem bestimmten Kontakt oder einer bestimmten Entität?
- Wenn Sie eine Aufgabe innerhalb eines Kontakts, einer Entität oder einer Opportunity erstellen, wird sie automatisch mit diesem Datensatz verknüpft. Wenn Sie eine über Ihr Dashboard oder eine andere Seite ohne festen Datensatz erstellen, verwenden Sie den Selektor "Verknüpft mit", um sie mit einem Kontakt oder einer investierenden Entität zu verknüpfen.
- Woran erkenne ich, welche Aufgaben überfällig sind?
- Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist und die nicht abgeschlossen sind, werden in jeder Liste mit einem unverwechselbaren Stil und einer Kennzeichnung "Überfällig" hervorgehoben, sodass Sie sie auf einen Blick erkennen können. Sie können eine Liste auch nach Status filtern, um sich auf offene oder in Bearbeitung befindliche Arbeit zu konzentrieren.
- Erscheinen meine Covercy One-Aufgaben in der Aufgabenliste meines Postfachs?
- Ja, sofern Ihr verbundenes Postfach Zugriff auf dessen Aufgaben umfasst – Google Tasks bei einem Gmail-Postfach. Eine Aufgabe, die Sie in Covercy One erstellen oder aktualisieren, wird an diese Liste weitergegeben, und eine dort vorgenommene Änderung kommt zur Kopie in Covercy One zurück.
- Landen meine privaten To-dos aus der Aufgabenliste meines Postfachs im CRM?
- Nein. Nur Aufgaben, die in Covercy One entstanden sind, werden mit Ihrem Postfach synchron gehalten. Aufgaben, die Sie direkt in der Aufgabenliste Ihres Postfachs erstellt haben, bleiben dort und werden nie in Ihr CRM importiert.