Administrar entidades de inversión

Al finalizar esta guía sabrá cómo crear una entidad de inversión, registrar su correo electrónico principal, su identificación fiscal y sus direcciones, vincular contactos, cambiar su tipo de entidad de forma segura y revisar los flujos de caja de la entidad en su CRM de Covercy One.

Note

Necesita acceso al espacio de trabajo de GP para administrar entidades de inversión. Algunos campos solo se pueden editar si tiene permiso de edición; sin él, verá los detalles en modo de solo lectura, sin controles de edición. Si no puede ver el área de entidades o sus acciones, solicite a un administrador del espacio de trabajo que le otorgue acceso.

Una entidad de inversión es la parte legal que mantiene una posición; por ejemplo, una persona física, una LLC, un fideicomiso o una corporación. Cada contacto de su CRM está vinculado a al menos una entidad de inversión, y una entidad puede tener su propio correo electrónico, identificación fiscal y direcciones.

Crear una entidad de inversión

Abra su lista de entidades de inversión e inicie una nueva entidad.
Introduzca el nombre de la entidad y elija su tipo: Individual, LLC, LLP, LP, LTD, Trust, Corporation u Other.
Introduzca la Main Email Address. Si la entidad ya tiene contactos asociados, Covercy One completa previamente este campo a partir del correo electrónico de un contacto —dando prioridad a un contacto principal cuando se ha marcado uno— y puede sobrescribirlo antes de guardar. Se requiere un correo electrónico válido y no vacío, y debe ser único dentro de su espacio de trabajo.
Agregue la identificación fiscal eligiendo un Tax ID Type e introduciendo el Tax ID Number. El tipo predeterminado se basa en el tipo de entidad que eligió.
Agregue una o más direcciones (consulte Agregar direcciones más abajo).
Guarde para crear la entidad.

Note

El Tax ID Type adopta de forma predeterminada un valor adecuado para el tipo de entidad; por ejemplo, una persona física toma de forma predeterminada un identificador de tipo SSN y una empresa toma de forma predeterminada un identificador de tipo EIN. Puede cambiar el tipo antes de guardar.

Warning

Covercy One verifica que el Tax ID Number coincida con el formato esperado para el tipo que seleccionó y bloquea el guardado con un error en línea si no coincide. El guardado también se bloquea si la Main Email Address está vacía, no es un correo electrónico válido o duplica el de otra entidad de su espacio de trabajo.

Registrar la identificación fiscal

Abra una entidad para ver su panel de Tax Identification. Muestra el Tax ID Type y el Tax ID Number con el formato correspondiente a ese tipo, y un texto de marcador de posición como "Not provided" cuando no se ha introducido ningún Tax ID. Si tiene permiso de edición, edite el panel para actualizar el Tax ID Type y el Number; Covercy One valida el valor con respecto al tipo seleccionado antes de guardar. El panel también tiene un Accounting ID opcional que puede usar para hacer coincidir una entidad con su sistema de contabilidad: aparece en el panel solo cuando se ha establecido, y al borrarlo se elimina la fila. El Accounting ID no forma parte del formulario de creación; agréguelo después de que exista la entidad.

Agregar direcciones

Una entidad puede tener más de una dirección, cada una con un tipo: Physical (la ubicación real del negocio o residencia), Registered (la dirección legal registrada, como el estado de constitución de una LLC) o Mailing (la dirección preferida para la correspondencia, que puede ser un apartado postal). La primera dirección que agregue se considera la dirección principal de la entidad.

Abra la entidad y agregue una dirección.
Comience a escribir la dirección y elija una sugerencia del autocompletado para rellenar los campos y colocar un marcador en el mapa.
Introduzca un número de apartamento, suite o piso en la segunda línea de la dirección si lo tiene.
Elija el tipo de dirección —Physical, Registered o Mailing— y guarde.

Tip

Puede designar qué dirección es la dirección fiscal de la entidad, la que se utiliza para la entrega del K-1. Si no establece una de forma explícita, Covercy One utiliza la primera dirección de la entidad. La dirección fiscal debe ser una de las direcciones propias de la entidad.

Note

Las direcciones incorporadas mediante una importación comienzan como texto sin formato, sin marcador en el mapa. La próxima vez que edite una de esas direcciones y elija una sugerencia del autocompletado, Covercy One agregará la ubicación en el mapa. Si edita el texto sin elegir una sugerencia, permanece solo como texto.

Vincular contactos a una entidad

Las entidades de inversión y los contactos están conectados mediante relaciones. Desde un contacto, los vincula a una o más entidades y elige cómo se relaciona cada contacto con la entidad: para una entidad individual, el propio inversor, un familiar o un asesor; para una empresa, un fideicomiso u otra entidad, un propietario o gerente, o un asesor. El correo electrónico que establezca en un contacto también puede usarse para completar previamente la Main Email Address de la entidad. Para administrar estos vínculos desde el lado del contacto, consulte Administrar sus contactos.

Importar entidades de forma masiva

Puede crear entidades de inversión junto con los contactos en una sola operación mediante el Import Wizard. Asigne las columnas de su hoja de cálculo a los campos de la entidad —nombre y tipo de entidad, identificación fiscal, direcciones, etiquetas y campos personalizados— y Covercy One crea o hace coincidir las entidades a medida que importa.

Las filas con un Tax ID coincidente o una coincidencia exacta de nombre reutilizan la entidad existente en lugar de crear un duplicado, y el contacto se vincula a ella.
Una coincidencia de nombre cercana pero no exacta se marca para su revisión, de modo que pueda elegir usar la entidad existente o crear una nueva.
Las filas con datos de contacto pero sin datos de entidad pueden crear automáticamente una entidad individual a partir del nombre del contacto, u omitir por completo la creación de la entidad: usted elige cuál.
Cuando no se indica un tipo de entidad, la entidad toma de forma predeterminada el tipo Individual.

Note

Para el recorrido completo de importación —subir un archivo, asignar campos y revisar las filas antes de importar— consulte Administrar sus contactos, que cubre el Import Wizard compartido.

Cambiar el tipo de una entidad de forma segura

Si una entidad todavía no tiene posiciones, puede cambiar su tipo y el cambio se guarda de inmediato. Si la entidad ya tiene posiciones, Covercy One le pide que confirme primero, porque cambiar el tipo puede generar una discrepancia con las posiciones existentes.

Abra la entidad y cambie su tipo en la página de detalles o en el formulario de la entidad.
Si la entidad tiene posiciones, aparece un cuadro de diálogo de confirmación que muestra el impacto, incluido cuántas posiciones y oportunidades abiertas se ven afectadas. También sugiere crear una entidad adicional en lugar de cambiar esta.
Para continuar, escriba Change en el cuadro de confirmación exactamente como se muestra y luego envíe. El botón de envío permanece deshabilitado hasta que el texto coincida.

Warning

Confirmar un cambio de tipo en una entidad con posiciones restablece los enlaces de invitación activos de las oportunidades aún no firmadas de esa entidad, de modo que esos inversores necesitarían una nueva invitación. Las invitaciones de oportunidades ya firmadas no se ven afectadas. En caso de duda, considere crear una nueva entidad en lugar de cambiar una existente.

Revisar los flujos de caja de una entidad

Abra una entidad de inversión para ver una sección de Cash Flows que reúne el historial de flujos de caja de todas las posiciones de esa entidad. Cada fila muestra su holding, y la columna de la entidad de inversión está oculta porque ya está viendo una sola entidad. Si la entidad todavía no tiene posiciones, verá un estado vacío.

Verificar que funcionó

Después de crear o editar una entidad, confirme que aparece en su lista de entidades con la Main Email Address correcta, que el panel de Tax Identification muestra el Tax ID con formato y que las direcciones que agregó están en la lista. Las ediciones realizadas en la página de detalles aparecen en la lista cuando actualiza. Si algo no se ve bien, comuníquese con nuestro equipo para obtener ayuda.

¿La Main Email Address es obligatoria para una entidad de inversión?: Sí. Toda entidad de inversión necesita una Main Email Address válida, y debe ser única dentro de su espacio de trabajo. Cuando la entidad ya tiene contactos, Covercy One completa previamente este campo a partir del correo electrónico de un contacto —dando prioridad a un contacto principal— y puede cambiarlo antes de guardar.
¿Por qué no puedo guardar mi Tax ID Number?: Covercy One verifica el Tax ID Number con respecto al formato esperado para el Tax ID Type que seleccionó y muestra un error en línea cuando no coincide. Asegúrese de que el tipo coincida con la clase de identificador que está introduciendo y luego vuelva a guardar.
¿Para qué sirve el Accounting ID?: El Accounting ID es una referencia opcional que puede usar para hacer coincidir una entidad con su propio sistema de contabilidad. Se encuentra en el panel de Tax Identification, aparece solo cuando se ha establecido y no forma parte del formulario de creación de la entidad: agréguelo después de que exista la entidad. Al borrarlo, se elimina la fila del panel.
¿Qué dirección se utiliza para la entrega del K-1?: Covercy One utiliza la dirección fiscal de la entidad. Si no elige una de forma explícita, toma de forma predeterminada la primera dirección de la entidad. Puede establecer cualquiera de las direcciones propias de la entidad como dirección fiscal.
¿Por qué Covercy One me pide que confirme antes de cambiar el tipo de una entidad?: Cuando una entidad ya tiene posiciones, cambiar su tipo puede generar una discrepancia y restablece los enlaces de invitación activos de las oportunidades aún no firmadas de esa entidad. Para evitar cambios accidentales, usted confirma escribiendo "Change" en el cuadro de diálogo, que también muestra cuántas posiciones y oportunidades se ven afectadas. Las entidades sin posiciones cambian de inmediato sin confirmación.