تسجيل الأنشطة والمهام

بحلول نهاية هذا الدليل ستعرف كيفية تسجيل نشاط مثل اجتماع أو مكالمة أو بريد إلكتروني أو ملاحظة، وكيفية إنشاء المهام وتعيينها وتتبّعها حتى يبقى فريقك على اطّلاع بالمتابعات عبر CRM الخاص بـ Covercy One بأكمله.

تسجيل نشاط

تلتقط الأنشطة تفاعلاتك مع جهة اتصال — الاجتماعات والمكالمات ورسائل البريد الإلكتروني والملاحظات. عند تسجيل نشاط، يسجّل Covercy One أنك أنت من سجّله، حتى يتمكن فريقك من رؤية من شارك فيه.

1. افتح جهة الاتصال أو الكيان الذي تريد تسجيل النشاط له.
2. أضف نشاطًا جديدًا واختر نوعه — اجتماع أو مكالمة أو بريد إلكتروني أو ملاحظة.
3. أدخل تفاصيل النشاط.
4. احفظ النشاط. يسجّلك Covercy One تلقائيًا بصفتك الشخص الذي سجّله.
5. إذا كنت تسجّل نشاطًا نيابةً عن زميل في الفريق، فغيّر الشخص المنسوب إليه قبل الحفظ.

إنشاء مهمة

تتتبّع المهام المتابعات والتذكيرات وبنود العمل. يمكنك إضافة المهام من جهة اتصال أو كيان مستثمِر أو فرصة أو لوحة المعلومات الخاصة بك، وتظهر في لوحة المهام للسجل الذي تتعلق به.

1. افتح لوحة المهام في جهة اتصال أو كيان أو فرصة أو لوحة معلومات GP الخاصة بك.
2. للمهمة السريعة، اكتب وصفًا في حقل الإضافة السريعة أسفل القائمة واضغط على Enter. تُنشأ المهمة مع تعيينك مالكًا لها، وبأولوية متوسطة وحالة مفتوحة، ويبقى الحقل في وضع التركيز حتى تتمكن من إضافة مهمة أخرى. اضغط على Escape لمسح الحقل دون إنشاء مهمة.
3. للمهمة الكاملة، حدّد إضافة مهمة لفتح النموذج، ثم املأ الوصف وتاريخ الاستحقاق والأولوية والمالك.
4. إذا فتحت النموذج من لوحة المعلومات الخاصة بك أو من صفحة بلا سجل ثابت، فاستخدم محدّد مرتبط بـ لربط المهمة بجهة اتصال أو كيان مستثمِر. عند إنشاء مهمة من داخل جهة اتصال أو كيان أو فرصة، تُربط المهمة بذلك السجل تلقائيًا ولا يظهر مرتبط بـ.
5. أنشئ المهمة. تظهر في قائمة المهام على الفور.

تعيين المهام وإعادة تعيينها

تُعيَّن المهام الجديدة لك بصفتك المالك افتراضيًا. يمكنك تعيين مهمة لأي زميل في مساحة عملك، أو تركها دون تعيين، ويمكنك تغيير المالك في أي وقت.

1. اختر المالك من محدّد المالك عند إنشاء المهمة، أو انقر على مالك مهمة في القائمة لتغييره لاحقًا.
2. اختر زميلًا في الفريق لتعيين المهمة له، أو حدّد غير معيّنة لتركها دون مالك.
3. يُطبَّق التغيير على الفور دون مغادرة الصفحة.

تحديث مهمة

يمكنك تحرير مهمة مباشرةً في القائمة دون فتح صفحة منفصلة. انقر على شارة الحالة لنقل المهمة بين مفتوحة، وقيد التنفيذ، ومكتملة؛ وانقر على تاريخ الاستحقاق لإعادة جدولتها؛ وانقر على المالك لإعادة تعيينها. مرّر المؤشر فوق مهمة لإظهار قائمة الإجراءات الخاصة بها، حيث يمكنك تحريرها أو حذفها، أو فتح تفاصيلها الكاملة.

أبقِ مهامك متوافقة مع صندوق بريدك المتصل

إذا كنت قد ربطت صندوق بريد العمل الخاص بك بـ Covercy One وكان الاتصال يتضمّن حق الوصول إلى مهامه، فإن مهامك في Covercy One وقائمة المهام في صندوق بريدك تبقى متوافقة مع بعضها، فلا تحتاج إلى إدارة قائمتين يدويًا.

• المهمة التي تنشئها أو تحدّثها في Covercy One تُرسَل إلى قائمة المهام في صندوق بريدك المتصل — Google Tasks لصندوق بريد Gmail.
• وإذا حرّرت المهمة نفسها بعد ذلك في قائمة المهام في صندوق بريدك، فإن التغيير يرتد ويحدّث النسخة الموجودة في Covercy One.
• أما المهام التي أنشأتها مباشرةً في قائمة المهام في صندوق بريدك ولم توجد قَط في Covercy One، فتُعدّ مهامًا شخصية. تبقى هناك ولا يتم سحبها أبدًا إلى CRM الخاص بك.

العمل على عدة مهام في وقت واحد

عندما تحتوي قائمة على مهام كثيرة، حدّد مربع الاختيار في كل مهمة تريد التصرف بشأنها. يظهر شريط أدوات يعرض عدد المهام التي حددتها، مع إجراءات جماعية لوضع علامة مكتملة عليها، أو وضع علامة قيد التنفيذ، أو إعادة تعيينها، أو حذفها. يطلب منك الحذف التأكيد أولًا.

تصفية مهامك

حدّد عوامل التصفية أعلى قائمة المهام لتضييقها حسب المالك والحالة (مفتوحة، قيد التنفيذ، مكتملة، أو الكل) والأولوية (منخفضة، متوسطة، عالية، أو الكل). يعرض الزر عددًا عندما تكون عوامل التصفية نشطة — على سبيل المثال، "عوامل التصفية (2)" — ويمكنك تحديد مسح عوامل التصفية لإعادة ضبط القائمة. في لوحة معلومات GP الخاصة بك، تعرض لوحة مهامي المهام المعيّنة لك.

تحقّق من نجاح العملية

بعد تسجيل نشاط، تأكّد من ظهوره في جدول الأنشطة مع ظهورك أنت (أو الزميل الذي اخترته) في عمود "تم التسجيل بواسطة". بعد إنشاء مهمة، تأكّد من ظهورها في قائمة المهام بالمالك وتاريخ الاستحقاق والحالة الصحيحة، ومن ظهورها في جهة الاتصال أو الكيان أو الفرصة ذات الصلة. وإذا كنت قد ربطت صندوق بريد يتضمّن حق الوصول إلى المهام، فيمكنك أيضًا التحقّق من ظهور المهمة الجديدة في قائمة المهام في صندوق بريدك. إذا بدا شيء غير صحيح، فتواصل مع فريقنا للحصول على المساعدة.