Γνωρίστε τον Neo, τον Co-GP σας με τεχνητή νοημοσύνη.Μάθετε περισσότερα
Covercy
CRM

Καταγραφή δραστηριοτήτων και εργασιών

Καταγράψτε συναντήσεις, κλήσεις, email και σημειώσεις στις επαφές σας και δημιουργήστε, αναθέστε και παρακολουθήστε εργασίες σε ολόκληρο το CRM του Covercy One — συμπεριλαμβανομένων των εργασιών που διατηρούνται σε αντιστοιχία με το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιό σας.

Στο τέλος αυτού του οδηγού θα ξέρετε πώς να καταγράφετε μια δραστηριότητα, όπως μια συνάντηση, κλήση, email ή σημείωση, και πώς να δημιουργείτε, να αναθέτετε και να παρακολουθείτε εργασίες, ώστε η ομάδα σας να παραμένει ενήμερη για τις ενέργειες παρακολούθησης σε ολόκληρο το CRM του Covercy One.

Note

Χρειάζεστε πρόσβαση στον χώρο εργασίας του GP για να καταγράφετε δραστηριότητες και να διαχειρίζεστε εργασίες. Αν δεν μπορείτε να δείτε τις περιοχές δραστηριοτήτων ή εργασιών, ζητήστε από έναν διαχειριστή του χώρου εργασίας να σας παραχωρήσει πρόσβαση.

Καταγραφή δραστηριότητας

Οι δραστηριότητες καταγράφουν τις αλληλεπιδράσεις σας με μια επαφή — συναντήσεις, κλήσεις, email και σημειώσεις. Όταν καταγράφετε μια δραστηριότητα, το Covercy One καταγράφει ότι την καταχωρίσατε εσείς, ώστε η ομάδα σας να μπορεί να δει ποιος συμμετείχε.

  1. Ανοίξτε την επαφή ή την οντότητα για την οποία θέλετε να καταγράψετε τη δραστηριότητα.
  2. Προσθέστε μια νέα δραστηριότητα και επιλέξτε τον τύπο της — μια συνάντηση, κλήση, email ή σημείωση.
  3. Εισαγάγετε τις λεπτομέρειες της δραστηριότητας.
  4. Αποθηκεύστε τη δραστηριότητα. Το Covercy One σας καταγράφει αυτόματα ως το άτομο που την καταχώρισε.
  5. Αν καταγράφετε μια δραστηριότητα για λογαριασμό ενός συναδέλφου, αλλάξτε το άτομο στο οποίο αποδίδεται πριν αποθηκεύσετε.

Tip

Στον πίνακα δραστηριοτήτων, η στήλη "Καταγράφηκε από" δείχνει ποιος κατέγραψε κάθε δραστηριότητα με όνομα (ή email). Οι δραστηριότητες που δημιουργούνται αυτόματα από την πλατφόρμα — για παράδειγμα, ένα email πρόσκλησης που ένας επενδυτής έστειλε ξανά στον εαυτό του — εμφανίζονται ως "System" αντί για μέλος της ομάδας.

Δημιουργία εργασίας

Οι εργασίες παρακολουθούν ενέργειες παρακολούθησης, υπενθυμίσεις και ενέργειες προς εκτέλεση. Μπορείτε να προσθέσετε εργασίες από μια επαφή, μια επενδυτική οντότητα, μια ευκαιρία ή τον πίνακα ελέγχου σας, και εμφανίζονται στον πίνακα εργασιών της εγγραφής με την οποία σχετίζονται.

  1. Ανοίξτε τον πίνακα εργασιών σε μια επαφή, οντότητα, ευκαιρία ή στον πίνακα ελέγχου GP σας.
  2. Για μια γρήγορη εργασία, πληκτρολογήστε μια περιγραφή στο πεδίο γρήγορης προσθήκης στο κάτω μέρος της λίστας και πατήστε Enter. Η εργασία δημιουργείται με εσάς ως κάτοχο, μεσαία προτεραιότητα και ανοικτή κατάσταση, και το πεδίο παραμένει εστιασμένο ώστε να μπορείτε να προσθέσετε άλλη μία. Πατήστε Escape για να καθαρίσετε το πεδίο χωρίς να δημιουργήσετε εργασία.
  3. Για μια πλήρη εργασία, επιλέξτε Προσθήκη εργασίας για να ανοίξετε τη φόρμα και, στη συνέχεια, συμπληρώστε την περιγραφή, την ημερομηνία λήξης, την προτεραιότητα και τον κάτοχο.
  4. Αν ανοίξατε τη φόρμα από τον πίνακα ελέγχου σας ή από μια σελίδα χωρίς σταθερή εγγραφή, χρησιμοποιήστε τον επιλογέα Σχετίζεται με για να συνδέσετε την εργασία με μια επαφή ή μια επενδυτική οντότητα. Όταν δημιουργείτε μια εργασία μέσα από μια επαφή, οντότητα ή ευκαιρία, η εργασία συνδέεται αυτόματα με εκείνη την εγγραφή και το Σχετίζεται με δεν εμφανίζεται.
  5. Δημιουργήστε την εργασία. Εμφανίζεται στη λίστα εργασιών αμέσως.

Tip

Το πεδίο ημερομηνίας λήξης προσφέρει προκαθορισμένες επιλογές — Σήμερα, Αύριο, Σε 3 εργάσιμες ημέρες, Την επόμενη εβδομάδα, Σε 2 εβδομάδες — μαζί με μια προσαρμοσμένη ημερομηνία που επιλέγετε από ένα ημερολόγιο.

Ανάθεση και επανανάθεση εργασιών

Οι νέες εργασίες ορίζονται από προεπιλογή με εσάς ως κάτοχο. Μπορείτε να αναθέσετε μια εργασία σε οποιονδήποτε συνάδελφο στον χώρο εργασίας σας, ή να την αφήσετε χωρίς ανάθεση, και μπορείτε να αλλάξετε τον κάτοχο ανά πάσα στιγμή.

  1. Επιλέξτε τον κάτοχο από τον επιλογέα κατόχου κατά τη δημιουργία της εργασίας, ή κάντε κλικ στον κάτοχο μιας εργασίας στη λίστα για να τον αλλάξετε αργότερα.
  2. Επιλέξτε έναν συνάδελφο για να του αναθέσετε την εργασία, ή επιλέξτε Χωρίς ανάθεση για να την αφήσετε χωρίς κάτοχο.
  3. Η αλλαγή εφαρμόζεται αμέσως χωρίς να αποχωρήσετε από τη σελίδα.

Note

Οι εργασίες χωρίς ανάθεση εμφανίζουν "Χωρίς ανάθεση" στο πεδίο κατόχου και παραμένουν πλήρως επεξεργάσιμες, ώστε να μπορείτε να τις αναλάβετε ή να τις παραδώσετε όποτε είστε έτοιμοι.

Ενημέρωση εργασίας

Μπορείτε να επεξεργαστείτε μια εργασία απευθείας στη λίστα χωρίς να ανοίξετε ξεχωριστή σελίδα. Κάντε κλικ στο σήμα κατάστασης για να μετακινήσετε την εργασία μεταξύ Ανοικτή, Σε εξέλιξη και Ολοκληρωμένη· κάντε κλικ στην ημερομηνία λήξης για να την επαναπρογραμματίσετε· και κάντε κλικ στον κάτοχο για να την επαναναθέσετε. Τοποθετήστε τον δείκτη πάνω σε μια εργασία για να εμφανιστεί το μενού ενεργειών της, όπου μπορείτε να την επεξεργαστείτε ή να τη διαγράψετε, ή να ανοίξετε τις πλήρεις λεπτομέρειές της.

Warning

Οι εργασίες που έχουν περάσει την ημερομηνία λήξης τους και δεν έχουν ολοκληρωθεί ακόμη επισημαίνονται ως εκπρόθεσμες με ένα διακριτό στυλ και μια ετικέτα "Εκπρόθεσμη", ώστε να εντοπίζονται εύκολα σε κάθε λίστα.

Διατήρηση των εργασιών σε αντιστοιχία με το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιό σας

Αν έχετε συνδέσει το επαγγελματικό γραμματοκιβώτιό σας με το Covercy One και η σύνδεση περιλαμβάνει πρόσβαση στις εργασίες του, οι εργασίες σας στο Covercy One και η λίστα εργασιών του γραμματοκιβωτίου σας παραμένουν σε αντιστοιχία μεταξύ τους, ώστε να μην χρειάζεται να τηρείτε δύο λίστες χειροκίνητα.

  • Μια εργασία που δημιουργείτε ή ενημερώνετε στο Covercy One προωθείται στη λίστα εργασιών του συνδεδεμένου γραμματοκιβωτίου σας — στο Google Tasks για ένα γραμματοκιβώτιο Gmail.
  • Αν στη συνέχεια επεξεργαστείτε την ίδια εργασία στη λίστα εργασιών του γραμματοκιβωτίου σας, η αλλαγή επιστρέφει και ενημερώνει το αντίγραφο στο Covercy One.
  • Οι εργασίες που δημιουργήσατε απευθείας στη λίστα εργασιών του γραμματοκιβωτίου σας, οι οποίες δεν υπήρξαν ποτέ στο Covercy One, θεωρούνται προσωπικές. Παραμένουν εκεί και δεν μεταφέρονται ποτέ στο CRM σας.

Note

Ο συγχρονισμός ισχύει μόνο για τα γραμματοκιβώτια που έχετε συνδέσει. Για να συνδέσετε ένα, δείτε την ενότητα Συνδέστε το email σας με το Covercy. Αν η σύνδεση του γραμματοκιβωτίου σας δεν περιλαμβάνει πρόσβαση στις εργασίες του, το Covercy One απλώς παραλείπει τον συγχρονισμό — οι εργασίες σας εξακολουθούν να λειτουργούν κανονικά στο Covercy One, απλώς δεν εμφανίζονται στη λίστα εργασιών του γραμματοκιβωτίου σας.

Διαχείριση πολλών εργασιών ταυτόχρονα

Όταν μια λίστα έχει πολλές εργασίες, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου σε κάθε εργασία στην οποία θέλετε να ενεργήσετε. Εμφανίζεται μια γραμμή εργαλείων που δείχνει πόσες εργασίες έχετε επιλέξει, με μαζικές ενέργειες για να τις επισημάνετε ως ολοκληρωμένες, να τις επισημάνετε ως σε εξέλιξη, να τις επαναναθέσετε ή να τις διαγράψετε. Η διαγραφή σάς ζητά πρώτα να επιβεβαιώσετε.

Note

Μπορείτε να διαγράψετε οποιαδήποτε εργασία μπορείτε να δείτε — είτε τη δημιουργήσατε στο Covercy One είτε είναι μια εργασία που συγχρονίζεται με τη λίστα εργασιών του συνδεδεμένου γραμματοκιβωτίου σας — είτε από το μενού ενεργειών της εργασίας είτε από τη γραμμή μαζικών ενεργειών. Καμία από τις επιλεγμένες εργασίες σας δεν παραλείπεται, και η διαγραφή είναι άμεση μόλις επιβεβαιώσετε. Μια διαγραμμένη εργασία δεν επανεμφανίζεται σε επόμενο συγχρονισμό.

Φιλτράρισμα των εργασιών σας

Επιλέξτε Φίλτρα πάνω από μια λίστα εργασιών για να την περιορίσετε ανά κάτοχο, κατάσταση (Ανοικτή, Σε εξέλιξη, Ολοκληρωμένη ή Όλες) και προτεραιότητα (Χαμηλή, Μεσαία, Υψηλή ή Όλες). Το κουμπί εμφανίζει έναν αριθμό όταν τα φίλτρα είναι ενεργά — για παράδειγμα, "Φίλτρα (2)" — και μπορείτε να επιλέξετε Καθαρισμός φίλτρων για να επαναφέρετε τη λίστα. Στον πίνακα ελέγχου GP σας, ο πίνακας Οι εργασίες μου εμφανίζει τις εργασίες που σας έχουν ανατεθεί.

Επαληθεύστε ότι λειτούργησε

Μετά την καταγραφή μιας δραστηριότητας, επιβεβαιώστε ότι εμφανίζεται στον πίνακα δραστηριοτήτων με εσάς (ή τον συνάδελφο που επιλέξατε) να εμφανίζεστε στη στήλη "Καταγράφηκε από". Μετά τη δημιουργία μιας εργασίας, επιβεβαιώστε ότι εμφανίζεται στη λίστα εργασιών με τον σωστό κάτοχο, ημερομηνία λήξης και κατάσταση, και ότι εμφανίζεται στη σχετική επαφή, οντότητα ή ευκαιρία. Αν έχετε συνδέσει ένα γραμματοκιβώτιο με πρόσβαση στις εργασίες, μπορείτε επίσης να ελέγξετε ότι η νέα εργασία εμφανίζεται στη λίστα εργασιών του γραμματοκιβωτίου σας. Αν κάτι δεν φαίνεται σωστό, επικοινωνήστε με την ομάδα μας για βοήθεια.

Ποιος καταγράφεται ως το άτομο που κατέγραψε μια δραστηριότητα;
Από προεπιλογή, η δραστηριότητα αποδίδεται σε εσάς, και το όνομά σας (ή το email) εμφανίζεται στη στήλη "Καταγράφηκε από". Αν καταγράφετε για λογαριασμό ενός συναδέλφου, μπορείτε να αλλάξετε σε ποιον αποδίδεται η δραστηριότητα πριν την αποθήκευση. Οι δραστηριότητες που δημιουργεί η πλατφόρμα αυτόματα ενδέχεται να εμφανίζονται ως "System" αντί για άτομο.
Μπορώ να δημιουργήσω μια εργασία χωρίς να την αναθέσω σε κανέναν;
Ναι. Επιλέξτε "Χωρίς ανάθεση" στον επιλογέα κατόχου. Η εργασία εξακολουθεί να εμφανίζεται στη λίστα και παραμένει πλήρως επεξεργάσιμη, ώστε εσείς ή ένας συνάδελφος να μπορείτε να την αναλάβετε αργότερα.
Ποιος είναι ο ταχύτερος τρόπος για να προσθέσω μια εργασία;
Χρησιμοποιήστε το πεδίο γρήγορης προσθήκης στο κάτω μέρος οποιασδήποτε λίστας εργασιών: πληκτρολογήστε μια περιγραφή και πατήστε Enter. Η εργασία δημιουργείται με εσάς ως κάτοχο, μεσαία προτεραιότητα και ανοικτή κατάσταση, και το πεδίο παραμένει εστιασμένο ώστε να μπορείτε να προσθέσετε πολλές στη σειρά.
Πώς συνδέω μια εργασία με μια συγκεκριμένη επαφή ή οντότητα;
Όταν δημιουργείτε μια εργασία μέσα από μια επαφή, οντότητα ή ευκαιρία, συνδέεται αυτόματα με εκείνη την εγγραφή. Όταν δημιουργείτε μία από τον πίνακα ελέγχου σας ή από άλλη σελίδα χωρίς σταθερή εγγραφή, χρησιμοποιήστε τον επιλογέα "Σχετίζεται με" για να τη συνδέσετε με μια επαφή ή μια επενδυτική οντότητα.
Πώς ξέρω ποιες εργασίες είναι εκπρόθεσμες;
Οι εργασίες που έχουν περάσει την ημερομηνία λήξης τους και δεν έχουν ολοκληρωθεί επισημαίνονται με ένα διακριτό στυλ και μια ετικέτα "Εκπρόθεσμη" σε κάθε λίστα, ώστε να μπορείτε να τις εντοπίσετε με μια ματιά. Μπορείτε επίσης να φιλτράρετε μια λίστα ανά κατάσταση για να επικεντρωθείτε σε ανοικτή ή σε εξέλιξη εργασία.
Εμφανίζονται οι εργασίες μου από το Covercy One στη λίστα εργασιών του γραμματοκιβωτίου μου;
Ναι, όταν το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιό σας περιλαμβάνει πρόσβαση στις εργασίες του — στο Google Tasks για ένα γραμματοκιβώτιο Gmail. Μια εργασία που δημιουργείτε ή ενημερώνετε στο Covercy One προωθείται σε εκείνη τη λίστα, και μια επεξεργασία που κάνετε εκεί επιστρέφει στο αντίγραφο του Covercy One.
Θα καταλήξουν οι προσωπικές μου υποχρεώσεις από τη λίστα εργασιών του γραμματοκιβωτίου μου στο CRM;
Όχι. Μόνο οι εργασίες που ξεκίνησαν στο Covercy One διατηρούνται σε αντιστοιχία με το γραμματοκιβώτιό σας. Οι εργασίες που δημιουργήσατε απευθείας στη λίστα εργασιών του γραμματοκιβωτίου σας παραμένουν εκεί και δεν εισάγονται ποτέ στο CRM σας.

Σχετικά άρθρα

Περιήγηση στο Κέντρο βοήθειας