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Al terminar esta guía tendrá su buzón de trabajo conectado a Covercy One, sabrá qué correos conserva Covercy y cuáles deja fuera, y podrá definir la lista de dominios de correo que nunca quiere ver en su CRM.
Note
Necesita acceso al espacio de trabajo del GP para conectar un buzón. Los correos se cotejan con los contactos que ya existen en su CRM, así que agregue primero a sus inversionistas y demás contactos externos si desea capturar sus conversaciones.
Conecte su buzón
- Abra Settings y vaya a la página de configuración de correo.
- En la sección Mailbox Connections, conecte su buzón de trabajo de Gmail y otorgue acceso a Covercy cuando su proveedor se lo solicite. Puede conectar más de un buzón.
- Confirme que el buzón aparece como conectado.
- Asegúrese de que el registro automático de correos esté activado para el buzón: eso es lo que indica a Covercy One que debe seguir sincronizándolo por usted.
Warning
Covercy nunca le pedirá que comparta su contraseña, sus códigos de verificación en dos pasos ni sus credenciales bancarias por correo electrónico, mensaje de texto o teléfono. Diríjase siempre directamente a Covercy en lugar de seguir enlaces en mensajes inesperados.
Cómo se ejecuta la sincronización
Su primera sincronización comienza por sí sola en cuanto abre Covercy One con la sesión iniciada: basta con cargar la aplicación para activarla. A partir de ahí, Covercy One actualiza sus buzones conectados periódicamente mientras usted trabaja, y una sincronización en segundo plano los mantiene al día incluso cuando no está en la aplicación. Nunca tiene que hacer clic en nada para mantener su CRM al día, pero cuando no quiera esperar, puede actualizar una página usted mismo.
Tip
La sincronización se ejecuta en segundo plano, por lo que nunca retrasa la carga de una página. Si un intento de sincronización falla, no interrumpe su trabajo: Covercy One simplemente lo vuelve a intentar en una sincronización posterior.
Actualice una página usted mismo
Las páginas Tasks, Activity y Communications cuentan cada una con un control Refresh para las veces en que prefiera no esperar a la siguiente sincronización automática. Se encuentra junto con los controles de trabajo propios de cada página, no en el encabezado de la página: en Tasks y Communications está en la barra de herramientas de la tabla, inmediatamente a la izquierda del menú adicional “…”; en Activity es el control más a la derecha de la barra de filtros que contiene el filtro de tipo de actividad.
Note
El control se llama Refresh, nunca “Sync”, así que busque el ícono de actualizar en lugar de la palabra que ha leído en las secciones sobre sincronización de este artículo. Es un botón compuesto solo por un ícono, sin texto: la etiqueta Refresh aparece al pasar el cursor sobre él o al llevarle el foco del teclado, y eso mismo es lo que anuncia un lector de pantalla.
Seleccionar Refresh ejecuta la misma actualización de buzón que ya se ejecuta automáticamente por usted, en todos los buzones que tenga conectados. Cuando termina, la lista propia de la página se actualiza en el lugar —sin recargar ni navegar—, de modo que un correo que acaba de sincronizarse aparece justo donde usted está.
Warning
Mientras se ejecuta una actualización, el botón queda no disponible y muestra que está trabajando. Si la actualización falla, se le muestra un error y el botón vuelve a estar disponible: no se pierde nada y puede volver a intentarlo.
Note
Cuando no tiene ningún buzón conectado, el control Refresh no se muestra en absoluto: no habría nada que actualizar. Así que si no lo encuentra, eso significa que no hay ningún buzón conectado, y no que falte algo en la página. La conexión de un buzón se sigue haciendo desde su configuración de correo, como se indicó arriba.
Qué correos conserva Covercy
Covercy One no copia todo su buzón. Conserva un correo únicamente cuando este involucra a uno de sus contactos, y esa suele ser la respuesta a la pregunta "¿por qué este correo no está en Covercy?":
- Un correo se conserva cuando al menos un participante —el remitente o cualquier destinatario— coincide con un contacto de su CRM y el dominio de correo de ese participante no está en su lista de dominios ignorados. El correo se registra como una actividad en la ficha de ese contacto, incluso cuando compañeros de su firma están en el mismo hilo.
- Un correo sin ningún contacto entre sus participantes no se almacena en Covercy en absoluto.
- Un correo cuya única coincidencia de contacto pertenece a un dominio ignorado tampoco califica, por lo que no se almacena.
- Los hilos puramente internos —aquellos en los que todos son miembros de su firma, o todos pertenecen al dominio de correo de su empresa— no se registran como actividades en su CRM.
- Los proveedores de correo personal, como Gmail, no cuentan como el dominio de su empresa. Si alguien le escribe desde una dirección personal que coincide con un contacto del CRM, ese correo se conserva, aunque esa persona también trabaje en su firma.
Elija qué dominios ignorar
Cada organización tiene su propia lista de dominios ignorados. El correo enviado a esos dominios y recibido de ellos queda fuera de su CRM, y así es como mantiene a un proveedor, una lista de distribución o las conversaciones internas de su propia firma fuera de los feeds de actividades de sus contactos. Una organización nueva comienza con covercy.com ya incluido en la lista.
- Abra su configuración de correo y busque la lista de dominios ignorados.
- Agregue un dominio que no quiera sincronizar, o elimine uno que ya no desee ignorar. Los dominios se guardan en minúsculas, así que las mayúsculas y los espacios sobrantes no afectan.
- Guarde la lista. Se aplica a todas las sincronizaciones a partir de ese momento.
Note
La lista admite hasta diez dominios. Si ya llegó a diez, elimine uno antes de poder agregar otro.
Warning
Editar la lista también hace una limpieza retroactiva. Cuando agrega un dominio, los correos ya sincronizados en Covercy que dejan de calificar se eliminan, junto con las actividades que se generaron a partir de ellos; los correos que siguen calificando quedan intactos. Esto solo elimina mensajes de Covercy: su propio buzón nunca se modifica y todos los correos originales siguen estando en su proveedor de correo.
Correos que envía desde Covercy
Un correo que envía desde Covercy One siempre se registra como una comunicación, sin importar a quién se lo envíe. Si lo envía a alguien que es un contacto, la comunicación se vincula a la ficha de ese contacto; si lo envía a alguien que no es un contacto, el correo se envía igualmente y también queda registrado, solo que sin vínculo a un contacto. El envío desde Covercy no está sujeto a la regla de contactos anterior: esa regla determina qué conserva Covercy de su buzón, no qué envía usted desde el CRM.
Dónde aparecen sus correos sincronizados
Los correos sincronizados aparecen como actividades de correo en la ficha del contacto correspondiente y en la página de Comunicaciones, junto con sus llamadas, reuniones y notas registradas. No necesita registrar estos correos manualmente.
Verifique que funcionó
Abra un contacto al que le haya escrito recientemente y compruebe que la conversación aparece en su feed de actividades como una actividad de correo. Como la sincronización se ejecuta en segundo plano, un correo reciente puede tardar un poco en aparecer; seleccione Refresh si prefiere no esperar. Si sus correos siguen sin aparecer, confirme que el buzón figura como conectado, verifique que los demás participantes existen como contactos en su CRM y revise que su dominio no esté en la lista de dominios ignorados. Si algo aún no se ve bien, comuníquese con nuestro equipo para obtener ayuda.
Note
¿Quiere dejar de sincronizar un buzón? La desconexión de un buzón conectado se explica en Configure su firma y su espacio de trabajo, junto con el resto de la configuración de su espacio de trabajo.
- ¿Necesito hacer clic en algo para sincronizar mi correo?
- No, pero puede hacerlo. Una vez que su buzón está conectado, la sincronización es automática: la primera sincronización comienza en cuanto abre Covercy One con la sesión iniciada; después, Covercy One se actualiza periódicamente mientras usted trabaja y nuevamente según una programación en segundo plano cuando no está en la aplicación. Cuando prefiera no esperar, las páginas Tasks, Activity y Communications cuentan cada una con un control Refresh que ejecuta esa misma actualización en sus buzones conectados de inmediato.
- Busco un botón “Sync” y no lo encuentro. ¿Dónde está?
- El control se llama Refresh, no Sync. Es un botón compuesto solo por un ícono, sin texto: en Tasks y Communications está en la barra de herramientas de la tabla, justo a la izquierda del menú “…”, y en Activity es el control más a la derecha de la barra de filtros. Pase el cursor sobre él o llévele el foco del teclado y aparecerá la etiqueta Refresh.
- ¿Por qué no veo el control Refresh en Tasks, Activity o Communications?
- Porque no hay ningún buzón conectado. El control no se muestra en absoluto cuando no tiene un buzón conectado, ya que no habría nada que actualizar. Conecte un buzón desde su configuración de correo y aparecerá.
- ¿Por qué un correo en particular no está en Covercy?
- Covercy conserva un correo únicamente cuando al menos un participante coincide con un contacto de su CRM y el dominio de ese participante no está en su lista de dominios ignorados. Un correo sin ningún contacto entre sus participantes no se almacena en absoluto, y tampoco uno cuya única coincidencia de contacto pertenece a un dominio ignorado. Los hilos puramente internos tampoco se registran como actividades. Deje pasar además un poco de tiempo para que un correo reciente se sincronice.
- ¿Para qué sirve la lista de dominios ignorados?
- Es una lista por organización de dominios de correo cuyos mensajes quedan fuera de su CRM. Una organización nueva comienza con covercy.com en ella, usted puede agregar y eliminar dominios a su criterio, y la lista admite hasta diez.
- Si agrego un dominio a la lista, ¿se eliminan correos de mi buzón?
- No. Agregar un dominio elimina de Covercy los correos ya sincronizados que dejan de calificar, junto con las actividades que se generaron a partir de ellos. Su buzón en su proveedor de correo nunca se toca: todos los correos originales siguen ahí.
- ¿Los correos que envío desde Covercy también quedan registrados?
- Sí, siempre. Un envío a un contacto se registra como una comunicación y se vincula a ese contacto. Un envío a alguien que no es un contacto también queda registrado, solo que sin vínculo a un contacto.
- ¿Qué pasa si un contacto me escribe desde una dirección personal como Gmail?
- Los proveedores de correo personal no se tratan como el dominio de su empresa. Si la dirección coincide con un contacto de su CRM, el correo se conserva y se registra en la ficha de ese contacto, aunque la persona también trabaje en su firma.
- ¿La sincronización de correo ralentiza la aplicación?
- No. La sincronización se ejecuta en segundo plano, por lo que nunca bloquea la carga de una página. Si un intento de sincronización falla, usted sigue trabajando con normalidad y Covercy One lo vuelve a intentar en una sincronización posterior.