Γνωρίστε τον Neo, τον Co-GP σας με τεχνητή νοημοσύνη.
Μέχρι το τέλος αυτού του οδηγού θα έχετε συνδέσει την εργασιακή σας θυρίδα email με το Covercy One, θα γνωρίζετε ποια email διατηρεί το Covercy και ποια αφήνει εκτός, και θα μπορείτε να ορίσετε τη λίστα των τομέων email που δεν θέλετε ποτέ στο CRM σας.
Note
Χρειάζεστε πρόσβαση στον χώρο εργασίας GP για να συνδέσετε μια θυρίδα. Τα email αντιστοιχίζονται με επαφές που υπάρχουν ήδη στο CRM σας, οπότε προσθέστε πρώτα τους επενδυτές σας και τις άλλες εξωτερικές επαφές σας αν θέλετε να καταγράφονται οι συνομιλίες τους.
Συνδέστε τη θυρίδα σας
- Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις και μεταβείτε στη σελίδα ρυθμίσεων email.
- Στην ενότητα Mailbox Connections, συνδέστε την εργασιακή σας θυρίδα Gmail και παραχωρήστε πρόσβαση στο Covercy όταν σας τη ζητήσει ο πάροχός σας. Μπορείτε να συνδέσετε περισσότερες από μία θυρίδες.
- Επιβεβαιώστε ότι η θυρίδα εμφανίζεται ως συνδεδεμένη.
- Βεβαιωθείτε ότι η αυτόματη καταγραφή email είναι ενεργοποιημένη για τη θυρίδα — αυτό είναι που λέει στο Covercy One να συνεχίσει να τη συγχρονίζει για εσάς.
Warning
Το Covercy δεν θα σας ζητήσει ποτέ να κοινοποιήσετε τον κωδικό σας, τους κωδικούς ταυτοποίησης δύο παραγόντων ή τα τραπεζικά σας διαπιστευτήρια μέσω email, μηνύματος ή τηλεφώνου. Πλοηγηθείτε πάντα απευθείας στο Covercy αντί να ακολουθείτε συνδέσμους σε απροσδόκητα μηνύματα.
Πώς εκτελείται ο συγχρονισμός
Ο πρώτος συγχρονισμός ξεκινά από μόνος του μόλις ανοίξετε το Covercy One ενώ είστε συνδεδεμένοι — και μόνο η φόρτωση της εφαρμογής είναι η αφορμή. Στη συνέχεια, το Covercy One ανανεώνει τις συνδεδεμένες θυρίδες σας περιοδικά ενόσω εργάζεστε, ενώ ένας συγχρονισμός στο παρασκήνιο τις διατηρεί ενημερωμένες ακόμη κι όταν δεν βρίσκεστε στην εφαρμογή. Δεν χρειάζεται ποτέ να πατήσετε κάτι για να παραμένει ενημερωμένο το CRM σας — όταν όμως δεν θέλετε να περιμένετε, μπορείτε να ανανεώσετε μια σελίδα μόνοι σας.
Tip
Ο συγχρονισμός εκτελείται στο παρασκήνιο, οπότε ποτέ δεν καθυστερεί τη φόρτωση μιας σελίδας. Αν μια προσπάθεια συγχρονισμού αποτύχει, δεν διακόπτει την εργασία σας — το Covercy One απλώς προσπαθεί ξανά σε επόμενο συγχρονισμό.
Ανανεώστε μια σελίδα μόνοι σας
Οι σελίδες Εργασίες, Δραστηριότητα και Επικοινωνίες διαθέτουν η καθεμία ένα στοιχείο ελέγχου Ανανέωση για τις φορές που δεν θέλετε να περιμένετε τον επόμενο αυτόματο συγχρονισμό. Βρίσκεται μαζί με τα στοιχεία ελέγχου εργασίας κάθε σελίδας και όχι στην κεφαλίδα της σελίδας: στις Εργασίες και στις Επικοινωνίες βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων του πίνακα, ακριβώς αριστερά από το μενού υπερχείλισης «…»· στη Δραστηριότητα είναι το δεξιότερο στοιχείο ελέγχου της γραμμής φίλτρων που περιλαμβάνει το φίλτρο τύπου δραστηριότητας.
Note
Το στοιχείο ελέγχου ονομάζεται Ανανέωση, ποτέ «Συγχρονισμός» — γι’ αυτό αναζητήστε το εικονίδιο ανανέωσης και όχι τη λέξη που διαβάσατε στις ενότητες αυτού του οδηγού για τον συγχρονισμό. Είναι ένα κουμπί μόνο με εικονίδιο, χωρίς κείμενο επάνω του: η ετικέτα Ανανέωση εμφανίζεται όταν περνάτε τον δείκτη από πάνω του ή όταν μεταφέρετε σε αυτό την εστίαση του πληκτρολογίου, και αυτό ακριβώς ανακοινώνει και ο αναγνώστης οθόνης.
Επιλέγοντας Ανανέωση εκτελείται η ίδια ανανέωση θυρίδων που εκτελείται ήδη αυτόματα για εσάς, σε κάθε θυρίδα που έχετε συνδέσει. Όταν ολοκληρωθεί, η λίστα της ίδιας της σελίδας ενημερώνεται επιτόπου — χωρίς επαναφόρτωση και χωρίς πλοήγηση — ώστε ένα email που μόλις συγχρονίστηκε να εμφανίζεται ακριβώς εκεί που βρίσκεστε.
Warning
Όσο εκτελείται μια ανανέωση, το κουμπί δεν είναι διαθέσιμο και δείχνει ότι βρίσκεται σε εξέλιξη. Αν η ανανέωση αποτύχει, εμφανίζεται ένα μήνυμα σφάλματος και το κουμπί γίνεται ξανά διαθέσιμο — δεν χάνεται τίποτα και μπορείτε να προσπαθήσετε ξανά.
Note
Όταν δεν έχετε καμία συνδεδεμένη θυρίδα, το στοιχείο ελέγχου Ανανέωση δεν εμφανίζεται καθόλου — δεν θα υπήρχε τίποτα για να ανανεώσει. Επομένως, αν δεν το βρίσκετε, αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχει συνδεδεμένη θυρίδα και όχι ότι λείπει κάτι από τη σελίδα. Η σύνδεση μιας θυρίδας εξακολουθεί να γίνεται από τις ρυθμίσεις email σας, όπως παραπάνω.
Ποια email διατηρεί το Covercy
Το Covercy One δεν αντιγράφει ολόκληρη τη θυρίδα σας. Διατηρεί ένα email μόνο όταν αυτό αφορά κάποια από τις επαφές σας, κάτι που συνήθως απαντά στο ερώτημα «γιατί δεν βρίσκεται αυτό το email στο Covercy;»:
- Ένα email διατηρείται όταν τουλάχιστον ένας συμμετέχων — ο αποστολέας ή οποιοσδήποτε παραλήπτης — αντιστοιχεί σε επαφή του CRM σας και ο τομέας email εκείνου του συμμετέχοντα δεν βρίσκεται στη λίστα εξαιρούμενων τομέων. Το email καταγράφεται ως δραστηριότητα στην καρτέλα εκείνης της επαφής, ακόμη κι όταν συνάδελφοι από την εταιρεία σας βρίσκονται στο ίδιο νήμα.
- Ένα email χωρίς καμία επαφή ανάμεσα στους συμμετέχοντές του δεν αποθηκεύεται καθόλου στο Covercy.
- Ένα email του οποίου η μοναδική αντιστοιχία με επαφή ανήκει σε εξαιρούμενο τομέα επίσης δεν πληροί τις προϋποθέσεις, οπότε δεν αποθηκεύεται.
- Τα νήματα που είναι αμιγώς εσωτερικά — όπου όλοι οι συμμετέχοντες είναι μέλη της εταιρείας σας ή όλοι ανήκουν στον τομέα email της εταιρείας σας — δεν καταγράφονται ως δραστηριότητες στο CRM σας.
- Οι πάροχοι προσωπικού email, όπως το Gmail, δεν θεωρούνται εταιρικός τομέας. Αν κάποιος σας γράψει από προσωπική διεύθυνση που αντιστοιχεί σε επαφή του CRM, το email διατηρείται — ακόμη κι αν το άτομο αυτό εργάζεται επίσης στην εταιρεία σας.
Επιλέξτε ποιους τομείς θα εξαιρείτε
Κάθε οργανισμός έχει τη δική του λίστα εξαιρούμενων τομέων. Η αλληλογραφία προς και από τους τομείς που περιλαμβάνονται σε αυτήν μένει εκτός του CRM σας — έτσι κρατάτε έναν προμηθευτή, μια λίστα αλληλογραφίας ή την εσωτερική αλληλογραφία της ίδιας σας της εταιρείας εκτός των ροών δραστηριοτήτων των επαφών σας. Ένας νέος οργανισμός ξεκινά έχοντας ήδη στη λίστα το covercy.com.
- Ανοίξτε τις ρυθμίσεις email σας και εντοπίστε τη λίστα των εξαιρούμενων τομέων.
- Προσθέστε έναν τομέα που δεν θέλετε να συγχρονίζεται ή αφαιρέστε κάποιον που δεν θέλετε πλέον να εξαιρείται. Οι τομείς αποθηκεύονται με πεζά, οπότε τα κεφαλαία και τα τυχόν επιπλέον κενά δεν έχουν σημασία.
- Αποθηκεύστε τη λίστα. Ισχύει για κάθε συγχρονισμό από εκείνο το σημείο και έπειτα.
Note
Η λίστα χωράει έως δέκα τομείς. Αν έχετε φτάσει τους δέκα, αφαιρέστε έναν για να μπορέσετε να προσθέσετε άλλον.
Warning
Η επεξεργασία της λίστας κάνει και αναδρομική εκκαθάριση. Όταν προσθέτετε έναν τομέα, τα ήδη συγχρονισμένα στο Covercy email που δεν πληρούν πλέον τις προϋποθέσεις αφαιρούνται, μαζί με τις δραστηριότητες που προέκυψαν από αυτά· τα email που εξακολουθούν να πληρούν τις προϋποθέσεις παραμένουν ανέπαφα. Αυτό αφαιρεί μηνύματα μόνο από το Covercy — η δική σας θυρίδα δεν αλλάζει ποτέ και κάθε πρωτότυπο email παραμένει εκεί, στον πάροχο email σας.
Email που στέλνετε από το Covercy
Ένα email που στέλνετε από το Covercy One καταγράφεται πάντα ως επικοινωνία, σε όποιον κι αν το στείλετε. Αν το στείλετε σε κάποιον που είναι επαφή, η επικοινωνία συνδέεται με την καρτέλα εκείνης της επαφής· αν το στείλετε σε κάποιον που δεν είναι επαφή, το email παρ' όλα αυτά αποστέλλεται και καταγράφεται, απλώς χωρίς σύνδεση με επαφή. Η αποστολή από το Covercy δεν υπόκειται στον παραπάνω κανόνα των επαφών — εκείνος ο κανόνας διέπει το τι διατηρεί το Covercy από τη θυρίδα σας, όχι το τι στέλνετε από το CRM.
Πού εμφανίζονται τα συγχρονισμένα email σας
Τα συγχρονισμένα email εμφανίζονται ως δραστηριότητες email στην καρτέλα της αντίστοιχης επαφής, καθώς και στη σελίδα Επικοινωνίες μαζί με τις καταγεγραμμένες κλήσεις, συναντήσεις και σημειώσεις σας. Δεν χρειάζεται να καταγράφετε αυτά τα email με το χέρι.
Επαληθεύστε ότι λειτούργησε
Ανοίξτε μια επαφή στην οποία στείλατε email πρόσφατα και ελέγξτε ότι η συνομιλία εμφανίζεται στη ροή δραστηριοτήτων της ως δραστηριότητα email. Επειδή ο συγχρονισμός εκτελείται στο παρασκήνιο, ένα πρόσφατο email μπορεί να χρειαστεί λίγη ώρα για να εμφανιστεί — επιλέξτε Ανανέωση αν δεν θέλετε να περιμένετε. Αν τα email σας εξακολουθούν να μην εμφανίζονται, επιβεβαιώστε ότι η θυρίδα εμφανίζεται ως συνδεδεμένη, ελέγξτε ότι οι άλλοι συμμετέχοντες υπάρχουν ως επαφές στο CRM σας και ότι ο τομέας τους δεν βρίσκεται στη λίστα εξαιρούμενων τομέων. Αν κάτι εξακολουθεί να μη φαίνεται σωστό, επικοινωνήστε με την ομάδα μας για βοήθεια.
Note
Θέλετε να σταματήσετε τον συγχρονισμό μιας θυρίδας; Η αποσύνδεση μιας συνδεδεμένης θυρίδας καλύπτεται στον οδηγό «Ρυθμίστε την εταιρεία και τον χώρο εργασίας σας», μαζί με τις υπόλοιπες ρυθμίσεις του χώρου εργασίας σας.
- Χρειάζεται να πατήσω κάτι για να συγχρονίσω το email μου;
- Όχι — αλλά μπορείτε. Μόλις συνδεθεί η θυρίδα σας, ο συγχρονισμός είναι αυτόματος: ο πρώτος συγχρονισμός ξεκινά μόλις ανοίξετε το Covercy One ενώ είστε συνδεδεμένοι, και στη συνέχεια το Covercy One ανανεώνει περιοδικά ενόσω εργάζεστε και ξανά βάσει προγράμματος στο παρασκήνιο όταν δεν εργάζεστε. Όταν δεν θέλετε να περιμένετε, οι σελίδες Εργασίες, Δραστηριότητα και Επικοινωνίες διαθέτουν η καθεμία ένα στοιχείο ελέγχου Ανανέωση που εκτελεί αμέσως την ίδια ανανέωση σε όλες τις συνδεδεμένες θυρίδες σας.
- Ψάχνω ένα κουμπί «Συγχρονισμός» και δεν το βρίσκω. Πού είναι;
- Το στοιχείο ελέγχου ονομάζεται Ανανέωση, όχι Συγχρονισμός. Είναι ένα κουμπί μόνο με εικονίδιο, χωρίς κείμενο — στις Εργασίες και στις Επικοινωνίες βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων του πίνακα, ακριβώς αριστερά από το μενού «…», ενώ στη Δραστηριότητα είναι το δεξιότερο στοιχείο ελέγχου της γραμμής φίλτρων. Περάστε τον δείκτη από πάνω του ή μεταφέρετε σε αυτό την εστίαση του πληκτρολογίου και εμφανίζεται η ετικέτα Ανανέωση.
- Γιατί δεν βλέπω το στοιχείο ελέγχου Ανανέωση στις Εργασίες, στη Δραστηριότητα ή στις Επικοινωνίες;
- Επειδή δεν υπάρχει συνδεδεμένη θυρίδα. Το στοιχείο ελέγχου δεν εμφανίζεται καθόλου όταν δεν έχετε καμία συνδεδεμένη θυρίδα, αφού δεν θα υπήρχε τίποτα για να ανανεώσει. Συνδέστε μια θυρίδα από τις ρυθμίσεις email σας και θα εμφανιστεί.
- Γιατί ένα συγκεκριμένο email δεν βρίσκεται στο Covercy;
- Το Covercy διατηρεί ένα email μόνο όταν τουλάχιστον ένας συμμετέχων αντιστοιχεί σε επαφή του CRM σας και ο τομέας εκείνου του συμμετέχοντα δεν βρίσκεται στη λίστα εξαιρούμενων τομέων. Ένα email χωρίς καμία επαφή ανάμεσα στους συμμετέχοντές του δεν αποθηκεύεται καθόλου, όπως και ένα του οποίου η μοναδική αντιστοιχία με επαφή ανήκει σε εξαιρούμενο τομέα. Τα αμιγώς εσωτερικά νήματα επίσης δεν καταγράφονται ως δραστηριότητες. Δώστε επίσης λίγη ώρα ώστε ένα πρόσφατο email να συγχρονιστεί.
- Σε τι χρησιμεύει η λίστα εξαιρούμενων τομέων;
- Είναι μια λίστα ανά οργανισμό με τομείς email των οποίων η αλληλογραφία μένει εκτός του CRM σας. Ένας νέος οργανισμός ξεκινά έχοντας σε αυτήν το covercy.com, μπορείτε να προσθέτετε και να αφαιρείτε τομείς όπως θέλετε, και η λίστα χωράει έως δέκα.
- Αν προσθέσω έναν τομέα στη λίστα, διαγράφονται email από τη θυρίδα μου;
- Όχι. Η προσθήκη ενός τομέα αφαιρεί από το Covercy τα ήδη συγχρονισμένα email που δεν πληρούν πλέον τις προϋποθέσεις, μαζί με τις δραστηριότητες που προέκυψαν από αυτά. Η θυρίδα σας στον πάροχο email σας δεν θίγεται ποτέ — κάθε πρωτότυπο email παραμένει εκεί.
- Καταγράφονται και τα email που στέλνω από το Covercy;
- Ναι, πάντα. Μια αποστολή προς επαφή καταγράφεται ως επικοινωνία και συνδέεται με εκείνη την επαφή. Μια αποστολή προς κάποιον που δεν είναι επαφή καταγράφεται επίσης, απλώς χωρίς σύνδεση με επαφή.
- Τι γίνεται αν μια επαφή μού στείλει email από προσωπική διεύθυνση όπως το Gmail;
- Οι πάροχοι προσωπικού email δεν αντιμετωπίζονται ως εταιρικός τομέας. Αν η διεύθυνση αντιστοιχεί σε επαφή του CRM σας, το email διατηρείται και καταγράφεται στην καρτέλα εκείνης της επαφής — ακόμη κι αν το άτομο εργάζεται επίσης στην εταιρεία σας.
- Ο συγχρονισμός email επιβραδύνει την εφαρμογή;
- Όχι. Ο συγχρονισμός εκτελείται στο παρασκήνιο, οπότε ποτέ δεν εμποδίζει τη φόρτωση μιας σελίδας. Αν μια προσπάθεια συγχρονισμού αποτύχει, εσείς συνεχίζετε κανονικά την εργασία σας και το Covercy One προσπαθεί ξανά σε επόμενο συγχρονισμό.