اربط بريدك الإلكتروني بـ Covercy

بحلول نهاية هذا الدليل ستكون قد ربطت صندوق بريد العمل الخاص بك بـ Covercy One، وستعرف أي الرسائل يحتفظ بها Covercy وأيها يتركها دون تسجيل، وستتمكّن من تحديد قائمة نطاقات البريد الإلكتروني التي لا تريدها أبدًا في CRM الخاص بك.

اربط صندوق بريدك

1. افتح الإعدادات وانتقل إلى صفحة إعدادات البريد الإلكتروني.
2. في قسم اتصالات صناديق البريد، اربط صندوق بريد العمل الخاص بك على Gmail وامنح Covercy حق الوصول عندما يطلب منك مزوّد الخدمة ذلك. يمكنك ربط أكثر من صندوق بريد واحد.
3. تأكّد من أن صندوق البريد يظهر بحالة «متصل».
4. تأكّد من تفعيل التسجيل التلقائي للبريد الإلكتروني لصندوق البريد — فهذا ما يوجّه Covercy One إلى مواصلة مزامنته نيابةً عنك.

كيف تعمل المزامنة

تبدأ المزامنة الأولى من تلقاء نفسها بمجرد فتحك Covercy One وأنت مسجّل الدخول — فمجرد تحميل التطبيق هو المُشغّل. بعد ذلك، يقوم Covercy One بتحديث صناديق بريدك المتصلة بشكل دوري أثناء مواصلتك العمل، كما تحافظ مزامنة تعمل في الخلفية على تحديثها حتى عندما لا تكون داخل التطبيق. لست مضطرًا أبدًا إلى النقر على أي شيء لإبقاء CRM الخاص بك محدّثًا — لكن عندما لا ترغب في الانتظار، يمكنك تحديث الصفحة بنفسك.

حدِّث الصفحة بنفسك

تتضمّن صفحات المهام والنشاط والاتصالات كلٌّ منها أداة تحديث للأوقات التي تفضّل فيها عدم انتظار المزامنة التلقائية التالية. وهي توجد ضمن أدوات العمل الخاصة بكل صفحة لا في ترويسة الصفحة: ففي المهام والاتصالات تجدها في شريط أدوات الجدول، على يسار قائمة «…» الإضافية مباشرةً؛ وفي النشاط هي الأداة الواقعة في أقصى اليمين من شريط أدوات التصفية الذي يحتوي على مرشِّح نوع النشاط.

يؤدي اختيار تحديث إلى تشغيل تحديث صناديق البريد نفسه الذي يعمل تلقائيًا نيابةً عنك، عبر كل صندوق بريد ربطته. وعند انتهائه، تُحدَّث قائمة الصفحة نفسها في مكانها — دون إعادة تحميل ودون انتقال — فتظهر الرسالة التي تمت مزامنتها للتو تمامًا حيث أنت.

أي الرسائل يحتفظ بها Covercy

لا ينسخ Covercy One صندوق بريدك بالكامل. فهو يحتفظ برسالة فقط عندما تتضمن الرسالة إحدى جهات اتصالك، وهذا عادةً هو الجواب على سؤال «لماذا لا تظهر هذه الرسالة في Covercy؟»:

• يتم الاحتفاظ بالرسالة عندما يطابق مشارك واحد على الأقل — المُرسِل أو أي مستلِم — جهة اتصال في CRM الخاص بك، وألّا يكون نطاق البريد الإلكتروني لذلك المشارك مدرجًا في قائمة النطاقات المتجاهَلة لديك. تُسجَّل الرسالة كنشاط في سجلّ جهة الاتصال تلك، حتى عندما يكون زملاء من مؤسستك ضمن السلسلة نفسها.
• الرسالة التي لا تتضمن أي جهة اتصال بين مشاركيها لا يتم تخزينها في Covercy إطلاقًا.
• الرسالة التي تكون جهة الاتصال المطابقة الوحيدة فيها ضمن نطاق متجاهَل لا تستوفي الشرط أيضًا، وبالتالي لا يتم تخزينها.
• السلاسل الداخلية بحتة — التي يكون فيها جميع المشاركين أعضاءً في مؤسستك، أو ينتمون جميعًا إلى نطاق البريد الإلكتروني لشركتك — لا يتم تسجيلها كأنشطة في CRM الخاص بك.
• مزوّدو البريد الإلكتروني الشخصي، مثل Gmail، لا يُعدّون نطاق شركتك. فإذا راسلك شخص ما من عنوان شخصي يطابق جهة اتصال في CRM، فيتم الاحتفاظ بتلك الرسالة — حتى لو كان ذلك الشخص يعمل أيضًا في مؤسستك.

اختر النطاقات التي تريد تجاهلها

لكل مؤسسة قائمة نطاقات متجاهَلة خاصة بها. تبقى الرسائل الصادرة إلى النطاقات المدرجة فيها والواردة منها خارج CRM الخاص بك، وهذه هي الطريقة التي تُبقي بها مورّدًا أو قائمة بريدية أو المراسلات الداخلية لمؤسستك خارج موجزات أنشطة جهات اتصالك. تبدأ أي مؤسسة جديدة والنطاق covercy.com مدرج في القائمة بالفعل.

1. افتح إعدادات البريد الإلكتروني الخاصة بك وابحث عن قائمة النطاقات المتجاهَلة.
2. أضِف نطاقًا لا تريد مزامنته، أو احذف نطاقًا لم تعد ترغب في تجاهله. تُحفظ النطاقات بأحرف صغيرة، لذا لا تهم حالة الأحرف ولا المسافات الزائدة.
3. احفظ القائمة. تسري على كل عملية مزامنة اعتبارًا من تلك اللحظة.

الرسائل التي ترسلها من Covercy

الرسالة التي ترسلها من Covercy One تُسجَّل دائمًا كاتصال، أيًا كان المُرسَل إليه. فإذا أرسلتها إلى شخص هو جهة اتصال، يرتبط الاتصال بسجلّ جهة الاتصال تلك؛ وإذا أرسلتها إلى شخص ليس جهة اتصال، فستُرسَل الرسالة على أي حال وتُسجَّل كذلك، لكن دون ارتباط بجهة اتصال. الإرسال من Covercy لا يخضع لقاعدة جهات الاتصال المذكورة أعلاه — فتلك القاعدة تحكم ما يحتفظ به Covercy من صندوق بريدك، لا ما ترسله أنت من CRM.

أين تظهر رسائلك التي تمت مزامنتها

تظهر الرسائل التي تمت مزامنتها كأنشطة بريد إلكتروني في سجلّ جهة الاتصال المطابقة، وفي صفحة الاتصالات إلى جانب مكالماتك واجتماعاتك وملاحظاتك المسجّلة. لست بحاجة إلى تسجيل هذه الرسائل يدويًا.

تحقّق من نجاح العملية

افتح جهة اتصال راسلتها مؤخرًا وتحقّق من ظهور المحادثة في موجز أنشطتها كنشاط بريد إلكتروني. ونظرًا لأن المزامنة تعمل في الخلفية، فقد يستغرق ظهور رسالة حديثة وقتًا قصيرًا — اختر تحديث إذا كنت تفضّل عدم الانتظار. وإذا كانت رسائلك لا تزال لا تظهر، فتأكّد من أن صندوق البريد يظهر بحالة «متصل»، وتحقّق من وجود المشاركين الآخرين كجهات اتصال في CRM الخاص بك، ومن أن نطاقهم ليس مدرجًا في قائمة النطاقات المتجاهَلة لديك. وإذا ظل هناك شيء يبدو غير صحيح، فتواصل مع فريقنا للحصول على المساعدة.