Lernen Sie Neo kennen, Ihren KI-gestützten Co-GP.
Am Ende dieser Anleitung haben Sie Ihr Arbeitspostfach mit Covercy One verbunden, Sie wissen, welche E-Mails Covercy übernimmt und welche nicht, und Sie können die Liste der E-Mail-Domänen festlegen, die Sie nie in Ihrem CRM sehen möchten.
Note
Um ein Postfach zu verbinden, benötigen Sie Zugriff auf den GP-Arbeitsbereich. E-Mails werden Kontakten zugeordnet, die bereits in Ihrem CRM vorhanden sind. Fügen Sie daher zuerst Ihre Investoren und weitere externe Kontakte hinzu, wenn Sie deren Konversationen erfassen möchten.
Postfach verbinden
- Öffnen Sie die Einstellungen und wechseln Sie zur Seite mit den E-Mail-Einstellungen.
- Verbinden Sie im Bereich Mailbox Connections Ihr Gmail-Arbeitspostfach und erteilen Sie Covercy den Zugriff, wenn Ihr Anbieter danach fragt. Sie können mehr als ein Postfach verbinden.
- Bestätigen Sie, dass das Postfach als verbunden angezeigt wird.
- Stellen Sie sicher, dass die automatische E-Mail-Protokollierung für das Postfach aktiviert ist – erst dadurch synchronisiert Covercy One das Postfach dauerhaft für Sie.
Warning
Covercy wird Sie niemals per E-Mail, SMS oder Telefon auffordern, Ihr Passwort, Ihre Zwei-Faktor-Codes oder Ihre Bankdaten weiterzugeben. Rufen Sie Covercy stets direkt auf, anstatt Links in unerwarteten Nachrichten zu folgen.
So läuft die Synchronisierung
Ihre erste Synchronisierung startet von selbst, sobald Sie Covercy One im angemeldeten Zustand öffnen – allein das Laden der App löst sie aus. Danach aktualisiert Covercy One Ihre verbundenen Postfächer regelmäßig, während Sie weiterarbeiten, und eine Hintergrundsynchronisierung hält sie auch dann aktuell, wenn Sie nicht in der App sind. Sie müssen nie etwas anklicken, damit Ihr CRM aktuell bleibt – wenn Sie aber nicht warten möchten, können Sie eine Seite selbst aktualisieren.
Tip
Die Synchronisierung läuft im Hintergrund und verzögert daher nie das Laden einer Seite. Schlägt ein Synchronisierungsversuch fehl, unterbricht das Ihre Arbeit nicht – Covercy One versucht es bei einer späteren Synchronisierung einfach erneut.
Eine Seite selbst aktualisieren
Die Seiten Aufgaben, Aktivität und Kommunikation verfügen jeweils über ein Refresh-Steuerelement für die Fälle, in denen Sie nicht auf die nächste automatische Synchronisierung warten möchten. Es sitzt bei den Bedienelementen der jeweiligen Seite und nicht in der Seitenkopfzeile: Auf Aufgaben und Kommunikation finden Sie es in der Symbolleiste der Tabelle, direkt links neben dem Überlaufmenü „…“; auf Aktivität ist es das äußerste rechte Steuerelement der Filterleiste mit dem Filter für den Aktivitätstyp.
Note
Das Steuerelement heißt Refresh und niemals „Sync“ – achten Sie deshalb auf das Aktualisierungssymbol und nicht auf das Wort, das Sie in den Synchronisierungsabschnitten dieses Artikels gelesen haben. Es ist eine reine Symbolschaltfläche ohne Beschriftung: Die Bezeichnung Refresh erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger darauf zeigen oder den Tastaturfokus darauf setzen – und genau das gibt auch ein Screenreader aus.
Wenn Sie Refresh wählen, wird dieselbe Postfachaktualisierung ausgeführt, die ohnehin automatisch für Sie läuft – über alle von Ihnen verbundenen Postfächer hinweg. Nach Abschluss wird die Liste der jeweiligen Seite direkt an Ort und Stelle aktualisiert – ohne Neuladen und ohne Navigation –, sodass eine gerade synchronisierte E-Mail genau dort erscheint, wo Sie sich befinden.
Warning
Während eine Aktualisierung läuft, ist die Schaltfläche nicht verfügbar und zeigt an, dass sie arbeitet. Schlägt die Aktualisierung fehl, wird Ihnen ein Fehler angezeigt und die Schaltfläche wird wieder verfügbar – es geht nichts verloren, und Sie können es erneut versuchen.
Note
Wenn Sie kein Postfach verbunden haben, wird das Refresh-Steuerelement gar nicht angezeigt – es gäbe nichts zu aktualisieren. Wenn Sie es also nicht finden, bedeutet das, dass kein Postfach verbunden ist, und nicht, dass auf der Seite etwas fehlt. Ein Postfach verbinden Sie weiterhin über Ihre E-Mail-Einstellungen, wie oben beschrieben.
Welche E-Mails Covercy übernimmt
Covercy One kopiert nicht Ihr gesamtes Postfach. Eine E-Mail wird nur dann übernommen, wenn einer Ihrer Kontakte daran beteiligt ist – das ist in der Regel die Antwort auf die Frage "Warum ist diese E-Mail nicht in Covercy?":
- Eine E-Mail wird übernommen, wenn mindestens ein Teilnehmer – der Absender oder ein Empfänger – mit einem Kontakt in Ihrem CRM übereinstimmt und die E-Mail-Domäne dieses Teilnehmers nicht auf Ihrer Liste ignorierter Domänen steht. Die E-Mail wird als Aktivität im Datensatz dieses Kontakts protokolliert – auch dann, wenn Kolleginnen und Kollegen aus Ihrem Unternehmen im selben Thread sind.
- Eine E-Mail, an der kein Kontakt beteiligt ist, wird in Covercy überhaupt nicht gespeichert.
- Eine E-Mail, deren einzige Kontaktübereinstimmung auf einer ignorierten Domäne liegt, erfüllt die Bedingung ebenfalls nicht und wird daher nicht gespeichert.
- Rein interne Threads – bei denen alle Beteiligten Mitglieder Ihres Unternehmens sind oder alle zur E-Mail-Domäne Ihres Unternehmens gehören – werden nicht als Aktivitäten in Ihrem CRM protokolliert.
- Private E-Mail-Anbieter wie Gmail zählen nicht als Domäne Ihres Unternehmens. Wenn Ihnen jemand von einer privaten Adresse schreibt, die mit einem CRM-Kontakt übereinstimmt, wird diese E-Mail übernommen – selbst wenn diese Person auch in Ihrem Unternehmen arbeitet.
Festlegen, welche Domänen ignoriert werden
Jede Organisation hat ihre eigene Liste ignorierter Domänen. E-Mails an und von den dort eingetragenen Domänen bleiben aus Ihrem CRM heraus – so halten Sie einen Dienstleister, einen Verteiler oder den internen Austausch Ihres eigenen Unternehmens aus den Aktivitäts-Feeds Ihrer Kontakte fern. Bei einer neuen Organisation steht covercy.com bereits auf der Liste.
- Öffnen Sie Ihre E-Mail-Einstellungen und rufen Sie die Liste der ignorierten Domänen auf.
- Fügen Sie eine Domäne hinzu, die nicht synchronisiert werden soll, oder entfernen Sie eine, die Sie nicht länger ignorieren möchten. Domänen werden in Kleinbuchstaben gespeichert, Groß- und Kleinschreibung sowie überflüssige Leerzeichen spielen daher keine Rolle.
- Speichern Sie die Liste. Sie gilt ab diesem Zeitpunkt für jede Synchronisierung.
Note
Die Liste fasst bis zu zehn Domänen. Wenn Sie zehn erreicht haben, entfernen Sie zuerst eine, bevor Sie eine weitere hinzufügen können.
Warning
Änderungen an der Liste wirken auch rückwirkend. Wenn Sie eine Domäne hinzufügen, werden bereits nach Covercy synchronisierte E-Mails, die die Bedingungen nicht mehr erfüllen, entfernt – zusammen mit den daraus entstandenen Aktivitäten; E-Mails, die die Bedingungen weiterhin erfüllen, bleiben unverändert. Entfernt werden die Nachrichten dabei nur aus Covercy – Ihr eigenes Postfach wird nie verändert, und jede ursprüngliche E-Mail liegt weiterhin bei Ihrem E-Mail-Anbieter.
E-Mails, die Sie aus Covercy senden
Eine E-Mail, die Sie aus Covercy One senden, wird immer als Kommunikation erfasst – unabhängig davon, an wen Sie sie senden. Senden Sie an eine Person, die ein Kontakt ist, wird die Kommunikation mit deren Datensatz verknüpft; senden Sie an jemanden, der kein Kontakt ist, geht die E-Mail dennoch hinaus und wird ebenfalls protokolliert, nur ohne Verknüpfung zu einem Kontakt. Für den Versand aus Covercy gilt die oben beschriebene Kontaktregel nicht – sie bestimmt, was Covercy aus Ihrem Postfach übernimmt, nicht, was Sie aus dem CRM heraus senden.
Wo Ihre synchronisierten E-Mails erscheinen
Synchronisierte E-Mails erscheinen als E-Mail-Aktivitäten im Datensatz des passenden Kontakts sowie auf der Seite "Kommunikation" neben Ihren protokollierten Anrufen, Besprechungen und Notizen. Sie müssen diese E-Mails nicht von Hand protokollieren.
Überprüfen, ob es funktioniert hat
Öffnen Sie einen Kontakt, dem Sie kürzlich geschrieben haben, und prüfen Sie, ob die Konversation in dessen Aktivitäts-Feed als E-Mail-Aktivität erscheint. Da die Synchronisierung im Hintergrund läuft, kann es einen Moment dauern, bis eine kürzlich gesendete E-Mail erscheint – wählen Sie Refresh, wenn Sie nicht warten möchten. Wenn Ihre E-Mails weiterhin nicht angezeigt werden, prüfen Sie, ob das Postfach als verbunden angezeigt wird, ob die anderen Teilnehmer als Kontakte in Ihrem CRM vorhanden sind und ob deren Domäne nicht auf Ihrer Liste ignorierter Domänen steht. Wenn dann immer noch etwas nicht stimmt, wenden Sie sich für Unterstützung an unser Team.
Note
Möchten Sie die Synchronisierung eines Postfachs beenden? Wie Sie ein verbundenes Postfach trennen, ist unter "Unternehmen und Arbeitsbereich einrichten" zusammen mit den übrigen Einstellungen Ihres Arbeitsbereichs beschrieben.
- Muss ich etwas anklicken, um meine E-Mails zu synchronisieren?
- Nein – Sie können es aber. Sobald Ihr Postfach verbunden ist, erfolgt die Synchronisierung automatisch: Die erste Synchronisierung startet, sobald Sie Covercy One im angemeldeten Zustand öffnen; danach aktualisiert Covercy One regelmäßig, während Sie arbeiten, und darüber hinaus nach einem Hintergrundzeitplan, wenn Sie nicht in der App sind. Wenn Sie nicht warten möchten, verfügen die Seiten Aufgaben, Aktivität und Kommunikation jeweils über ein Refresh-Steuerelement, das dieselbe Aktualisierung über Ihre verbundenen Postfächer hinweg sofort ausführt.
- Ich suche eine Schaltfläche „Sync“ und finde keine. Wo ist sie?
- Das Steuerelement heißt Refresh, nicht Sync. Es ist eine reine Symbolschaltfläche ohne Beschriftung – auf Aufgaben und Kommunikation sitzt es in der Symbolleiste der Tabelle direkt links neben dem Menü „…“, auf Aktivität ist es das äußerste rechte Steuerelement der Filterleiste. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger darauf oder setzen Sie den Tastaturfokus darauf, dann erscheint die Bezeichnung Refresh.
- Warum sehe ich das Refresh-Steuerelement auf Aufgaben, Aktivität oder Kommunikation nicht?
- Weil kein Postfach verbunden ist. Das Steuerelement wird gar nicht dargestellt, wenn Sie kein verbundenes Postfach haben, da es dann nichts zu aktualisieren gäbe. Verbinden Sie ein Postfach über Ihre E-Mail-Einstellungen, dann erscheint es.
- Warum ist eine bestimmte E-Mail nicht in Covercy?
- Covercy übernimmt eine E-Mail nur, wenn mindestens ein Teilnehmer mit einem Kontakt in Ihrem CRM übereinstimmt und die Domäne dieses Teilnehmers nicht auf Ihrer Liste ignorierter Domänen steht. Eine E-Mail, an der kein Kontakt beteiligt ist, wird gar nicht gespeichert, ebenso wenig eine, deren einzige Kontaktübereinstimmung auf einer ignorierten Domäne liegt. Rein interne Threads werden ebenfalls nicht als Aktivitäten protokolliert. Geben Sie einer kürzlich gesendeten E-Mail außerdem etwas Zeit.
- Wofür ist die Liste ignorierter Domänen da?
- Sie ist eine Liste pro Organisation mit E-Mail-Domänen, deren Nachrichten aus Ihrem CRM herausgehalten werden. Bei einer neuen Organisation steht covercy.com darauf, Sie können Domänen beliebig hinzufügen und entfernen, und die Liste fasst bis zu zehn Einträge.
- Löscht das Hinzufügen einer Domäne zur Liste E-Mails aus meinem Postfach?
- Nein. Durch das Hinzufügen einer Domäne werden die bereits synchronisierten E-Mails, die die Bedingungen nicht mehr erfüllen, aus Covercy entfernt – zusammen mit den daraus entstandenen Aktivitäten. Ihr Postfach bei Ihrem E-Mail-Anbieter wird dabei nie angetastet – jede ursprüngliche E-Mail ist weiterhin vorhanden.
- Werden E-Mails, die ich aus Covercy sende, ebenfalls protokolliert?
- Ja, immer. Ein Versand an einen Kontakt wird als Kommunikation protokolliert und mit diesem Kontakt verknüpft. Ein Versand an jemanden, der kein Kontakt ist, wird ebenfalls protokolliert, nur ohne Verknüpfung zu einem Kontakt.
- Was, wenn mir ein Kontakt von einer privaten Adresse wie Gmail schreibt?
- Private E-Mail-Anbieter werden nicht als Domäne Ihres Unternehmens behandelt. Wenn die Adresse mit einem Kontakt in Ihrem CRM übereinstimmt, wird die E-Mail übernommen und diesem Kontakt zugeordnet – selbst wenn die Person auch in Ihrem Unternehmen arbeitet.
- Verlangsamt die E-Mail-Synchronisierung die App?
- Nein. Die Synchronisierung läuft im Hintergrund und blockiert daher nie das Laden einer Seite. Schlägt ein Synchronisierungsversuch fehl, arbeiten Sie normal weiter, und Covercy One versucht es bei einer späteren Synchronisierung erneut.