Познакомьтесь с Neo — вашим Co-GP на базе ИИ.
К концу этого руководства ваш рабочий почтовый ящик будет подключён к Covercy One, вы будете знать, какие письма Covercy сохраняет, а какие оставляет без внимания, и сможете задать список почтовых доменов, которые вы никогда не хотите видеть в своей CRM.
Note
Чтобы подключить почтовый ящик, вам нужен доступ к рабочему пространству GP. Письма сопоставляются с контактами, которые уже существуют в вашей CRM, поэтому сначала добавьте своих инвесторов и других внешних контактов, если хотите фиксировать переписку с ними.
Подключите почтовый ящик
- Откройте Настройки и перейдите на страницу настроек электронной почты.
- В разделе Подключения почтовых ящиков подключите свой рабочий почтовый ящик Gmail и предоставьте Covercy доступ, когда провайдер об этом попросит. Вы можете подключить несколько почтовых ящиков.
- Убедитесь, что почтовый ящик отображается как подключённый.
- Убедитесь, что для почтового ящика включена автоматическая регистрация писем — именно она указывает Covercy One продолжать синхронизацию за вас.
Warning
Covercy никогда не попросит вас сообщить пароль, коды двухфакторной аутентификации или банковские реквизиты по электронной почте, в текстовом сообщении или по телефону. Всегда переходите на Covercy напрямую, а не по ссылкам в неожиданных сообщениях.
Как выполняется синхронизация
Первая синхронизация запускается сама, как только вы откроете Covercy One, войдя в систему, — само открытие приложения служит триггером. Затем Covercy One периодически обновляет подключённые почтовые ящики, пока вы продолжаете работать, а фоновая синхронизация поддерживает их актуальность, даже когда вы не в приложении. Чтобы поддерживать CRM в актуальном состоянии, вам никогда не нужно ничего нажимать, — но, если вы не хотите ждать, вы можете обновить страницу вручную.
Tip
Синхронизация выполняется в фоновом режиме, поэтому она никогда не задерживает загрузку страницы. Если попытка синхронизации завершится неудачно, это не прервёт вашу работу — Covercy One просто повторит попытку при следующей синхронизации.
Обновите страницу вручную
На страницах Задачи, Действия и Коммуникации есть элемент управления Обновить — на случай, когда вам не хочется ждать следующей автоматической синхронизации. Он расположен среди рабочих элементов управления самой страницы, а не в её заголовке: на страницах Задачи и Коммуникации он находится на панели инструментов таблицы, сразу слева от меню дополнительных действий «…»; на странице Действия это крайний справа элемент панели фильтров, на которой расположен фильтр по типу действия.
Note
Этот элемент управления называется Обновить, а не «Синхронизировать», — поэтому ищите значок обновления, а не слово, которое встречалось вам в разделах этой статьи о синхронизации. Это кнопка только со значком, без текста: подпись Обновить появляется при наведении курсора или при переходе на неё с клавиатуры, и именно её озвучивает программа чтения с экрана.
Выбор элемента Обновить запускает то же самое обновление почтовых ящиков, которое уже выполняется для вас автоматически, — по всем подключённым почтовым ящикам. По завершении список на самой странице обновляется на месте — без перезагрузки и без перехода, — поэтому только что синхронизированное письмо появляется прямо там, где вы находитесь.
Warning
Пока обновление выполняется, кнопка недоступна и показывает, что идёт работа. Если обновление завершится неудачно, вы увидите сообщение об ошибке, а кнопка снова станет доступной — ничего не теряется, и вы можете повторить попытку.
Note
Если у вас не подключён ни один почтовый ящик, элемент управления Обновить вообще не отображается — обновлять было бы нечего. Поэтому, если вы не можете его найти, это означает, что ни один почтовый ящик не подключён, а не то, что на странице чего-то не хватает. Почтовый ящик по-прежнему подключается в настройках электронной почты, как описано выше.
Какие письма Covercy сохраняет
Covercy One не копирует ваш почтовый ящик целиком. Письмо сохраняется, только если в нём участвует один из ваших контактов, — и обычно именно в этом ответ на вопрос «почему этого письма нет в Covercy?»:
- Письмо сохраняется, когда хотя бы один участник — отправитель или любой получатель — совпадает с контактом в вашей CRM, а почтовый домен этого участника не входит в ваш список игнорируемых доменов. Письмо регистрируется как действие в карточке этого контакта, даже если в той же цепочке участвуют коллеги из вашей компании.
- Письмо, среди участников которого нет ни одного контакта, вообще не сохраняется в Covercy.
- Письмо, единственное совпадение по контакту в котором приходится на игнорируемый домен, тоже не подходит под условия и не сохраняется.
- Цепочки, которые являются полностью внутренними — все их участники являются сотрудниками вашей компании или все относятся к почтовому домену вашей компании, — не регистрируются как действия в вашей CRM.
- Провайдеры личной почты, такие как Gmail, не считаются доменом вашей компании. Если кто-то пишет с личного адреса, совпадающего с контактом CRM, такое письмо сохраняется — даже если этот человек также работает в вашей компании.
Выберите, какие домены игнорировать
У каждой организации есть свой список игнорируемых доменов. Письма, отправленные на эти домены и полученные с них, остаются за пределами вашей CRM — так вы не пускаете в ленты действий ваших контактов переписку с поставщиком, рассылку или внутренние обсуждения вашей же компании. В новой организации в списке изначально уже есть covercy.com.
- Откройте настройки электронной почты и найдите список игнорируемых доменов.
- Добавьте домен, который не нужно синхронизировать, или удалите тот, который больше не хотите игнорировать. Домены сохраняются в нижнем регистре, поэтому регистр букв и лишние пробелы значения не имеют.
- Сохраните список. Он применяется ко всем последующим синхронизациям.
Note
Список вмещает до десяти доменов. Если вы достигли десяти, удалите один, прежде чем добавлять следующий.
Warning
Изменение списка приводит и к ретроспективной очистке. Когда вы добавляете домен, уже синхронизированные в Covercy письма, которые больше не подходят под условия, удаляются вместе с созданными на их основе действиями; письма, которые по-прежнему подходят, остаются нетронутыми. Это удаляет сообщения только из Covercy — ваш собственный почтовый ящик никогда не изменяется, и все оригиналы писем остаются у вашего почтового провайдера.
Письма, которые вы отправляете из Covercy
Письмо, отправленное вами из Covercy One, всегда фиксируется как коммуникация, кому бы вы его ни отправили. Если получатель является контактом, коммуникация привязывается к его карточке; если получатель не является контактом, письмо всё равно отправляется и всё равно регистрируется — просто без привязки к контакту. На отправку из Covercy правило о контактах, описанное выше, не распространяется: оно определяет, что Covercy сохраняет из вашего почтового ящика, а не то, что вы отправляете из CRM.
Где отображаются ваши синхронизированные письма
Синхронизированные письма отображаются как действия по электронной почте в карточке соответствующего контакта, а также на странице «Коммуникации» рядом с зарегистрированными звонками, встречами и заметками. Регистрировать эти письма вручную не нужно.
Проверьте, что всё сработало
Откройте контакт, которому вы недавно писали, и убедитесь, что переписка отображается в его ленте действий как действие по электронной почте. Поскольку синхронизация выполняется в фоновом режиме, недавнее письмо может появиться не сразу — выберите Обновить, если не хотите ждать. Если ваши письма по-прежнему не отображаются, убедитесь, что почтовый ящик показан как подключённый, проверьте, что другие участники существуют как контакты в вашей CRM, и убедитесь, что их домен не входит в список игнорируемых доменов. Если что-то по-прежнему выглядит не так, обратитесь за помощью в нашу команду.
Note
Хотите прекратить синхронизацию почтового ящика? Отключение подключённого почтового ящика описано в руководстве «Настройка компании и рабочего пространства» вместе с остальными настройками рабочего пространства.
- Нужно ли мне что-то нажимать, чтобы синхронизировать почту?
- Нет — но можете. После подключения почтового ящика синхронизация выполняется автоматически: первая синхронизация запускается, как только вы откроете Covercy One, войдя в систему, затем Covercy One периодически обновляет данные, пока вы работаете, и снова — по фоновому расписанию, когда вас нет в приложении. Если вы не хотите ждать, на страницах «Задачи», «Действия» и «Коммуникации» есть элемент управления «Обновить», который сразу запускает то же обновление по всем подключённым почтовым ящикам.
- Я ищу кнопку «Синхронизировать» и не могу её найти. Где она?
- Этот элемент управления называется «Обновить», а не «Синхронизировать». Это кнопка только со значком, без текста: на страницах «Задачи» и «Коммуникации» она находится на панели инструментов таблицы сразу слева от меню «…», а на странице «Действия» это крайний справа элемент панели фильтров. Наведите на неё курсор или перейдите на неё с клавиатуры — и появится подпись «Обновить».
- Почему я не вижу элемент управления «Обновить» на страницах «Задачи», «Действия» или «Коммуникации»?
- Потому что не подключён ни один почтовый ящик. Когда подключённых почтовых ящиков нет, этот элемент управления вообще не отображается, ведь обновлять было бы нечего. Подключите почтовый ящик в настройках электронной почты — и он появится.
- Почему конкретного письма нет в Covercy?
- Covercy сохраняет письмо, только если хотя бы один участник совпадает с контактом в вашей CRM, а домен этого участника не входит в список игнорируемых доменов. Письмо, среди участников которого нет ни одного контакта, не сохраняется вовсе — как и письмо, единственное совпадение по контакту в котором приходится на игнорируемый домен. Полностью внутренние цепочки также не регистрируются как действия. Кроме того, дайте недавнему письму немного времени на синхронизацию.
- Для чего нужен список игнорируемых доменов?
- Это список почтовых доменов на уровне организации, письма с которых остаются за пределами вашей CRM. В новой организации в нём изначально есть covercy.com, вы можете добавлять и удалять домены по своему усмотрению, а всего список вмещает до десяти.
- Если я добавлю домен в список, удалятся ли письма из моего почтового ящика?
- Нет. Добавление домена удаляет из Covercy уже синхронизированные письма, которые больше не подходят под условия, вместе с созданными на их основе действиями. Ваш почтовый ящик у почтового провайдера никогда не затрагивается — все оригиналы писем остаются на месте.
- Регистрируются ли письма, которые я отправляю из Covercy?
- Да, всегда. Письмо контакту регистрируется как коммуникация и привязывается к этому контакту. Письмо тому, кто не является контактом, тоже регистрируется — просто без привязки к контакту.
- Что если контакт пишет мне с личного адреса, например Gmail?
- Провайдеры личной почты не рассматриваются как домен вашей компании. Если адрес совпадает с контактом в вашей CRM, письмо сохраняется и регистрируется по этому контакту — даже если этот человек также работает в вашей компании.
- Замедляет ли синхронизация почты работу приложения?
- Нет. Синхронизация выполняется в фоновом режиме, поэтому она никогда не блокирует загрузку страницы. Если попытка синхронизации завершится неудачно, вы продолжаете работать как обычно, а Covercy One повторяет попытку при следующей синхронизации.