הכירו את Neo, שותף ה-GP מבוסס ה-AI שלכם.
עד סוף המדריך הזה תיבת הדוא"ל של העבודה שלכם תהיה מחוברת ל-Covercy One, תדעו אילו הודעות דוא"ל Covercy שומרת ואילו היא משאירה בחוץ, ותוכלו להגדיר את רשימת דומייני הדוא"ל שלעולם אינכם רוצים לראות ב-CRM שלכם.
Note
כדי לחבר תיבת דוא"ל דרושה לכם גישה למרחב העבודה של ה-GP. הודעות דוא"ל מותאמות מול אנשי קשר שכבר קיימים ב-CRM שלכם, לכן הוסיפו תחילה את המשקיעים ואת אנשי הקשר החיצוניים האחרים שלכם אם ברצונכם שהשיחות איתם ייתפסו.
חיבור תיבת הדוא"ל שלכם
- פתחו את Settings ועברו לעמוד הגדרות הדוא"ל.
- במקטע Mailbox Connections חברו את תיבת הדוא"ל של העבודה שלכם ב-Gmail והעניקו ל-Covercy הרשאת גישה כאשר הספק מבקש זאת. ניתן לחבר יותר מתיבת דוא"ל אחת.
- ודאו שתיבת הדוא"ל מוצגת כמחוברת.
- ודאו שהרישום האוטומטי של הדוא"ל מופעל עבור תיבת הדוא"ל — זה מה שמורה ל-Covercy One להמשיך ולסנכרן אותה עבורכם.
Warning
Covercy לעולם לא תבקש מכם לשתף את הסיסמה שלכם, קודי אימות דו-שלבי או פרטי בנק בדוא"ל, במסרון או בטלפון. תמיד נווטו ישירות אל Covercy במקום ללחוץ על קישורים בהודעות בלתי צפויות.
כיצד פועל הסנכרון
הסנכרון הראשון שלכם מתחיל מעצמו ברגע שאתם פותחים את Covercy One כשאתם מחוברים — עצם טעינת האפליקציה היא ההפעלה. לאחר מכן Covercy One מרעננת את תיבות הדוא"ל המחוברות שלכם מעת לעת בזמן שאתם ממשיכים לעבוד, וסנכרון ברקע שומר על עדכניותן גם כשאינכם באפליקציה. לעולם אינכם צריכים ללחוץ על דבר כדי לשמור על עדכניות ה-CRM שלכם — אבל כשאינכם רוצים לחכות, תוכלו לרענן עמוד בעצמכם.
Tip
הסנכרון פועל ברקע, ולכן הוא לעולם אינו מעכב טעינה של עמוד. אם ניסיון סנכרון נכשל, הוא אינו מפריע לעבודה שלכם — Covercy One פשוט מנסה שוב בסנכרון מאוחר יותר.
רענון עמוד בעצמכם
בעמודים Tasks, Activity ו-Communications יש לכל אחד פקד Refresh למקרים שבהם אינכם רוצים לחכות לסנכרון האוטומטי הבא. הוא ממוקם יחד עם פקדי העבודה של כל עמוד ולא בכותרת העמוד: ב-Tasks וב-Communications הוא נמצא בסרגל הכלים של הטבלה, ממש משמאל לתפריט הנוסף “…”; ב-Activity הוא הפקד הימני ביותר בסרגל הסינון שבו נמצא מסנן סוג הפעילות.
Note
הפקד נקרא Refresh, ולעולם לא “Sync” — לכן חפשו את סמל הרענון ולא את המילה שקראתם במקטעי הסנכרון של המאמר הזה. זהו כפתור עם סמל בלבד וללא טקסט: התווית Refresh מופיעה כשמעבירים מעליו את העכבר או כשמעבירים אליו את מיקוד המקלדת, וזה גם מה שמקריא קורא מסך.
בחירה ב-Refresh מריצה בדיוק את אותו רענון תיבות דוא"ל שכבר פועל עבורכם אוטומטית, בכל תיבות הדוא"ל שחיברתם. בסיום, הרשימה של העמוד עצמו מתעדכנת במקום — בלי טעינה מחדש ובלי ניווט — כך שהודעת דוא"ל שהרגע סונכרנה מופיעה בדיוק היכן שאתם נמצאים.
Warning
בזמן שרענון פועל, הכפתור אינו זמין ומציג שהוא בעבודה. אם הרענון נכשל, מוצגת לכם שגיאה והכפתור חוזר להיות זמין — שום דבר אינו אובד, ותוכלו לנסות שוב.
Note
כאשר אין לכם תיבת דוא"ל מחוברת, פקד Refresh אינו מוצג כלל — לא היה לו מה לרענן. לכן אם אינכם מוצאים אותו, המשמעות היא שאין תיבת דוא"ל מחוברת ולא שמשהו חסר בעמוד. חיבור תיבת דוא"ל עדיין נעשה מהגדרות הדוא"ל שלכם, כמתואר למעלה.
אילו הודעות דוא"ל Covercy שומרת
Covercy One אינה מעתיקה את כל תיבת הדוא"ל שלכם. היא שומרת הודעת דוא"ל רק כאשר ההודעה מערבת אחד מאנשי הקשר שלכם, וזו בדרך כלל התשובה לשאלה "מדוע הדוא"ל הזה אינו ב-Covercy?":
- הודעת דוא"ל נשמרת כאשר לפחות משתתף אחד — השולח או כל נמען — תואם לאיש קשר ב-CRM שלכם, ודומיין הדוא"ל של אותו משתתף אינו נמצא ברשימת הדומיינים המתעלמים שלכם. ההודעה נרשמת כפעילות ברשומת אותו איש קשר, גם כאשר עמיתים מהארגון שלכם נמצאים באותו שרשור.
- הודעת דוא"ל שאין בין משתתפיה אף איש קשר אינה נשמרת ב-Covercy כלל.
- הודעת דוא"ל שההתאמה היחידה שלה לאיש קשר נמצאת בדומיין שמתעלמים ממנו אינה עומדת בתנאי אף היא, ולכן היא אינה נשמרת.
- שרשורים פנימיים לחלוטין — שבהם כל המשתתפים הם חברים בארגון שלכם, או שכולם נמצאים בדומיין הדוא"ל של החברה שלכם — אינם נרשמים כפעילויות ב-CRM שלכם.
- ספקי דוא"ל אישיים, כגון Gmail, אינם נחשבים לדומיין החברה שלכם. אם מישהו כותב לכם מכתובת אישית התואמת לאיש קשר ב-CRM, אותה הודעה נשמרת — גם אם אותו אדם עובד גם בחברה שלכם.
בחירת הדומיינים שמהם להתעלם
לכל ארגון יש רשימת דומיינים משלו שמהם המערכת מתעלמת. דואר אל הדומיינים שברשימה וממנם נשאר מחוץ ל-CRM שלכם, וכך אתם מונעים מספק, מרשימת תפוצה או מהתכתבות פנימית של הארגון שלכם להגיע לפידי הפעילויות של אנשי הקשר. ארגון חדש מתחיל כאשר covercy.com כבר נמצא ברשימה.
- פתחו את הגדרות הדוא"ל שלכם ואתרו את רשימת הדומיינים שמהם המערכת מתעלמת.
- הוסיפו דומיין שאינכם רוצים לסנכרן, או הסירו דומיין שאינכם רוצים עוד להתעלם ממנו. הדומיינים נשמרים באותיות קטנות, כך שאותיות רישיות ורווחים מיותרים אינם משנים.
- שמרו את הרשימה. היא חלה על כל סנכרון מאותו רגע ואילך.
Note
הרשימה מכילה עד עשרה דומיינים. אם הגעתם לעשרה, הסירו אחד לפני שתוכלו להוסיף אחר.
Warning
עריכת הרשימה מבצעת גם ניקוי רטרואקטיבי. כאשר אתם מוסיפים דומיין, הודעות דוא"ל שכבר סונכרנו ל-Covercy ואינן עומדות עוד בתנאי מוסרות, יחד עם הפעילויות שנוצרו מהן; הודעות שעדיין עומדות בתנאי נשארות ללא שינוי. הפעולה מסירה הודעות מ-Covercy בלבד — תיבת הדוא"ל שלכם אינה משתנה לעולם, וכל הודעה מקורית עדיין נמצאת אצל ספק הדוא"ל שלכם.
הודעות דוא"ל שאתם שולחים מ-Covercy
הודעת דוא"ל שאתם שולחים מ-Covercy One נרשמת תמיד כתקשורת, לא משנה למי שלחתם אותה. אם שלחתם למי שהוא איש קשר, התקשורת מקושרת לרשומה שלו; אם שלחתם למי שאינו איש קשר, ההודעה עדיין נשלחת ועדיין נרשמת, פשוט בלי קישור לאיש קשר. שליחה מ-Covercy אינה כפופה לכלל איש הקשר שתואר למעלה — הכלל הזה קובע מה Covercy שומרת מתיבת הדוא"ל שלכם, ולא מה אתם שולחים מה-CRM.
היכן מופיעות הודעות הדוא"ל המסונכרנות שלכם
הודעות דוא"ל מסונכרנות מופיעות כפעילויות דוא"ל ברשומת איש הקשר המתאים, ובעמוד התקשורת לצד השיחות, הפגישות וההערות שרשמתם. אינכם צריכים לרשום את הודעות הדוא"ל האלה באופן ידני.
ודאו שהחיבור פעל
פתחו איש קשר שהתכתבתם איתו לאחרונה ובדקו שהשיחה מופיעה בפיד הפעילויות שלו כפעילות דוא"ל. מכיוון שהסנכרון פועל ברקע, הופעתה של הודעת דוא"ל אחרונה עשויה לקחת זמן קצר — בחרו ב-Refresh אם אינכם רוצים לחכות. אם הודעות הדוא"ל שלכם עדיין אינן מופיעות, ודאו שתיבת הדוא"ל מוצגת כמחוברת, בדקו שהמשתתפים האחרים קיימים כאנשי קשר ב-CRM שלכם, ובדקו שהדומיין שלהם אינו נמצא ברשימת הדומיינים שמהם המערכת מתעלמת. אם משהו עדיין לא נראה כשורה, פנו לצוות שלנו לקבלת עזרה.
Note
רוצים להפסיק לסנכרן תיבת דוא"ל? ניתוק תיבת דוא"ל מחוברת מוסבר במדריך על הגדרת החברה ומרחב העבודה שלכם, יחד עם שאר הגדרות מרחב העבודה.
- האם עליי ללחוץ על משהו כדי לסנכרן את הדוא"ל שלי?
- לא — אבל אתם יכולים. ברגע שתיבת הדוא"ל שלכם מחוברת, הסנכרון אוטומטי: הסנכרון הראשון מתחיל ברגע שאתם פותחים את Covercy One כשאתם מחוברים, ולאחר מכן Covercy One מרעננת מעת לעת בזמן שאתם עובדים ושוב בלוח זמנים קבוע ברקע כשאינכם עובדים. כשאינכם רוצים לחכות, בעמודים Tasks, Activity ו-Communications יש לכל אחד פקד Refresh שמריץ מיד את אותו רענון בכל תיבות הדוא"ל המחוברות שלכם.
- אני מחפש כפתור “Sync” ואיני מוצא אותו. איפה הוא?
- הפקד נקרא Refresh, לא Sync. זהו כפתור עם סמל בלבד וללא טקסט — ב-Tasks וב-Communications הוא נמצא בסרגל הכלים של הטבלה, ממש משמאל לתפריט “…”, וב-Activity הוא הפקד הימני ביותר בסרגל הסינון. העבירו מעליו את העכבר או את מיקוד המקלדת והתווית Refresh תופיע.
- מדוע איני רואה את פקד Refresh ב-Tasks, ב-Activity או ב-Communications?
- מפני שאין תיבת דוא"ל מחוברת. הפקד אינו מוצג כלל כשאין לכם תיבת דוא"ל מחוברת, מכיוון שלא היה לו מה לרענן. חברו תיבת דוא"ל מהגדרות הדוא"ל שלכם והוא יופיע.
- מדוע הודעת דוא"ל מסוימת אינה ב-Covercy?
- Covercy שומרת הודעת דוא"ל רק כאשר לפחות משתתף אחד תואם לאיש קשר ב-CRM שלכם, והדומיין של אותו משתתף אינו נמצא ברשימת הדומיינים שמהם המערכת מתעלמת. הודעה שאין בין משתתפיה אף איש קשר אינה נשמרת כלל, וכך גם הודעה שההתאמה היחידה שלה לאיש קשר נמצאת בדומיין שמתעלמים ממנו. שרשורים פנימיים לחלוטין אינם נרשמים כפעילויות אף הם. כמו כן, תנו זמן קצר לסנכרון של הודעת דוא"ל אחרונה.
- למה משמשת רשימת הדומיינים שמהם המערכת מתעלמת?
- זו רשימה ברמת הארגון של דומייני דוא"ל שהדואר שלהם נשאר מחוץ ל-CRM שלכם. ארגון חדש מתחיל עם covercy.com ברשימה, ניתן להוסיף ולהסיר דומיינים כרצונכם, והרשימה מכילה עד עשרה.
- אם אוסיף דומיין לרשימה, האם זה ימחק הודעות דוא"ל מתיבת הדוא"ל שלי?
- לא. הוספת דומיין מסירה מ-Covercy את ההודעות שכבר סונכרנו ואינן עומדות עוד בתנאי, יחד עם הפעילויות שנוצרו מהן. תיבת הדוא"ל שלכם אצל ספק הדוא"ל אינה נוגעת בכלל — כל הודעה מקורית עדיין נמצאת שם.
- האם גם הודעות דוא"ל שאני שולח מ-Covercy נרשמות?
- כן, תמיד. שליחה לאיש קשר נרשמת כתקשורת ומקושרת לאותו איש קשר. שליחה למי שאינו איש קשר עדיין נרשמת, פשוט בלי קישור לאיש קשר.
- מה קורה אם איש קשר שולח לי דוא"ל מכתובת אישית כמו Gmail?
- ספקי דוא"ל אישיים אינם נחשבים לדומיין החברה שלכם. אם הכתובת תואמת לאיש קשר ב-CRM שלכם, ההודעה נשמרת ונרשמת מול אותו איש קשר — גם אם האדם עובד גם בחברה שלכם.
- האם סנכרון הדוא"ל מאט את האפליקציה?
- לא. הסנכרון פועל ברקע, ולכן הוא לעולם אינו חוסם טעינה של עמוד. אם ניסיון סנכרון נכשל, אתם ממשיכים לעבוד כרגיל ו-Covercy One מנסה שוב בסנכרון מאוחר יותר.