Verwalten Sie Ihre Kontakte

Am Ende dieser Anleitung wissen Sie, wie Sie einen Kontakt hinzufügen, seine Daten bearbeiten, ihn mit Investmenteinheiten verknüpfen und festlegen, wer Hauptkontakt der jeweiligen Einheit ist, einen Kontakt von einer Einheit entfernen, ihm eine E-Mail senden, Kontakte in großen Mengen importieren, jede bereits erfasste Person wiederfinden und Ihre Kontakte aus Ihrem Covercy One CRM exportieren.

Einen Kontakt hinzufügen

Das Erstellen eines Kontakts führt Sie durch einen kurzen Assistenten. Jeder Kontakt ist mit mindestens einer Investmenteinheit verknüpft, daher füllt der Assistent eine Standardeinheit für Sie vor.

1. Öffnen Sie Ihre Kontaktliste und wählen Sie Neuer Kontakt.
2. Geben Sie die Daten des Kontakts ein – Name, eine oder mehrere E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Jede Telefonnummer verfügt über eine Länderauswahl und ein optionales Feld Durchwahl für eine Nebenstelle.
3. Wählen Sie Weiter. Covercy One prüft die primäre E-Mail-Adresse, bevor es Sie weiterleitet: Wenn ein anderer aktiver Kontakt in Ihrem Arbeitsbereich diese Adresse bereits als eigene primäre E-Mail-Adresse verwendet, bleiben Sie in diesem Schritt und sehen neben dem Feld für die primäre E-Mail-Adresse eine Meldung, die den Kontakt nennt, der sie bereits hat. Der Name ist ein Link, sodass Sie diesen Kontakt öffnen und prüfen können, ohne Ihre bisherigen Eingaben zu verlieren.
4. Im Schritt zur Einheit füllt Covercy One eine standardmäßige Einzelpersonen-Einheit mit dem Namen des Kontakts vor und legt diesen als Hauptkontakt dieser Einheit fest.
5. Wählen Sie optional Einheit hinzufügen, um den Kontakt mit einer bestehenden Einheit zu verknüpfen oder eine neue zu erstellen, und wählen Sie anschließend, in welchem Verhältnis der Kontakt zu dieser Einheit steht.
6. Wählen Sie Kontakt erstellen, um zu speichern.

Wenn eine E-Mail-Adresse bereits verwendet wird

Covercy One erstellt keinen zweiten Kontakt mit einer primären E-Mail-Adresse, die ein aktiver Kontakt in Ihrem Arbeitsbereich bereits als seine primäre Adresse verwendet. Da die Prüfung beim Verlassen des ersten Schritts erfolgt, erfahren Sie es, bevor Sie Zeit in die Benennung einer Investmenteinheit investieren – und die Meldung nennt Ihnen den Kontakt, der die Adresse bereits hat, wobei der Name direkt zu diesem Kontakt verlinkt ist. Dieselbe Regel wird beim Speichern des Kontakts erneut angewendet, sodass kein Duplikat durchrutschen kann.

Sie haben zwei Möglichkeiten fortzufahren, und bei keiner davon gehen Ihre bereits eingegebenen Daten verloren. War die Adresse ein Tippfehler oder gehört sie einer anderen Person, korrigieren Sie sie – die Meldung verschwindet, sobald Sie die Adresse ändern – und wählen Sie erneut Weiter, um fortzufahren. Möchten Sie prüfen, wer die Adresse bereits hat, wählen Sie den Namen in der Meldung: Die Seite dieses Kontakts öffnet sich in einem neuen Browser-Tab, und das Formular, das Sie gerade ausgefüllt haben, bleibt unverändert dahinter geöffnet. Kehren Sie dorthin zurück und korrigieren Sie die Adresse, falls sie falsch war – oder arbeiten Sie, falls der genannte Kontakt tatsächlich die Person ist, die Sie gerade anlegen wollten, stattdessen mit dem vorhandenen Datensatz weiter: Verknüpfen Sie dort die gewünschte Investmenteinheit, anstatt eine zweite Kopie derselben Person zu erstellen.

Die Prüfung ist enger gefasst, als es zunächst scheint, und dies sind die Grenzfälle, denen Sie am ehesten begegnen:

• Sie vergleicht primäre Adresse mit primärer Adresse. Eine Adresse, die ein anderer Kontakt als sekundäre E-Mail-Adresse führt, kann weiterhin verwendet werden, und zusätzliche Adressen, die Sie dem neu angelegten Kontakt hinzufügen, werden überhaupt nicht geprüft.
• Groß- und Kleinschreibung sowie überflüssige Leerzeichen spielen keine Rolle – dieselbe Adresse, anders geschrieben, gilt weiterhin als dieselbe Adresse.
• Ein archivierter Kontakt belegt keine Adresse. Wurde der einzige Kontakt, der sie verwendet hat, archiviert, ist die Adresse frei.
• Ein Kontakt ohne E-Mail-Adresse wird genau wie zuvor erstellt – es gibt nichts zu prüfen.
• Das Bearbeiten eines bestehenden Kontakts ist nicht betroffen. Wenn Sie den Assistenten für einen bereits vorhandenen Kontakt durchlaufen, erscheint diese Meldung nie, sodass die eigene Adresse des Kontakts ihn nicht blockiert.

Festlegen, in welchem Verhältnis ein Kontakt zu einer Einheit steht

Wenn Sie einen Kontakt mit einer Investmenteinheit verknüpfen, wählen Sie ein Verhältnis, das zum Einheitentyp passt. Bei einer Einzelpersonen-Einheit können Sie den Kontakt als den Investor selbst (Selbst), einen Angehörigen, einen Berater, ein Family Office oder Sonstiges kennzeichnen. Bei einem Unternehmen, einem Trust oder einer anderen nicht-individuellen Einheit können Sie ihn als Eigentümer / Verwalter, Berater, Family Office oder Sonstiges kennzeichnen. Ein Berater ist eine externe Fachkraft wie ein Anwalt, Buchhalter oder Finanzberater, und ein Family Office ist ein Vertreter oder eine Fachkraft, die im Namen des Investors oder der Einheit handelt. Covercy One bietet nur die Verhältnisoptionen an, die für die Einheit sinnvoll sind, sodass Sie beispielsweise einen Kontakt nicht als Investor für ein Unternehmen kennzeichnen können.

Einen Kontakt bearbeiten

1. Öffnen Sie den Kontakt aus Ihrer Kontaktliste.
2. Aktualisieren Sie dessen Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Notizen. Sie können festlegen, welche E-Mail-Adresse die primäre ist; das ist die Adresse, die Covercy One standardmäßig verwendet, wenn Sie dem Kontakt eine E-Mail senden.
3. Fügen Sie die Einheiten, mit denen der Kontakt verknüpft ist, hinzu, entfernen oder ändern Sie sie sowie das jeweilige Verhältnis.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Einen Kontakt mit weiteren Einheiten verknüpfen

Auf der Seite eines Kontakts können Sie diesen mit weiteren Investmenteinheiten verknüpfen und ihn im selben Schritt als Hauptkontakt für Einheiten festlegen, die bereits einen haben.

1. Öffnen Sie den Kontakt aus Ihrer Kontaktliste.
2. Wählen Sie Einheit zuordnen, um den Zuordnungsdialog zu öffnen.
3. Wählen Sie eine oder mehrere Einheiten aus, die mit dem Kontakt verknüpft werden sollen.
4. Soll dieser Kontakt die Rolle des Hauptkontakts für Einheiten übernehmen, die bereits einen haben, aktivieren Sie Als Hauptkontakt festlegen. Der Dialog weist darauf hin, dass der Kontakt als Hauptkontakt für die ausgewählten Einheiten festgelegt wird. Für eine Einheit, die noch keine Kontakte hat, benötigen Sie das Kontrollkästchen nicht – der Kontakt wird automatisch ihr Hauptkontakt.
5. Senden Sie den Dialog ab, um die Verknüpfungen zu speichern.

Wie der Hauptkontakt einer Einheit festgelegt wird

Jede Investmenteinheit hat einen Hauptkontakt. Der erste Kontakt, der mit einer Einheit ohne Kontakte verknüpft wird, wird automatisch ihr Hauptkontakt – unabhängig davon, wie die Verknüpfung entstanden ist: über die Seite des Kontakts, durch das Anlegen eines neuen Kontakts oder durch einen Import. Werden später weitere Kontakte verknüpft, ersetzt das nie den bereits vorhandenen Hauptkontakt der Einheit. Um die Rolle an eine andere Person zu übergeben, aktivieren Sie Als Hauptkontakt festlegen, wenn Sie die Einheit diesem Kontakt zuordnen, oder legen Sie ihn in der Kontaktliste der Einheit selbst als Hauptkontakt fest (siehe Investierende Rechtsträger verwalten).

Einen Kontakt von einer Einheit entfernen

Wenn Sie einen Kontakt von einer Investmenteinheit entfernen, wird nur die Verknüpfung zwischen beiden aufgehoben. Der Kontakt bleibt in Ihrer Kontaktliste, ebenso wie seine Verknüpfungen mit allen anderen Einheiten.

1. Öffnen Sie den Kontakt aus Ihrer Kontaktliste.
2. Wählen Sie in der Tabelle Investmenteinheiten des Kontakts bei der Einheit, die Sie entfernen möchten, Vom Kontakt entfernen. Um mehrere gleichzeitig zu entfernen, wählen Sie sie über die Kontrollkästchen in den Zeilen aus und wählen Sie für die Auswahl Vom Kontakt entfernen.
3. Prüfen Sie den Bestätigungsdialog und bestätigen Sie.

Was die Bestätigung abfragt, hängt von der Rolle des Kontakts bei der jeweiligen Einheit ab:

• Ist der Kontakt nicht der Hauptkontakt der Einheit, bestätigen Sie nur das Entfernen.
• Ist der Kontakt der Hauptkontakt der Einheit und hat die Einheit weitere Kontakte, wählen Sie aus diesen anderen Kontakten einen neuen Hauptkontakt – der erste ist vorausgewählt. Covercy One macht Ihre Auswahl zum Hauptkontakt, bevor die Verknüpfung entfernt wird, sodass die Einheit nie ohne Hauptkontakt ist. Wenn Sie mehrere Einheiten gleichzeitig entfernen, werden Sie für jede Einheit gefragt, deren Hauptkontakt der Kontakt ist.
• Ist der Kontakt der einzige Kontakt der Einheit, warnt der Dialog, dass die Einheit danach keine Kontakte und keinen Hauptkontakt mehr hat. Wählen Sie Genehmigen, um ihn trotzdem zu entfernen, oder Abbrechen, um die Einheit unverändert zu lassen.

Wenn ein Kontakt nicht gelöscht werden kann

Einige Kontakte können nicht gelöscht werden, weil andere Datensätze noch von ihnen abhängen. Wenn Covercy One einen Kontakt nicht löscht, öffnet sich ein Dialog, der die Datensätze auflistet, die ihn halten – etwa eine aktive Vertragsunterschrift –, und der Kontakt bleibt in Ihrer Liste. Kontakte löschen Sie in der Kontaktliste (Investoren → Kontakte), einzeln oder über eine Mehrfachauswahl, und dort erscheint dieser Dialog; bei einer Mehrfachauswahl werden die löschbaren Kontakte gelöscht, und der Dialog nennt nur diejenigen, die es nicht waren. Die Registerkarte Kontakte einer Investmenteinheit bietet Löschen nicht an. Wenn Sie einen Kontakt nur von einer Einheit entfernen möchten, ohne ihn zu löschen, verwenden Sie Von Einheit entfernen auf der Registerkarte Kontakte dieser Einheit oder Vom Kontakt entfernen auf der Seite des Kontakts, wie oben beschrieben.

Kontakte in großen Mengen importieren

Verwenden Sie den Importassistenten, um viele Kontakte gleichzeitig aus einer Tabellenkalkulation einzulesen. Dies ist die Kurzfassung – wie Sie Ihre Datei so vorbereiten, dass ihre Zeilen zu den bereits vorhandenen Investoren passen, erfahren Sie unter Importieren Sie Ihre bestehenden Investoren und Beteiligungen.

1. Öffnen Sie in der Kontaktliste das Kebab-Menü der Tabelle (drei Punkte) und wählen Sie Kontakte importieren, um den Importassistenten zu öffnen.
2. Datei hochladen – laden Sie eine CSV- oder Excel-Datei (.xlsx) hoch. Bei einer Excel-Datei mit mehreren Tabellenblättern wählen Sie das zu importierende Tabellenblatt aus. Speichern Sie ältere .xls-Dateien zunächst als .xlsx.
3. Spalten zuordnen – Covercy One ordnet Ihre Spalten den Kontaktfeldern zu und kennzeichnet jedes Feld als Automatisch, Vorgeschlagen, Manuell, Erforderlich oder Nicht zugeordnet. Übernehmen Sie eine naheliegende Zuordnung mit einem Klick auf Übernehmen neben dem Vorschlag, oder wählen Sie das Feld selbst aus. Sie können auch Einheitenspalten wie Einheitenname und -typ zuordnen, um Investmenteinheiten zu verknüpfen oder zu erstellen.
4. Prüfen & Importieren – jede Zeile zeigt genau einen der Status Neu, Aktualisieren, Übersprungen oder Vorhanden an. Nutzen Sie die Filterschaltflächen und die Zeilenzahlen, die sie tragen – Alle, Neu, Aktualisieren, Übersprungen, Vorhanden –, um sich auf eine Gruppe zu konzentrieren, und bewegen Sie den Mauszeiger auf den Status einer Zeile oder setzen Sie den Fokus darauf, um zu sehen, warum er so lautet.
5. Wählen Sie Import starten. Eine Fortschrittsanzeige und Live-Zähler zeigen an, wie viele Kontakte erstellt, aktualisiert, übersprungen und fehlgeschlagen sind.
6. Wenn der Import abgeschlossen ist, prüfen Sie die Zusammenfassung und wählen Sie dann, ob Sie Ihre Kontakte anzeigen, weitere importieren oder schließen möchten.

Ihre Kontakte exportieren

1. Öffnen Sie in der Kontaktliste das Kebab-Menü der Tabelle (drei Punkte).
2. Wählen Sie Kontakte exportieren.
3. Covercy One lädt eine CSV-Datei Ihrer Kontakte herunter, einschließlich Telefon-Durchwahlen, mit einheitlichen Spalten.

Ihren Kontakten E-Mails senden

Sie können eine E-Mail an drei Stellen auf der Kontaktseite starten. Wählen Sie E-Mail senden in der Kopfzeile der Seite, um den E-Mail-Editor mit leeren Empfängerfeldern zu öffnen, und fügen Sie anschließend selbst einzelne Kontakte, Gruppen-Token oder einfache E-Mail-Adressen hinzu. Um einer einzelnen Person zu schreiben, verwenden Sie die Aktion E-Mail senden in deren Zeile – der Editor öffnet sich mit diesem Kontakt bereits im Feld An. Um mehreren Personen zu schreiben, wählen Sie diese über die Kontrollkästchen in den Zeilen aus und verwenden Sie die Sammelaktion E-Mail senden; jeder ausgewählte Kontakt wird dem Feld An hinzugefügt.

Kontaktvermittler verwalten

Mit Vermittlern können Sie nachverfolgen, wer Ihnen einen Kontakt vorgestellt hat. Wählen Sie im Kebab-Menü der Kontakttabelle Kontaktvermittler verwalten, um die Seite Kontaktvermittler zu öffnen, auf der Sie neue Vermittlernamen erstellen und nicht mehr verwendete archivieren können. Sie können einen Vermittler auch direkt über das Vermittler-Panel auf der Detailseite eines Kontakts erstellen und zuweisen sowie den Vermittler eines Kontakts kontextbezogen über die Zeilenaktionen dieses Kontakts öffnen.

Einen Kontakt zum Investorenportal einladen

Das Zeilenmenü eines Kontakts in der Kontaktliste bietet außerdem eine Einladung zum Portal an. Wenn für den Kontakt eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist und er dem Portal noch nicht beigetreten ist, zeigt das Menü Zum Portal einladen an; wurde er bereits eingeladen oder verifiziert er seine E-Mail-Adresse noch, zeigt es Einladung erneut senden an. Beide Optionen öffnen den Einladungsdialog mit ausschließlich diesem Kontakt, sodass Sie bestätigen können, bevor etwas versendet wird, und der Dialog öffnet sich bei jeder Verwendung bereit für eine neue Nachricht. Den vollständigen Ablauf einschließlich Sammeleinladungen finden Sie in der Anleitung zum Einladen von Kontakten in das Investorenportal.

Sobald eine Einladung versendet wurde, spiegelt der Portal-Status des Kontakts in der Kontaktliste den Status „eingeladen“ unmittelbar wider, ohne dass die Seite neu geladen werden muss – unabhängig davon, ob Sie eine einzelne Person über deren Zeilenmenü oder mehrere gleichzeitig über die Kontrollkästchen in den Zeilen eingeladen haben. Der angezeigte Status ist der, den Covercy One gespeichert hat, sodass Sie sich auch nach dem Suchen, Sortieren oder Wechseln auf eine andere Seite der Liste darauf verlassen können – und er wird auch beim nächsten Öffnen der Liste in einer neuen Sitzung oder einem neuen Tab korrekt angezeigt.

Einen Kontakt finden und seine Aktivitäten überprüfen

Suchen Sie einen Kontakt nach Namen oder nach einer beliebigen E-Mail-Adresse in seinem Datensatz – nicht nur nach der primären –, sodass Sie jemanden über die Adresse finden, von der aus er Ihnen tatsächlich schreibt, selbst wenn das nicht die Adresse ist, die Sie als primär gekennzeichnet haben. Die E-Mail-Suche funktioniert auf dieselbe Weise in der Kontaktliste, auf der Registerkarte Kontakte einer Investmenteinheit und in der globalen Suche, die die übereinstimmende E-Mail-Adresse neben dem Ergebnis anzeigt. Öffnen Sie einen Kontakt, um seine Daten und einen Abschnitt Cashflows zu sehen, der den Cashflow-Verlauf über alle mit dem Kontakt verknüpften Investmenteinheiten hinweg zusammenführt, mit einer Spalte, die angibt, zu welcher Einheit jede Zeile gehört. Wenn diese Einheiten noch keine Positionen haben, sehen Sie einen leeren Zustand. Öffnen Sie das Kebab-Menü der Tabelle Cashflows und wählen Sie Cashflows exportieren, um die aktuell angezeigten Zeilen herunterzuladen; die Option ist deaktiviert, wenn die Tabelle leer ist.

Kontakte nach Tags filtern

Die Kontaktliste verfügt über einen Filter Tags, der sie auf die Kontakte mit den von Ihnen ausgewählten Tags eingrenzt. So können Sie eine Gruppe nach der anderen bearbeiten, statt durch Ihre gesamte Liste zu scrollen.

1. Öffnen Sie Investoren → Kontakte.
2. Öffnen Sie den Filter Tags oberhalb der Liste. Er bietet alle Ihre Kontakt-Tags an – nicht nur die Tags der Kontakte auf der Seite, die Sie gerade ansehen.
3. Wählen Sie ein oder mehrere Tags aus. Die Liste wird neu geladen, zeigt die Kontakte mit diesen Tags an und beginnt wieder bei Seite 1.
4. Um zu Ihrer vollständigen Liste zurückzukehren, heben Sie die Auswahl auf.

Der Filter arbeitet mit den Steuerelementen zusammen, die Sie bereits verwenden. Suche und Tags gelten gleichzeitig: Ein Kontakt wird nur angezeigt, wenn er dem gesuchten Text entspricht und mindestens ein ausgewähltes Tag trägt. Die Sortierung gilt innerhalb der gefilterten Menge, und zwar für jede sortierbare Spalte – sortieren Sie bei ausgewähltem Tag nach Einheiten, ordnen Sie nur die Kontakte, die dieses Tag tragen. Die Gesamtzahl und die Anzahl der Seiten beziehen sich auf die gefilterte Menge und nicht auf Ihre gesamte Liste, und eine Änderung der Tag-Auswahl bringt Sie zurück zu Seite 1.

Überprüfen, ob es funktioniert hat

Bestätigen Sie nach dem Hinzufügen oder Importieren, dass der Kontakt mit der korrekten primären E-Mail-Adresse und den verknüpften Einheiten in Ihrer Kontaktliste erscheint. Öffnen Sie nach dem Zuordnen von Einheiten eine dieser Einheiten und prüfen Sie, ob der Hauptkontakt der erwartete ist. Prüfen Sie nach dem Entfernen eines Kontakts von einer Einheit, dass die Einheit nicht mehr in der Tabelle Investmenteinheiten des Kontakts erscheint und – falls Sie einen Ersatz gewählt haben – dass die Einheit den neuen Hauptkontakt anzeigt. Überprüfen Sie nach einem Export, dass sich die heruntergeladene CSV-Datei öffnen lässt und die von Ihnen erwarteten Kontakte enthält. Wenn etwas nicht richtig aussieht, wenden Sie sich an unser Team, um Hilfe zu erhalten.