ניהול אנשי הקשר שלך

בסיום מדריך זה תדע כיצד להוסיף איש קשר, לערוך את פרטיו, לקשר אותו לישויות משקיעות ולנהל מי הוא איש הקשר הראשי של כל ישות, להסיר איש קשר מישות, לשלוח אליו דוא"ל, לייבא אנשי קשר בכמות גדולה, לאתר כל מי שכבר נמצא ברשימה שלך ולייצא את אנשי הקשר שלך מתוך ה-CRM של Covercy One.

הוספת איש קשר

יצירת איש קשר מובילה אותך דרך אשף קצר. כל איש קשר מקושר לפחות לישות משקיעה אחת, ולכן האשף ממלא עבורך מראש ישות ברירת מחדל.

1. פתח את רשימת אנשי הקשר שלך ובחר איש קשר חדש.
2. הזן את פרטי איש הקשר — שם, כתובת דוא"ל אחת או יותר ומספרי טלפון. לכל מספר טלפון יש בורר מדינה ושדה שלוחה אופציונלי עבור שלוחה.
3. בחר הבא. Covercy One בודק את כתובת הדוא"ל הראשית לפני שהוא מעביר אותך הלאה: אם איש קשר פעיל אחר בסביבת העבודה שלך כבר משתמש בכתובת זו ככתובת הדוא"ל הראשית שלו, תישאר בשלב זה ותראה הודעה לצד שדה הדוא"ל הראשי ובה שם איש הקשר שהכתובת כבר שייכת לו. השם הוא קישור, כך שתוכל לפתוח את אותו איש קשר ולבדוק אותו מבלי לאבד את מה שהקלדת.
4. בשלב הישות, Covercy One ממלא מראש ישות פרטית כברירת מחדל באמצעות שם איש הקשר ומגדיר אותו כאיש הקשר הראשי של אותה ישות.
5. באופן אופציונלי בחר הוסף ישות כדי לקשר את איש הקשר לישות קיימת או ליצור ישות חדשה, ולאחר מכן בחר כיצד איש הקשר קשור לאותה ישות.
6. בחר צור איש קשר כדי לשמור.

כאשר כתובת דוא"ל כבר בשימוש

Covercy One לא ייצור איש קשר שני עם כתובת דוא"ל ראשית שאיש קשר פעיל בסביבת העבודה שלך כבר משתמש בה ככתובת הראשית שלו. מכיוון שהבדיקה מתבצעת כשאתה יוצא מהשלב הראשון, אתה מגלה זאת עוד לפני שהשקעת זמן במתן שם לישות משקיעה — וההודעה מציינת את שם איש הקשר שכבר מחזיק בכתובת, כאשר השם משמש כקישור ישיר לאותו איש קשר. אותו כלל נאכף שוב בעת שמירת איש הקשר, כך שכפילות אינה יכולה לחמוק.

יש לך שתי דרכים להמשיך, ואף אחת מהן אינה מאבדת את הפרטים שכבר הזנת. אם הכתובת הוקלדה בטעות או שייכת למישהו אחר, תקן אותה — ההודעה נעלמת ברגע שאתה משנה את הכתובת — ובחר שוב הבא כדי להמשיך. אם ברצונך לבדוק למי כבר יש את הכתובת, בחר את השם שבהודעה: עמוד איש הקשר ההוא נפתח בלשונית דפדפן חדשה, והטופס שמילאת נשאר פתוח מאחוריו, בדיוק כפי שהשארת אותו. חזור אליו ותקן את הכתובת אם היא הייתה שגויה, או, אם איש הקשר שצוין הוא באמת האדם שעמדת להוסיף, המשך לעבוד מתוך הרשומה הקיימת שלו — קשר שם את הישות המשקיעה שהתכוונת אליה, במקום ליצור עותק שני של אותו אדם.

הבדיקה מצומצמת יותר ממה שנדמה במבט ראשון, ואלה המקרים שסביר שתיתקל בהם:

• היא משווה כתובת ראשית לכתובת ראשית. כתובת שאיש קשר אחר מחזיק ככתובת דוא"ל משנית עדיין פנויה לשימוש, וכתובות נוספות שאתה מוסיף לאיש הקשר שאתה יוצר אינן נבדקות כלל.
• אותיות רישיות ורווחים מיותרים אינם משנים — אותה כתובת שהוקלדה בצורה שונה עדיין נחשבת לאותה כתובת.
• איש קשר בארכיון אינו מחזיק בכתובת. אם איש הקשר היחיד שהשתמש בה הועבר לארכיון, הכתובת פנויה.
• איש קשר ללא כתובת דוא"ל נוצר בדיוק כמו קודם — אין מה לבדוק.
• עריכת איש קשר קיים אינה מושפעת. מעבר באשף על איש קשר שכבר קיים לעולם אינו מציג הודעה זו, כך שהכתובת שלו עצמו אינה חוסמת אותו.

בחירת אופן הקשר של איש קשר לישות

כשאתה מקשר איש קשר לישות משקיעה, אתה בוחר סוג קשר שמתאים לסוג הישות. עבור ישות פרטית תוכל לסמן את איש הקשר כמשקיע עצמו (עצמי), כקרוב משפחה, כיועץ, כמשרד משפחתי או כאחר. עבור חברה, נאמנות או ישות אחרת שאינה פרטית תוכל לסמן אותו כבעלים / מנהל, כיועץ, כמשרד משפחתי או כאחר. יועץ הוא איש מקצוע חיצוני כגון עורך דין, רואה חשבון או יועץ פיננסי, ומשרד משפחתי הוא נציג או איש מקצוע הפועל בשם המשקיע או הישות. Covercy One מציע רק את אפשרויות הקשר ההגיוניות עבור הישות, ולכן לא תוכל, למשל, לסמן איש קשר כמשקיע עבור חברה.

עריכת איש קשר

1. פתח את איש הקשר מתוך רשימת אנשי הקשר שלך.
2. עדכן את שמו, כתובות הדוא"ל, מספרי הטלפון או ההערות שלו. תוכל לסמן איזו כתובת דוא"ל היא הראשית; זוהי הכתובת שבה Covercy One משתמש כברירת מחדל כששולחים דוא"ל לאיש הקשר.
3. הוסף, הסר או שנה את הישויות שאליהן מקושר איש הקשר ואת סוג הקשר לכל אחת מהן.
4. שמור את השינויים שלך.

קישור איש קשר לישויות נוספות

מתוך עמוד איש הקשר תוכל לשייך אותו לישויות משקיעות נוספות, ובאותו שלב גם להגדיר אותו כאיש הקשר הראשי של ישויות שכבר יש להן איש קשר ראשי.

1. פתח את איש הקשר מתוך רשימת אנשי הקשר שלך.
2. בחר שייך ישות כדי לפתוח את חלון השיוך.
3. בחר ישות אחת או יותר לקישור לאיש הקשר.
4. אם ברצונך שאיש הקשר הזה יחליף את איש הקשר הראשי בישויות שכבר יש להן איש קשר ראשי, סמן הגדר כאיש קשר ראשי. החלון מסביר שאיש הקשר יוגדר כאיש הקשר הראשי של הישויות שנבחרו. עבור ישות שעדיין אין לה אנשי קשר, אין צורך בתיבת הסימון — איש הקשר הופך לאיש הקשר הראשי שלה באופן אוטומטי.
5. שלח את החלון כדי לשמור את הקישורים.

כיצד נקבע איש הקשר הראשי של ישות

לכל ישות משקיעה יש איש קשר ראשי. איש הקשר הראשון שמקושר לישות שאין לה אנשי קשר הופך לאיש הקשר הראשי שלה באופן אוטומטי, בכל דרך שבה נוצר הקישור — מעמוד איש הקשר, ביצירת איש קשר חדש או בייבוא. קישור אנשי קשר נוספים בהמשך לעולם אינו מחליף את איש הקשר הראשי שכבר יש לישות. כדי להעביר את התפקיד למישהו אחר, סמן הגדר כאיש קשר ראשי כשאתה משייך אליו את הישות, או הגדר אותו כראשי מתוך רשימת אנשי הקשר של הישות עצמה (ראה ניהול ישויות משקיעות).

הסרת איש קשר מישות

הסרת איש קשר מישות משקיעה מבטלת רק את הקישור ביניהם. איש הקשר נשאר ברשימת אנשי הקשר שלך, יחד עם הקישורים שלו לכל ישות אחרת.

1. פתח את איש הקשר מתוך רשימת אנשי הקשר שלך.
2. בטבלת ישויות משקיעות של איש הקשר, בחר הסר מאיש הקשר עבור הישות שברצונך להסיר. כדי להסיר כמה ישויות בבת אחת, בחר אותן באמצעות תיבות הסימון של השורות ובחר הסר מאיש הקשר עבור הבחירה.
3. עיין בחלון האישור ואשר.

מה שחלון האישור מבקש תלוי בתפקידו של איש הקשר בכל ישות:

• אם איש הקשר אינו איש הקשר הראשי של הישות, אתה רק מאשר את ההסרה.
• אם איש הקשר הוא איש הקשר הראשי של הישות ויש לישות אנשי קשר אחרים, אתה בוחר איש קשר ראשי חדש מבין אנשי הקשר האחרים — הראשון שבהם נבחר מראש. Covercy One מגדיר את מי שבחרת כאיש הקשר הראשי לפני שהוא מסיר את הקישור, כך שהישות לעולם אינה נותרת בלעדיו. כשאתה מסיר כמה ישויות בבת אחת, תתבקש לבחור עבור כל ישות שבה איש הקשר הוא הראשי.
• אם איש הקשר הוא איש הקשר היחיד של הישות, החלון מזהיר שהישות תישאר ללא אנשי קשר וללא איש קשר ראשי. בחר אשר כדי להסיר אותו בכל זאת, או ביטול כדי להשאיר את הישות כפי שהיא.

כאשר לא ניתן למחוק איש קשר

יש אנשי קשר שלא ניתן למחוק מכיוון שרשומות אחרות עדיין תלויות בהם. כאשר Covercy One אינו מוחק איש קשר, נפתח חלון דו-שיח המפרט את הרשומות שמונעות את מחיקתו — למשל חתימה פעילה על הסכם — ואיש הקשר נשאר ברשימה שלך. מוחקים אנשי קשר מרשימת אנשי הקשר (משקיעים → אנשי קשר), אחד בכל פעם או מתוך בחירה מרובה, ושם מופיע חלון זה; בבחירה מרובה, אנשי הקשר שניתן למחוק נמחקים והחלון מציין רק את אלה שלא נמחקו. כרטיסיית אנשי קשר של ישות משקיעה אינה מציעה מחק. אם ברצונך רק להוריד איש קשר מישות אחת מבלי למחוק אותו, השתמש ב-הסר מהישות בכרטיסיית אנשי קשר של אותה ישות, או ב-הסר מאיש הקשר בעמוד איש הקשר, כמתואר לעיל.

ייבוא אנשי קשר בכמות גדולה

השתמש באשף הייבוא כדי להכניס אנשי קשר רבים בבת אחת מתוך גיליון אלקטרוני. זוהי הגרסה המקוצרת — להכנת הקובץ שלך כך שהשורות בו יתאימו למשקיעים שכבר יש לך, ראה ייבוא המשקיעים וההשקעות הקיימים שלך.

1. מתוך רשימת אנשי הקשר, פתח את תפריט שלוש הנקודות (kebab) של הטבלה ובחר ייבוא אנשי קשר כדי לפתוח את אשף הייבוא.
2. העלאת קובץ — העלה קובץ CSV או Excel ‏(.xlsx). עבור קובץ Excel עם מספר גיליונות, בחר את הגיליון לייבוא. שמור קבצי .xls ישנים יותר כ-.xlsx תחילה.
3. מיפוי עמודות — Covercy One מתאים את העמודות שלך לשדות איש הקשר ומסמן כל שדה כאוטומטי, מוצע, ידני, חובה או לא ממופה. אמץ התאמה קרובה בלחיצה אחת על השתמש שליד ההצעה, או בחר את השדה בעצמך. תוכל גם למפות עמודות ישות כגון שם הישות וסוגה כדי לקשר או ליצור ישויות משקיעות.
4. סקירה וייבוא — כל שורה מציגה בדיוק אחד מהסטטוסים חדש, עדכון, דולג או קיים. השתמש בלחצני הסינון ובמוני השורות שהם נושאים — הכול, חדש, עדכון, דולג, קיים — כדי להתמקד בקבוצה אחת, והעבר את העכבר או את המיקוד מעל הסטטוס של שורה כדי לראות מדוע הוא מוצג כך.
5. בחר התחל ייבוא. מחוון התקדמות וספירות בזמן אמת מציגים אנשי קשר שנוצרו, עודכנו, דולגו ונכשלו.
6. בסיום הייבוא, סקור את הסיכום ולאחר מכן בחר להציג את אנשי הקשר שלך, לייבא עוד או לסגור.

ייצוא אנשי הקשר שלך

1. מתוך רשימת אנשי הקשר, פתח את תפריט שלוש הנקודות (kebab) של הטבלה.
2. בחר ייצוא אנשי קשר.
3. Covercy One מוריד קובץ CSV של אנשי הקשר שלך, כולל שלוחות טלפון, עם עמודות עקביות.

שליחת דוא"ל לאנשי הקשר שלך

תוכל להתחיל הודעת דוא"ל משלושה מקומות בעמוד אנשי הקשר. בחר שלח דוא"ל בכותרת העמוד כדי לפתוח את מחבר ההודעות עם שדות נמענים ריקים, ולאחר מכן הוסף בעצמך אנשי קשר בודדים, אסימוני קבוצה או כתובות דוא"ל רגילות. כדי לשלוח דוא"ל לאדם אחד, השתמש בפעולה שלח דוא"ל בשורה שלו — מחבר ההודעות נפתח כשאיש הקשר כבר נמצא בשדה אל. כדי לשלוח דוא"ל למספר אנשים, בחר אותם באמצעות תיבות הסימון של השורות והשתמש בפעולה הקבוצתית שלח דוא"ל; כל איש קשר שנבחר יתווסף לשדה אל.

ניהול מפנים של אנשי קשר

מפנים מאפשרים לך לעקוב אחר מי הפנה אליך איש קשר. מתפריט שלוש הנקודות (kebab) של טבלת אנשי הקשר, בחר ניהול מפנים של אנשי קשר כדי לפתוח את עמוד המפנים, שבו תוכל ליצור שמות מפנים חדשים ולהעביר לארכיון כאלה שאינך משתמש בהם עוד. תוכל גם ליצור ולשייך מפנה ישירות מתוך לוח המפנה של איש קשר בעמוד הפרטים שלו, ולפתוח את המפנה של איש קשר בהקשר מתוך פעולות השורה של אותו איש קשר.

הזמנת איש קשר לפורטל המשקיעים

תפריט השורה של איש קשר ברשימת אנשי הקשר מציע גם הזמנה לפורטל. כאשר לאיש הקשר יש כתובת דוא"ל רשומה והוא טרם הצטרף, התפריט מציג הזמן לפורטל; אם הוא כבר הוזמן או שהוא עדיין מאמת את כתובת הדוא"ל שלו, מוצג שלח הזמנה מחדש. כל אחת מהאפשרויות פותחת את חלון ההזמנה עם אותו איש קשר בלבד, כך שתוכל לאשר לפני שנשלח דבר, והחלון נפתח מוכן להודעה חדשה בכל פעם שאתה משתמש בו. עיין במדריך על הזמנת אנשי קשר לפורטל המשקיעים לתהליך המלא, כולל הזמנות בכמות גדולה.

לאחר שנשלחה הזמנה, סטטוס הפורטל של איש הקשר ברשימת אנשי הקשר משקף מיד את מצב ההזמנה, ללא רענון העמוד — בין אם הזמנת אדם אחד מתפריט השורה שלו ובין אם הזמנת כמה בבת אחת באמצעות תיבות הסימון של השורות. הסטטוס שאתה רואה הוא הסטטוס הרשום ב-Covercy One, כך שתוכל לסמוך עליו גם לאחר שחיפשת, מיינת או עברת לעמוד אחר ברשימה, והוא יוצג נכון גם בפעם הבאה שתפתח את הרשימה בהפעלה או בלשונית חדשה.

איתור איש קשר וסקירת הפעילות שלו

חפש איש קשר לפי שם או לפי כל כתובת דוא"ל שברשומה שלו — לא רק הכתובת הראשית — כך שתוכל לאתר מישהו לפי הכתובת שממנה הוא באמת כותב אליך, גם כשאין זו הכתובת שסימנת כראשית. חיפוש לפי דוא"ל פועל באותו אופן ברשימת אנשי הקשר, בכרטיסיית אנשי הקשר של ישות משקיעה ובחיפוש הגלובלי, שמציג את כתובת הדוא"ל התואמת לצד התוצאה. פתח איש קשר כדי לראות את פרטיו ואת מקטע תזרימי המזומנים, שמרכז את היסטוריית תזרימי המזומנים בכל הישויות המשקיעות המקושרות לאיש הקשר, עם עמודה המזהה לאיזו ישות שייכת כל שורה. אם לישויות אלה עדיין אין פוזיציות, תראה מצב ריק. פתח את תפריט שלוש הנקודות (kebab) של טבלת תזרימי המזומנים ובחר ייצוא תזרימי מזומנים כדי להוריד את השורות המוצגות כעת; האפשרות מושבתת כשהטבלה ריקה.

סינון אנשי הקשר שלך לפי תגית

לרשימת אנשי הקשר יש מסנן תגיות שמצמצם אותה לאנשי הקשר הנושאים את התגיות שבחרת, כך שתוכל לעבור על קבוצה אחת בכל פעם במקום לגלול את כל הרשימה שלך.

1. פתח את משקיעים → אנשי קשר.
2. פתח את מסנן התגיות שמעל הרשימה. הוא מציע את כל תגיות אנשי הקשר שלך — לא רק את התגיות של אנשי הקשר שבעמוד שבו אתה צופה כרגע.
3. בחר תגית אחת או יותר. הרשימה נטענת מחדש ומציגה את אנשי הקשר הנושאים אותן, החל שוב מעמוד 1.
4. כדי לחזור לרשימה המלאה, נקה את הבחירה.

המסנן פועל יחד עם הפקדים שבהם אתה כבר משתמש. החיפוש והתגיות חלים בו-זמנית, כך שאיש קשר מוצג רק כאשר הוא תואם לטקסט שחיפשת וגם נושא לפחות תגית אחת שנבחרה. המיון חל בתוך הקבוצה המסוננת, בכל עמודה שניתנת למיון — מיין לפי ישויות כשתגית נבחרת, ותמיין רק את אנשי הקשר הנושאים אותה. הסך הכול ומספר העמודים מתארים את הקבוצה המסוננת ולא את כל הרשימה שלך, ושינוי בחירת התגיות מחזיר אותך לעמוד 1.

אימות שהפעולה הצליחה

לאחר הוספה או ייבוא, ודא שאיש הקשר מופיע ברשימת אנשי הקשר שלך עם כתובת הדוא"ל הראשית הנכונה והישויות המקושרות. לאחר שיוך ישויות, פתח אחת מאותן ישויות ובדוק שאיש הקשר הראשי הוא מי שציפית. לאחר הסרת איש קשר מישות, בדוק שהישות כבר אינה מופיעה בטבלת ישויות משקיעות של איש הקשר, ואם בחרת מחליף, שהישות מציגה את איש הקשר הראשי החדש. לאחר ייצוא, בדוק שקובץ ה-CSV שהורד נפתח ומכיל את אנשי הקשר שציפית להם. אם משהו אינו נראה תקין, פנה לצוות שלנו לקבלת עזרה.