Управление контактами

К концу этого руководства Вы будете знать, как добавить контакт, изменить его данные, связать его с инвестирующими лицами и управлять тем, кто является основным контактом каждого лица, отвязать контакт от лица, отправить ему письмо, массово импортировать контакты, найти любого человека, уже имеющегося в Вашем списке, и экспортировать контакты из CRM Covercy One.

Добавление контакта

Контакт создаётся с помощью короткого мастера. Каждый контакт связан как минимум с одним инвестирующим лицом, поэтому мастер заранее подставляет лицо по умолчанию.

1. Откройте список контактов и выберите New contact.
2. Введите данные контакта — имя, один или несколько адресов электронной почты и номера телефонов. У каждого номера телефона есть выбор страны и необязательное поле Ext. для добавочного номера.
3. Выберите Next. Прежде чем перевести Вас дальше, Covercy One проверяет основной адрес электронной почты: если другой активный контакт в Вашем рабочем пространстве уже использует этот адрес как свой основной, Вы останетесь на этом шаге и увидите рядом с полем основного адреса сообщение с именем контакта, за которым закреплён адрес. Имя является ссылкой, поэтому Вы можете открыть этот контакт и проверить его, не потеряв введённые данные.
4. На шаге выбора лица Covercy One заранее создаёт инвестирующее лицо типа Individual по умолчанию с именем контакта и назначает контакт основным контактом этого лица.
5. При необходимости выберите Add Entity, чтобы связать контакт с существующим лицом или создать новое, а затем укажите, кем контакт приходится этому лицу.
6. Выберите Create Contact, чтобы сохранить.

Если адрес электронной почты уже используется

Covercy One не создаст второй контакт с основным адресом электронной почты, который активный контакт в Вашем рабочем пространстве уже использует как основной. Проверка выполняется при переходе с первого шага, поэтому Вы узнаете об этом до того, как потратите время на указание инвестирующего лица, — а в сообщении указан контакт, за которым уже закреплён адрес, и его имя является ссылкой прямо на этот контакт. То же правило применяется повторно при сохранении контакта, так что дубликат не проскользнёт.

У Вас есть два пути, и ни один из них не приведёт к потере уже введённых данных. Если в адресе опечатка или он принадлежит другому человеку, исправьте его — сообщение исчезнет, как только Вы измените адрес, — и снова выберите Next, чтобы продолжить. Если Вы хотите проверить, за кем закреплён адрес, выберите имя в сообщении: страница этого контакта откроется в новой вкладке браузера, а заполняемая Вами форма останется открытой за ней в том же виде, в каком Вы её оставили. Вернитесь к форме и исправьте адрес, если он был неверным, или, если указанный контакт и есть тот человек, которого Вы собирались добавить, работайте с его существующей записью — свяжите нужное инвестирующее лицо там, а не создавайте вторую копию того же человека.

Проверка уже, чем может показаться на первый взгляд. Вот случаи, с которыми Вы, скорее всего, столкнётесь:

• Сравниваются только основные адреса. Адрес, который другой контакт хранит как дополнительный, по-прежнему можно использовать, а дополнительные адреса создаваемого контакта не проверяются вовсе.
• Регистр букв и лишние пробелы не имеют значения — один и тот же адрес, набранный по-разному, считается одним адресом.
• Архивный контакт не занимает адрес. Если адрес использует только архивный контакт, адрес свободен.
• Контакт без адреса электронной почты создаётся так же, как раньше, — проверять нечего.
• Редактирование существующего контакта это не затрагивает. При прохождении мастера для уже существующего контакта это сообщение никогда не появляется, поэтому собственный адрес контакта его не блокирует.

Выбор связи контакта с лицом

Связывая контакт с инвестирующим лицом, Вы выбираете тип связи, соответствующий типу лица. Для физического лица контакт можно отметить как самого инвестора (Self), Relative, Advisor, Family Office или Other. Для компании, траста или другого лица, не являющегося физическим, — как Owner / Manager, Advisor, Family Office или Other. Advisor — это внешний специалист, например юрист, бухгалтер или финансовый консультант, а Family Office — представитель или специалист, действующий от имени инвестора или лица. Covercy One предлагает только варианты связи, имеющие смысл для данного лица, поэтому, например, отметить контакт как инвестора для компании нельзя.

Редактирование контакта

1. Откройте контакт из списка контактов.
2. Измените имя, адреса электронной почты, номера телефонов или заметки. Вы можете отметить, какой адрес электронной почты основной: именно его Covercy One по умолчанию использует при отправке писем контакту.
3. Добавьте, удалите или измените лица, с которыми связан контакт, и тип связи с каждым из них.
4. Сохраните изменения.

Связывание контакта с другими лицами

На странице контакта Вы можете связать его с другими инвестирующими лицами и на том же шаге назначить его основным контактом лиц, у которых основной контакт уже есть.

1. Откройте контакт из списка контактов.
2. Выберите Associate Entity, чтобы открыть диалоговое окно связывания.
3. Выберите одно или несколько лиц, которые нужно связать с контактом.
4. Если этот контакт должен стать основным для лиц, у которых основной контакт уже есть, установите флажок Set as Primary Contact. В диалоговом окне поясняется, что контакт будет назначен основным контактом выбранных лиц. Для лица, у которого ещё нет контактов, флажок не нужен — контакт автоматически станет его основным контактом.
5. Подтвердите действие в диалоговом окне, чтобы сохранить связи.

Как назначается основной контакт лица

У каждого инвестирующего лица есть основной контакт. Первый контакт, связанный с лицом, у которого ещё нет контактов, автоматически становится его основным контактом, как бы ни была создана связь: со страницы контакта, при создании нового контакта или при импорте. Последующее связывание других контактов никогда не заменяет уже назначенный основной контакт. Чтобы передать эту роль другому контакту, установите флажок Set as Primary Contact при связывании с ним лица или назначьте его основным в списке контактов самого лица (см. Управление инвестирующими лицами).

Отвязка контакта от лица

При отвязке контакта от инвестирующего лица удаляется только связь между ними. Контакт остаётся в Вашем списке контактов вместе со связями с другими лицами.

1. Откройте контакт из списка контактов.
2. В таблице Investing Entities контакта выберите Remove from Contact для лица, которое нужно отвязать. Чтобы отвязать сразу несколько лиц, отметьте их флажками в строках и выберите Remove from Contact для выбранных.
3. Ознакомьтесь с диалоговым окном подтверждения и подтвердите действие.

Содержание подтверждения зависит от роли контакта в каждом лице:

• Если контакт не является основным контактом лица, Вы просто подтверждаете отвязку.
• Если контакт является основным контактом лица и у лица есть другие контакты, Вы выбираете из них новый основной контакт — первый из них выбран заранее. Covercy One назначает выбранный контакт основным до удаления связи, поэтому лицо никогда не остаётся без основного контакта. Если Вы отвязываете сразу несколько лиц, выбор запрашивается для каждого лица, основным контактом которого является контакт.
• Если контакт — единственный контакт лица, в диалоговом окне появится предупреждение о том, что у лица не останется ни контактов, ни основного контакта. Выберите Approve, чтобы всё равно отвязать его, или Cancel, чтобы оставить лицо без изменений.

Если контакт нельзя удалить

Некоторые контакты нельзя удалить, поскольку от них по-прежнему зависят другие записи. Если Covercy One не удаляет контакт, открывается диалоговое окно со списком записей, которые его удерживают, — например, действующей подписи соглашения, — и контакт остаётся в Вашем списке. Контакты удаляются из списка контактов (Investors → Contacts) по одному или массово, и именно там появляется это диалоговое окно; при массовом выборе контакты, которые можно удалить, удаляются, а в диалоговом окне перечисляются только те, которые удалить не удалось. На вкладке Contacts инвестирующего лица действия Delete нет. Если нужно лишь отвязать контакт от одного лица, не удаляя его, используйте Remove from entity на вкладке Contacts этого лица или Remove from Contact на странице контакта, как описано выше.

Массовый импорт контактов

С помощью Import Wizard можно загрузить сразу много контактов из таблицы. Здесь приведена краткая версия — о том, как подготовить файл, чтобы его строки совпали с уже имеющимися у Вас инвесторами, см. Импортируйте существующих инвесторов и активы.

1. В списке контактов откройте меню таблицы (три точки) и выберите Import contacts, чтобы открыть Import Wizard.
2. Upload File — загрузите файл CSV или Excel (.xlsx). Если в файле Excel несколько листов, выберите лист для импорта. Старые файлы .xls сначала пересохраните в формате .xlsx.
3. Map Columns — Covercy One сопоставляет Ваши столбцы с полями контакта и помечает каждое поле как Auto, Suggested, Manual, Required или Not mapped. Примите близкое совпадение одним нажатием Use рядом с предложением или выберите поле самостоятельно. Можно также сопоставить столбцы лица, например название и тип лица, чтобы связать контакты с инвестирующими лицами или создать их.
4. Review & Import — у каждой строки ровно один из статусов: New, Update, Skipped или Exists. Используйте кнопки фильтра со счётчиками строк — All, New, Update, Skipped, Exists, — чтобы сосредоточиться на одной группе, и наведите курсор или установите фокус на статус строки, чтобы узнать, почему он такой.
5. Выберите Start Import. Индикатор выполнения и счётчики в реальном времени показывают, сколько контактов создано, обновлено, пропущено и не удалось импортировать.
6. После завершения импорта просмотрите сводку, а затем перейдите к контактам, импортируйте ещё или закройте окно.

Экспорт контактов

1. В списке контактов откройте меню таблицы (три точки).
2. Выберите Export contacts.
3. Covercy One скачает файл CSV с Вашими контактами, включая добавочные номера телефонов, с единообразными столбцами.

Отправка писем контактам

Начать письмо можно из трёх мест на странице контактов. Выберите Send Email в заголовке страницы, чтобы открыть редактор письма с пустыми полями получателей, а затем сами добавьте отдельные контакты, групповые токены или обычные адреса электронной почты. Чтобы написать одному человеку, используйте действие Send email в его строке — редактор откроется с этим контактом в поле To. Чтобы написать нескольким людям, отметьте их флажками в строках и используйте массовое действие Send email; все выбранные контакты будут добавлены в поле To.

Управление источниками контактов

Источники (referrers) позволяют отслеживать, кто познакомил Вас с контактом. В меню таблицы контактов (три точки) выберите Manage contact referrers, чтобы открыть страницу Contact Referrers, где можно создавать новые источники и архивировать те, которые больше не используются. Источник также можно создать и назначить прямо на панели Referrer на странице контакта, а открыть источник контакта — из действий в строке этого контакта.

Приглашение контакта в портал инвестора

В меню строки контакта в списке контактов также есть приглашение в портал. Если у контакта указан адрес электронной почты и он ещё не присоединился, в меню отображается Invite to portal; если он уже приглашён или ещё подтверждает адрес электронной почты, отображается Resend invitation. Любой из вариантов открывает диалоговое окно приглашения только с этим контактом, чтобы Вы могли всё проверить до отправки, и каждый раз окно открывается готовым к новому сообщению. Полный процесс, включая массовые приглашения, описан в руководстве по приглашению контактов в портал инвестора.

После отправки приглашения статус контакта в портале сразу обновляется в списке контактов, без перезагрузки страницы, — независимо от того, пригласили ли Вы одного человека из меню его строки или нескольких сразу, отметив их флажками в строках. Отображается статус, зафиксированный в Covercy One, поэтому ему можно доверять после поиска, сортировки или перехода на другую страницу списка, и он останется верным, когда Вы в следующий раз откроете список в новом сеансе или вкладке.

Поиск контакта и просмотр его активности

Ищите контакт по имени или по любому адресу электронной почты в его записи — не только по основному, — чтобы найти человека по адресу, с которого он Вам действительно пишет, даже если этот адрес не отмечен как основной. Поиск по адресу электронной почты работает одинаково в списке контактов, на вкладке Contacts инвестирующего лица и в глобальном поиске, который показывает совпавший адрес рядом с результатом. Откройте контакт, чтобы увидеть его данные и раздел Cash Flows, который объединяет историю денежных потоков по всем инвестирующим лицам, связанным с контактом, со столбцом, указывающим, к какому лицу относится каждая строка. Если у этих лиц пока нет позиций, раздел будет пустым. Откройте меню таблицы Cash Flows (три точки) и выберите Export cash flows, чтобы скачать отображаемые строки; когда таблица пуста, этот вариант недоступен.

Фильтрация контактов по тегам

В списке контактов есть фильтр Tags, который оставляет только контакты с выбранными Вами тегами, чтобы Вы могли работать с одной группой за раз, а не прокручивать весь список.

1. Откройте Investors → Contacts.
2. Откройте фильтр Tags над списком. В нём доступны все Ваши теги контактов, а не только теги контактов на текущей странице.
3. Выберите один или несколько тегов. Список перезагрузится и покажет контакты с этими тегами, начиная снова со страницы 1.
4. Чтобы вернуться к полному списку, сбросьте выбор.

Фильтр работает вместе с привычными элементами управления. Поиск и теги применяются одновременно, поэтому контакт отображается, только если он соответствует введённому тексту и имеет хотя бы один из выбранных тегов. Сортировка применяется внутри отфильтрованного набора по любому сортируемому столбцу: если отсортировать по Entities при выбранном теге, упорядочиваются только контакты с этим тегом. Общее количество и число страниц относятся к отфильтрованному набору, а не ко всему списку, а изменение выбора тегов возвращает Вас на страницу 1.

Проверьте результат

После добавления или импорта убедитесь, что контакт отображается в списке контактов с правильным основным адресом электронной почты и связанными лицами. После связывания лиц откройте одно из них и проверьте, что основным контактом назначен нужный человек. После отвязки контакта от лица убедитесь, что лицо больше не отображается в таблице Investing Entities контакта, а если Вы выбрали замену — что у лица указан новый основной контакт. После экспорта проверьте, что скачанный файл CSV открывается и содержит нужные контакты. Если что-то выглядит не так, обратитесь к нашей команде за помощью.