Διαχείριση επενδυτικών οντοτήτων

Μέχρι το τέλος αυτού του οδηγού θα γνωρίζετε πώς να δημιουργείτε μια επενδυτική οντότητα, να καταχωρίζετε το κύριο email της, τη φορολογική της ταυτοποίηση και τις διευθύνσεις της, να συνδέετε επαφές, να αλλάζετε με ασφάλεια τον τύπο της και να ελέγχετε τις ταμειακές ροές της οντότητας στο CRM του Covercy One.

Μια επενδυτική οντότητα είναι το νομικό μέρος που κατέχει μια θέση — για παράδειγμα ένα φυσικό πρόσωπο, μια LLC, ένα trust ή μια εταιρεία. Κάθε επαφή στο CRM σας συνδέεται με τουλάχιστον μία επενδυτική οντότητα, και κάθε οντότητα μπορεί να έχει το δικό της email, φορολογική ταυτοποίηση και διευθύνσεις.

Δημιουργία επενδυτικής οντότητας

1. Ανοίξτε τη λίστα των επενδυτικών οντοτήτων σας και ξεκινήστε μια νέα οντότητα.
2. Εισαγάγετε το όνομα της οντότητας και επιλέξτε τον τύπο της — Individual, LLC, LLP, LP, LTD, Trust, Corporation ή Other.
3. Εισαγάγετε το Main Email Address. Αν η οντότητα έχει ήδη συνδεδεμένες επαφές, το Covercy One προσυμπληρώνει αυτό το πεδίο από το email μιας επαφής — δίνοντας προτεραιότητα σε μια κύρια επαφή όταν υπάρχει — και μπορείτε να το αντικαταστήσετε πριν την αποθήκευση. Απαιτείται έγκυρο, μη κενό email, το οποίο πρέπει να είναι μοναδικό εντός του χώρου εργασίας σας.
4. Προσθέστε φορολογική ταυτοποίηση επιλέγοντας έναν Tax ID Type και εισάγοντας τον Tax ID Number. Ο προεπιλεγμένος τύπος ακολουθεί τον τύπο οντότητας που επιλέξατε.
5. Προσθέστε μία ή περισσότερες διευθύνσεις (δείτε την ενότητα Προσθήκη διευθύνσεων παρακάτω).
6. Αποθηκεύστε για να δημιουργήσετε την οντότητα.

Καταχώριση φορολογικής ταυτοποίησης

Ανοίξτε μια οντότητα για να δείτε τον πίνακα Tax Identification της. Εμφανίζει τον Tax ID Type και τον Tax ID Number μορφοποιημένο για τον συγκεκριμένο τύπο, καθώς και ένα σύμβολο κράτησης θέσης όπως "Not provided" όταν δεν έχει καταχωριστεί Tax ID. Αν διαθέτετε δικαίωμα επεξεργασίας, επεξεργαστείτε τον πίνακα για να ενημερώσετε τον Tax ID Type και τον Number· το Covercy One επικυρώνει την τιμή έναντι του επιλεγμένου τύπου πριν την αποθήκευση. Ο πίνακας διαθέτει επίσης ένα προαιρετικό Accounting ID που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αντιστοιχίσετε μια οντότητα με το λογιστικό σας σύστημα — εμφανίζεται στον πίνακα μόνο όταν έχει οριστεί, και η εκκαθάρισή του αφαιρεί τη γραμμή. Το Accounting ID δεν αποτελεί μέρος της φόρμας δημιουργίας· προσθέστε το αφού δημιουργηθεί η οντότητα.

Προσθήκη διευθύνσεων

Μια οντότητα μπορεί να έχει περισσότερες από μία διευθύνσεις, καθεμία με έναν τύπο: Physical (η πραγματική τοποθεσία της επιχείρησης ή κατοικίας), Registered (η νόμιμη καταχωρημένη διεύθυνση, όπως η πολιτεία σύστασης μιας LLC) ή Mailing (η προτιμώμενη διεύθυνση για αλληλογραφία, που μπορεί να είναι ταχυδρομική θυρίδα). Η πρώτη διεύθυνση που προσθέτετε αντιμετωπίζεται ως η κύρια διεύθυνση της οντότητας.

1. Ανοίξτε την οντότητα και προσθέστε μια διεύθυνση.
2. Ξεκινήστε να πληκτρολογείτε τη διεύθυνση και επιλέξτε μια πρόταση από την αυτόματη συμπλήρωση για να συμπληρωθούν τα πεδία και να τοποθετηθεί ένας δείκτης στον χάρτη.
3. Εισαγάγετε αριθμό διαμερίσματος, σουίτας ή ορόφου στη δεύτερη γραμμή διεύθυνσης, αν υπάρχει.
4. Επιλέξτε τον τύπο διεύθυνσης — Physical, Registered ή Mailing — και αποθηκεύστε.

Σύνδεση επαφών με μια οντότητα

Οι επενδυτικές οντότητες και οι επαφές συνδέονται μέσω σχέσεων. Από μια επαφή, τη συνδέετε με μία ή περισσότερες οντότητες και επιλέγετε πώς σχετίζεται κάθε επαφή με την οντότητα — για μια ατομική οντότητα, ο ίδιος ο επενδυτής, ένας συγγενής ή ένας σύμβουλος· για μια εταιρεία, trust ή άλλη οντότητα, ένας ιδιοκτήτης ή διαχειριστής ή ένας σύμβουλος. Το email που ορίζετε σε μια επαφή μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την προσυμπλήρωση του Main Email Address της οντότητας. Για τη διαχείριση αυτών των συνδέσεων από την πλευρά της επαφής, δείτε το Διαχείριση των επαφών σας.

Μαζική εισαγωγή οντοτήτων

Μπορείτε να δημιουργήσετε επενδυτικές οντότητες μαζί με επαφές σε ένα πέρασμα χρησιμοποιώντας το Import Wizard. Αντιστοιχίστε τις στήλες του υπολογιστικού σας φύλλου με πεδία της οντότητας — όνομα και τύπο οντότητας, φορολογική ταυτοποίηση, διευθύνσεις, ετικέτες και προσαρμοσμένα πεδία — και το Covercy One δημιουργεί ή αντιστοιχίζει οντότητες καθώς εισάγει.

• Οι γραμμές με αντίστοιχο Tax ID ή ακριβή αντιστοίχιση ονόματος επαναχρησιμοποιούν την υπάρχουσα οντότητα αντί να δημιουργούν διπλότυπο, και η επαφή συνδέεται με αυτήν.
• Μια παρόμοια αλλά όχι ακριβής αντιστοίχιση ονόματος επισημαίνεται για έλεγχο, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε αν θα χρησιμοποιήσετε την υπάρχουσα οντότητα ή θα δημιουργήσετε νέα.
• Οι γραμμές με δεδομένα επαφής αλλά χωρίς δεδομένα οντότητας μπορούν να δημιουργήσουν αυτόματα μια ατομική οντότητα από το όνομα της επαφής ή να παραλείψουν εντελώς τη δημιουργία οντότητας — εσείς επιλέγετε.
• Όταν δεν δίνεται τύπος οντότητας, η οντότητα ορίζεται από προεπιλογή σε Individual.

Ασφαλής αλλαγή του τύπου μιας οντότητας

Αν μια οντότητα δεν έχει ακόμη θέσεις, μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο της και η αλλαγή αποθηκεύεται αμέσως. Αν η οντότητα έχει ήδη θέσεις, το Covercy One σας ζητά πρώτα επιβεβαίωση, επειδή η αλλαγή του τύπου μπορεί να δημιουργήσει αναντιστοιχία με τις υπάρχουσες θέσεις.

1. Ανοίξτε την οντότητα και αλλάξτε τον τύπο της στη σελίδα λεπτομερειών ή στη φόρμα της οντότητας.
2. Αν η οντότητα έχει θέσεις, εμφανίζεται ένα παράθυρο επιβεβαίωσης που δείχνει τον αντίκτυπο, συμπεριλαμβανομένου του πόσες θέσεις και ανοιχτές ευκαιρίες επηρεάζονται. Προτείνει επίσης τη δημιουργία μιας πρόσθετης οντότητας αντί της αλλαγής αυτής.
3. Για να προχωρήσετε, πληκτρολογήστε Change στο πλαίσιο επιβεβαίωσης ακριβώς όπως εμφανίζεται και υποβάλετε. Το κουμπί υποβολής παραμένει απενεργοποιημένο μέχρι το κείμενο να αντιστοιχεί.

Έλεγχος των ταμειακών ροών μιας οντότητας

Ανοίξτε μια επενδυτική οντότητα για να δείτε μια ενότητα Cash Flows που συγκεντρώνει το ιστορικό ταμειακών ροών σε όλες τις θέσεις αυτής της οντότητας. Κάθε γραμμή δείχνει τη συμμετοχή της, και η στήλη της επενδυτικής οντότητας είναι κρυμμένη επειδή ήδη προβάλλετε μία μόνο οντότητα. Αν η οντότητα δεν έχει ακόμη θέσεις, θα δείτε μια κενή κατάσταση.

Επαληθεύστε ότι λειτούργησε

Μετά τη δημιουργία ή την επεξεργασία μιας οντότητας, επιβεβαιώστε ότι εμφανίζεται στη λίστα των οντοτήτων σας με το σωστό Main Email Address, ότι ο πίνακας Tax Identification δείχνει το μορφοποιημένο Tax ID και ότι οι διευθύνσεις που προσθέσατε αναφέρονται. Οι επεξεργασίες που γίνονται στη σελίδα λεπτομερειών εμφανίζονται στη λίστα όταν την ανανεώσετε. Αν κάτι δεν φαίνεται σωστό, επικοινωνήστε με την ομάδα μας για βοήθεια.