إدارة الكيانات المستثمرة

بحلول نهاية هذا الدليل ستعرف كيفية إنشاء كيان مستثمر، وتسجيل بريده الإلكتروني الرئيسي ومعرّفه الضريبي وعناوينه، وربط جهات الاتصال، وتغيير نوع الكيان بأمان، ومراجعة التدفقات النقدية للكيان في نظام CRM الخاص بـ Covercy One.

Note

تحتاج إلى الوصول إلى مساحة عمل GP لإدارة الكيانات المستثمرة. بعض الحقول قابلة للتحرير فقط إذا كان لديك صلاحية التحرير؛ وبدونها سترى التفاصيل للقراءة فقط دون أي عناصر تحكم للتحرير. إذا لم تتمكن من رؤية منطقة الكيانات أو إجراءاتها، فاطلب من مسؤول مساحة العمل منحك الوصول.

الكيان المستثمر هو الطرف القانوني الذي يحتفظ بمركز استثماري — على سبيل المثال فرد، أو شركة ذات مسؤولية محدودة (LLC)، أو صندوق ائتماني (Trust)، أو شركة مساهمة (Corporation). كل جهة اتصال في نظام CRM الخاص بك مرتبطة بكيان مستثمر واحد على الأقل، ويمكن أن يحمل الكيان بريده الإلكتروني ومعرّفه الضريبي وعناوينه الخاصة.

إنشاء كيان مستثمر

افتح قائمة الكيانات المستثمرة لديك وابدأ كياناً جديداً.
أدخل اسم الكيان واختر نوعه — Individual أو LLC أو LLP أو LP أو LTD أو Trust أو Corporation أو Other.
أدخل عنوان البريد الإلكتروني الرئيسي (Main Email Address). إذا كان للكيان جهات اتصال مرتبطة بالفعل، فإن Covercy One يملأ هذا الحقل مسبقاً من البريد الإلكتروني لإحدى جهات الاتصال — مع تفضيل جهة الاتصال الأساسية عند تحديد إحداها — ويمكنك استبداله قبل الحفظ. يلزم إدخال بريد إلكتروني صالح وغير فارغ، ويجب أن يكون فريداً ضمن مساحة عملك.
أضف المعرّف الضريبي باختيار نوع المعرّف الضريبي (Tax ID Type) وإدخال رقم المعرّف الضريبي (Tax ID Number). يتبع النوع الافتراضي نوع الكيان الذي اخترته.
أضف عنواناً واحداً أو أكثر (راجع قسم إضافة العناوين أدناه).
احفظ لإنشاء الكيان.

Note

يأخذ نوع المعرّف الضريبي (Tax ID Type) قيمة افتراضية مناسبة لنوع الكيان — على سبيل المثال يأخذ الفرد افتراضياً معرّفاً من نمط SSN، وتأخذ الشركة افتراضياً معرّفاً من نمط EIN. يمكنك تغيير النوع قبل الحفظ.

Warning

يتحقق Covercy One من أن رقم المعرّف الضريبي (Tax ID Number) يطابق التنسيق المتوقع للنوع الذي اخترته، ويمنع الحفظ مع رسالة خطأ مضمّنة إذا لم يطابقه. كما يُمنع الحفظ إذا كان عنوان البريد الإلكتروني الرئيسي فارغاً أو ليس بريداً إلكترونياً صالحاً أو مكرراً لكيان آخر في مساحة عملك.

تسجيل المعرّف الضريبي

افتح كياناً لرؤية لوحة المعرّف الضريبي (Tax Identification) الخاصة به. تعرض اللوحة نوع المعرّف الضريبي ورقمه منسّقاً وفقاً لذلك النوع، وعنصراً نائباً مثل "Not provided" عند عدم إدخال أي معرّف ضريبي. إذا كان لديك صلاحية التحرير، فحرّر اللوحة لتحديث نوع ورقم المعرّف الضريبي؛ ويتحقق Covercy One من القيمة مقابل النوع المحدد قبل الحفظ. تتضمن اللوحة أيضاً حقلاً اختيارياً هو معرّف المحاسبة (Accounting ID) يمكنك استخدامه لمطابقة كيان بنظامك المحاسبي — ويظهر في اللوحة فقط عند تعيينه، ويؤدي مسحه إلى إزالة السطر. لا يُعد معرّف المحاسبة جزءاً من نموذج الإنشاء؛ أضفه بعد وجود الكيان.

إضافة العناوين

يمكن أن يكون للكيان أكثر من عنوان، لكل منها نوع: عنوان فعلي (Physical) (الموقع الفعلي للنشاط التجاري أو السكن)، أو عنوان مسجّل (Registered) (العنوان القانوني المسجّل، مثل ولاية التأسيس لشركة LLC)، أو عنوان بريدي (Mailing) (العنوان المفضل للمراسلات، وقد يكون صندوق بريد). يُعامَل أول عنوان تضيفه على أنه العنوان الأساسي للكيان.

افتح الكيان وأضف عنواناً.
ابدأ بكتابة العنوان واختر اقتراحاً من الإكمال التلقائي لملء الحقول ووضع علامة على الخريطة.
أدخل رقم الشقة أو الجناح أو الطابق في سطر العنوان الثاني إذا كان لديك واحد.
اختر نوع العنوان — Physical أو Registered أو Mailing — ثم احفظ.

Tip

يمكنك تحديد أي عنوان يكون العنوان الضريبي للكيان — وهو العنوان المستخدم لتسليم نموذج K-1. إذا لم تحدد عنواناً صراحةً، فإن Covercy One يستخدم العنوان الأول للكيان. ويجب أن يكون العنوان الضريبي أحد عناوين الكيان نفسه.

Note

تبدأ العناوين التي تُجلب عبر عملية استيراد كنص عادي دون علامة على الخريطة. وعند تحريرك لمثل هذا العنوان لاحقاً واختيار اقتراح من الإكمال التلقائي، يضيف Covercy One موقع الخريطة. وإذا حرّرت النص دون اختيار اقتراح، فيبقى كنص فقط.

ربط جهات الاتصال بكيان

ترتبط الكيانات المستثمرة وجهات الاتصال عن طريق علاقات. من جهة اتصال، تربطها بكيان واحد أو أكثر وتختار كيفية ارتباط كل جهة اتصال بالكيان — بالنسبة لكيان فردي، يكون المستثمر نفسه، أو قريباً له، أو مستشاراً؛ وبالنسبة لكيان شركة أو صندوق ائتماني أو كيان آخر، يكون مالكاً أو مديراً، أو مستشاراً. يمكن أيضاً استخدام البريد الإلكتروني الذي تعيّنه لجهة اتصال لملء عنوان البريد الإلكتروني الرئيسي للكيان مسبقاً. لإدارة هذه الروابط من جانب جهة الاتصال، راجع "إدارة جهات الاتصال الخاصة بك".

استيراد الكيانات بالجملة

يمكنك إنشاء كيانات مستثمرة إلى جانب جهات الاتصال في خطوة واحدة باستخدام معالج الاستيراد (Import Wizard). اربط أعمدة جدول البيانات بحقول الكيان — اسم الكيان ونوعه، والمعرّف الضريبي، والعناوين، والوسوم، والحقول المخصصة — ويقوم Covercy One بإنشاء الكيانات أو مطابقتها أثناء الاستيراد.

تعيد الصفوف التي تحمل معرّفاً ضريبياً مطابقاً أو تطابقاً تاماً في الاسم استخدام الكيان الموجود بدلاً من إنشاء نسخة مكررة، وتُربط جهة الاتصال به.
يُوضَع تطابق الاسم القريب لكن غير التام قيد المراجعة حتى تتمكن من اختيار استخدام الكيان الموجود أو إنشاء كيان جديد.
يمكن للصفوف التي تحتوي على بيانات جهة اتصال دون بيانات كيان أن تنشئ تلقائياً كياناً فردياً من اسم جهة الاتصال، أو أن تتخطى إنشاء الكيان تماماً — أنت تختار أيهما.
عند عدم تحديد نوع للكيان، يأخذ الكيان القيمة الافتراضية Individual.

Note

للاطلاع على شرح الاستيراد الكامل — رفع ملف، وربط الحقول، ومراجعة الصفوف قبل الاستيراد — راجع "إدارة جهات الاتصال الخاصة بك"، الذي يغطي معالج الاستيراد (Import Wizard) المشترك.

تغيير نوع الكيان بأمان

إذا لم يكن للكيان أي مراكز استثمارية بعد، فيمكنك تغيير نوعه ويُحفظ التغيير على الفور. أما إذا كان للكيان مراكز استثمارية بالفعل، فيطلب منك Covercy One التأكيد أولاً، لأن تغيير النوع قد يؤدي إلى عدم تطابق مع المراكز الاستثمارية القائمة.

افتح الكيان وغيّر نوعه في صفحة التفاصيل أو نموذج الكيان.
إذا كان للكيان مراكز استثمارية، فستظهر نافذة تأكيد توضح الأثر، بما في ذلك عدد المراكز الاستثمارية والفرص المفتوحة المتأثرة. كما تقترح إنشاء كيان إضافي بدلاً من تغيير هذا الكيان.
للمتابعة، اكتب Change في مربع التأكيد تماماً كما هو معروض، ثم أرسِل. يبقى زر الإرسال معطّلاً حتى يتطابق النص.

Warning

يؤدي تأكيد تغيير النوع لكيان لديه مراكز استثمارية إلى إعادة تعيين أي روابط دعوة نشطة للفرص غير الموقَّعة بعد الخاصة بذلك الكيان، بحيث سيحتاج هؤلاء المستثمرون إلى دعوة جديدة. أما الدعوات الخاصة بالفرص الموقَّعة بالفعل فلا تتأثر. عند الشك، فكّر في إنشاء كيان جديد بدلاً من تغيير كيان قائم.

مراجعة التدفقات النقدية للكيان

افتح كياناً مستثمراً لرؤية قسم التدفقات النقدية (Cash Flows) الذي يجمع سجل التدفقات النقدية عبر جميع المراكز الاستثمارية لذلك الكيان. يعرض كل صف العقار المرتبط به، ويُخفى عمود الكيان المستثمر لأنك تعرض بالفعل كياناً واحداً. وإذا لم يكن للكيان أي مراكز استثمارية بعد، فسترى حالة فارغة.

تأكّد من نجاح العملية

بعد إنشاء كيان أو تحريره، تأكّد من ظهوره في قائمة الكيانات لديك بعنوان البريد الإلكتروني الرئيسي الصحيح، ومن أن لوحة المعرّف الضريبي (Tax Identification) تعرض المعرّف الضريبي المنسّق، ومن أن العناوين التي أضفتها مدرجة. تظهر التعديلات التي تجريها في صفحة التفاصيل ضمن القائمة عند تحديثها. إذا بدا شيء غير صحيح، فتواصل مع فريقنا للمساعدة.

هل يُعد عنوان البريد الإلكتروني الرئيسي مطلوباً للكيان المستثمر؟: نعم. يحتاج كل كيان مستثمر إلى عنوان بريد إلكتروني رئيسي صالح، ويجب أن يكون فريداً ضمن مساحة عملك. عندما يكون للكيان جهات اتصال بالفعل، يملأ Covercy One هذا الحقل مسبقاً من البريد الإلكتروني لإحدى جهات الاتصال — مع تفضيل جهة الاتصال الأساسية — ويمكنك تغييره قبل الحفظ.
لماذا لا أستطيع حفظ رقم المعرّف الضريبي؟: يتحقق Covercy One من رقم المعرّف الضريبي (Tax ID Number) مقابل التنسيق المتوقع لنوع المعرّف الضريبي (Tax ID Type) الذي اخترته، ويعرض رسالة خطأ مضمّنة عند عدم التطابق. تأكّد من أن النوع يطابق نوع المعرّف الذي تدخله، ثم احفظ مرة أخرى.
ما الغرض من معرّف المحاسبة (Accounting ID)؟: معرّف المحاسبة (Accounting ID) هو مرجع اختياري يمكنك استخدامه لمطابقة كيان بنظامك المحاسبي الخاص. وهو موجود في لوحة المعرّف الضريبي (Tax Identification)، ويظهر فقط عند تعيينه، وليس جزءاً من نموذج إنشاء الكيان — أضفه بعد وجود الكيان. ويؤدي مسحه إلى إزالة السطر من اللوحة.
ما العنوان المستخدم لتسليم نموذج K-1؟: يستخدم Covercy One العنوان الضريبي للكيان. وإذا لم تختر عنواناً صراحةً، فإنه يأخذ القيمة الافتراضية وهي العنوان الأول للكيان. ويمكنك تعيين أي من عناوين الكيان نفسه كعنوان ضريبي.
لماذا يطلب مني Covercy One التأكيد قبل تغيير نوع الكيان؟: عندما يكون للكيان مراكز استثمارية بالفعل، فقد يؤدي تغيير نوعه إلى عدم تطابق ويعيد تعيين روابط الدعوة النشطة للفرص غير الموقَّعة بعد الخاصة بذلك الكيان. ولمنع التغييرات غير المقصودة، تؤكد بكتابة "Change" في النافذة، التي تعرض أيضاً عدد المراكز الاستثمارية والفرص المتأثرة. أما الكيانات التي لا تملك مراكز استثمارية فتتغير على الفور دون تأكيد.