Configurar la banca

Al finalizar esta guía habrá configurado la banca en Covercy One. Habrá agregado las cuentas bancarias que utiliza su firma, en EE. UU. o en el extranjero, y le habrá dado a cada una los datos que necesita. También habrá elegido una cuenta predeterminada y asignado cuentas a las participaciones correctas, para que sus distribuciones y demás pagos estén listos. La guía también explica quién de su equipo puede modificar una cuenta, qué significa un aviso de verificación de wire y cómo exportar sus transacciones.

Encontrar la página Banking

Abra la entidad inversora que desea gestionar y vaya a su pestaña Banking. La página tiene dos secciones que puede expandir o contraer. Bank accounts enumera las cuentas disponibles para esa entidad, y Holding bank account assignments muestra qué cuenta utiliza cada participación. Ambas secciones se abren expandidas para que pueda verlo todo de un vistazo, y la lista de cuentas cuenta con un campo de búsqueda para encontrar una cuenta rápidamente.

La tabla Bank accounts reúne en un solo lugar las cuentas de las entidades legales y las entidades inversoras de la entidad. Cada fila muestra los detalles de la cuenta y los métodos de pago que admite: ACH, wire o ambos. Las cuentas que un inversor agregó por su parte llevan la etiqueta "added by investor", para que pueda diferenciarlas de las cuentas que creó su equipo.

Agregar una cuenta bancaria

Seleccione Add bank account en la barra de herramientas de la tabla Bank accounts para abrir el panel de la cuenta. Hay dos maneras de agregar una cuenta:

• Conectar una cuenta a través de su banco para vincularla mediante el flujo de conexión segura. Seleccione conectar, elija su banco e inicie sesión a través de la propia ventana de su banco. Verá brevemente Preparing... mientras Covercy One prepara la conexión, y la conexión se completa sin necesidad de un segundo clic. Las cuentas conectadas admiten pagos ACH.
• Agregar una cuenta manualmente para ingresar usted mismo los datos de la cuenta en lugar de conectarla. Las cuentas manuales se etiquetan como Manual en la tabla. Para un banco de EE. UU., ingrese el número de ruta (routing number) y el número de cuenta. Para un banco de otro país, siga los pasos de la sección siguiente. Covercy One también le solicita aquí la dirección del titular de la cuenta. Cuando esa dirección es obligatoria, la cuenta no se crea hasta que esté completa. Una cuenta de EE. UU. solo de ACH en una firma que no ha activado los pagos internacionales no necesita dirección y está lista para usarse de inmediato.

Agregar una cuenta en un banco fuera de EE. UU.

Una cuenta manual puede pertenecer a un banco fuera de EE. UU. El formulario se adapta al país que elija, de modo que solo ingresa los datos que utilizan los bancos de ese país.

1. En el panel de la cuenta, elija agregar la cuenta manualmente.
2. Elija primero el país del banco. El país determina qué campos muestra el formulario. Una vez elegido, el país puede cambiarse, pero no dejarse vacío.
3. Si el país ofrece dos formas de identificar la cuenta, elija IBAN + SWIFT o Local bank details, la que coincida con los datos que tiene. Cualquiera de las dos es suficiente. Los países con un único formato no muestran ninguna opción.
4. Ingrese el nombre del titular de la cuenta y los identificadores de cuenta que solicita el formulario. Para un banco en Israel con Local bank details, elija el banco en la lista con búsqueda Bank code. Puede buscar por el nombre del banco o por su código.
5. Revise la moneda de recepción. Viene preestablecida según el país del banco, y puede cambiarla por la moneda en la que la cuenta debe recibir. Si el país no tiene una moneda preestablecida, elija una. La moneda de recepción siempre es obligatoria.
6. Ingrese la dirección del titular de la cuenta. Una cuenta en un banco fuera de EE. UU. siempre puede recibir transferencias wire, por lo que su dirección siempre es obligatoria (consulte la sección siguiente).
7. Guarde la cuenta.

Si algo debe corregirse, el formulario se lo indica en el propio campo. Los mensajes incluyen Required, Please insert a valid IBAN y Please insert a Swift Code that matches the selected country. Los errores corresponden al formato que haya seleccionado, de modo que no verá errores de IBAN mientras completa datos locales. Si elige Estados Unidos como país, vuelve el formulario estándar de número de ruta y número de cuenta.

Indicar la dirección del titular de la cuenta

Cuando agrega una cuenta manualmente, Covercy One le solicita la Beneficiary Address. Es la dirección de la persona o empresa titular de la cuenta. El banco receptor la necesita antes de aceptar una transferencia entrante, por eso Covercy One la recopila junto con la cuenta en lugar de pedirla al momento del pago.

Debe indicar la dirección cuando la cuenta puede recibir transferencias wire, lo que incluye todas las cuentas en bancos fuera de EE. UU. También debe indicarla cuando su firma ha activado los pagos internacionales (consulte la sección siguiente). De lo contrario, la dirección igualmente se ofrece y aparece marcada como Optional. Puede completarla ahora o agregarla más adelante editando la cuenta.

Cada cuenta conserva su propia dirección. Varias cuentas de una misma entidad legal pueden tener direcciones de beneficiario distintas, y modificar una no afecta a las demás. Cuando agrega otra cuenta para una entidad legal que ya tiene una dirección registrada, Covercy One la rellena previamente para que no tenga que volver a escribirla. Lo que se guarda sigue siendo la copia propia de la nueva cuenta, de modo que sobrescribir el valor prellenado afecta únicamente a la cuenta en la que está trabajando. La dirección del titular no tiene que estar en el mismo país que el banco.

Sus inversores ven la dirección que ingrese como Beneficiary Address en las instrucciones de transferencia de esa cuenta y en las instrucciones de wire que descargan. Si una cuenta no tiene dirección registrada, esa línea se omite. No se muestra nada en su lugar.

Indicarle a Covercy One que su firma opera internacionalmente

Si su firma envía y recibe pagos internacionales, un administrador puede indicarlo en Settings → Banking → Payment Routing. Solo los administradores pueden cambiar esta configuración. Activarla tiene dos efectos, y la configuración menciona ambos:

• Toda cuenta bancaria que su firma agregue o edite necesita la dirección del titular de la cuenta, incluidas las cuentas solo de ACH que de otro modo la marcarían como Optional.
• Los inversores fuera de EE. UU. pueden pagarle a través de Covercy Pay.

Si su firma nunca ha activado esta configuración, Covercy One la trata como nacional. Las cuentas que pueden recibir wires, incluidas todas las cuentas en bancos fuera de EE. UU., igualmente necesitan una dirección en cualquier caso.

Establecer una cuenta predeterminada

Active Set as default en el panel de la cuenta para convertir una cuenta en la predeterminada de la entidad inversora. Las participaciones actuales de la entidad utilizan automáticamente la cuenta predeterminada, al igual que cualquier participación que agregue más adelante, de modo que no tiene que asignarla cada vez. Mientras una cuenta está establecida como predeterminada, la selección de participaciones vinculadas queda oculta, ya que la predeterminada se aplica en todas las participaciones de la entidad.

Asignar cuentas a las participaciones

Además de la predeterminada, puede asignar a participaciones individuales su propia cuenta. Esto es útil cuando distintas participaciones pagan desde cuentas diferentes. Asigne una cuenta a una participación al agregar o editar la cuenta. La sección Holding bank account assignments muestra la cuenta vinculada de cada participación, si la vinculó su equipo o el inversor, y su estado, como Linked, Pending approval o Not set. Cuando una participación tiene una cuenta asignada, las distribuciones de esa participación la preseleccionan.

Una cuenta agregada manualmente que pertenece a la entidad legal de una participación también aparece en la propia participación: en el panel Bank accounts del resumen de la participación y en la pestaña Banking de la propia participación. Puede trabajar con la cuenta desde la participación, además de desde la página Banking de la entidad.

Editar o eliminar una cuenta

Abra una fila para ver los detalles de una cuenta, con los campos sensibles mostrados de forma segura. Si puede modificar la cuenta, el panel ofrece Edit y las acciones de la fila ofrecen Edit y Delete. Esto lo determina su rol, no quién agregó la cuenta:

• Una cuenta manual que agregó su firma puede editarla o eliminarla cualquier miembro activo del equipo con un rol completo en el espacio de trabajo, ya sea administrador o miembro regular del equipo, no solo la persona que la agregó. Si un colega está ausente, otra persona del equipo puede actualizar o eliminar la cuenta que este creó.
• Un miembro del equipo con acceso de solo lectura no puede editar ni eliminar una cuenta, ni siquiera una que haya agregado él mismo. Las opciones Edit y Delete no se le ofrecen en la fila.
• Una cuenta que agregó un inversor sigue siendo de solo lectura para su firma. Las opciones Edit y Delete no se ofrecen para ella desde su página Banking, sea cual sea su rol.

La eliminación le pide confirmar primero. Si una cuenta es la predeterminada o está en uso por participaciones, Covercy One muestra una advertencia destacada que indica lo que se ve afectado y le pide escribir Delete para confirmar. Las participaciones que queden sin cuenta no tendrán una preseleccionada en su próxima distribución hasta que asigne una. Los pagos que ya haya finalizado conservan sus detalles y no se modifican al eliminar una cuenta.

Responder a un aviso de verificación de wire

El banco puede retener un wire que haya enviado hasta que una persona autorizada confirme sus datos en una breve llamada de verificación. Cuando eso ocurre, aparece un aviso en la página de esa cuenta bancaria, encima de los saldos, y en la página de la participación: "Your [amount] wire to [recipient] needs a verification call". Seleccione Start verification para comenzar. No tiene que hacerlo en el mismo momento en que envía el wire, porque el aviso permanece en ambas páginas hasta que se realice la llamada. La guía Realizar un pago explica la llamada en detalle.

Después de la llamada, el aviso indica que el wire está en revisión por parte del banco y que la llamada de verificación se completó. En ese punto es una línea informativa sin botón. Desaparece cuando el banco toma su decisión sobre el wire.

Exportar sus transacciones

Puede descargar como hoja de cálculo el historial de transacciones de las cuentas bancarias empresariales que mantiene a través de Covercy One, para una cuenta o para todas.

1. Para exportar varias cuentas, abra la página principal Banking, abra el menú ⋯ y elija Export transactions. Para exportar una sola cuenta, abra la página de esa cuenta, abra su menú ⋯ y elija Export Transactions.
2. Elija un rango de fechas. Elija uno de los períodos preestablecidos, como los días recientes, Current month o Previous month, o elija Custom. De forma predeterminada se selecciona un período reciente. Custom comienza con el mes anterior completado, y puede cambiar las fechas. Para un historial más extenso, use Custom con una fecha de inicio anterior.
3. Al exportar varias cuentas, puede limitar la exportación a las cuentas que elija. De forma predeterminada incluye todas.
4. Confirme para descargar el archivo. Su nombre incluye el rango de fechas que abarca.

El archivo tiene una fila por cada transacción registrada, ordenadas por cuenta y luego por fecha, y cada fila indica su cuenta. Los movimientos pendientes y rechazados no se incluyen. Una devolución registrada aparece como una fila propia. Una transferencia entre dos de sus propias cuentas aparece en ambas cuentas cuando las dos están en la exportación. La descarga de actividad integrada en la página de la cuenta también sigue disponible.

Mantenga segura su banca

Covercy nunca le pedirá que comparta su contraseña, sus códigos de doble factor ni sus credenciales bancarias por correo electrónico, mensaje de texto o teléfono. Acceda siempre a Covercy yendo directamente al sitio en lugar de seguir enlaces en mensajes inesperados. Conecte o ingrese los datos bancarios únicamente en la página Banking dentro de Covercy One, y verifique cualquier instrucción de wire directamente con el destinatario, en persona o por teléfono, antes de confiar en ella.

Verificar que funcionó

Vuelva a la página Banking de la entidad. Confirme que sus cuentas aparecen en la tabla Bank accounts con los métodos de pago correctos y que su cuenta predeterminada está marcada, si estableció una. Abra una cuenta que haya agregado manualmente y compruebe que su dirección de beneficiario y, para un banco fuera de EE. UU., su país, sus identificadores y su moneda de recepción se guardaron tal como los ingresó. Revise la sección Holding bank account assignments para confirmar que cada participación apunta a la cuenta que pretendía. Para comprobarlo todo de principio a fin, inicie una distribución para una participación y confirme que la cuenta esperada esté preseleccionada. Si una cuenta no aparece, una conexión no se completa o algo no se ve bien, comuníquese con nuestro equipo para obtener ayuda.