Ρύθμιση τραπεζικών στοιχείων

Μέχρι το τέλος αυτού του οδηγού θα έχετε ρυθμίσει τα τραπεζικά στοιχεία στο Covercy One. Θα έχετε προσθέσει τους τραπεζικούς λογαριασμούς που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας, στις ΗΠΑ ή στο εξωτερικό, και θα έχετε δώσει στον καθένα τα στοιχεία που χρειάζεται. Θα έχετε επίσης επιλέξει έναν προεπιλεγμένο λογαριασμό και θα έχετε αντιστοιχίσει λογαριασμούς στις σωστές συμμετοχές, ώστε οι διανομές και οι άλλες πληρωμές σας να είναι έτοιμες. Ο οδηγός καλύπτει επίσης ποιοι στην ομάδα σας μπορούν να αλλάξουν έναν λογαριασμό, τι σημαίνει μια ειδοποίηση επαλήθευσης wire και πώς να εξαγάγετε τις συναλλαγές σας.

Εύρεση της σελίδας Banking

Ανοίξτε την επενδυτική οντότητα που θέλετε να διαχειριστείτε και μεταβείτε στην καρτέλα της Banking. Η σελίδα έχει δύο ενότητες που μπορείτε να αναπτύξετε ή να συμπτύξετε. Η ενότητα Bank accounts παραθέτει τους λογαριασμούς που είναι διαθέσιμοι για αυτήν την οντότητα, ενώ η ενότητα Holding bank account assignments δείχνει ποιον λογαριασμό χρησιμοποιεί κάθε συμμετοχή. Και οι δύο ενότητες ανοίγουν αναπτυγμένες ώστε να βλέπετε τα πάντα με μια ματιά, και η λίστα λογαριασμών διαθέτει πεδίο αναζήτησης για γρήγορη εύρεση ενός λογαριασμού.

Ο πίνακας Bank accounts συγκεντρώνει σε ένα σημείο τους λογαριασμούς των νομικών και των επενδυτικών οντοτήτων της οντότητας. Κάθε γραμμή δείχνει τα στοιχεία του λογαριασμού και τις μεθόδους πληρωμής που υποστηρίζει: ACH, wire ή και τα δύο. Οι λογαριασμοί που πρόσθεσε ένας επενδυτής από την πλευρά του φέρουν την ετικέτα "added by investor", ώστε να τους ξεχωρίζετε από τους λογαριασμούς που δημιούργησε η ομάδα σας.

Προσθήκη τραπεζικού λογαριασμού

Επιλέξτε Add bank account στη γραμμή εργαλείων του πίνακα Bank accounts για να ανοίξετε το συρτάρι λογαριασμού. Υπάρχουν δύο τρόποι να προσθέσετε έναν λογαριασμό:

• Σύνδεση λογαριασμού μέσω της τράπεζάς σας, για να τον συνδέσετε μέσω της ασφαλούς ροής σύνδεσης. Επιλέξτε να συνδεθείτε, επιλέξτε την τράπεζά σας και συνδεθείτε μέσα από το ίδιο το παράθυρο της τράπεζάς σας. Ενώ το Covercy One προετοιμάζει τη σύνδεση, θα δείτε για λίγο Preparing..., και η σύνδεση ολοκληρώνεται χωρίς να χρειάζεται δεύτερο κλικ. Οι συνδεδεμένοι λογαριασμοί υποστηρίζουν πληρωμές ACH.
• Χειροκίνητη προσθήκη λογαριασμού, για να εισαγάγετε εσείς τα στοιχεία του λογαριασμού αντί να τον συνδέσετε. Οι χειροκίνητοι λογαριασμοί επισημαίνονται ως Manual στον πίνακα. Για τράπεζα στις ΗΠΑ, εισαγάγετε τον αριθμό δρομολόγησης (routing number) και τον αριθμό λογαριασμού. Για τράπεζα σε άλλη χώρα, ακολουθήστε τα βήματα της επόμενης ενότητας. Εδώ το Covercy One ζητά επίσης τη διεύθυνση του κατόχου του λογαριασμού. Όπου η διεύθυνση είναι υποχρεωτική, ο λογαριασμός δεν δημιουργείται μέχρι να συμπληρωθεί πλήρως. Ένας λογαριασμός ΗΠΑ μόνο για ACH, σε εταιρεία που δεν έχει ενεργοποιήσει τις διεθνείς πληρωμές, δεν χρειάζεται διεύθυνση και είναι έτοιμος προς χρήση αμέσως.

Προσθήκη λογαριασμού σε τράπεζα εκτός ΗΠΑ

Ένας χειροκίνητος λογαριασμός μπορεί να ανήκει σε τράπεζα εκτός ΗΠΑ. Η φόρμα προσαρμόζεται στη χώρα που επιλέγετε, ώστε να εισάγετε μόνο τα στοιχεία που χρησιμοποιούν οι τράπεζες της συγκεκριμένης χώρας.

1. Στο συρτάρι λογαριασμού, επιλέξτε τη χειροκίνητη προσθήκη του λογαριασμού.
2. Επιλέξτε πρώτα τη χώρα της τράπεζας. Η χώρα καθορίζει ποια πεδία εμφανίζει η φόρμα. Αφού επιλέξετε μία, μπορείτε να αλλάξετε τη χώρα αλλά όχι να την αφήσετε κενή.
3. Αν η χώρα προσφέρει δύο τρόπους ταυτοποίησης του λογαριασμού, επιλέξτε IBAN + SWIFT ή Local bank details, ανάλογα με τα στοιχεία που διαθέτετε. Αρκεί οποιοσδήποτε από τους δύο. Οι χώρες με μία μόνο μορφή δεν εμφανίζουν επιλογή.
4. Εισαγάγετε το όνομα του κατόχου του λογαριασμού και τα αναγνωριστικά λογαριασμού που ζητά η φόρμα. Για τράπεζα στο Ισραήλ με Local bank details, επιλέξτε την τράπεζα από τη λίστα Bank code με δυνατότητα αναζήτησης. Μπορείτε να αναζητήσετε με το όνομα της τράπεζας ή με τον κωδικό της.
5. Ελέγξτε το νόμισμα λήψης. Ορίζεται εκ των προτέρων με βάση τη χώρα της τράπεζας και μπορείτε να το αλλάξετε στο νόμισμα που πρέπει να λαμβάνει ο λογαριασμός. Αν η χώρα δεν έχει προκαθορισμένο νόμισμα, επιλέξτε ένα. Το νόμισμα λήψης είναι πάντα υποχρεωτικό.
6. Εισαγάγετε τη διεύθυνση του κατόχου του λογαριασμού. Ένας λογαριασμός σε τράπεζα εκτός ΗΠΑ μπορεί πάντα να λαμβάνει εμβάσματα wire, επομένως η διεύθυνσή του είναι πάντα υποχρεωτική (δείτε την επόμενη ενότητα).
7. Αποθηκεύστε τον λογαριασμό.

Αν κάτι χρειάζεται διόρθωση, η φόρμα σας το επισημαίνει στο αντίστοιχο πεδίο. Τα μηνύματα περιλαμβάνουν τα Required, Please insert a valid IBAN και Please insert a Swift Code that matches the selected country. Τα σφάλματα ακολουθούν τη μορφή που έχετε επιλέξει, ώστε να μην βλέπετε σφάλματα IBAN ενώ συμπληρώνετε τοπικά στοιχεία. Αν επιλέξετε τις Ηνωμένες Πολιτείες ως χώρα, επανέρχεται η τυπική φόρμα με αριθμό δρομολόγησης και αριθμό λογαριασμού.

Καταχώριση της διεύθυνσης του κατόχου του λογαριασμού

Όταν προσθέτετε έναν λογαριασμό χειροκίνητα, το Covercy One ζητά τη Beneficiary Address. Πρόκειται για τη διεύθυνση του προσώπου ή της εταιρείας που κατέχει τον λογαριασμό. Η τράπεζα λήψης τη χρειάζεται για να δεχτεί ένα εισερχόμενο έμβασμα, γι' αυτό το Covercy One τη συλλέγει μαζί με τον λογαριασμό αντί να τη ζητά τη στιγμή της πληρωμής.

Πρέπει να δώσετε τη διεύθυνση όταν ο λογαριασμός μπορεί να λαμβάνει εμβάσματα wire, κάτι που ισχύει για κάθε λογαριασμό σε τράπεζα εκτός ΗΠΑ. Πρέπει επίσης να τη δώσετε όταν η εταιρεία σας έχει ενεργοποιήσει τις διεθνείς πληρωμές (δείτε την επόμενη ενότητα). Διαφορετικά, η διεύθυνση εξακολουθεί να προσφέρεται με την ένδειξη Optional. Μπορείτε να τη συμπληρώσετε τώρα ή να την προσθέσετε αργότερα, επεξεργαζόμενοι τον λογαριασμό.

Κάθε λογαριασμός διατηρεί τη δική του διεύθυνση. Περισσότεροι λογαριασμοί υπό την ίδια νομική οντότητα μπορούν να έχουν διαφορετικές διευθύνσεις δικαιούχου, και η αλλαγή της μίας αφήνει τις υπόλοιπες ανέπαφες. Όταν προσθέτετε άλλον λογαριασμό για νομική οντότητα που έχει ήδη καταχωρισμένη διεύθυνση, το Covercy One την προσυμπληρώνει ώστε να μην την πληκτρολογήσετε ξανά. Αυτό που αποθηκεύεται παραμένει το δικό αντίγραφο του νέου λογαριασμού, οπότε αν αντικαταστήσετε την προσυμπληρωμένη τιμή επηρεάζεται μόνο ο λογαριασμός στον οποίο εργάζεστε. Η διεύθυνση του κατόχου δεν χρειάζεται να βρίσκεται στην ίδια χώρα με την τράπεζα.

Οι επενδυτές σας βλέπουν τη διεύθυνση που εισάγετε ως Beneficiary Address στις οδηγίες μεταφοράς για τον συγκεκριμένο λογαριασμό και στις οδηγίες εμβάσματος που κατεβάζουν. Αν ένας λογαριασμός δεν έχει καταχωρισμένη διεύθυνση, η γραμμή αυτή παραλείπεται. Δεν εμφανίζεται τίποτα στη θέση της.

Δηλώστε στο Covercy One ότι η εταιρεία σας δραστηριοποιείται διεθνώς

Αν η εταιρεία σας στέλνει και λαμβάνει διεθνείς πληρωμές, ένας διαχειριστής μπορεί να το δηλώσει στις Settings → Banking → Payment Routing. Μόνο οι διαχειριστές μπορούν να αλλάξουν αυτήν τη ρύθμιση. Η ενεργοποίησή της έχει δύο αποτελέσματα, και η ρύθμιση αναφέρει και τα δύο:

• Κάθε τραπεζικός λογαριασμός που προσθέτει ή επεξεργάζεται η εταιρεία σας χρειάζεται τη διεύθυνση του κατόχου του λογαριασμού, συμπεριλαμβανομένων των λογαριασμών μόνο για ACH, στους οποίους διαφορετικά θα ήταν Optional.
• Οι επενδυτές εκτός ΗΠΑ μπορούν να σας πληρώνουν μέσω του Covercy Pay.

Αν η εταιρεία σας δεν έχει ενεργοποιήσει ποτέ αυτήν τη ρύθμιση, το Covercy One την αντιμετωπίζει ως εγχώρια. Οι λογαριασμοί που μπορούν να λαμβάνουν εμβάσματα wire, συμπεριλαμβανομένου κάθε λογαριασμού σε τράπεζα εκτός ΗΠΑ, χρειάζονται διεύθυνση σε κάθε περίπτωση.

Ορισμός προεπιλεγμένου λογαριασμού

Ενεργοποιήστε το Set as default στο συρτάρι λογαριασμού για να κάνετε έναν λογαριασμό τον προεπιλεγμένο της επενδυτικής οντότητας. Ένας προεπιλεγμένος λογαριασμός χρησιμοποιείται αυτόματα από τις τρέχουσες συμμετοχές της οντότητας και από κάθε συμμετοχή που προσθέτετε αργότερα, ώστε να μην χρειάζεται να τον αντιστοιχίζετε κάθε φορά. Όσο ένας λογαριασμός είναι ορισμένος ως προεπιλεγμένος, η επιλογή συνδεδεμένων συμμετοχών αποκρύπτεται, καθώς η προεπιλογή ισχύει ήδη για όλες τις συμμετοχές της οντότητας.

Αντιστοίχιση λογαριασμών σε συμμετοχές

Πέρα από τον προεπιλεγμένο, μπορείτε να δώσετε σε μεμονωμένες συμμετοχές τον δικό τους λογαριασμό. Αυτό είναι χρήσιμο όταν διαφορετικές συμμετοχές πληρώνουν από διαφορετικούς λογαριασμούς. Αντιστοιχίστε έναν λογαριασμό σε μια συμμετοχή όταν προσθέτετε ή επεξεργάζεστε τον λογαριασμό. Η ενότητα Holding bank account assignments δείχνει τον συνδεδεμένο λογαριασμό κάθε συμμετοχής, αν τον συνέδεσε η ομάδα σας ή ο επενδυτής, και την κατάστασή του, όπως Linked, Pending approval ή Not set. Όταν μια συμμετοχή έχει αντιστοιχισμένο λογαριασμό, οι διανομές της τον προεπιλέγουν.

Ένας χειροκίνητα προστιθέμενος λογαριασμός που ανήκει στη νομική οντότητα μιας συμμετοχής εμφανίζεται και στην ίδια τη συμμετοχή: στον πίνακα Bank accounts της επισκόπησής της και στη δική της καρτέλα Banking. Μπορείτε να διαχειρίζεστε τον λογαριασμό τόσο από τη συμμετοχή όσο και από τη σελίδα Banking της οντότητας.

Επεξεργασία ή αφαίρεση λογαριασμού

Ανοίξτε μια γραμμή για να δείτε τα στοιχεία ενός λογαριασμού, με τα ευαίσθητα πεδία να εμφανίζονται με ασφάλεια. Αν μπορείτε να αλλάξετε τον λογαριασμό, το συρτάρι προσφέρει Edit και οι ενέργειες της γραμμής προσφέρουν Edit και Delete. Αυτό καθορίζεται από τον ρόλο σας, όχι από το ποιος πρόσθεσε τον λογαριασμό:

• Έναν χειροκίνητο λογαριασμό που πρόσθεσε η εταιρεία σας μπορεί να τον επεξεργαστεί ή να τον διαγράψει οποιοδήποτε ενεργό μέλος της ομάδας με πλήρη ρόλο στον χώρο εργασίας, είτε διαχειριστής είτε απλό μέλος της ομάδας, και όχι μόνο το πρόσωπο που τον πρόσθεσε. Αν ένας συνάδελφος απουσιάζει, κάποιος άλλος στην ομάδα μπορεί και πάλι να ενημερώσει ή να αφαιρέσει τον λογαριασμό που δημιούργησε.
• Ένα μέλος της ομάδας με δικαίωμα μόνο προβολής δεν μπορεί να επεξεργαστεί ή να διαγράψει λογαριασμό, ακόμη και αν τον πρόσθεσε το ίδιο. Οι ενέργειες Edit και Delete δεν του προσφέρονται στη γραμμή.
• Ένας λογαριασμός που πρόσθεσε επενδυτής παραμένει μόνο για ανάγνωση για την εταιρεία σας. Οι ενέργειες Edit και Delete δεν προσφέρονται για αυτόν από τη σελίδα Banking σας, όποιος κι αν είναι ο ρόλος σας.

Η διαγραφή σας ζητά πρώτα επιβεβαίωση. Αν ένας λογαριασμός είναι προεπιλεγμένος ή χρησιμοποιείται από συμμετοχές, το Covercy One εμφανίζει έντονη προειδοποίηση που κατονομάζει τι επηρεάζεται και σας ζητά να πληκτρολογήσετε Delete για επιβεβαίωση. Οι συμμετοχές που μένουν χωρίς λογαριασμό δεν θα έχουν προεπιλεγμένο λογαριασμό στην επόμενη διανομή τους μέχρι να αντιστοιχίσετε έναν. Οι πληρωμές που έχετε ήδη οριστικοποιήσει διατηρούν τα στοιχεία τους και δεν επηρεάζονται από τη διαγραφή ενός λογαριασμού.

Ανταπόκριση σε ειδοποίηση επαλήθευσης wire

Η τράπεζα μπορεί να κρατήσει ένα έμβασμα wire που στείλατε μέχρι ένα εξουσιοδοτημένο πρόσωπο να επιβεβαιώσει τα στοιχεία του σε μια σύντομη κλήση επαλήθευσης. Όταν συμβεί αυτό, εμφανίζεται μια ειδοποίηση στη σελίδα του συγκεκριμένου τραπεζικού λογαριασμού, πάνω από τα υπόλοιπα, καθώς και στη σελίδα της συμμετοχής: "Your [amount] wire to [recipient] needs a verification call". Επιλέξτε Start verification για να ξεκινήσετε. Δεν χρειάζεται να το κάνετε τη στιγμή που στέλνετε το έμβασμα, επειδή η ειδοποίηση παραμένει και στις δύο σελίδες μέχρι να ολοκληρωθεί η κλήση. Ο οδηγός Πραγματοποίηση πληρωμής περιγράφει αναλυτικά την ίδια την κλήση.

Μετά την κλήση, η ειδοποίηση αναφέρει ότι το έμβασμα βρίσκεται υπό έλεγχο από την τράπεζα και ότι η κλήση επαλήθευσης έχει ολοκληρωθεί. Σε αυτό το σημείο είναι μια ενημερωτική γραμμή χωρίς κουμπί. Εξαφανίζεται μόλις η τράπεζα λάβει την απόφασή της για το έμβασμα.

Εξαγωγή των συναλλαγών σας

Μπορείτε να κατεβάσετε το ιστορικό συναλλαγών των επιχειρηματικών τραπεζικών λογαριασμών που διατηρείτε μέσω του Covercy One ως υπολογιστικό φύλλο, για έναν λογαριασμό ή για όλους.

1. Για εξαγωγή από όλους τους λογαριασμούς, ανοίξτε την κύρια σελίδα Banking, ανοίξτε το μενού ⋯ και επιλέξτε Export transactions. Για εξαγωγή ενός μόνο λογαριασμού, ανοίξτε τη σελίδα του λογαριασμού, ανοίξτε το μενού ⋯ του και επιλέξτε Export Transactions.
2. Επιλέξτε ένα εύρος ημερομηνιών. Επιλέξτε μία από τις προκαθορισμένες περιόδους, όπως τις τελευταίες ημέρες, Current month ή Previous month, ή επιλέξτε Custom. Από προεπιλογή είναι επιλεγμένη μια πρόσφατη περίοδος. Η επιλογή Custom ξεκινά με συμπληρωμένο τον προηγούμενο μήνα και μπορείτε να αλλάξετε τις ημερομηνίες. Για μεγαλύτερο ιστορικό, χρησιμοποιήστε το Custom με παλαιότερη ημερομηνία έναρξης.
3. Κατά την εξαγωγή από πολλούς λογαριασμούς, μπορείτε να περιορίσετε την εξαγωγή στους λογαριασμούς που επιλέγετε. Από προεπιλογή περιλαμβάνει όλους.
4. Επιβεβαιώστε για να κατεβάσετε το αρχείο. Το όνομά του περιλαμβάνει το εύρος ημερομηνιών που καλύπτει.

Το αρχείο έχει μία γραμμή ανά καταχωρημένη συναλλαγή, ταξινομημένες ανά λογαριασμό και στη συνέχεια ανά ημερομηνία, και κάθε γραμμή αναφέρει τον λογαριασμό της. Οι εκκρεμείς και οι απορριφθείσες συναλλαγές δεν περιλαμβάνονται. Μια καταχωρημένη επιστροφή εμφανίζεται ως ξεχωριστή γραμμή. Μια μεταφορά μεταξύ δύο δικών σας λογαριασμών εμφανίζεται και στους δύο λογαριασμούς όταν και οι δύο περιλαμβάνονται στην εξαγωγή. Η ενσωματωμένη λήψη δραστηριότητας της σελίδας λογαριασμού εξακολουθεί επίσης να είναι διαθέσιμη.

Διατηρήστε τα τραπεζικά σας στοιχεία ασφαλή

Η Covercy δεν θα σας ζητήσει ποτέ να μοιραστείτε τον κωδικό πρόσβασής σας, τους κωδικούς επαλήθευσης δύο παραγόντων ή τα τραπεζικά σας διαπιστευτήρια μέσω email, μηνύματος ή τηλεφώνου. Προσεγγίζετε πάντα την Covercy μεταβαίνοντας απευθείας στον ιστότοπο αντί να ακολουθείτε συνδέσμους σε απρόσμενα μηνύματα. Συνδέετε ή εισάγετε τραπεζικά στοιχεία μόνο στη σελίδα Banking μέσα στο Covercy One, και επαληθεύετε οποιεσδήποτε οδηγίες εμβάσματος απευθείας με τον παραλήπτη, αυτοπροσώπως ή τηλεφωνικά, πριν βασιστείτε σε αυτές.

Επαλήθευση ότι λειτούργησε

Επιστρέψτε στη σελίδα Banking της οντότητας. Επιβεβαιώστε ότι οι λογαριασμοί σας εμφανίζονται στον πίνακα Bank accounts με τις σωστές μεθόδους πληρωμής και ότι ο προεπιλεγμένος λογαριασμός σας είναι επισημασμένος, αν ορίσατε έναν. Ανοίξτε έναν λογαριασμό που προσθέσατε χειροκίνητα και ελέγξτε ότι η διεύθυνση δικαιούχου του, καθώς και, για τράπεζα εκτός ΗΠΑ, η χώρα, τα αναγνωριστικά και το νόμισμα λήψης του, αποθηκεύτηκαν όπως τα εισαγάγατε. Ελέγξτε την ενότητα Holding bank account assignments για να επιβεβαιώσετε ότι κάθε συμμετοχή δείχνει στον λογαριασμό που σκοπεύατε. Για να ελέγξετε τα πάντα από άκρη σε άκρη, ξεκινήστε μια διανομή για μια συμμετοχή και επιβεβαιώστε ότι ο αναμενόμενος λογαριασμός είναι προεπιλεγμένος. Αν ένας λογαριασμός δεν εμφανίζεται, μια σύνδεση δεν ολοκληρώνεται ή κάτι δεν φαίνεται σωστό, επικοινωνήστε με την ομάδα μας για βοήθεια.