Bankverbindung einrichten

Am Ende dieser Anleitung haben Sie die Bankverbindung in Covercy One eingerichtet. Sie haben die Bankkonten hinzugefügt, die Ihre Firma verwendet, ob in den USA oder im Ausland, und jedem Konto die erforderlichen Angaben mitgegeben. Außerdem haben Sie ein Standardkonto ausgewählt und Konten den richtigen Beteiligungen zugewiesen, damit Ihre Ausschüttungen und sonstigen Zahlungen startbereit sind. Die Anleitung erklärt auch, wer in Ihrem Team ein Konto ändern kann, was ein Hinweis zur Wire-Verifizierung bedeutet und wie Sie Ihre Transaktionen exportieren.

Die Banking-Seite finden

Öffnen Sie die investierende Einheit, die Sie verwalten möchten, und wechseln Sie zu deren Registerkarte Banking. Die Seite gliedert sich in zwei Abschnitte, die Sie aus- oder einklappen können. Bank accounts führt die für diese Einheit verfügbaren Konten auf, und Holding bank account assignments zeigt, welches Konto jede Beteiligung verwendet. Beide Abschnitte öffnen sich ausgeklappt, sodass Sie alles auf einen Blick sehen, und die Kontoliste verfügt über ein Suchfeld, mit dem Sie ein Konto schnell finden.

Die Tabelle Bank accounts führt die Konten der Rechtsträger und investierenden Einheiten der Einheit an einer Stelle zusammen. Jede Zeile zeigt die Kontodetails sowie die unterstützten Zahlungsmethoden: ACH, Wire oder beides. Konten, die ein Investor auf seiner Seite hinzugefügt hat, sind mit der Kennzeichnung "added by investor" versehen, sodass Sie sie von den Konten unterscheiden können, die Ihr Team erstellt hat.

Ein Bankkonto hinzufügen

Wählen Sie Add bank account in der Symbolleiste der Tabelle Bank accounts, um den Konto-Drawer zu öffnen. Sie können ein Konto auf zwei Arten hinzufügen:

• Ein Konto über Ihre Bank verbinden: Verknüpfen Sie das Konto über den sicheren Verbindungsablauf. Wählen Sie das Verbinden aus, wählen Sie Ihre Bank und melden Sie sich über das eigene Fenster Ihrer Bank an. Während Covercy One die Verbindung vorbereitet, sehen Sie kurz Preparing..., und die Verbindung wird ohne einen zweiten Klick abgeschlossen. Verbundene Konten unterstützen ACH-Zahlungen.
• Ein Konto manuell hinzufügen: Geben Sie die Kontodaten selbst ein, statt eine Verbindung herzustellen. Manuelle Konten werden in der Tabelle als Manual gekennzeichnet. Bei einer US-Bank geben Sie die Routing- und die Kontonummer ein. Bei einer Bank in einem anderen Land folgen Sie den Schritten im nächsten Abschnitt. Covercy One fragt an dieser Stelle auch nach der Adresse des Kontoinhabers. Wo diese Adresse erforderlich ist, wird das Konto erst angelegt, wenn sie vollständig ist. Ein reines ACH-Konto in den USA bei einer Firma, die internationale Zahlungen nicht aktiviert hat, benötigt keine Adresse und ist sofort einsatzbereit.

Ein Konto bei einer Bank außerhalb der USA hinzufügen

Ein manuelles Konto kann zu einer Bank außerhalb der USA gehören. Das Formular passt sich an das gewählte Land an, sodass Sie nur die Angaben eingeben, die Banken in diesem Land verwenden.

1. Wählen Sie im Konto-Drawer aus, das Konto manuell hinzuzufügen.
2. Wählen Sie zuerst das Land der Bank. Das Land bestimmt, welche Felder das Formular anzeigt. Sobald Sie eines gewählt haben, können Sie das Land ändern, aber nicht leer lassen.
3. Wenn das Land zwei Möglichkeiten zur Identifizierung des Kontos bietet, wählen Sie IBAN + SWIFT oder Local bank details, je nachdem, welche Angaben Ihnen vorliegen. Eine der beiden genügt. Bei Ländern mit nur einem Format gibt es keine Auswahl.
4. Geben Sie den Namen des Kontoinhabers und die Kontokennungen ein, die das Formular abfragt. Bei einer Bank in Israel mit Local bank details wählen Sie die Bank aus der durchsuchbaren Liste Bank code. Sie können nach dem Namen der Bank oder nach ihrem Code suchen.
5. Prüfen Sie die Empfangswährung. Sie ist anhand des Landes der Bank voreingestellt, und Sie können sie auf die Währung ändern, die das Konto empfangen soll. Wenn für das Land keine Voreinstellung existiert, wählen Sie eine aus. Eine Empfangswährung ist immer erforderlich.
6. Geben Sie die Adresse des Kontoinhabers ein. Ein Konto bei einer Bank außerhalb der USA kann immer Wire-Überweisungen empfangen, daher ist seine Adresse immer erforderlich (siehe nächster Abschnitt).
7. Speichern Sie das Konto.

Wenn etwas korrigiert werden muss, zeigt das Formular dies direkt am Feld an. Zu den Meldungen gehören Required, Please insert a valid IBAN und Please insert a Swift Code that matches the selected country. Die Fehlermeldungen richten sich nach dem gewählten Format, sodass Sie keine IBAN-Fehler sehen, während Sie lokale Bankdaten ausfüllen. Wenn Sie die Vereinigten Staaten als Land wählen, erscheint wieder das Standardformular mit Routing- und Kontonummer.

Die Adresse des Kontoinhabers angeben

Wenn Sie ein Konto manuell hinzufügen, fragt Covercy One nach der Beneficiary Address. Das ist die Adresse der Person oder des Unternehmens, dem das Konto gehört. Eine Empfängerbank benötigt diese Adresse, bevor sie eine eingehende Überweisung annimmt. Deshalb erfasst Covercy One sie gemeinsam mit dem Konto und nicht erst zum Zeitpunkt der Zahlung.

Sie müssen die Adresse angeben, wenn das Konto Wire-Überweisungen empfangen kann, was für jedes Konto bei einer Bank außerhalb der USA gilt. Ebenso müssen Sie sie angeben, wenn Ihre Firma internationale Zahlungen aktiviert hat (siehe nächster Abschnitt). Andernfalls wird die Adresse dennoch angeboten und als Optional gekennzeichnet. Sie können sie gleich ausfüllen oder später durch Bearbeiten des Kontos ergänzen.

Jedes Konto behält seine eigene Adresse. Mehrere Konten desselben Rechtsträgers können unterschiedliche Beneficiary Addresses führen, und eine Änderung an einem Konto lässt die anderen unberührt. Wenn Sie ein weiteres Konto für einen Rechtsträger hinzufügen, für den bereits eine Adresse hinterlegt ist, füllt Covercy One sie vorab aus, sodass Sie sie nicht erneut eingeben müssen. Gespeichert wird dennoch die eigene Kopie dieses Kontos, sodass sich das Überschreiben des vorausgefüllten Werts nur auf das Konto auswirkt, an dem Sie gerade arbeiten. Die Adresse des Inhabers muss nicht im selben Land wie die Bank liegen.

Ihre Investoren sehen die von Ihnen eingegebene Adresse als Beneficiary Address in den Überweisungsanweisungen für dieses Konto und in den Wire-Anweisungen, die sie herunterladen. Wenn für ein Konto keine Adresse hinterlegt ist, entfällt diese Zeile. An ihrer Stelle wird nichts angezeigt.

Covercy One mitteilen, dass Ihre Firma international tätig ist

Wenn Ihre Firma internationale Zahlungen sendet und empfängt, kann ein Admin dies unter Settings → Banking → Payment Routing angeben. Nur Admins können diese Einstellung ändern. Das Aktivieren hat zwei Auswirkungen, und die Einstellung nennt beide:

• Jedes Bankkonto, das Ihre Firma hinzufügt oder bearbeitet, benötigt die Adresse des Kontoinhabers, auch reine ACH-Konten, bei denen sie sonst als Optional gekennzeichnet wäre.
• Investoren außerhalb der USA können Sie über Covercy Pay bezahlen.

Wenn Ihre Firma diese Einstellung nie aktiviert hat, behandelt Covercy One sie als inländisch. Konten, die Wire-Überweisungen empfangen können, einschließlich jedes Kontos bei einer Bank außerhalb der USA, benötigen in jedem Fall eine Adresse.

Ein Standardkonto festlegen

Aktivieren Sie Set as default im Konto-Drawer, um ein Konto zum Standardkonto der investierenden Einheit zu machen. Ein Standardkonto wird automatisch von den aktuellen Beteiligungen der Einheit sowie von jeder Beteiligung verwendet, die Sie später hinzufügen, sodass Sie es nicht jedes Mal zuweisen müssen. Solange ein Konto als Standard festgelegt ist, wird die Auswahl der verknüpften Beteiligungen ausgeblendet, da der Standard bereits für alle Beteiligungen der Einheit gilt.

Konten den Beteiligungen zuweisen

Über das Standardkonto hinaus können Sie einzelnen Beteiligungen ein eigenes Konto zuweisen. Das ist nützlich, wenn verschiedene Beteiligungen von verschiedenen Konten zahlen. Weisen Sie einer Beteiligung ein Konto zu, wenn Sie das Konto hinzufügen oder bearbeiten. Der Abschnitt Holding bank account assignments zeigt für jede Beteiligung das verknüpfte Konto, ob es von Ihrem Team oder vom Investor verknüpft wurde, sowie dessen Status, etwa Linked, Pending approval oder Not set. Wenn eine Beteiligung ein zugewiesenes Konto hat, wird dieses bei den Ausschüttungen dieser Beteiligung vorausgewählt.

Ein manuell hinzugefügtes Konto, das zum Rechtsträger einer Beteiligung gehört, erscheint auch auf der Beteiligung selbst: im Bereich Bank accounts der Übersicht der Beteiligung und auf der eigenen Registerkarte Banking der Beteiligung. Sie können mit dem Konto sowohl über die Beteiligung als auch über die Banking-Seite der Einheit arbeiten.

Ein Konto bearbeiten oder entfernen

Öffnen Sie eine Zeile, um die Details eines Kontos anzuzeigen, wobei sensible Felder sicher dargestellt werden. Wenn Sie das Konto ändern dürfen, bietet der Drawer Edit an, und die Aktionen der Zeile bieten Edit und Delete. Das entscheidet Ihre Rolle, nicht wer das Konto hinzugefügt hat:

• Ein manuelles Konto, das Ihre Firma hinzugefügt hat, kann von jedem aktiven Teammitglied mit einer vollständigen Workspace-Rolle bearbeitet oder gelöscht werden, ob Admin oder reguläres Teammitglied, und nicht nur von der Person, die es hinzugefügt hat. Wenn eine Kollegin oder ein Kollege abwesend ist, kann jemand anderes im Team das von ihr oder ihm erstellte Konto dennoch aktualisieren oder entfernen.
• Ein Teammitglied mit reinem Leserecht kann kein Konto bearbeiten oder löschen, auch keines, das es selbst hinzugefügt hat. Edit und Delete werden ihm in der Zeile nicht angeboten.
• Ein Konto, das ein Investor hinzugefügt hat, bleibt für Ihre Firma schreibgeschützt. Edit und Delete werden dafür auf Ihrer Banking-Seite nicht angeboten, unabhängig von Ihrer Rolle.

Beim Löschen werden Sie zunächst um Bestätigung gebeten. Wenn ein Konto ein Standardkonto ist oder von Beteiligungen verwendet wird, zeigt Covercy One eine deutliche Warnung an, die benennt, was betroffen ist, und bittet Sie, zur Bestätigung Delete einzugeben. Beteiligungen, die ohne Konto zurückbleiben, haben bei ihrer nächsten Ausschüttung kein Konto vorausgewählt, bis Sie eines zuweisen. Bereits abgeschlossene Zahlungen behalten ihre Details und werden durch das Löschen eines Kontos nicht verändert.

Auf einen Hinweis zur Wire-Verifizierung reagieren

Die Bank kann eine von Ihnen gesendete Wire-Überweisung zurückhalten, bis eine autorisierte Person deren Details in einem kurzen Verifizierungsanruf bestätigt. In diesem Fall erscheint ein Hinweis auf der Seite des betreffenden Bankkontos oberhalb der Salden sowie auf der Seite der Beteiligung: "Your [amount] wire to [recipient] needs a verification call". Wählen Sie Start verification, um zu beginnen. Sie müssen das nicht sofort beim Senden der Überweisung erledigen, denn der Hinweis bleibt auf beiden Seiten, bis der Anruf erfolgt ist. Die Anleitung Eine Zahlung tätigen führt Sie durch den Anruf selbst.

Nach dem Anruf zeigt der Hinweis an, dass die Wire-Überweisung von der Bank geprüft wird und der Verifizierungsanruf abgeschlossen ist. Ab diesem Zeitpunkt ist er eine reine Informationszeile ohne Schaltfläche. Er verschwindet, sobald die Bank über die Überweisung entschieden hat.

Ihre Transaktionen exportieren

Sie können den Transaktionsverlauf der Geschäftskonten, die Sie über Covercy One führen, als Tabelle herunterladen, für ein einzelnes Konto oder für alle Konten.

1. Um kontoübergreifend zu exportieren, öffnen Sie die Hauptseite Banking, öffnen das Menü ⋯ und wählen Export transactions. Um ein einzelnes Konto zu exportieren, öffnen Sie die Seite dieses Kontos, öffnen dessen Menü ⋯ und wählen Export Transactions.
2. Wählen Sie einen Zeitraum. Wählen Sie einen der vordefinierten Zeiträume, etwa die letzten Tage, Current month oder Previous month, oder wählen Sie Custom. Standardmäßig ist ein kürzlich zurückliegender Zeitraum ausgewählt. Custom startet mit dem vorherigen Monat, und Sie können die Daten ändern. Für einen längeren Verlauf verwenden Sie Custom mit einem früheren Startdatum.
3. Beim kontoübergreifenden Export können Sie den Export auf die von Ihnen gewählten Konten eingrenzen. Standardmäßig sind alle Konten enthalten.
4. Bestätigen Sie, um die Datei herunterzuladen. Ihr Name enthält den abgedeckten Zeitraum.

Die Datei enthält eine Zeile pro gebuchter Transaktion, sortiert nach Konto und dann nach Datum, und jede Zeile nennt ihr Konto. Ausstehende und abgelehnte Vorgänge sind nicht enthalten. Eine gebuchte Rückbuchung erscheint als eigene Zeile. Eine Überweisung zwischen zwei Ihrer eigenen Konten erscheint bei beiden Konten, wenn beide im Export enthalten sind. Der integrierte Aktivitätsdownload auf der Kontoseite steht weiterhin zur Verfügung.

Halten Sie Ihre Bankverbindung sicher

Covercy wird Sie niemals auffordern, Ihr Passwort, Ihre Zwei-Faktor-Codes oder Ihre Bankzugangsdaten per E-Mail, SMS oder Telefon weiterzugeben. Rufen Sie Covercy stets direkt über die Website auf, anstatt Links in unerwarteten Nachrichten zu folgen. Verbinden oder geben Sie Bankdaten ausschließlich auf der Banking-Seite innerhalb von Covercy One ein, und prüfen Sie Wire-Anweisungen direkt beim Empfänger, persönlich oder telefonisch, bevor Sie sich darauf verlassen.

Überprüfen, ob es funktioniert hat

Kehren Sie zur Seite Banking der Einheit zurück. Bestätigen Sie, dass Ihre Konten in der Tabelle Bank accounts mit den richtigen Zahlungsmethoden erscheinen und Ihr Standardkonto markiert ist, sofern Sie eines festgelegt haben. Öffnen Sie ein manuell hinzugefügtes Konto und prüfen Sie, ob dessen Beneficiary Address und bei einer Bank außerhalb der USA auch Land, Kennungen und Empfangswährung so gespeichert wurden, wie Sie sie eingegeben haben. Prüfen Sie den Abschnitt Holding bank account assignments, um zu bestätigen, dass jede Beteiligung auf das von Ihnen vorgesehene Konto verweist. Um alles von Anfang bis Ende zu prüfen, starten Sie eine Ausschüttung für eine Beteiligung und bestätigen Sie, dass das erwartete Konto vorausgewählt ist. Wenn ein Konto nicht erscheint, eine Verbindung nicht abgeschlossen wird oder etwas nicht stimmt, wenden Sie sich an unser Team, um Hilfe zu erhalten.