הגדרת פעילות בנקאית

עד סוף המדריך הזה תגדירו את הפעילות הבנקאית ב-Covercy One. תוסיפו את חשבונות הבנק שבהם המשרד שלכם משתמש, בארה"ב או בחו"ל, ותשלימו עבור כל אחד מהם את הפרטים הנדרשים. כמו כן תבחרו חשבון ברירת מחדל ותקצו חשבונות להחזקות הנכונות, כך שהחלוקות ותשלומים אחרים שלכם יהיו מוכנים לפעולה. המדריך מסביר גם מי בצוות שלכם רשאי לשנות חשבון, מה המשמעות של הודעת אימות Wire, וכיצד לייצא את התנועות שלכם.

איתור עמוד ה-Banking

פתחו את הישות המשקיעה שאותה תרצו לנהל ועברו ללשונית ה-Banking שלה. בעמוד יש שני חלקים שאפשר להרחיב או לכווץ. Bank accounts מציג את החשבונות הזמינים לאותה ישות, ו-Holding bank account assignments מציג באיזה חשבון כל החזקה משתמשת. שני החלקים נפתחים במצב מורחב כך שתוכלו לראות הכול במבט אחד, ולרשימת החשבונות יש שדה חיפוש לאיתור מהיר של חשבון.

טבלת ה-Bank accounts מרכזת במקום אחד את החשבונות של הישויות המשפטיות והישויות המשקיעות של הישות. כל שורה מציגה את פרטי החשבון ואת אמצעי התשלום שהוא תומך בהם: ACH, Wire, או שניהם. חשבונות שמשקיע הוסיף מצדו מסומנים בתווית "added by investor", כך שתוכלו להבחין בינם לבין חשבונות שהצוות שלכם יצר.

הוספת חשבון בנק

בחרו Add bank account בסרגל הכלים של טבלת ה-Bank accounts כדי לפתוח את מגירת החשבון. יש שתי דרכים להוסיף חשבון:

• חיבור חשבון דרך הבנק שלכם — קשרו את החשבון באמצעות תהליך החיבור המאובטח. בחרו להתחבר, בחרו את הבנק שלכם והתחברו דרך החלון של הבנק עצמו. בזמן ש-Covercy One מכין את החיבור תראו לרגע קצר Preparing..., והחיבור מסתיים ללא צורך בלחיצה נוספת. חשבונות מחוברים תומכים בתשלומי ACH.
• הוספת חשבון באופן ידני — הזינו בעצמכם את פרטי החשבון במקום להתחבר. חשבונות ידניים מסומנים בתווית Manual בטבלה. עבור בנק בארה"ב, הזינו את מספר הניתוב (routing) ואת מספר החשבון. עבור בנק במדינה אחרת, פעלו לפי השלבים בחלק הבא. Covercy One מבקש כאן גם את כתובת בעל החשבון. במקרים שבהם הכתובת נדרשת, החשבון אינו נוצר עד שהיא מלאה. חשבון בארה"ב שתומך ב-ACH בלבד, במשרד שלא הפעיל תשלומים בינלאומיים, אינו זקוק לכתובת והוא מוכן לשימוש מיד.

הוספת חשבון בבנק מחוץ לארה"ב

חשבון ידני יכול להיות שייך לבנק מחוץ לארה"ב. הטופס מתאים את עצמו למדינה שתבחרו, כך שתזינו רק את הפרטים שבהם משתמשים הבנקים באותה מדינה.

1. במגירת החשבון, בחרו להוסיף את החשבון באופן ידני.
2. בחרו קודם כול את מדינת הבנק. המדינה קובעת אילו שדות יוצגו בטופס. לאחר שבחרתם מדינה, ניתן לשנות אותה אך לא להשאיר אותה ריקה.
3. אם המדינה מציעה שתי דרכים לזיהוי החשבון, בחרו IBAN + SWIFT או Local bank details, בהתאם לפרטים שבידיכם. כל אחת מהן מספיקה. במדינות עם פורמט יחיד לא מוצגת בחירה.
4. הזינו את שם בעל החשבון ואת מזהי החשבון שהטופס מבקש. עבור בנק בישראל עם Local bank details, בחרו את הבנק מתוך רשימת Bank code הניתנת לחיפוש. תוכלו לחפש לפי שם הבנק או לפי הקוד שלו.
5. בדקו את מטבע הקבלה. הוא מוגדר מראש לפי מדינת הבנק, ותוכלו לשנות אותו למטבע שבו החשבון אמור לקבל כספים. אם למדינה אין ערך מוגדר מראש, בחרו מטבע. מטבע קבלה נדרש תמיד.
6. הזינו את כתובת בעל החשבון. חשבון בבנק מחוץ לארה"ב יכול תמיד לקבל העברות Wire, ולכן הכתובת שלו נדרשת תמיד (ראו החלק הבא).
7. שמרו את החשבון.

אם משהו דורש תיקון, הטופס מציין זאת ליד השדה. ההודעות כוללות Required,‏ Please insert a valid IBAN ו-Please insert a Swift Code that matches the selected country. השגיאות תואמות לפורמט שבחרתם, כך שלא תראו שגיאות IBAN בזמן שאתם ממלאים פרטים מקומיים. בחירה בארצות הברית כמדינה מחזירה את הטופס הרגיל של מספר ניתוב ומספר חשבון.

מסירת כתובת בעל החשבון

כשאתם מוסיפים חשבון באופן ידני, Covercy One מבקש את ה-Beneficiary Address. זוהי הכתובת של האדם או החברה שבבעלותם החשבון. הבנק המקבל זקוק לכתובת הזו לפני שיאשר העברה נכנסת, ולכן Covercy One אוסף אותה יחד עם פרטי החשבון ולא מבקש אותה בזמן התשלום.

חובה למסור את הכתובת כאשר החשבון יכול לקבל העברות Wire, וזה כולל כל חשבון בבנק מחוץ לארה"ב. חובה למסור אותה גם כאשר המשרד שלכם הפעיל תשלומים בינלאומיים (ראו החלק הבא). אחרת הכתובת עדיין מוצעת ומסומנת כ-Optional. תוכלו למלא אותה כבר עכשיו או להוסיף אותה מאוחר יותר באמצעות עריכת החשבון.

לכל חשבון יש כתובת משלו. כמה חשבונות תחת אותה ישות משפטית יכולים לשאת כתובות מוטב שונות, ושינוי של אחת אינו משפיע על האחרות. כשאתם מוסיפים חשבון נוסף לישות משפטית שכבר קיימת עבורה כתובת שמורה, Covercy One ממלא אותה מראש כדי שלא תצטרכו להקליד אותה שוב. מה שנשמר הוא עדיין העותק של החשבון החדש בלבד, ולכן דריסה של הערך שמולא מראש משפיעה רק על החשבון שעליו אתם עובדים. כתובת בעל החשבון אינה חייבת להיות באותה מדינה שבה נמצא הבנק.

המשקיעים שלכם רואים את הכתובת שתזינו כ-Beneficiary Address בהוראות ההעברה עבור אותו חשבון ובהוראות ה-Wire שהם מורידים. בחשבון שאין עבורו כתובת שמורה, השורה הזו מושמטת. שום דבר אינו מוצג במקומה.

עדכון Covercy One שהמשרד שלכם פועל בינלאומית

אם המשרד שלכם שולח ומקבל תשלומים בינלאומיים, מנהל מערכת יכול לציין זאת ב-Settings → Banking → Payment Routing. רק מנהלי מערכת יכולים לשנות הגדרה זו. להפעלתה יש שתי השפעות, וההגדרה מציינת את שתיהן:

• כל חשבון בנק שהמשרד שלכם מוסיף או עורך מחייב את כתובת בעל החשבון, כולל חשבונות ACH בלבד שבהם היא הייתה מסומנת אחרת כ-Optional.
• משקיעים מחוץ לארה"ב יכולים לשלם לכם באמצעות Covercy Pay.

אם המשרד שלכם מעולם לא הפעיל הגדרה זו, Covercy One מתייחס אליו כמשרד מקומי. חשבונות שיכולים לקבל העברות Wire, כולל כל חשבון בבנק מחוץ לארה"ב, עדיין זקוקים לכתובת בכל מקרה.

הגדרת חשבון ברירת מחדל

הפעילו את Set as default במגירת החשבון כדי להפוך חשבון לברירת המחדל של הישות המשקיעה. ההחזקות הנוכחיות של הישות משתמשות בחשבון ברירת המחדל באופן אוטומטי, וכך גם כל החזקה שתוסיפו בהמשך, כך שאינכם צריכים להקצות אותו בכל פעם מחדש. כל עוד חשבון מוגדר כברירת מחדל, בחירת ההחזקות המקושרות מוסתרת, שכן ברירת המחדל כבר חלה על כלל ההחזקות של הישות.

הקצאת חשבונות להחזקות

מעבר לברירת המחדל, תוכלו לתת להחזקות בודדות חשבון משלהן. הדבר שימושי כשהחזקות שונות משלמות מחשבונות שונים. הקצו חשבון להחזקה בעת הוספה או עריכה של החשבון. החלק Holding bank account assignments מציג עבור כל החזקה את החשבון המקושר שלה, האם הוא קושר על ידי הצוות שלכם או על ידי המשקיע, ואת הסטטוס שלו, כגון Linked,‏ Pending approval או Not set. כאשר להחזקה יש חשבון מוקצה, החלוקות של אותה החזקה בוחרות אותו מראש.

חשבון שנוסף באופן ידני ושייך לישות המשפטית של החזקה מופיע גם בהחזקה עצמה: בפאנל ה-Bank accounts שבסקירת ההחזקה ובלשונית ה-Banking של ההחזקה. תוכלו לעבוד עם החשבון מתוך ההחזקה וגם מעמוד ה-Banking של הישות.

עריכה או הסרה של חשבון

פתחו שורה כדי לצפות בפרטי החשבון, כאשר שדות רגישים מוצגים באופן בטוח. אם אתם רשאים לשנות את החשבון, המגירה מציעה Edit והפעולות של השורה מציעות Edit ו-Delete. הדבר נקבע לפי התפקיד שלכם, ולא לפי מי שהוסיף את החשבון:

• חשבון ידני שהמשרד שלכם הוסיף ניתן לעריכה או למחיקה על ידי כל חבר צוות פעיל בעל תפקיד מלא ב-workspace, בין אם מנהל מערכת ובין אם חבר צוות רגיל, ולא רק על ידי מי שהוסיף אותו. אם עמית אינו זמין, מישהו אחר בצוות עדיין יכול לעדכן או להסיר את החשבון שהוא יצר.
• חבר צוות בהרשאת צפייה בלבד אינו יכול לערוך או למחוק חשבון, גם לא חשבון שהוסיף בעצמו. האפשרויות Edit ו-Delete אינן מוצעות לו בשורה.
• חשבון שמשקיע הוסיף נשאר לקריאה בלבד עבור המשרד שלכם. האפשרויות Edit ו-Delete אינן מוצעות עבורו בעמוד ה-Banking שלכם, יהיה התפקיד שלכם אשר יהיה.

מחיקה מבקשת מכם לאשר תחילה. אם חשבון הוא ברירת מחדל או נמצא בשימוש על ידי החזקות, Covercy One מציג אזהרה חמורה המפרטת מה מושפע ומבקש מכם להקליד Delete לאישור. להחזקות שנותרו ללא חשבון לא יהיה חשבון נבחר מראש בחלוקה הבאה שלהן עד שתקצו אחד. תשלומים שכבר סיימתם שומרים על פרטיהם ואינם משתנים עקב מחיקת חשבון.

מענה להודעת אימות Wire

הבנק עשוי לעכב העברת Wire ששלחתם עד שאדם מורשה יאשר את פרטיה בשיחת אימות קצרה. במקרה כזה מופיעה הודעה בעמוד של אותו חשבון בנק, מעל היתרות, וכן בעמוד ההחזקה: "Your [amount] wire to [recipient] needs a verification call". בחרו Start verification כדי להתחיל. אינכם חייבים לעשות זאת ברגע שליחת ההעברה, כי ההודעה נשארת בשני העמודים עד שהשיחה מתבצעת. המדריך לביצוע תשלום מסביר את השיחה עצמה שלב אחר שלב.

לאחר השיחה, ההודעה מציינת שההעברה נמצאת בבדיקת הבנק ושיחת האימות הושלמה. בשלב זה היא שורת מידע ללא כפתור. היא נעלמת לאחר שהבנק מקבל החלטה לגבי ההעברה.

ייצוא התנועות שלכם

תוכלו להוריד את היסטוריית התנועות של חשבונות הבנק העסקיים שלכם המוחזקים דרך Covercy One כגיליון אלקטרוני, עבור חשבון אחד או עבור כולם.

1. לייצוא מכלל החשבונות, פתחו את עמוד ה-Banking הראשי, פתחו את תפריט ה-⋯ ובחרו Export transactions. לייצוא של חשבון יחיד, פתחו את עמוד החשבון, פתחו את תפריט ה-⋯ שלו ובחרו Export Transactions.
2. בחרו טווח תאריכים. בחרו אחת מהתקופות המוגדרות מראש, כגון הימים האחרונים, Current month או Previous month, או בחרו Custom. כברירת מחדל נבחרת תקופה אחרונה. האפשרות Custom נפתחת עם החודש הקודם ממולא מראש, ותוכלו לשנות את התאריכים. להיסטוריה ארוכה יותר, השתמשו ב-Custom עם תאריך התחלה מוקדם יותר.
3. בייצוא מכלל החשבונות תוכלו לצמצם את הייצוא לחשבונות שתבחרו. כברירת מחדל הוא כולל את כולם.
4. אשרו כדי להוריד את הקובץ. שמו כולל את טווח התאריכים שהוא מכסה.

הקובץ כולל שורה אחת לכל תנועה שנרשמה, ממוינות לפי חשבון ולאחר מכן לפי תאריך, וכל שורה מציינת את החשבון שלה. פריטים ממתינים ופריטים שנדחו אינם נכללים. החזרה שנרשמה מופיעה כשורה נפרדת. העברה בין שניים מהחשבונות שלכם מופיעה בשני החשבונות כאשר שניהם כלולים בייצוא. אפשרות ההורדה המובנית של הפעילות בעמוד החשבון עדיין זמינה גם כן.

שמירה על אבטחת הפעילות הבנקאית שלכם

Covercy לעולם לא תבקש מכם לשתף את הסיסמה שלכם, קודי אימות דו-שלבי או פרטי גישה בנקאיים בדואר אלקטרוני, בהודעת טקסט או בטלפון. הגיעו ל-Covercy תמיד באמצעות כניסה ישירה לאתר ולא באמצעות קישורים בהודעות בלתי צפויות. חברו או הזינו פרטי בנק רק בעמוד ה-Banking שבתוך Covercy One, ואמתו כל הוראות Wire ישירות מול הנמען, פנים אל פנים או בטלפון, לפני שתסתמכו עליהן.

ודאו שזה עבד

חזרו לעמוד ה-Banking של הישות. ודאו שהחשבונות שלכם מופיעים בטבלת ה-Bank accounts עם אמצעי התשלום הנכונים, ושחשבון ברירת המחדל מסומן, אם הגדרתם אחד. פתחו חשבון שהוספתם באופן ידני ובדקו שכתובת המוטב שלו, ועבור בנק מחוץ לארה"ב גם המדינה, המזהים ומטבע הקבלה, נשמרו כפי שהזנתם אותם. בדקו את החלק Holding bank account assignments כדי לוודא שכל החזקה מפנה לחשבון שהתכוונתם אליו. כדי לבדוק את הכול מקצה לקצה, התחילו חלוקה עבור החזקה ובדקו שהחשבון הצפוי נבחר מראש. אם חשבון אינו מופיע, אם חיבור אינו מסתיים, או אם משהו נראה לא תקין, פנו לצוות שלנו לקבלת עזרה.