Importieren Sie Ihre bestehenden Investoren und Beteiligungen

Am Ende dieser Anleitung haben Sie eine Tabelle so vorbereitet, dass ihre Zeilen zu den bereits vorhandenen Investoren passen, Ihre Kontakte und deren Investitionseinheiten in großer Menge in Covercy One übernommen, Ihre Spalten den richtigen Feldern zugeordnet, genau geprüft, was der Import mit jeder einzelnen Zeile tun wird, und ihn ausgeführt.

Was Sie importieren können

Der Importassistent übernimmt Ihre Kontakte und die Investitionseinheiten, zu denen sie gehören, aus einer einzigen Datei. Für jede Zeile können Sie Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Tags, Vermittler) und Einheitsdaten (Name der Einheit, Typ der Einheit, Tax ID, Adressen sowie alle von Ihnen definierten benutzerdefinierten Felder) zuordnen. Covercy One liest jede Zeile als zwei eigenständige Datensätze: einen Kontakt, der über die E-Mail-Adresse identifiziert wird und einen Vor- und einen Nachnamen erfordert, und eine Investitionseinheit, die über ihren Namen identifiziert wird, wobei ihre Tax ID hilft, Investoren auseinanderzuhalten (eine Zeile ohne Namen der Einheit kann auch allein über ihre Tax ID identifiziert werden). Eine Zeile kann das eine, das andere oder beides enthalten – und mehrere Kontakte können mit derselben Einheit verknüpft werden, wenn ihre Zeilen auf sie verweisen.

Bereiten Sie Ihre Datei so vor, dass Zeilen zugeordnet statt dupliziert werden

Covercy One entscheidet Zeile für Zeile, ob die Person und die Investitionseinheit, die eine Zeile nennt, bereits vorhanden sind. Drei Angaben in Ihrer Datei bestimmen diese Entscheidung: die E-Mail-Adresse und der Name des Kontakts, der Entity Name der Einheit und deren Tax ID. Diese Spalten vor dem Hochladen korrekt zu setzen, verhindert, dass ein Import eine zweite Kopie eines bereits vorhandenen Investors anlegt oder an einer Zeile hängen bleibt, die er nicht auflösen kann.

Ordnen Sie für jede Person eine E-Mail-Adresse und einen vollständigen Namen zu

Eine Zeile legt einen Kontakt nur an oder aktualisiert ihn, wenn die Datei die Person über eine E-Mail-Adresse und einen Vor- und Nachnamen identifiziert. Eine Zeile mit E-Mail-Adresse, aber ohne Namen oder mit einem einteiligen Namen legt keinen Kontakt an – der Kontakt wird für diese Zeile mit einem Hinweis übersprungen, dass die identifizierenden Angaben fehlten, während die Investitionseinheit der Zeile weiterhin importiert wird. Wenn Ihre Datei Personen in einer einzigen Spalte Full Name führt, ordnen Sie diese zu: Covercy One teilt sie in Vor- und Nachnamen auf, und damit ist die Anforderung erfüllt. Enthält Ihre Datei zusätzlich separate Spalten First Name und Last Name, haben diese Vorrang vor Full Name.

Wenn Sie Full Name zusammen mit First Name oder Last Name zuordnen, versieht der Zuordnungsschritt diese Zeilen mit einem Hinweis darauf, wie die drei Felder kombiniert werden: Verwendet werden First Name und Last Name, und Full Name füllt nur die Zeilen, in denen diese leer sind. Das ist bei einer Datei, die beides enthält, meist genau das Gewünschte – es handelt sich also um einen Hinweis und nicht um etwas, das Sie korrigieren müssten.

Geben Sie jeder Investitionseinheit eine eigene Zeile und einen eigenen Namen, und ergänzen Sie ihre Tax ID

Eine Tax ID hilft, Ihre Datei mit den bereits vorhandenen Investoren abzugleichen, ist aber nicht eindeutig einem Investor zugeordnet. Zwei Investitionseinheiten können sich berechtigterweise eine Tax ID teilen – etwa eine Privatperson und ihr widerruflicher Trust oder ein IRA, das die SSN seines Inhabers verwendet. Sie können beide in Covercy One erfassen, manuell oder per Import, und der Import führt sie als getrennte Einheiten, statt sie zusammenzuführen. Geben Sie daher jeder Investitionseinheit eine eigene Zeile (oder eigene Zeilen) und einen eigenen Entity Name, und ergänzen Sie ihre Tax ID, wo immer Sie eine haben.

Der Entity Name hat Vorrang. Gehört der Entity Name einer Zeile bereits zu einer Investitionseinheit in Ihrem Arbeitsbereich, wird die Zeile dieser Einheit zugeordnet – selbst wenn eine andere Einheit dieselbe Tax ID unter einem anderen Namen trägt. Hat die zugeordnete Einheit noch keine Tax ID, ergänzt der Import sie aus Ihrer Zeile.

Trägt keine Einheit in Ihrem Arbeitsbereich den Namen der Zeile, wohl aber eine ihre Tax ID unter einem anderen Namen, benennt Covercy One diese Einheit nur dann auf den Namen aus Ihrer Datei um, wenn die Zeile eindeutig denselben Investor betrifft. Das bedeutet: Die Einheit war bereits vor diesem Import in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden, sie ist nicht mit einem anderen Einheitstyp erfasst, und der Kontakt der Zeile ist bereits mit ihr verknüpft (oder die Zeile hat keinen Kontakt). Die Umbenennung wird in den Importergebnissen mit dem bisherigen und dem neuen Namen ausgewiesen, sodass Sie sie an einer Stelle bemerken. In allen anderen Fällen erstellt die Zeile eine neue Investitionseinheit mit derselben Tax ID und lässt die bestehende unverändert. Die Zeile enthält dann eine Warnung, die die Einheit nennt, mit der sie nun die Tax ID teilt. Die Warnung hält die Zeile nicht auf und wird weder als übersprungen noch als fehlgeschlagen gezählt.

Innerhalb einer Datei werden zwei Zeilen mit derselben Tax ID und unterschiedlichen Entity Names immer zu zwei Investitionseinheiten – unabhängig von ihrer Reihenfolge. Eine Privatperson und ihr Trust, die in derselben Datei aufgeführt sind, werden als zwei Einheiten importiert, jeweils verknüpft mit den Kontakten aus ihren eigenen Zeilen, und keine von beiden wird umbenannt.

Auch unterschiedliche Tax IDs halten Investoren auseinander. Trägt eine Zeile denselben Entity Name wie eine vorhandene Einheit, aber eine abweichende Tax ID, wird aus Ihrer Zeile eine neue Einheit erstellt, und die Zeile wird markiert, um Sie darauf hinzuweisen, dass der Name nun mit einer bestehenden Einheit geteilt wird. Eine Zeile, die nur eine Tax ID und keinen Entity Name enthält, wird der einen Einheit zugeordnet, die diese Tax ID trägt. Tragen mehrere Einheiten sie, wird die Zeile mit einem Grund übersprungen, der diese Einheiten nennt. Trägt nichts in Ihrem Arbeitsbereich diese ID, wird die Zeile übersprungen und Sie werden gebeten, den rechtlichen Namen zu ergänzen oder die Tax ID zu korrigieren, statt eine Einheit ohne Namen anzulegen.

Der Entity Type entscheidet nicht, wer wer ist

Der Entity Type bestimmt nicht mehr, ob eine Zeile einem bestehenden Investor zugeordnet wird. Er dient nur dazu, eine Zuordnung auszuschließen: Wenn Ihre Zeile und eine bestehende Einheit jeweils einen Typ angeben und die beiden abweichen, bleiben sie als verschiedene Einheiten getrennt. Ein leerer oder nicht erkannter Entity Type schließt nichts aus, sodass eine Zeile mit Namen der Einheit, aber ohne Typ weiterhin zur bereits vorhandenen Einheit passen kann. Wenn eine Zeile mit einem Entity Name und einem leeren oder nicht zugeordneten Entity Type tatsächlich eine neue Einheit erzeugt, wird diese mit dem Typ Other angelegt – eine Zeile mit dem Namen einer Gesellschaft oder eines Trusts, aber ohne Typ, wird importiert, statt verworfen oder als natürliche Person geführt zu werden.

Sie müssen Ihre Tabelle nicht entduplizieren

Derselbe Abgleich gilt auch zwischen den Zeilen der Datei, die Sie importieren, nicht nur gegenüber bereits im Arbeitsbereich vorhandenen Datensätzen. Wiederholt Ihre Datei den Namen der Einheit eines Investors über viele Zeilen hinweg – die übliche Form eines Zahlungs- oder Ausschüttungsjournals mit einer Zeile pro Zahlung –, erzeugt der Import eine Investitionseinheit je Investor statt einer je Zeile, unabhängig davon, ob dieser Investor zuvor in Covercy One vorhanden war, und unabhängig davon, wie lang die Datei ist. Zeilen mit derselben E-Mail-Adresse laufen auf dieselbe Weise in einem einzigen Kontakt zusammen, und Zeilen, die eine Einheit zusammen mit einem Kontakt nennen, landen auf derselben Einheit wie Zeilen, die sie ohne Kontakt nennen.

Der einzige Fall, in dem ein wiederholter Name bewusst getrennt bleibt, sind zwei Zeilen mit demselben Entity Name und unterschiedlichem Entity Type – diese erzeugen weiterhin zwei Einheiten, was in der Regel Ihre Absicht ist.

Zeilen, die sich nicht sicher auflösen lassen, werden vollständig übersprungen

Nennt eine Zeile einen Investor, der sich nicht zweifelsfrei identifizieren lässt, überspringt Covercy One die gesamte Zeile, statt sie zur Hälfte zu importieren – aus dieser Zeile werden weder Kontakt noch Investitionseinheit erstellt, zugeordnet, aktualisiert oder verknüpft. Das geschieht, wenn zwei gleichnamige Investoren nicht auseinandergehalten werden können und die Kontakt-E-Mail-Adresse der Zeile auf keinen von beiden verweist, wenn der Kontakt der Zeile im Widerspruch zu der Person steht, die bereits auf einer gleichnamigen Einheit vom Typ Individual hinterlegt ist, wenn die Tax ID der Zeile auf mehr als einen bestehenden Investor verweist, oder wenn die E-Mail-Adresse der Zeile zu zwei verschiedenen bestehenden Kontakten gehört. Jede Übersprung-Entscheidung enthält einen klaren Grund, erscheint an der Zeile im Prüfschritt und landet im herunterladbaren Fehlerbericht, sodass Sie die Datei korrigieren und erneut importieren können.

Die drei Schritte des Importassistenten

Der Assistent führt Sie durch drei Schritte: Upload File, Map Columns und Review & Import. Sie können jederzeit zu einem früheren Schritt zurückkehren, um Änderungen vorzunehmen, und es wird nichts in Ihren Arbeitsbereich geschrieben, bis Sie den Import im letzten Schritt starten – dort sehen Sie auch, was der Import mit jeder einzelnen Zeile tun wird, und entscheiden, was ausgenommen bleibt.

Schritt 1: Laden Sie Ihre Datei hoch

1. Öffnen Sie den Importassistenten aus Ihrer Kontakttabelle und beginnen Sie beim Schritt Upload File.
2. Ziehen Sie Ihre Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie, um sie auszuwählen. Unterstützte Formate sind CSV (.csv) und Excel (.xlsx).
3. Wenn Ihre Datei eine Excel-Arbeitsmappe mit mehreren Blättern ist, wählen Sie das eine Blatt aus, das Sie importieren möchten.
4. Prüfen Sie, ob das Kontrollkästchen first row is a header zu Ihrer Datei passt, und sehen Sie sich dann die Vorschau der ersten Zeilen sowie die Zeilen- und Spaltenanzahl an.
5. Wählen Sie Next, um mit der Spaltenzuordnung fortzufahren.

Schritt 2: Ordnen Sie Ihre Spalten zu

Im Schritt Map Columns legen Sie fest, welche Spalte Ihrer Datei welches Feld in Covercy One füllt. Die Felder sind nach ihrem Inhalt in Abschnitte gruppiert – Contact, Investing Entity und Investing Entity Address –, und jeder Abschnitt zeigt an, wie viele seiner Felder zugeordnet sind. Von Ihnen definierte benutzerdefinierte Felder stehen innerhalb des Abschnitts, zu dem sie gehören, im Anschluss an dessen Standardfelder, und nicht in einer eigenen Gruppe.

Jedes Feld zeigt genau einen Status, sodass Sie auf einen Blick sehen, wo noch etwas zu tun ist: Auto für eine Spalte, die Covercy One selbst zugeordnet und übernommen hat, Manual für eine Spalte, die Sie ausgewählt haben, Suggested für eine naheliegende Zuordnung, die auf Ihre Bestätigung wartet, Required (hervorgehoben) für ein Pflichtfeld ohne Spalte und Not mapped für alles Übrige.

1. Arbeiten Sie die Abschnitte Contact, Investing Entity und Investing Entity Address durch und prüfen Sie den Status jedes Felds sowie die Beispielwerte, die unter seiner Spaltenauswahl angezeigt werden.
2. Zeigt ein Feld Suggested, wählen Sie Use, um die genannte Spalte mit einem Klick zu übernehmen – damit wird genau die Zuordnung gespeichert, die Sie auch selbst hätten wählen können, und das Feld zeigt anschließend Manual. Oder öffnen Sie die Auswahl und wählen Sie eine andere Spalte.
3. Ordnen Sie die E-Mail-Adresse des Kontakts zusammen mit einem Namen zu – entweder First Name und Last Name oder eine einzelne Spalte Full Name –, damit die Zeilen Kontakte anlegen können.
4. Ordnen Sie Felder der Einheit zu, etwa Entity Name, Entity Type, Tax ID Number, Tax ID Type und Adressen.
5. Wählen Sie Skip this column für jede Spalte, die Sie nicht übernehmen möchten.
6. Prüfen Sie das Übersichtsfeld oberhalb der Abschnitte – wie viele Spalten Ihrer Datei zugeordnet sind und wie viele nicht – sowie das bernsteinfarbene Panel Unmapped Columns darunter, das die Spalten auflistet, die übersprungen werden, sofern Sie sie nicht zuordnen.
7. Wählen Sie Next, um fortzufahren.

E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Adressen sind wiederholbare Blöcke

E-Mail-Adressen und Telefonnummern beginnen als ein einziger Block – eine Zeile Email (Primary) und eine Zeile Email Label, mit Add another email, um die nächste einzublenden; Telefonnummern funktionieren genauso, mit einer Durchwahlzeile neben jeder Nummer. Die erste E-Mail-Adresse und die erste Telefonnummer sind per Definition die primären, daher gibt es kein Feld Is Primary zuzuordnen. Enthält Ihre Datei eine Spalte wie „Email 2“, die Covercy One bereits einem späteren Block zugeordnet hat, wird dieser Block von Anfang an mit seiner Zuordnung angezeigt.

Eine Adresse ist ein Block mit einer Auswahl Type – standardmäßig Physical, alternativ Mailing oder Registered, jeweils einmal verwendbar – über den Zeilen Address, Line 2, City, State, Postal Code und Country. Verwenden Sie Add another address, um einen Block für den nächsten noch nicht genutzten Typ zu öffnen. Beim Ändern des Typs eines Blocks bleiben die bereits zugeordneten Spalten erhalten, sodass Sie den Typ korrigieren können, ohne die Zuordnung erneut vorzunehmen.

Legen Sie fest, wie Zeilen ohne Einheit behandelt werden

Während der Zuordnung entscheiden Sie, was mit Zeilen geschieht, die keine eigene Einheit enthalten. Wählen Sie für Zeilen ohne Einheitsspalten Skip - create contact without entity oder Auto-create Individual entity (uses contact name). Diese Wahl betrifft nur diese Zeilen – Zeilen, die eine Einheit nennen, werden wie oben beschrieben mit Ihrem Arbeitsbereich abgeglichen. Es ist zudem die einzige Importoption in diesem Schritt: Der Schritt zeigt nur die Optionen, die dieser Import tatsächlich nutzt, es gibt hier also nichts weiter einzustellen und nichts, was sich weiter unten verbirgt. Ob bestehende Datensätze erstellt, aktualisiert oder unverändert gelassen werden, entscheiden Sie im Schritt Review & Import.

Schritt 3: Prüfen und importieren

Der Schritt Review & Import prüft Ihre Datei gegen das, was bereits in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden ist – ohne schon etwas zu schreiben – und zeigt Ihnen das Ergebnis dann gleich zweimal: als Zahlen oben und Zeile für Zeile in der Tabelle darunter. Jede Zeile zeigt genau ein Ergebnis: New (der Import legt sie an), Update (er aktualisiert einen bereits vorhandenen Datensatz), Skipped (sie wird nicht importiert) oder Exists (ein passender Datensatz ist bereits vorhanden, es gibt also nichts zu schreiben). Fahren Sie mit der Maus über den Status einer Zeile oder setzen Sie den Fokus darauf, um zu sehen, warum er so lautet – den Grund für das Überspringen, den Hinweis, dass die Zeile bereits erfasst ist, oder das, was der Import mit dem Kontakt und der Investitionseinheit dieser Zeile tun wird.

1. Lesen Sie die kompakte Zeile für jede Datensatzgruppe – Contacts und Investing Entities –, die je Ergebnis einen Chip mit der Anzahl dieser Gruppe enthält. Wählen Sie einen Chip, um die Tabelle auf die darin gezählten Zeilen zu filtern.
2. Nutzen Sie die Filterschaltflächen All, New, Update, Skipped und Exists, die jeweils die Anzahl der abgedeckten Zeilen anzeigen, um die Datei Gruppe für Gruppe durchzugehen.
3. Standardmäßig zeigt die Tabelle die Zeilennummer, den Status und die ersten vier von Ihnen zugeordneten Spalten. Um mehr von Ihrer Datei zu sehen, öffnen Sie das Tabellenmenü (⋯) und wählen Sie Columns: Dort sind alle Spalten Ihrer Datei aufgeführt – zugeordnete unter ihrem Feldnamen, nicht zugeordnete unter Ihrer Spaltenüberschrift –, sodass Sie jede einzelne ein- oder ausblenden können. Reset to default stellt die Standardspalten wieder her. Ihre Auswahl bleibt bestehen, solange Sie in diesem Schritt sind, und wird zurückgesetzt, wenn Sie zu Map Columns zurückkehren oder den Assistenten erneut öffnen.
4. Entscheiden Sie, was ausgenommen bleibt: Jede Gruppe bietet Skip new und Skip updates. Beide sind standardmäßig nicht aktiviert, es wird also nichts übersprungen, solange Sie es nicht verlangen – aktivieren Sie Skip updates, um nur ganz neue Datensätze hinzuzufügen und zugeordnete unverändert zu lassen, oder Skip new, um nur Vorhandenes zu aktualisieren, ohne jemanden hinzuzufügen.
5. Öffnen Sie eine beliebige Zeile, um ihre Details zu sehen – ihre ursprünglichen Werte, ihre Fehler oder den Grund für das Überspringen und bei einer zugeordneten Zeile den gefundenen Datensatz neben den Werten aus Ihrer Datei.
6. Überspringen Sie eine Zeile oder eine Auswahl von Zeilen, die Sie nicht importieren möchten. Sie zeigen dann Skipped by you, und Sie können sie jederzeit wieder aufnehmen.
7. Gehen Sie bei einer als nicht auflösbar gemeldeten Zeile zurück zu Ihrer Datei, ergänzen Sie die Tax ID oder die Kontakt-E-Mail-Adresse, die die Kandidaten unterscheidet, und laden Sie die korrigierte Datei hoch.
8. Wenn die Importschaltfläche die erwartete Anzahl zeigt, wählen Sie sie, um den Import zu starten.

Zeilen, die Exists anzeigen

Eine Zeile zeigt Exists, wenn sie zu einem Datensatz passt, den Ihre Datei nicht verändern würde – jeder Wert, den sie enthält, steht bereits im Datensatz. Diese Zeilen werden nicht geschrieben und nicht als Aktualisierungen gezählt. Das ist gut zu wissen, bevor Sie eine bereits importierte Datei erneut ausführen: Statt einer Seite voller Aktualisierungen erhalten Sie einen klaren Bericht, dass es nichts zu tun gibt.

Die Importschaltfläche zählt, was tatsächlich geschrieben wird

Die Importschaltfläche zählt nur die Zeilen mit dem Ergebnis New oder Update – Zeilen mit Skipped und Exists bleiben außen vor, weil für sie nichts geschrieben wird. Erreicht diese Zahl null, ist der Import deaktiviert und der Assistent erklärt mit einer Aufschlüsselung der Gründe, warum. Eine Entscheidung kann das auslösen und wieder rückgängig machen: Aktivieren Sie Skip updates bei einer Datei, deren Zeilen allesamt zu bestehenden Datensätzen passen, bleibt nichts mehr zu importieren; deaktivieren Sie es wieder, kommt die Zahl zurück.

Eine geänderte Entscheidung aktualisiert alles auf dem Bildschirm auf einmal – die Chips, die Filterzahlen, Ergebnis und Grund jeder Zeile sowie die Schaltfläche –, sodass Sie eine Entscheidung ausprobieren, ihre Wirkung sehen und es sich anders überlegen können, ohne zu warten und ohne einen Schritt zurückzugehen. Das Überspringen einer Zeile, für die Sie sich entschieden haben, lässt sich ebenso rückgängig machen; eine Zeile, die wegen fehlgeschlagener Validierung oder aufgrund einer von Ihnen gesetzten Entscheidung übersprungen wird, bietet keine Rücknahme – nehmen Sie dann die Entscheidung zurück.

Eine Fortschrittsansicht zeigt anschließend, wie weit der Import gekommen ist, sowie laufende Summen für erstellte, aktualisierte, übersprungene und fehlgeschlagene Zeilen – entsprechend den Entscheidungen, die Sie im Schritt Review & Import getroffen haben.

Die Ergebnisse lesen

Wenn der Lauf abgeschlossen ist, lohnt sich in den Ergebnissen ein Blick auf drei Punkte. Jede bestehende Investitionseinheit, die umbenannt wurde, weil eine Zeile Ihrer Datei eindeutig denselben Investor unter einem neuen Namen betraf, wird mit ihrem bisherigen und ihrem neuen Namen ausgewiesen. Eine Einheit, auf die mehrere Zeilen aufgelöst wurden, wird einmal als erstellt gezählt; die übrigen Zeilen werden als zugeordnet ausgewiesen, statt die Zahl der erstellten Datensätze aufzublähen. Und übersprungene Zeilen werden mit ihrem Grund aufgelistet und getrennt von Zeilen gezählt, die beim Schreiben fehlgeschlagen sind, sodass sich eine in der Datei zu korrigierende Zeile leicht von einem Fehler während des Imports selbst unterscheiden lässt.

Zeilen korrigieren und erneut importieren, die nicht übernommen wurden

Endet ein Import mit übersprungenen oder fehlgeschlagenen Zeilen, erscheint die Schaltfläche Download Error Report. Der Bericht enthält nur diese Zeilen, behält Ihre ursprünglichen Spalten bei und ergänzt für jede Zeile eine Meldung sowie die ursprüngliche Zeilennummer, damit Sie sie in Ihrer Quelldatei wiederfinden. Korrigieren Sie die Werte – meist durch Ergänzen eines Namens, einer Tax ID oder einer Kontakt-E-Mail-Adresse –, entfernen Sie die zusätzlichen Spalten für Zeilennummer und Fehler und importieren Sie die korrigierte Datei erneut. Ein erneuter Import ist unbedenklich: Zeilen, die nun zu einem bestehenden Kontakt oder einer bestehenden Einheit passen, aktualisieren diese, statt eine zweite Kopie anzulegen, und Zeilen, an denen sich gar nichts ändert, kommen als Exists zurück.

Überprüfen, ob es funktioniert hat

Nach Abschluss des Imports können Sie View Contacts wählen, um Ihre Kontaktliste zu öffnen, Import More, um eine weitere Datei zu verarbeiten, oder Done, um den Assistenten zu schließen. Prüfen Sie, ob Ihre importierten Kontakte in der Kontaktliste erscheinen und ihre Investitionseinheiten mit den zugeordneten Daten auf der Seite der Investitionseinheiten angezeigt werden – einschließlich jeder Einheit, deren Umbenennung in den Ergebnissen gemeldet wurde. Wenn eine Zeile nicht wie erwartet importiert wurde, laden Sie den Fehlerbericht herunter, um den Grund zu sehen, oder wenden Sie sich an unser Team.