Importieren Sie Ihre bestehenden Investoren und Beteiligungen | Covercy

Erste Schritte

Importieren Sie Ihre bestehenden Investoren und Beteiligungen

Übernehmen Sie Ihre bestehenden Kontakte und Investitionseinheiten in großer Menge aus einer CSV- oder Excel-Datei mithilfe des vierstufigen Importassistenten in Covercy One.

Am Ende dieser Anleitung haben Sie Ihre bestehenden Kontakte und deren Investitionseinheiten aus einer Tabelle in großer Menge in Covercy One übernommen, Ihre Spalten den richtigen Feldern zugeordnet, genau geprüft, was der Import bewirken wird, und ihn ausgeführt.

Note

Das Importieren von Kontakten und Investitionseinheiten ist eine GP-Aufgabe, die im Arbeitsbereich Ihrer Firma ausgeführt wird. Halten Sie Ihre Daten vor dem Start in einer einzigen CSV-Datei (.csv) oder einer modernen Excel-Datei (.xlsx) bereit. Wenn eine Aktion nicht verfügbar ist, bitten Sie einen Administrator des Arbeitsbereichs, Ihnen Zugriff zu gewähren.

Was Sie importieren können

Der Importassistent übernimmt Ihre Kontakte und die Investitionseinheiten, zu denen sie gehören, aus einer einzigen Datei. Für jede Zeile können Sie Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Tags, Vermittler) und Einheitsdaten (Name der Einheit, Typ der Einheit, Steuernummer, Adressen und alle von Ihnen definierten benutzerdefinierten Felder) zuordnen. Covercy One liest jede Zeile als zwei unabhängige Datensätze: einen Kontakt (identifiziert per E-Mail) und eine Investitionseinheit (identifiziert per Name und Typ der Einheit). Eine Zeile kann das eine, das andere oder beides enthalten – und mehrere Kontakte können sich dieselbe Einheit teilen, wenn ihre Zeilen darauf verweisen.

Tip

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Ihre Datei aufbauen sollen, verwenden Sie Download Template im ersten Schritt des Assistenten. Sie erhalten eine CSV-Datei mit den erwarteten Spaltenüberschriften und Beispielzeilen, sodass Sie sie vor dem Hochladen den Feldern von Covercy One zuordnen können.

Welche Dateiformate kann ich importieren?: CSV-Dateien (.csv) und moderne Excel-Dateien (.xlsx). Veraltete .xls-Dateien werden nicht unterstützt – öffnen Sie sie in Excel und speichern Sie sie zuerst als .xlsx. Wenn eine Arbeitsmappe mehrere Blätter hat, wählen Sie ein Blatt zum Importieren aus.
Muss ich meine Spalten genau wie die Felder von Covercy One benennen?: Nein. Der Assistent ordnet Ihre Spalten automatisch den Plattformfeldern zu und zeigt einen Konfidenzwert an. Sie können jede Zuordnung im Schritt Map Fields überschreiben und eine Vorlage herunterladen, um mit den erwarteten Überschriften zu beginnen.
Kann ich sehen, was der Import bewirken wird, bevor er ausgeführt wird?: Ja. Der Schritt Analyze & Decide gleicht Ihre Datei mit Ihrem Arbeitsbereich ab, ohne etwas zu schreiben, und zeigt, wie viele Kontakte und Investitionseinheiten neu sind, wie viele aktualisiert werden und wie viele zur Prüfung markiert sind. Sie können jede Anzahl aufschlüsseln, um die genauen Dateizeilen zu sehen, bevor Sie fortfahren.
Was passiert, wenn ein Kontakt, den ich importiere, bereits existiert?: Vorhandene Kontakte werden per E-Mail abgeglichen. Im Schritt Analyze & Decide entscheiden Sie mit unabhängigen Kontrollkästchen für create und update, ob neue Kontakte hinzugefügt und ob abgeglichene aktualisiert werden. Beim Aktualisieren werden nicht leere Werte aus Ihrer Datei zusammengeführt, und leere Zellen überschreiben keine bereits beim Kontakt vorhandenen Werte. Es gibt keine Option, ein Duplikat zu erstellen.
Werden durch den Import doppelte Investitionseinheiten erstellt?: Nein. Covercy One verwendet eine vorhandene Einheit wieder, wenn Name und Typ der Einheit einer Zeile mit einer bereits in Ihrem Arbeitsbereich vorhandenen übereinstimmen – und, wenn bei beiden eine Steuernummer vorhanden ist, muss diese übereinstimmen –, und verknüpft dann den Kontakt damit. Ähnliche, aber nicht exakte Namen werden zur Prüfung markiert, sodass Sie die Zuordnung bestätigen oder eine neue Einheit erstellen können. Ein abgeglichener Datensatz wird niemals in eine zweite Kopie verwandelt.
Welche Typen von Investitionseinheiten kann ich importieren?: Ordnen Sie eine Entity-Type-Spalte zu, um die Rechtsform jeder Einheit festzulegen – Individual, LLC, LLP, LP, LTD, Trust, Corporation oder Other. Gängige Varianten wie "limited partnership" oder "limited liability partnership" werden ebenfalls erkannt. Wenn eine Zeile keinen Entity Type hat, wird die Einheit standardmäßig als Individual eingestuft.
Was, wenn eine Zeile keine Einheit hat?: Während der Zuordnung wählen Sie, was mit Zeilen ohne Einheitsspalten geschieht: die Einheit überspringen und den Kontakt allein erstellen oder automatisch eine Individual-Einheit anhand des Kontaktnamens erstellen.
Kann ich fehlgeschlagene Zeilen korrigieren und es erneut versuchen?: Ja. Laden Sie nach dem Import den Fehlerbericht herunter, der nur die fehlgeschlagenen Zeilen mit jeweils einer Fehlermeldung auflistet. Korrigieren Sie die Werte, entfernen Sie die hinzugefügten Spalten für Zeilennummer und Fehler und importieren Sie die korrigierte Datei erneut.