Познакомьтесь с Neo — вашим Co-GP на базе ИИ.Узнать больше
Импортируйте существующих инвесторов и активы | Covercy
Начало работы
Импортируйте существующих инвесторов и активы
Массово перенесите существующие контакты и инвестирующие организации в Covercy One из файла CSV или Excel и подготовьте файл так, чтобы его строки сопоставлялись с уже имеющимися у Вас инвесторами, а не создавали их копии.
К концу этого руководства Вы подготовите электронную таблицу так, чтобы её строки соответствовали уже имеющимся у Вас инвесторам, массово перенесёте контакты и их инвестирующие организации в Covercy One, сопоставите столбцы с нужными полями, увидите, что именно сделает импорт, и выполните его.
Note
Импорт контактов и инвестирующих организаций — это задача GP, которая выполняется в рабочем пространстве Вашей фирмы. Перед началом подготовьте данные в одном файле CSV (.csv) или современном файле Excel (.xlsx). Если действие недоступно, попросите администратора рабочего пространства предоставить Вам доступ.
Что можно импортировать
Мастер импорта переносит Ваши контакты и инвестирующие организации, к которым они относятся, из одного файла. Для каждой строки Вы можете сопоставить сведения о контакте (имя, адреса электронной почты, телефоны, теги, реферер) и сведения об организации (название организации, тип организации, Tax ID, адреса и любые определённые Вами пользовательские поля). Covercy One читает каждую строку как две независимые записи: контакт, определяемый по адресу электронной почты и требующий имени и фамилии, и инвестирующую организацию, определяемую по её названию или по Tax ID. Строка может содержать одно, другое или и то и другое — и несколько контактов могут быть связаны с одной и той же организацией, когда их строки указывают на неё.
Tip
Если Вы не уверены, как оформить файл, воспользуйтесь кнопкой Download Template на первом шаге мастера. Она предоставляет файл Excel (.xlsx) с ожидаемыми заголовками столбцов и примерами строк, причём эти заголовки берутся из того импорта, из которого Вы открыли мастер, — поэтому полученный файл соответствует импорту, который Вы собираетесь выполнить.
Подготовьте файл так, чтобы строки сопоставлялись, а не дублировались
Covercy One построчно решает, существуют ли уже человек и инвестирующая организация, указанные в строке. Это решение определяют три элемента Вашего файла: адрес электронной почты и имя контакта, Entity Name организации и её Tax ID. Именно правильное заполнение этих столбцов перед загрузкой не даёт импорту создать вторую копию уже имеющегося инвестора или остановиться на строке, которую он не может разрешить.
Сопоставьте адрес электронной почты и полное имя для каждого человека
Строка создаёт или обновляет контакт только тогда, когда файл идентифицирует человека по адресу электронной почты и по имени и фамилии. Строка с электронной почтой, но без имени либо с именем из одного слова, контакт не создаёт: контакт для этой строки пропускается с указанием причины — не хватило идентифицирующих данных, — при этом инвестирующая организация из строки всё равно импортируется. Если в Вашем файле люди указаны в одном столбце Full Name, сопоставьте его: Covercy One разделит его на имя и фамилию, и это удовлетворит требование. Если в файле есть также отдельные столбцы First Name и Last Name, они имеют приоритет над Full Name.
Tip
Сопоставления одного лишь столбца электронной почты больше недостаточно, чтобы перенести людей. Убедитесь, что сопоставлен столбец с именем — либо пара First Name и Last Name, либо столбец Full Name, — прежде чем покинуть шаг Map Fields.
Добавьте Tax ID везде, где он у Вас есть
Tax ID идентифицирует инвестора сам по себе, что делает его самым надёжным способом сопоставить электронную таблицу с уже имеющимися записями. Когда Tax ID строки совпадает с инвестирующей организацией, уже имеющейся в Вашем рабочем пространстве, Covercy One считает её тем же инвестором, даже если сохранённое название отличается, и обновляет название этой организации на название из Вашего файла. Переименование отражается в результатах импорта с прежним и новым названием, поэтому его легко заметить в одном месте.
Верно и обратное. Если строка содержит то же Entity Name, что и существующая организация, но другой Tax ID, они считаются разными инвесторами: из Вашей строки создаётся новая организация, а строка помечается, чтобы сообщить Вам, что название теперь совпадает с существующей организацией. Строка, содержащая только Tax ID и не содержащая Entity Name, сопоставляется исключительно по этому Tax ID; если в Вашем рабочем пространстве его ни у кого нет, строка пропускается и Вам предлагается добавить юридическое название или исправить Tax ID вместо создания организации без названия.
Entity Type не определяет, кто есть кто
Entity Type больше не определяет, соответствует ли строка существующему инвестору. Он используется только для того, чтобы исключить соответствие: когда и Ваша строка, и существующая организация указывают тип и эти типы различаются, они остаются разными организациями. Пустой или нераспознанный Entity Type ничего не исключает, поэтому строка с названием организации и без типа всё равно может совпасть с уже имеющейся у Вас организацией. Если строка с Entity Name и пустым или несопоставленным Entity Type всё же создаёт новую организацию, она создаётся с типом Other: строка с названием компании или траста, но без типа, импортируется, а не отбрасывается и не записывается как физическое лицо.
Вам не нужно удалять дубликаты в электронной таблице
То же сопоставление применяется и между строками импортируемого файла, а не только к записям, уже имеющимся в рабочем пространстве. Если в Вашем файле название организации инвестора повторяется во многих строках — обычный вид реестра платежей или распределений, где на каждый платёж приходится одна строка, — импорт создаёт одну инвестирующую организацию на инвестора, а не одну на строку, независимо от того, существовал ли этот инвестор в Covercy One до запуска и насколько длинный файл. Строки с одним и тем же адресом электронной почты точно так же сводятся к одному контакту, а строки, где организация указана вместе с контактом, попадают в ту же организацию, что и строки, где она указана без контакта.
Единственный случай, когда повторяющееся название намеренно разделяется, — это две строки с одинаковым Entity Name и разными Entity Type: они по-прежнему дают две организации, что обычно и требуется.
Tip
Вам не нужно сводить выгрузку реестра к одной строке на инвестора перед импортом. Импортируйте файл как есть: в результатах каждая инвестирующая организация учитывается один раз как созданная, а повторяющиеся строки отражаются как сопоставленные, поэтому цифры соответствуют тому, что произошло на самом деле.
Строки, которые нельзя разрешить надёжно, пропускаются целиком
Если строка называет инвестора, которого нельзя определить с уверенностью, Covercy One пропускает всю строку, а не импортирует её наполовину: из этой строки не создаётся, не сопоставляется, не обновляется и не связывается ни контакт, ни инвестирующая организация. Это происходит, когда двух одноимённых инвесторов невозможно различить, а адрес электронной почты контакта в строке не указывает ни на одного из них; когда контакт строки противоречит человеку, уже указанному в одноимённой индивидуальной организации; или когда адрес электронной почты строки принадлежит двум разным существующим контактам. Каждый пропуск сопровождается понятной причиной, отображается на строке на шаге проверки и попадает в загружаемый отчёт об ошибках, чтобы Вы могли исправить файл и импортировать его снова.
Warning
Когда строка пропущена из-за того, что может подразумеваться более одного инвестора, в причине названы кандидаты и указано, что позволило бы их различить: добавление Tax ID или адреса электронной почты инвестора в эту строку обычно самое быстрое решение. Строка, в которой организация не указана вовсе, никогда не пропускается по этой причине: её контакт импортируется как обычно. Пропущенные строки учитываются как пропущенные, а не как ошибочные, и никогда не мешают импорту остальной части файла.
Четыре шага мастера импорта
Мастер проведёт Вас через четыре шага: Upload File, Map Fields, Analyze & Decide и Review & Import. Вы можете в любой момент вернуться к предыдущему шагу, чтобы внести изменения, и ничего не записывается в Ваше рабочее пространство, пока Вы не запустите импорт на последнем шаге.
Шаг 1. Загрузите ваш файл
Откройте мастер импорта из таблицы контактов и начните с шага Upload File.
Перетащите файл в область загрузки или нажмите, чтобы выбрать его. Поддерживаемые форматы — CSV (.csv) и Excel (.xlsx).
Если Ваш файл — книга Excel с несколькими листами, выберите один лист для импорта.
Убедитесь, что флажок first row is a header соответствует Вашему файлу, затем просмотрите предварительный вид первых строк и количество строк и столбцов.
Нажмите Next, чтобы перейти к сопоставлению столбцов.
Warning
Устаревшие файлы Excel (.xls, формат Excel 97-2003) не поддерживаются. Откройте файл в Excel и сохраните его как .xlsx. Очень большие файлы также отклоняются — если Ваш файл слишком велик, разделите его на файлы меньшего размера и импортируйте их по очереди.
Шаг 2. Сопоставьте поля
На шаге Map Fields Covercy One пытается сопоставить каждый столбец файла с полем платформы и показывает оценку уверенности для каждого сопоставления. Уверенные сопоставления принимаются автоматически; столбцы, в которых система не уверена, выделяются как предложения для Вашего подтверждения, а ключевые столбцы, такие как электронная почта и название организации, никогда не сопоставляются автоматически по неуверенному предположению.
Проверьте каждый сопоставленный столбец. Если сопоставление выделено для проверки или помечено как Unmatched, откройте раскрывающийся список и выберите нужное поле.
Сопоставьте адрес электронной почты контакта вместе с именем — либо First Name и Last Name, либо один столбец Full Name, — чтобы строки могли создавать контакты.
Сопоставьте остальные поля контакта, например дополнительные адреса электронной почты и телефоны. Вы можете сопоставить несколько столбцов электронной почты или телефонов; первый из каждого вида считается основным.
Сопоставьте поля организации, такие как Entity Name, Entity Type, Tax ID Number, Tax ID Type и адреса. Определённые Вами пользовательские поля отображаются в отдельной группе.
Выберите Skip this column для любого столбца, который не нужно переносить.
Нажмите Next, чтобы продолжить.
Выберите, как обрабатывать строки без организации
При сопоставлении Вы решаете, что происходит со строками, в которых нет собственной организации. Для строк без столбцов организации выберите Skip - create contact without entity или Auto-create Individual entity (uses contact name). Этот выбор влияет только на такие строки — строки, в которых организация указана, сопоставляются с Вашим рабочим пространством так, как описано выше. Это также единственная настройка импорта на данном шаге: шаг показывает только те параметры, которые действительно используются этим импортом, поэтому здесь больше нечего настраивать и ничего не скрыто ниже. Будут ли существующие записи созданы или обновлены, решается на следующем шаге.
Шаг 3. Анализ и решение
Шаг Analyze & Decide сверяет Ваш файл с тем, что уже есть в рабочем пространстве, — пока ничего не записывая, — чтобы Вы точно видели, что сделает импорт, прежде чем подтвердить его. Covercy One анализирует контакты и инвестирующие организации отдельно и показывает для каждого типа, сколько записей являются новыми (без существующего соответствия), сколько станут обновлением существующей записи и сколько отмечено для внимательной проверки (например, строка, в которой не хватает электронной почты или имени для создания контакта, либо строка, инвестора которой не удалось определить).
Просмотрите количество новых, обновляемых и отмеченных записей, показанное для Ваших контактов и для инвестирующих организаций.
Нажмите на любое число, чтобы перейти к подробностям и увидеть, какие именно строки файла оно охватывает, с номерами строк и их ключевыми значениями.
Для каждого из двух типов записей используйте независимые флажки create и update, чтобы решить, добавлять ли новые записи и обновлять ли сопоставленные. Оба включены по умолчанию.
Нажмите Next, чтобы перейти к проверке.
Tip
Запись, совпавшая с существующим контактом или организацией, никогда не превращается во вторую копию — Covercy One обновляет или пропускает её в соответствии с Вашим выбором здесь, и возможности создавать дубликаты нет. Отключите update для контактов или организаций, если Вы хотите только добавить совершенно новые записи и не менять сопоставленные; отключите create, если хотите только обновить уже существующие записи. Это единственное место, где решается вопрос создания или обновления. Строка, адрес электронной почты контакта которой совпадает с кем-то, кто уже есть в Вашем рабочем пространстве, обрабатывается как обновление в соответствии с заданными здесь флажками — второй, построчной проверки далее в мастере нет.
Шаг 4. Проверка и импорт
Шаг Review & Import показывает сводку по тому, сколько строк готово к импорту и сколько содержит ошибки, а также количество новых и существующих контактов и организаций. Каждая строка таблицы имеет статус: Ready, Update, Error — либо помечается как исключённая, если Вы решили её не импортировать.
Используйте вкладки статусов — All и Errors, — чтобы сосредоточиться на строках, требующих внимания.
Откройте строку Error, чтобы увидеть, что не так, и выберите пропустить её, чтобы исключить из импорта.
Откройте строку Update, чтобы сравнить значения, уже имеющиеся в записи, со значениями из Вашего файла и увидеть, какие из них будут использованы. Это предварительный просмотр: будет ли строка создана, обновлена или пропущена, определяется решением, которое Вы уже приняли на шаге Analyze & Decide.
Для строки, отмеченной как неразрешимая, вернитесь к файлу и добавьте Tax ID или адрес электронной почты контакта, который отличает кандидатов друг от друга, а затем загрузите исправленный файл.
Когда всё будет готово, нажмите Start Import.
Note
На этом шаге не остаётся ничего, что нужно разрешать построчно. Запуск импорта не задерживается сопоставленными строками, ожидающими решения, — предупреждение вызывают только ошибки, и Вы по-прежнему можете выбрать импорт только корректных строк или отмену.
Индикатор хода выполнения показывает, насколько продвинулся импорт, и текущие итоги по созданным, обновлённым, пропущенным и неудавшимся строкам в соответствии с выбором create и update, сделанным на шаге Analyze & Decide. Если при запуске в некоторых строках остаются неразрешённые ошибки, Covercy One предупредит Вас и позволит импортировать только корректные строки или отменить импорт. Если после анализа импортировать нечего, импорт отключается, а мастер объясняет причину и приводит разбивку по причинам пропуска.
Как читать результаты
После завершения запуска в результатах стоит проверить три вещи. Каждая инвестирующая организация, название которой было обновлено из-за совпадения её Tax ID со строкой Вашего файла, отражается с прежним и новым названием. Организация, к которой было отнесено несколько строк, учитывается один раз как созданная, а остальные строки отражаются как сопоставленные и не завышают число созданных. А пропущенные строки перечисляются с указанием причины и учитываются отдельно от строк, которые не удалось записать, поэтому строку, требующую исправления в файле, легко отличить от ошибки во время самого импорта.
Исправьте и повторно импортируйте строки, которые не прошли
Когда импорт завершается с пропущенными или неудавшимися строками, появляется кнопка Download Error Report. Отчёт содержит только эти строки, сохраняет Ваши исходные столбцы и добавляет сообщение для каждой строки, а также исходный номер строки, чтобы Вы могли найти её в исходном файле. Исправьте значения — чаще всего добавив имя, Tax ID или адрес электронной почты контакта, — удалите дополнительные столбцы с номером строки и ошибкой и повторно импортируйте исправленный файл. Повторный импорт безопасен: строки, которые теперь совпадают с существующим контактом или организацией, обновляют их, а не создают вторую копию.
Проверьте результат
После завершения импорта Вы можете выбрать View Contacts, чтобы открыть список контактов, Import More, чтобы обработать ещё один файл, или Done, чтобы закрыть мастер. Убедитесь, что импортированные контакты появились в списке контактов, а их инвестирующие организации отображаются на странице инвестирующих организаций с сопоставленными Вами данными — включая любую организацию, переименование которой было отражено в результатах. Если строка импортировалась не так, как ожидалось, скачайте отчёт об ошибках, чтобы понять причину, или обратитесь за помощью к нашей команде.
Какие форматы файлов можно импортировать?
Файлы CSV (.csv) и современные файлы Excel (.xlsx). Устаревшие файлы .xls не поддерживаются — откройте их в Excel и сохраните как .xlsx. Если в книге несколько листов, Вы выбираете один лист для импорта.
Нужно ли называть столбцы точно так же, как поля Covercy One?
Нет. Мастер сопоставляет Ваши столбцы с полями платформы автоматически и показывает оценку уверенности. Вы можете изменить любое сопоставление на шаге Map Fields, а также скачать шаблон, чтобы начать с ожидаемых заголовков, — он поставляется в виде файла Excel (.xlsx), заголовки которого соответствуют тому импорту, из которого Вы открыли мастер.
Почему некоторые строки не создали контакт?
Строка создаёт контакт только тогда, когда в ней есть адрес электронной почты, а также имя и фамилия. Электронная почта без имени или имя из одного слова контакт не создают: строка помечается с указанием причины, а её инвестирующая организация всё равно импортируется. Сопоставьте столбец Full Name, и Covercy One разделит его на имя и фамилию; явные столбцы First Name и Last Name имеют приоритет над Full Name.
Могу ли я увидеть, что сделает импорт, до его запуска?
Да. Шаг Analyze & Decide сверяет Ваш файл с рабочим пространством, ничего не записывая, и показывает, сколько контактов и инвестирующих организаций являются новыми, сколько будет обновлено и сколько отмечено для внимательной проверки. Вы можете перейти к подробностям по любому числу и увидеть точные строки файла, прежде чем продолжить, и это единственное место, где Вы решаете, создавать ли записи и обновлять ли их, — далее построчно Вас об этом больше не спрашивают.
Что произойдёт, если импортируемый контакт уже существует?
Существующие контакты сопоставляются по адресу электронной почты, поэтому строка, чей адрес уже есть в системе, обновляет этого человека даже при другом имени. На шаге Analyze & Decide Вы решаете с помощью независимых флажков create и update, добавлять ли новые контакты и обновлять ли сопоставленные. Обновление объединяет непустые значения из Вашего файла, а пустые ячейки не перезаписывают значения, уже указанные в контакте. Возможности создать дубликат нет.
Создаст ли импорт дублирующие инвестирующие организации?
Нет. Строка сопоставляется с существующей организацией по Tax ID или по названию организации, когда это название однозначно указывает на одного инвестора, — а Entity Type используется только для того, чтобы исключить соответствие, когда обе стороны указывают разные типы. Повторы внутри Вашего файла сопоставляются точно так же, поэтому файл с одной строкой на платёж даёт одну организацию на инвестора, а не одну на строку. Если строка может относиться более чем к одному инвестору, она пропускается с указанием причины, а не разрешается наугад.
В моём файле одна строка на каждый платёж — нужно ли сначала свести его?
Нет. Импортируйте реестр как есть. Строки, повторяющие одного и того же инвестора, сводятся к одной инвестирующей организации, а строки с одним и тем же адресом электронной почты — к одному контакту, независимо от того, существовали ли эти записи ранее. В результатах каждая организация учитывается один раз как созданная, а повторяющиеся строки отражаются как сопоставленные.
Что происходит, когда у двух инвесторов одинаковое название?
Если в Вашей строке указан Tax ID, отличный от Tax ID существующей организации, они считаются разными инвесторами: создаётся новая организация, а строка помечается, чтобы Вы знали, что название теперь общее. Если ничто в строке не позволяет различить одноимённых инвесторов, вся строка пропускается с причиной, называющей кандидатов, — добавьте в эту строку Tax ID или адрес электронной почты инвестора и импортируйте её снова.
Какие типы инвестирующих организаций можно импортировать?
Сопоставьте столбец Entity Type, чтобы задать организационно-правовую форму каждой организации — Individual, LLC, LLP, LP, LTD, Trust, Corporation или Other. Распознаются и распространённые варианты написания, например "limited partnership" или "limited liability partnership". Если в строке есть название организации, но нет распознанного Entity Type, вновь созданной организации присваивается тип Other.
Что делать, если в строке нет организации?
При сопоставлении Вы выбираете, что происходит со строками без столбцов организации: пропустить организацию и создать только контакт либо автоматически создать организацию типа Individual с именем контакта. Строки, в которых организация не указана, никогда не пропускаются из-за неразрешимого инвестора — их контакт импортируется как обычно.
Могу ли я исправить пропущенные или неудавшиеся строки и повторить попытку?
Да. Скачайте отчёт об ошибках после импорта: в нём перечислены только эти строки с сообщением для каждой. Исправьте значения, удалите добавленные столбцы с номером строки и ошибкой и повторно импортируйте исправленный файл — строки, совпадающие с существующей записью, обновят её, а не создадут вторую копию.
Познакомьтесь с Neo — вашим Co-GP на базе ИИ.