استورد المستثمرين والحيازات الحاليين لديك

بحلول نهاية هذا الدليل، ستكون قد جهّزت جدول بيانات بحيث تتوافق صفوفه مع المستثمرين الموجودين لديك بالفعل، ونقلت جهات الاتصال وكياناتها الاستثمارية إلى Covercy One بشكل جماعي، وربطت أعمدتك بالحقول الصحيحة، وقرأت بالضبط ما سيفعله الاستيراد بكل صف، ونفّذته.

ما يمكنك استيراده

يجلب معالج الاستيراد جهات الاتصال الخاصة بك والكيانات الاستثمارية التي تنتمي إليها من ملف واحد. لكل صف يمكنك ربط تفاصيل جهة الاتصال (الاسم، عناوين البريد الإلكتروني، الهواتف، الوسوم، المُحيل) وتفاصيل الكيان (اسم الكيان، نوع الكيان، Tax ID، العناوين، وأي حقول مخصصة قمت بتعريفها). يقرأ Covercy One كل صف بوصفه سجلّين مستقلّين: جهة اتصال يجري تعريفها بعنوان البريد الإلكتروني وتتطلب اسمًا أول واسم عائلة، وكيانًا استثماريًا يجري تعريفه باسم الكيان، مع مساعدة Tax ID الخاص به في التمييز بين المستثمرين (ويمكن أيضًا تعريف الصف الذي لا يحمل اسم كيان بـTax ID وحده). يمكن أن يحمل الصف أحدهما أو الآخر أو كليهما — ويمكن ربط عدة جهات اتصال بالكيان نفسه عندما تشير صفوفها إليه.

جهّز ملفك بحيث تُطابَق الصفوف بدلًا من أن تتكرر

يقرر Covercy One، صفًا بعد صف، ما إذا كان الشخص والكيان الاستثماري اللذان يذكرهما الصف موجودَين بالفعل. تحدد ثلاثة عناصر في ملفك هذا القرار: عنوان البريد الإلكتروني لجهة الاتصال واسمها، وEntity Name الخاص بالكيان، وTax ID الخاص به. ضبط هذه الأعمدة قبل التحميل هو ما يمنع الاستيراد من إنشاء نسخة ثانية من مستثمر موجود لديك بالفعل، أو من التوقف عند صف يتعذر عليه تحديد هويته.

اربط بريدًا إلكترونيًا واسمًا كاملًا لكل شخص

لا يُنشئ الصف جهة اتصال أو يحدّثها إلا عندما يعرّف الملف الشخص بعنوان بريد إلكتروني وباسم أول واسم عائلة. الصف الذي يحمل بريدًا إلكترونيًا دون اسم، أو باسم من كلمة واحدة، لا يُنشئ جهة اتصال — إذ يجري تخطي جهة الاتصال في ذلك الصف مع ذكر سبب يوضح أن تفاصيل التعريف كانت ناقصة، بينما يستمر استيراد الكيان الاستثماري الخاص بالصف. إذا كان ملفك يذكر الأشخاص في عمود Full Name واحد، فاربطه: يقسمه Covercy One إلى اسم أول واسم عائلة، وهذا يفي بالمتطلب. وحيث يتضمن ملفك أيضًا عمودَي First Name وLast Name منفصلين، فإنهما يتقدمان على Full Name.

إذا ربطت Full Name إلى جانب First Name أو Last Name، فإن خطوة الربط تضع تنبيهًا على تلك الصفوف ليوضح لك كيفية الجمع بين الثلاثة: يُستخدم First Name وLast Name، ولا يملأ Full Name سوى الصفوف التي يكونان فيها فارغَين. وهذا عادةً ما تريده من ملف يحمل الاثنين معًا، فهو ملاحظة لا أمر يستدعي التصحيح.

خصّص لكل كيان استثماري صفه واسمه، وأضف Tax ID الخاص به

يساعد Tax ID على مواءمة ملفك مع المستثمرين الموجودين لديك بالفعل، لكنه ليس حكرًا على مستثمر واحد. فقد يشترك كيانان استثماريان فيه بشكل مشروع: كفرد وصندوقه الائتماني القابل للإلغاء (revocable trust)، على سبيل المثال، أو حساب IRA يستخدم رقم SSN الخاص بمالكه. ويمكنك تسجيل كليهما في Covercy One، يدويًا أو عبر الاستيراد، ويُبقيهما الاستيراد كيانين منفصلين بدلًا من دمجهما. لذا خصّص لكل كيان استثماري صفه (أو صفوفه) وEntity Name الخاص به، وأضف Tax ID الخاص به أينما توفر لديك.

تأتي Entity Name أولًا. فعندما يكون Entity Name الخاص بصف ما ينتمي بالفعل إلى كيان استثماري في مساحة عملك، يُطابَق الصف مع ذلك الكيان، حتى لو كان كيان آخر يحمل Tax ID نفسه تحت اسم مختلف. وإذا لم يكن للكيان المطابَق Tax ID بعد، فإن الاستيراد يملؤه من صفك.

عندما لا يحمل أي كيان في مساحة عملك اسم الصف، لكن يحمل أحدها Tax ID الخاص به تحت اسم مختلف، لا يعيد Covercy One تسمية ذلك الكيان إلى الاسم الوارد في ملفك إلا عندما يكون الصف هو المستثمر نفسه بوضوح. ويعني ذلك أن الكيان كان موجودًا بالفعل في مساحة عملك قبل هذا الاستيراد، وأنه غير مسجّل بنوع كيان مختلف، وأن جهة اتصال الصف مرتبطة به بالفعل (أو أن الصف لا يحمل جهة اتصال). ويُبلَّغ عن إعادة التسمية في نتائج الاستيراد مع الاسم السابق والاسم الجديد، بحيث يكون لديك موضع واحد لملاحظتها. وفي كل الحالات الأخرى، يُنشئ الصف كيانًا استثماريًا جديدًا بـTax ID نفسه ويترك الكيان الموجود كما هو. ويحمل الصف تحذيرًا يذكر الكيان الذي أصبح يشترك معه في Tax ID. ولا يوقف التحذير الصف، ولا يُحتسب تخطيًا ولا فشلًا.

داخل الملف الواحد، يصبح الصفان اللذان يحملان Tax ID نفسه وEntity Name مختلفًا دائمًا كيانين استثماريين، أيًّا كان ترتيب ظهورهما. فالفرد وصندوقه الائتماني المدرجان في الملف نفسه يُستوردان ككيانين، يرتبط كل منهما بجهات الاتصال الواردة في صفوفه، ولا تُعاد تسمية أي منهما.

كما أن اختلاف Tax ID يُبقي المستثمرين منفصلين. فحيث يحمل صف الاسم نفسه في Entity Name لكيان موجود لكن برقم Tax ID مختلف، يُنشأ كيان جديد من صفك ويُوسم الصف لإعلامك بأن الاسم صار مشتركًا مع كيان موجود. أما الصف الذي يحمل Tax ID فقط دون Entity Name فيُطابَق مع الكيان الوحيد الذي يحمل ذلك الـTax ID. وإذا كانت عدة كيانات تحمله، فيجري تخطي الصف مع سبب يذكرها. وإذا لم يكن أي سجل في مساحة عملك يحمله، فيجري تخطي الصف مع مطالبتك بإضافة الاسم القانوني أو تصحيح Tax ID، بدلًا من إنشاء كيان بلا اسم.

لا يحدد Entity Type هوية كل طرف

لم يعد Entity Type يحدد ما إذا كان الصف يطابق مستثمرًا موجودًا. فهو يُستخدم فقط لاستبعاد المطابقة: عندما يذكر كل من صفك والكيان الموجود نوعًا ويختلف النوعان، يبقيان منفصلين ككيانَين مختلفَين. أما Entity Type الفارغ أو غير المعروف فلا يستبعد شيئًا، لذا يمكن للصف الذي يحمل اسم كيان دون نوع أن يطابق الكيان الموجود لديك بالفعل. وعندما يُنشئ صف يحمل Entity Name ونوع Entity Type فارغًا أو غير مربوط كيانًا جديدًا بالفعل، فإن ذلك الكيان يُنشأ بالنوع Other — فالصف الذي يحمل اسم شركة أو صندوق ائتمان دون نوع يجري استيراده بدلًا من إسقاطه أو تسجيله كفرد.

لست بحاجة إلى إزالة التكرارات من جدول بياناتك

تنطبق المطابقة نفسها بين صفوف الملف الذي تستورده، لا مقابل السجلات الموجودة في مساحة عملك فحسب. إذا كرر ملفك اسم كيان مستثمر عبر صفوف كثيرة — وهو الشكل المعتاد لسجل مدفوعات أو توزيعات، بصف واحد لكل دفعة — فإن الاستيراد ينتج كيانًا استثماريًا واحدًا لكل مستثمر لا كيانًا لكل صف، سواء كان ذلك المستثمر موجودًا في Covercy One قبل التشغيل أم لا، ومهما بلغ طول الملف. وتنتهي الصفوف التي تتشارك عنوان بريد إلكتروني واحد إلى جهة اتصال واحدة بالطريقة نفسها، كما تنتهي الصفوف التي تذكر كيانًا إلى جانب جهة اتصال إلى الكيان نفسه الذي تنتهي إليه الصفوف التي تذكره دون جهة اتصال.

الحالة الوحيدة التي يُبقى فيها على الاسم المتكرر منفصلًا عن قصد هي وجود صفين يحملان Entity Name نفسه مع Entity Type مختلف — فهذان ما زالا ينتجان كيانَين، وهو عادةً ما تقصده.

الصفوف التي يتعذر تحديدها بأمان يجري تخطيها بالكامل

حيث يذكر صف مستثمرًا لا يمكن تحديده بثقة، يتخطى Covercy One الصف بأكمله بدلًا من استيراد نصفه — فلا يُنشأ أي جهة اتصال أو كيان استثماري ولا يُطابَق ولا يُحدَّث ولا يُربط من ذلك الصف. يحدث ذلك عندما يتعذر التمييز بين مستثمرَين يحملان الاسم نفسه ولا يشير البريد الإلكتروني لجهة اتصال الصف إلى أي منهما، أو عندما تتعارض جهة اتصال الصف مع الشخص المسجَّل مسبقًا على كيان فردي بالاسم نفسه، أو عندما يشير Tax ID الخاص بالصف إلى أكثر من مستثمر موجود، أو عندما يكون عنوان البريد الإلكتروني للصف مملوكًا لجهتَي اتصال موجودتَين مختلفتَين. ويحمل كل تخطٍّ سببًا واضحًا، ويظهر على الصف في خطوة المراجعة، ويُدرج في تقرير الأخطاء القابل للتنزيل حتى تتمكن من تصحيح الملف واستيراده مجددًا.

الخطوات الثلاث لمعالج الاستيراد

يرشدك المعالج عبر ثلاث خطوات: Upload File وMap Columns وReview & Import. يمكنك العودة إلى خطوة سابقة في أي وقت لإجراء تغييرات، ولا يُكتب أي شيء إلى مساحة عملك حتى تبدأ الاستيراد في الخطوة الأخيرة — وهي أيضًا الموضع الذي ترى فيه ما سيفعله الاستيراد بكل صف وتقرر فيه ما تتركه خارج العملية.

الخطوة 1: حمّل ملفك

1. افتح معالج الاستيراد من جدول جهات الاتصال لديك وابدأ من خطوة Upload File.
2. اسحب ملفك إلى منطقة التحميل، أو انقر للاستعراض. الصيغ المدعومة هي CSV (.csv) وExcel (.xlsx).
3. إذا كان ملفك مصنّف Excel يضم أكثر من ورقة واحدة، فاختر الورقة الوحيدة التي تريد استيرادها.
4. تأكد من أن خانة الاختيار first row is a header تطابق ملفك، ثم راجع المعاينة للصفوف الأولى وعدد الصفوف والأعمدة.
5. اختر Next للمتابعة إلى ربط الأعمدة.

الخطوة 2: اربط أعمدتك

في خطوة Map Columns تخبر Covercy One أي عمود من ملفك يملأ أي حقل. وتُجمَّع الحقول في أقسام بحسب ما تصفه — Contact وInvesting Entity وInvesting Entity Address — ويعرض كل قسم عدد حقوله المربوطة. أما الحقول المخصصة التي عرّفتها فتقع داخل القسم الذي تتبعه، بعد الحقول القياسية لذلك القسم، لا في مجموعة خاصة بها.

يعرض كل حقل حالة واحدة فقط، لترى بنظرة واحدة ما لا يزال بحاجة إليك: Auto لعمود طابقه Covercy One وقبله من تلقاء نفسه، وManual لعمود اخترته أنت، وSuggested لمطابقة تقريبية تنتظر تأكيدك، وRequired (مُبرَزة) لحقل مطلوب لم يُحدَّد له عمود بعد، وNot mapped لكل ما عدا ذلك.

1. اعمل على أقسام Contact وInvesting Entity وInvesting Entity Address، مع التحقق من حالة كل حقل والقيم النموذجية المعروضة أسفل قائمة اختيار العمود الخاصة به.
2. حيث يعرض حقل ما Suggested، اختر Use لقبول العمود الذي يذكره بنقرة واحدة — فهذا يسجّل تمامًا الربط الذي كان بإمكانك اختياره بنفسك، ثم يصبح الحقل Manual. أو افتح قائمة الاختيار واختر عمودًا آخر.
3. اربط البريد الإلكتروني لجهة الاتصال مع اسم — إما First Name وLast Name، أو عمود Full Name واحد — حتى تتمكن الصفوف من إنشاء جهات اتصال.
4. اربط حقول الكيان مثل Entity Name وEntity Type وTax ID Number وTax ID Type والعناوين.
5. اختر Skip this column لأي عمود لا ترغب في جلبه.
6. تحقق من مربع الملخص أعلى الأقسام — كم عمودًا من ملفك جرى ربطه وكم لم يُربط — ومن لوحة Unmapped Columns الكهرمانية أسفلها، التي تدرج الأعمدة التي ستُتخطى ما لم تربطها.
7. اختر Next للمتابعة.

رسائل البريد الإلكتروني والهواتف والعناوين كتل قابلة للتكرار

يبدأ البريد الإلكتروني والهاتف ككتلة واحدة — صف Email (Primary) وصف Email Label، مع Add another email لإظهار التالي؛ وتعمل الهواتف بالطريقة نفسها، مع صف للتحويلة إلى جانب كل رقم. والبريد الإلكتروني الأول والهاتف الأول هما الأساسيان بحكم التعريف، لذا لا يوجد حقل Is Primary لربطه. وإذا كان ملفك يتضمن عمودًا مثل «Email 2» سبق أن طابقه Covercy One بكتلة لاحقة، فإن تلك الكتلة تظهر منذ البداية مع ربطها جاهزًا.

العنوان كتلة واحدة تتضمن قائمة اختيار Type — Physical افتراضيًا، أو Mailing أو Registered، ويُستخدم كل منها مرة واحدة — فوق الصفوف Address وLine 2 وCity وState وPostal Code وCountry. استخدم Add another address لفتح كتلة للنوع التالي غير المستخدم. وتغيير نوع الكتلة يحتفظ بالأعمدة التي ربطتها فيها من قبل، فيمكنك تصحيح النوع دون إعادة الربط.

اختر كيفية التعامل مع الصفوف التي لا تتضمن كيانًا

أثناء الربط، تقرر ما يحدث للصفوف التي لا تحمل كيانًا خاصًا بها. للصفوف التي لا تتضمن أعمدة كيان، اختر Skip - create contact without entity أو Auto-create Individual entity (uses contact name). ويؤثر هذا الاختيار في تلك الصفوف وحدها — أما الصفوف التي تذكر كيانًا فتجري مطابقتها مع مساحة عملك على النحو الموضح أعلاه. وهو أيضًا خيار الاستيراد الوحيد في هذه الخطوة: إذ لا تعرض الخطوة سوى الخيارات التي يستخدمها هذا الاستيراد فعليًا، فليس هناك ما يُضبط غيره ولا شيء مخفي أسفل الصفحة. ويجري تحديد ما إذا كانت السجلات الموجودة ستُنشأ أو تُحدَّث أو تُترك دون تغيير في خطوة Review & Import.

الخطوة 3: المراجعة والاستيراد

تتحقق خطوة Review & Import من ملفك مقابل ما هو موجود بالفعل في مساحة عملك — دون كتابة أي شيء بعد — ثم تعرض عليك النتيجة مرتين: بوصفها أعدادًا في الأعلى، وصفًا صفًا في الجدول أدناه. ويعرض كل صف نتيجة واحدة بالضبط: New (سينشئه الاستيراد)، أو Update (سيحدّث سجلًا موجودًا لديك)، أو Skipped (لن يُستورد)، أو Exists (يوجد سجل مطابق بالفعل، فلا شيء يُكتب). مرّر المؤشر فوق حالة الصف أو ركّز عليها لترى سبب ما تعرضه — سبب تخطي الصف، أو كونه مسجَّلًا بالفعل، أو ما سيفعله الاستيراد بجهة الاتصال والكيان الاستثماري في ذلك الصف.

1. اقرأ السطر المختصر لكل مجموعة سجلات — Contacts وInvesting Entities — الذي يحمل وسمًا لكل نتيجة مع عدد تلك المجموعة. اختر وسمًا لتصفية الجدول على الصفوف التي يحتسبها.
2. استخدم أزرار التصفية All وNew وUpdate وSkipped وExists، ويعرض كل منها عدد الصفوف التي يشملها، لتعمل على الملف مجموعة تلو الأخرى.
3. افتراضيًا، يعرض الجدول رقم الصف والحالة وأول أربعة أعمدة ربطتها. لرؤية المزيد من ملفك، افتح قائمة الجدول (⋯) واختر Columns: فهي تسرد كل أعمدة ملفك، المربوطة منها باسم حقلها وغير المربوطة بعنوانها في ملفك، لتتمكن من إظهار كل منها أو إخفائه. ويعيد Reset to default الأعمدة الافتراضية. ويبقى اختيارك ساريًا ما دمت في هذه الخطوة، ويُعاد ضبطه إذا رجعت إلى Map Columns أو أعدت فتح المعالج.
4. قرر ما تتركه خارج العملية: تتيح كل مجموعة Skip new وSkip updates. وكلاهما غير محدد افتراضيًا، فلا يجري تخطي أي شيء ما لم تطلبه — حدّد Skip updates لإضافة السجلات الجديدة تمامًا فقط وترك المطابَقة دون مساس، أو Skip new لتحديث ما لديك بالفعل دون إضافة أحد.
5. افتح أي صف لرؤية تفاصيله — قيمه الأصلية، وأخطاءه أو سبب تخطيه، وفي حالة الصف المطابَق السجل الذي طابقه إلى جانب القيم الواردة من ملفك.
6. تخطَّ صفًا، أو مجموعة صفوف، لا ترغب في استيرادها. وستظهر بحالة Skipped by you ويمكنك إعادتها في أي وقت.
7. بالنسبة إلى صف يُبلَّغ عنه بوصفه غير قابل للتحديد، عد إلى ملفك وأضف Tax ID أو البريد الإلكتروني لجهة الاتصال الذي يفصل بين المرشحين، ثم حمّل الملف المصحَّح.
8. عندما يعرض زر الاستيراد العدد الذي تتوقعه، اختره لبدء الاستيراد.

الصفوف التي تعرض Exists

يعرض الصف Exists عندما يطابق سجلًا لن يغيّره ملفك — إذ تكون كل قيمة يحملها موجودة بالفعل في السجل. ولا تُكتب تلك الصفوف ولا تُحتسب تحديثات. ويجدر معرفة ذلك قبل إعادة تشغيل ملف سبق أن استوردته: فبدلًا من صفحة من التحديثات، تحصل على تقرير واضح بأنه لا شيء يستدعي العمل.

زر الاستيراد يحتسب ما سيُكتب فعليًا

يحتسب زر الاستيراد الصفوف التي نتيجتها New أو Update فقط — أما صفوف Skipped وExists فتبقى خارجه، لأنه لن يُكتب لها شيء. وإذا بلغ هذا العدد صفرًا، تعطّل عملية الاستيراد ويوضح المعالج السبب مع تفصيل أسباب الصفوف. وقد يؤدي قرارك إلى ذلك ويبطله: حدّد Skip updates في ملف تطابق جميع صفوفه سجلات موجودة فلن يبقى شيء للاستيراد؛ وألغِ التحديد فيعود العدد.

يحدّث تغيير القرار كل ما على الشاشة دفعة واحدة — الوسوم، وأعداد عوامل التصفية، ونتيجة كل صف وسببه، والزر — فيمكنك تجربة قرار ورؤية أثره والعدول عنه دون انتظار ودون العودة خطوة إلى الوراء. وتخطي صف اخترت تخطيه قابل للعكس بالقدر نفسه؛ أما الصف المتخطى لأنه لم يجتز التحقق، أو بسبب قرار ضبطته أنت، فلا يتيح تراجعًا — فألغِ القرار بدلًا من ذلك.

ثم يعرض عرض التقدم مدى وصول الاستيراد وإجماليات متجددة للصفوف المُنشأة والمحدَّثة والمتخطاة والفاشلة، وفقًا للقرارات التي ضبطتها في خطوة Review & Import.

اقرأ النتائج

عند انتهاء التشغيل، هناك ثلاثة أمور تستحق التحقق منها في النتائج. فأي كيان استثماري موجود أُعيدت تسميته لأن صفًا في ملفك كان هو المستثمر نفسه بوضوح تحت اسم جديد يُبلَّغ عنه باسمه السابق واسمه الجديد. والكيان الذي انتهت إليه عدة صفوف يُحتسب مرة واحدة ضمن المُنشأة، مع تسجيل بقية الصفوف بوصفها مطابَقة بدلًا من تضخيم عدد المُنشأة. أما الصفوف المتخطاة فتُدرج مع أسبابها وتُحتسب بمعزل عن الصفوف التي فشلت أثناء الكتابة، بحيث يسهل التمييز بين صف تحتاج إلى تصحيحه في الملف وخطأ وقع أثناء الاستيراد نفسه.

صحّح الصفوف التي لم تدخل وأعد استيرادها

عندما ينتهي الاستيراد بصفوف متخطاة أو فاشلة، يظهر زر Download Error Report. ويحتوي التقرير على تلك الصفوف فقط، ويحافظ على أعمدتك الأصلية، ويضيف رسالة لكل صف إضافة إلى رقم الصف الأصلي حتى تتمكن من العثور عليه في ملفك المصدر. صحّح القيم — وغالبًا ما يكون ذلك بإضافة اسم أو Tax ID أو بريد إلكتروني لجهة الاتصال — وأزل عمودَي رقم الصف والخطأ الإضافيَين، ثم أعد استيراد الملف المصحَّح. وإعادة الاستيراد آمنة: فالصفوف التي صارت تطابق جهة اتصال أو كيانًا موجودًا تحدّثه بدلًا من إنشاء نسخة ثانية، أما الصفوف التي لا تحتاج إلى أي تغيير فتعود بحالة Exists.

تحقق من نجاح العملية

عند اكتمال الاستيراد يمكنك اختيار View Contacts لفتح قائمة جهات الاتصال لديك، أو Import More لتشغيل ملف آخر، أو Done لإغلاق المعالج. تأكد من ظهور جهات الاتصال المستوردة في قائمة جهات الاتصال ومن ظهور كياناتها الاستثمارية في صفحة الكيانات الاستثمارية بالتفاصيل التي ربطتها — بما في ذلك أي كيان أبلغت النتائج عن إعادة تسميته. وإذا لم يُستورد أحد الصفوف كما توقعت، فنزّل تقرير الأخطاء لمعرفة السبب، أو تواصل مع فريقنا للمساعدة.