Importe sus inversionistas y participaciones existentes | Covercy
Primeros pasos
Importe sus inversionistas y participaciones existentes
Incorpore sus contactos y entidades de inversión existentes a Covercy One de forma masiva desde un archivo CSV o Excel, y prepare el archivo para que sus filas coincidan con los inversionistas que ya tiene en lugar de duplicarlos.
Al finalizar esta guía habrá preparado una hoja de cálculo para que sus filas coincidan con los inversionistas que ya tiene, habrá incorporado sus contactos y sus entidades de inversión a Covercy One de forma masiva, asignado sus columnas a los campos correctos, revisado exactamente lo que hará la importación y la habrá ejecutado.
Note
Importar contactos y entidades de inversión es una tarea de GP que se ejecuta en el espacio de trabajo de su firma. Antes de comenzar, tenga sus datos listos en un único archivo CSV (.csv) o Excel moderno (.xlsx). Si una acción no está disponible, solicite a un administrador del espacio de trabajo que le otorgue acceso.
Qué puede importar
El asistente de importación incorpora sus contactos y las entidades de inversión a las que pertenecen desde un solo archivo. Para cada fila puede asignar los datos del contacto (nombre, correos electrónicos, teléfonos, etiquetas, referente) y los datos de la entidad (nombre de la entidad, tipo de entidad, Tax ID, direcciones y cualquier campo personalizado que haya definido). Covercy One lee cada fila como dos registros independientes: un contacto, identificado por su dirección de correo electrónico y que requiere un nombre y un apellido, y una entidad de inversión, identificada por su nombre de entidad o por su Tax ID. Una fila puede contener uno, la otra o ambos, y varios contactos pueden vincularse a la misma entidad cuando sus filas apuntan a ella.
Tip
Si no está seguro de cómo organizar su archivo, utilice Download Template en el primer paso del asistente. Le proporciona un archivo de Excel (.xlsx) con los encabezados de columna esperados y filas de ejemplo, y esos encabezados provienen de la importación desde la que abrió el asistente, de modo que lo que obtiene corresponde a la importación que está por ejecutar.
Prepare su archivo para que las filas coincidan en lugar de duplicarse
Covercy One decide, fila por fila, si la persona y la entidad de inversión que nombra esa fila ya existen. Tres elementos de su archivo determinan esa decisión: la dirección de correo electrónico y el nombre del contacto, el Entity Name de la entidad y su Tax ID. Dejar esas columnas correctas antes de cargar el archivo es lo que evita que una importación cree una segunda copia de un inversionista que ya tiene, o que se detenga en una fila que no puede resolver.
Asigne un correo electrónico y un nombre completo para cada persona
Una fila crea o actualiza un contacto únicamente cuando el archivo identifica a la persona mediante una dirección de correo electrónico y un nombre y un apellido. Una fila con correo electrónico pero sin nombre, o con un nombre de una sola palabra, no crea un contacto: el contacto se omite en esa fila con un motivo que le indica que faltaban los datos identificadores, mientras que la entidad de inversión de la fila sí se importa. Si su archivo registra a las personas en una única columna Full Name, asígnela: Covercy One la divide en nombre y apellido, y eso cumple el requisito. Cuando su archivo también tiene columnas First Name y Last Name separadas, estas tienen prioridad sobre Full Name.
Tip
Asignar solo una columna de correo electrónico ya no basta para incorporar personas. Compruebe que haya una columna de nombre asignada —ya sea un par de First Name y Last Name, o una columna Full Name— antes de salir del paso Map Fields.
Agregue un Tax ID siempre que lo tenga
Un Tax ID identifica a un inversionista por sí solo, lo que lo convierte en la forma más confiable de alinear una hoja de cálculo con los registros que ya tiene. Cuando el Tax ID de una fila coincide con una entidad de inversión que ya está en su espacio de trabajo, Covercy One la trata como el mismo inversionista incluso si el nombre almacenado es distinto, y actualiza el nombre de esa entidad con el nombre de su archivo. El cambio de nombre se informa en los resultados de la importación, con el nombre anterior y el nuevo, de modo que tiene un solo lugar donde advertirlo.
También ocurre lo contrario. Cuando una fila tiene el mismo Entity Name que una entidad existente pero un Tax ID diferente, ambas se tratan como inversionistas distintos: se crea una entidad nueva a partir de su fila y esta se marca para indicarle que el nombre ahora se comparte con una entidad existente. Una fila que solo tiene un Tax ID y ningún Entity Name se compara únicamente por ese Tax ID; si nada en su espacio de trabajo lo tiene, la fila se omite y se le pide que agregue la razón social o corrija el Tax ID, en lugar de crear una entidad sin nombre.
El Entity Type no decide quién es quién
El Entity Type ya no determina si una fila coincide con un inversionista existente. Solo se utiliza para descartar una coincidencia: cuando su fila y una entidad existente indican un tipo y ambos difieren, se mantienen separadas como entidades distintas. Un Entity Type vacío o no reconocido no descarta nada, de modo que una fila con nombre de entidad y sin tipo aún puede coincidir con la entidad que ya tiene. Cuando una fila con Entity Name y con un Entity Type vacío o sin asignar sí crea una entidad nueva, esa entidad se crea con el tipo Other: una fila con el nombre de una empresa o un fideicomiso pero sin tipo se importa en lugar de descartarse o registrarse como persona física.
No necesita eliminar duplicados de su hoja de cálculo
La misma lógica de coincidencia se aplica entre las filas del archivo que está importando, no solo frente a los registros que ya están en su espacio de trabajo. Si su archivo repite el nombre de la entidad de un inversionista en muchas filas —la forma habitual de un libro de pagos o de distribuciones, con una fila por pago—, la importación produce una entidad de inversión por inversionista y no una por fila, haya existido o no ese inversionista en Covercy One antes de la ejecución, y por largo que sea el archivo. Las filas que comparten una misma dirección de correo electrónico se consolidan en un solo contacto de la misma manera, y las filas que nombran una entidad junto con un contacto llegan a la misma entidad que las filas que la nombran sin contacto.
El único caso en que un nombre repetido se mantiene deliberadamente separado son dos filas con el mismo Entity Name y un Entity Type diferente: esas sí producen dos entidades, que normalmente es lo que usted pretendía.
Tip
No tiene que consolidar la exportación de un libro en una fila por inversionista antes de importarla. Importe el archivo tal como está: los resultados cuentan cada entidad de inversión una sola vez como creada e informan las filas repetidas como coincidencias, de modo que las cifras reflejan lo que realmente ocurrió.
Las filas que no pueden resolverse con certeza se omiten por completo
Cuando una fila nombra a un inversionista que no puede identificarse con certeza, Covercy One omite la fila completa en lugar de importar la mitad: no se crea, ni coincide, ni se actualiza ni se vincula ningún contacto ni ninguna entidad de inversión a partir de esa fila. Eso ocurre cuando dos inversionistas con el mismo nombre no pueden distinguirse y el correo electrónico del contacto de la fila no apunta a ninguno de ellos, cuando el contacto de la fila entra en conflicto con la persona ya registrada en una entidad individual del mismo nombre, o cuando la dirección de correo electrónico de la fila pertenece a dos contactos existentes distintos. Cada omisión lleva un motivo claro, aparece en la fila en el paso de revisión y queda en el informe de errores descargable para que pueda corregir el archivo e importarlo de nuevo.
Warning
Cuando una fila se omite porque podría referirse a más de un inversionista, el motivo nombra los candidatos y le indica qué los distinguiría: agregar un Tax ID o el correo electrónico de contacto del inversionista a esa fila suele ser la solución más rápida. Una fila que no nombra ninguna entidad nunca se omite por este motivo: su contacto se importa con normalidad. Las filas omitidas se contabilizan como omitidas, nunca como fallidas, y nunca impiden que el resto del archivo se importe.
Los cuatro pasos del asistente de importación
El asistente lo guía a través de cuatro pasos: Upload File, Map Fields, Analyze & Decide y Review & Import. Puede regresar a un paso anterior en cualquier momento para hacer cambios, y no se escribe nada en su espacio de trabajo hasta que inicia la importación en el último paso.
Paso 1: Cargue su archivo
Abra el asistente de importación desde su tabla de contactos y comience en el paso Upload File.
Arrastre su archivo al área de carga o haga clic para buscarlo. Los formatos admitidos son CSV (.csv) y Excel (.xlsx).
Si su archivo es un libro de Excel con más de una hoja, elija la única hoja que desea importar.
Confirme que la casilla first row is a header corresponde a su archivo y luego revise la vista previa de las primeras filas y los recuentos de filas y columnas.
Seleccione Next para continuar con la asignación de columnas.
Warning
Los archivos de Excel antiguos (.xls, el formato de Excel 97-2003) no son compatibles. Abra el archivo en Excel y guárdelo primero como .xlsx. Los archivos muy grandes también se rechazan: si el suyo es demasiado grande, divídalo en archivos más pequeños e impórtelos uno tras otro.
Paso 2: Asigne sus campos
En el paso Map Fields, Covercy One intenta hacer coincidir cada columna de su archivo con un campo de la plataforma y muestra un puntaje de confianza para cada coincidencia. Las coincidencias seguras se aceptan automáticamente; las columnas sobre las que no tiene certeza se resaltan como sugerencias para que usted las confirme, y las columnas clave, como el correo electrónico y el nombre de la entidad, nunca se asignan automáticamente a partir de una suposición incierta.
Revise cada columna emparejada. Cuando una coincidencia esté resaltada para revisión o marcada como Unmatched, abra el menú desplegable y elija el campo correcto.
Asigne el correo electrónico del contacto junto con un nombre —ya sea First Name y Last Name, o una sola columna Full Name— para que las filas puedan crear contactos.
Asigne los demás campos de contacto, como correos electrónicos y teléfonos adicionales. Puede asignar varias columnas de correo electrónico o de teléfono; la primera de cada tipo se considera la principal.
Asigne los campos de entidad, como Entity Name, Entity Type, Tax ID Number, Tax ID Type y direcciones. Los campos personalizados que haya definido aparecen en su propio grupo.
Elija Skip this column para cualquier columna que no desee incorporar.
Seleccione Next para continuar.
Elija cómo se tratan las filas sin entidad
Durante la asignación, usted decide qué ocurre con las filas que no tienen su propia entidad. Para las filas sin columnas de entidad, elija Skip - create contact without entity o Auto-create Individual entity (uses contact name). Esta elección afecta únicamente a esas filas: las filas que sí nombran una entidad se comparan con su espacio de trabajo como se describe arriba. También es la única opción de importación de este paso: el paso presenta solo las opciones que esta importación realmente utiliza, así que no hay nada más que configurar aquí ni nada oculto más abajo. Si los registros existentes se crean o se actualizan se decide en el paso siguiente.
Paso 3: Analice y decida
El paso Analyze & Decide compara su archivo con lo que ya está en su espacio de trabajo, sin escribir nada todavía, para que pueda ver exactamente lo que hará la importación antes de confirmarla. Covercy One analiza los contactos y las entidades de inversión por separado y muestra, para cada uno, cuántos registros son nuevos (sin coincidencia existente), cuántos serán una actualización de un registro existente y cuántos están marcados para una revisión más detenida (por ejemplo, una fila a la que le falta el correo electrónico o el nombre necesarios para crear un contacto, o una fila cuyo inversionista no pudo resolverse).
Revise los recuentos de nuevos, actualizaciones y marcados que se muestran para sus contactos y para sus entidades de inversión.
Seleccione cualquier recuento para profundizar y ver exactamente qué filas del archivo abarca, enumeradas por número de fila con sus valores clave.
Para cada uno de los dos tipos de registro, use las casillas independientes de create y update para decidir si agregar registros nuevos y si actualizar los que coincidieron. Ambas están activadas de forma predeterminada.
Seleccione Next para continuar con la revisión.
Tip
Un registro que coincide con un contacto o una entidad existentes nunca se convierte en una segunda copia: Covercy One lo actualiza o lo omite según las opciones que elija aquí, y no existe la opción de crear duplicados. Desactive update para contactos o entidades si solo desea agregar registros completamente nuevos y dejar intactos los que coincidieron; desactive create si solo desea actualizar los registros que ya existen. Este es el único lugar donde se decide entre crear y actualizar. Una fila cuyo correo electrónico de contacto coincide con alguien que ya está en su espacio de trabajo continúa como una actualización regida por las casillas que configure aquí: no hay un segundo control fila por fila más adelante en el asistente.
Paso 4: Revise e importe
El paso Review & Import muestra un resumen de cuántas filas están listas para importarse y cuántas tienen errores, junto con los recuentos de contactos y entidades nuevos y existentes. Cada fila de la tabla muestra un estado: Ready, Update, Error, o excluida si usted eligió dejarla fuera.
Use las pestañas de estado, All y Errors, para centrarse en las filas que requieren atención.
Abra una fila Error para ver qué está mal y elija omitirla para que quede excluida de la importación.
Abra una fila Update para comparar los valores que ya tiene el registro con los valores de su archivo y ver cuáles se utilizarán. Es una vista previa: si la fila se crea, se actualiza o se omite depende de la decisión que ya tomó en el paso Analyze & Decide.
Para una fila que se informa como no resoluble, vuelva a su archivo y agregue el Tax ID o el correo electrónico de contacto que distingue a los candidatos, y luego cargue el archivo corregido.
Cuando esté listo, seleccione Start Import.
Note
En este paso no queda nada por resolver fila por fila. El inicio de la importación no se retrasa por filas coincidentes que esperan una decisión: solo los errores generan una advertencia, y aun así puede elegir importar únicamente las filas válidas o cancelar.
Una vista de progreso muestra hasta dónde ha llegado la importación y los totales acumulados de filas creadas, actualizadas, omitidas y fallidas, conforme a las opciones de create y update que eligió en el paso Analyze & Decide. Si al iniciar algunas filas todavía tienen errores sin resolver, Covercy One le avisa y le permite importar solo las filas válidas o cancelar. Si el análisis no deja nada importable, la importación se deshabilita y el asistente le explica por qué, con el desglose de los motivos de omisión.
Interprete los resultados
Cuando la ejecución termina, vale la pena revisar tres cosas en los resultados. Toda entidad de inversión cuyo nombre se actualizó porque su Tax ID coincidió con una fila de su archivo se informa con su nombre anterior y su nombre nuevo. Una entidad a la que se resolvieron varias filas se cuenta una sola vez como creada, y las filas restantes se registran como coincidencias en lugar de inflar el recuento de creadas. Y las filas omitidas se enumeran con su motivo y se cuentan aparte de las filas que fallaron al escribirse, de modo que una fila que debe corregir en el archivo se distingue fácilmente de un error durante la propia importación.
Corrija y vuelva a importar las filas que no entraron
Cuando una importación finaliza con filas omitidas o fallidas, aparece un botón Download Error Report. El informe contiene solo esas filas, conserva sus columnas originales y agrega un mensaje para cada fila junto con el número de fila original para que pueda localizarla en su archivo de origen. Corrija los valores —lo más frecuente es agregar un nombre, un Tax ID o un correo electrónico de contacto—, elimine las columnas adicionales de número de fila y de error, y vuelva a importar el archivo corregido. Volver a importar es seguro: las filas que ahora coinciden con un contacto o una entidad existentes lo actualizan en lugar de crear una segunda copia.
Verifique que funcionó
Cuando la importación se completa puede elegir View Contacts para abrir su lista de contactos, Import More para procesar otro archivo o Done para cerrar el asistente. Confirme que sus contactos importados aparecen en la lista de contactos y que sus entidades de inversión se muestran en la página de entidades de inversión con los datos que asignó, incluida cualquier entidad cuyo cambio de nombre se haya informado en los resultados. Si una fila no se importó como esperaba, descargue el informe de errores para ver por qué o comuníquese con nuestro equipo para obtener ayuda.
¿Qué formatos de archivo puedo importar?
Archivos CSV (.csv) y Excel moderno (.xlsx). Los archivos .xls antiguos no son compatibles: ábralos en Excel y guárdelos primero como .xlsx. Si un libro tiene varias hojas, usted elige una hoja para importar.
¿Debo nombrar mis columnas exactamente como los campos de Covercy One?
No. El asistente hace coincidir sus columnas con los campos de la plataforma automáticamente y muestra un puntaje de confianza. Puede anular cualquier coincidencia en el paso Map Fields, y puede descargar una plantilla para partir de los encabezados esperados: viene como un archivo de Excel (.xlsx) cuyos encabezados son los de la importación desde la que abrió el asistente.
¿Por qué algunas filas no crearon un contacto?
Una fila crea un contacto únicamente cuando incluye una dirección de correo electrónico y tanto un nombre como un apellido. Un correo electrónico sin nombre, o un nombre de una sola palabra, no crea un contacto: la fila se marca con un motivo y su entidad de inversión sí se importa. Asigne una columna Full Name y Covercy One la dividirá en nombre y apellido; las columnas explícitas First Name y Last Name tienen prioridad sobre Full Name.
¿Puedo ver lo que hará la importación antes de ejecutarla?
Sí. El paso Analyze & Decide compara su archivo con su espacio de trabajo sin escribir nada y muestra cuántos contactos y entidades de inversión son nuevos, cuántos se actualizarán y cuántos están marcados para una revisión más detenida. Puede profundizar en cualquier recuento para ver las filas exactas del archivo antes de continuar, y es el único lugar donde decide si crear y si actualizar: nada se lo vuelve a preguntar fila por fila después.
¿Qué ocurre si un contacto que estoy importando ya existe?
Los contactos existentes se identifican por dirección de correo electrónico, de modo que una fila cuyo correo ya está registrado actualiza a esa persona incluso si el nombre difiere. En el paso Analyze & Decide usted decide, con casillas independientes de create y update, si agregar contactos nuevos y si actualizar los que coincidieron. La actualización incorpora los valores no vacíos de su archivo, y las celdas en blanco no sobrescriben los valores que ya tiene el contacto. No existe la opción de crear un duplicado.
¿La importación creará entidades de inversión duplicadas?
No. Una fila coincide con una entidad existente por Tax ID, o por nombre de entidad cuando ese nombre identifica a un único inversionista, y el Entity Type solo se usa para descartar una coincidencia cuando ambas partes indican tipos distintos. Las repeticiones dentro de su propio archivo se comparan de la misma manera, así que un archivo con una fila por pago produce una entidad por inversionista y no una por fila. Cuando una fila podría referirse a más de un inversionista, se omite con un motivo en lugar de adivinar.
Mi archivo tiene una fila por pago, ¿debo consolidarlo primero?
No. Importe el libro tal como está. Las filas que repiten al mismo inversionista se resuelven en una única entidad de inversión, y las filas que repiten el mismo correo electrónico se resuelven en un único contacto, existieran o no esos registros de antemano. Los resultados cuentan cada entidad una sola vez como creada e informan las filas repetidas como coincidencias.
¿Qué ocurre cuando dos inversionistas comparten un nombre?
Si su fila tiene un Tax ID distinto al de la entidad existente, se tratan como inversionistas diferentes: se crea una entidad nueva y la fila se marca para que sepa que el nombre ahora se comparte. Si nada en la fila distingue a los inversionistas homónimos, la fila completa se omite con un motivo que nombra los candidatos: agregue un Tax ID o el correo electrónico de contacto del inversionista a esa fila e impórtela de nuevo.
¿Qué tipos de entidad de inversión puedo importar?
Asigne una columna Entity Type para definir la forma legal de cada entidad: Individual, LLC, LLP, LP, LTD, Trust, Corporation u Other. También se reconocen variaciones comunes como "limited partnership" o "limited liability partnership". Cuando una fila tiene nombre de entidad pero ningún Entity Type reconocido, la entidad recién creada recibe el tipo Other.
¿Qué pasa si una fila no tiene entidad?
Durante la asignación usted elige qué ocurre con las filas sin columnas de entidad: omitir la entidad y crear el contacto por su cuenta, o crear automáticamente una entidad Individual con el nombre del contacto. Las filas que no nombran ninguna entidad nunca se omiten por un inversionista no resoluble: su contacto se importa con normalidad.
¿Puedo corregir las filas omitidas o fallidas e intentarlo de nuevo?
Sí. Descargue el informe de errores después de la importación, que enumera solo esas filas con un mensaje para cada una. Corrija los valores, elimine las columnas añadidas de número de fila y de error, y vuelva a importar el archivo corregido: las filas que coinciden con un registro existente lo actualizan en lugar de crear una segunda copia.
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