Importe sus inversionistas y participaciones existentes

Al finalizar esta guía habrá preparado una hoja de cálculo para que sus filas coincidan con los inversionistas que ya tiene, habrá incorporado sus contactos y sus entidades de inversión a Covercy One de forma masiva, asignado sus columnas a los campos correctos, revisado exactamente lo que hará la importación en cada fila y la habrá ejecutado.

Qué puede importar

El asistente de importación incorpora sus contactos y las entidades de inversión a las que pertenecen desde un solo archivo. Para cada fila puede asignar los datos del contacto (nombre, correos electrónicos, teléfonos, etiquetas, referente) y los datos de la entidad (nombre de la entidad, tipo de entidad, Tax ID, direcciones y cualquier campo personalizado que haya definido). Covercy One lee cada fila como dos registros independientes: un contacto, identificado por su dirección de correo electrónico y que requiere un nombre y un apellido, y una entidad de inversión, identificada por su nombre de entidad, con su Tax ID como ayuda para distinguir a los inversionistas (una fila sin nombre de entidad también puede identificarse solo por su Tax ID). Una fila puede contener uno, la otra o ambos, y varios contactos pueden vincularse a la misma entidad cuando sus filas apuntan a ella.

Prepare su archivo para que las filas coincidan en lugar de duplicarse

Covercy One decide, fila por fila, si la persona y la entidad de inversión que nombra esa fila ya existen. Tres elementos de su archivo determinan esa decisión: la dirección de correo electrónico y el nombre del contacto, el Entity Name de la entidad y su Tax ID. Dejar esas columnas correctas antes de cargar el archivo es lo que evita que una importación cree una segunda copia de un inversionista que ya tiene, o que se detenga en una fila que no puede resolver.

Asigne un correo electrónico y un nombre completo para cada persona

Una fila crea o actualiza un contacto únicamente cuando el archivo identifica a la persona mediante una dirección de correo electrónico y un nombre y un apellido. Una fila con correo electrónico pero sin nombre, o con un nombre de una sola palabra, no crea un contacto: el contacto se omite en esa fila con un motivo que le indica que faltaban los datos identificadores, mientras que la entidad de inversión de la fila sí se importa. Si su archivo registra a las personas en una única columna Full Name, asígnela: Covercy One la divide en nombre y apellido, y eso cumple el requisito. Cuando su archivo también tiene columnas First Name y Last Name separadas, estas tienen prioridad sobre Full Name.

Si asigna Full Name junto con First Name o Last Name, el paso de asignación coloca una advertencia en esas filas para indicarle cómo se combinan los tres campos: se utilizan First Name y Last Name, y Full Name solo completa las filas en las que están vacíos. Eso suele ser justamente lo que usted espera de un archivo que incluye ambos, así que es una nota informativa y no algo que deba corregir.

Dé a cada entidad de inversión su propia fila y su propio nombre, y agregue su Tax ID

Un Tax ID ayuda a alinear su archivo con los inversionistas que ya tiene, pero no es exclusivo de un solo inversionista. Dos entidades de inversión pueden compartir uno de forma legítima: por ejemplo, una persona física y su fideicomiso revocable, o una IRA que utiliza el SSN de su titular. Puede registrar ambas en Covercy One, de forma manual o mediante importación, y la importación las mantiene como entidades separadas en lugar de fusionarlas. Por eso, dé a cada entidad de inversión su propia fila (o filas) y su propio Entity Name, y agregue su Tax ID siempre que lo tenga.

El Entity Name tiene prioridad. Cuando el Entity Name de una fila ya pertenece a una entidad de inversión de su espacio de trabajo, la fila coincide con esa entidad, incluso si otra entidad tiene el mismo Tax ID con un nombre distinto. Si la entidad coincidente aún no tiene Tax ID, la importación lo completa a partir de su fila.

Cuando ninguna entidad de su espacio de trabajo tiene el nombre de la fila, pero una tiene su Tax ID con un nombre distinto, Covercy One cambia el nombre de esa entidad por el de su archivo solo cuando la fila corresponde claramente al mismo inversionista. Eso significa que la entidad ya estaba en su espacio de trabajo antes de esta importación, que no está registrada con un tipo de entidad distinto y que el contacto de la fila ya está vinculado a ella (o que la fila no tiene contacto). El cambio de nombre se informa en los resultados de la importación, con el nombre anterior y el nuevo, de modo que tiene un solo lugar donde advertirlo. En cualquier otro caso, la fila crea una entidad de inversión nueva con el mismo Tax ID y deja la existente como estaba. La fila lleva una advertencia que nombra la entidad con la que ahora comparte el Tax ID. La advertencia no detiene la fila, y no se cuenta como omisión ni como fallo.

Dentro de un mismo archivo, dos filas con el mismo Tax ID y distintos Entity Name siempre se convierten en dos entidades de inversión, sin importar el orden en que aparezcan. Una persona física y su fideicomiso incluidos en el mismo archivo se incorporan como dos entidades, cada una vinculada a los contactos de sus propias filas, y a ninguna se le cambia el nombre.

Los Tax ID distintos también mantienen separados a los inversionistas. Cuando una fila tiene el mismo Entity Name que una entidad existente pero un Tax ID diferente, se crea una entidad nueva a partir de su fila y esta se marca para indicarle que el nombre ahora se comparte con una entidad existente. Una fila que solo tiene un Tax ID y ningún Entity Name coincide con la única entidad que tiene ese Tax ID. Si varias entidades lo tienen, la fila se omite con un motivo que las nombra. Si nada en su espacio de trabajo lo tiene, la fila se omite y se le pide que agregue la razón social o corrija el Tax ID, en lugar de crear una entidad sin nombre.

El Entity Type no decide quién es quién

El Entity Type ya no determina si una fila coincide con un inversionista existente. Solo se utiliza para descartar una coincidencia: cuando su fila y una entidad existente indican un tipo y ambos difieren, se mantienen separadas como entidades distintas. Un Entity Type vacío o no reconocido no descarta nada, de modo que una fila con nombre de entidad y sin tipo aún puede coincidir con la entidad que ya tiene. Cuando una fila con Entity Name y con un Entity Type vacío o sin asignar sí crea una entidad nueva, esa entidad se crea con el tipo Other: una fila con el nombre de una empresa o un fideicomiso pero sin tipo se importa en lugar de descartarse o registrarse como persona física.

No necesita eliminar duplicados de su hoja de cálculo

La misma lógica de coincidencia se aplica entre las filas del archivo que está importando, no solo frente a los registros que ya están en su espacio de trabajo. Si su archivo repite el nombre de la entidad de un inversionista en muchas filas —la forma habitual de un libro de pagos o de distribuciones, con una fila por pago—, la importación produce una entidad de inversión por inversionista y no una por fila, haya existido o no ese inversionista en Covercy One antes de la ejecución, y por largo que sea el archivo. Las filas que comparten una misma dirección de correo electrónico se consolidan en un solo contacto de la misma manera, y las filas que nombran una entidad junto con un contacto llegan a la misma entidad que las filas que la nombran sin contacto.

El único caso en que un nombre repetido se mantiene deliberadamente separado son dos filas con el mismo Entity Name y un Entity Type diferente: esas sí producen dos entidades, que normalmente es lo que usted pretendía.

Las filas que no pueden resolverse con certeza se omiten por completo

Cuando una fila nombra a un inversionista que no puede identificarse con certeza, Covercy One omite la fila completa en lugar de importar la mitad: no se crea, ni coincide, ni se actualiza ni se vincula ningún contacto ni ninguna entidad de inversión a partir de esa fila. Eso ocurre cuando dos inversionistas con el mismo nombre no pueden distinguirse y el correo electrónico del contacto de la fila no apunta a ninguno de ellos, cuando el contacto de la fila entra en conflicto con la persona ya registrada en una entidad individual del mismo nombre, cuando el Tax ID de la fila apunta a más de un inversionista existente, o cuando la dirección de correo electrónico de la fila pertenece a dos contactos existentes distintos. Cada omisión lleva un motivo claro, aparece en la fila en el paso de revisión y queda en el informe de errores descargable para que pueda corregir el archivo e importarlo de nuevo.

Los tres pasos del asistente de importación

El asistente lo guía a través de tres pasos: Upload File, Map Columns y Review & Import. Puede regresar a un paso anterior en cualquier momento para hacer cambios, y no se escribe nada en su espacio de trabajo hasta que inicia la importación en el último paso, que también es donde ve lo que hará la importación en cada fila y decide qué dejar fuera.

Paso 1: Cargue su archivo

1. Abra el asistente de importación desde su tabla de contactos y comience en el paso Upload File.
2. Arrastre su archivo al área de carga o haga clic para buscarlo. Los formatos admitidos son CSV (.csv) y Excel (.xlsx).
3. Si su archivo es un libro de Excel con más de una hoja, elija la única hoja que desea importar.
4. Confirme que la casilla first row is a header corresponde a su archivo y luego revise la vista previa de las primeras filas y los recuentos de filas y columnas.
5. Seleccione Next para continuar con la asignación de columnas.

Paso 2: Asigne sus columnas

En el paso Map Columns usted le indica a Covercy One qué columna de su archivo completa cada campo. Los campos están agrupados en secciones según lo que describen —Contact, Investing Entity e Investing Entity Address— y cada sección muestra cuántos de sus campos están asignados. Los campos personalizados que haya definido aparecen dentro de la sección a la que pertenecen, después de los campos estándar de esa sección, y no en un grupo aparte.

Cada campo muestra un único estado, para que vea de un vistazo qué le falta por hacer: Auto para una columna que Covercy One identificó y aceptó por su cuenta, Manual para una columna que eligió usted, Suggested para una coincidencia aproximada que espera su confirmación, Required (resaltado) para un campo obligatorio que aún no tiene columna, y Not mapped para todo lo demás.

1. Recorra las secciones Contact, Investing Entity e Investing Entity Address, revisando el estado de cada campo y los valores de ejemplo que se muestran debajo de su selector de columna.
2. Cuando un campo muestre Suggested, seleccione Use para aceptar con un clic la columna que indica: eso registra exactamente la asignación que usted mismo habría elegido, y el campo pasa a mostrar Manual. O abra el selector y elija otra columna.
3. Asigne el correo electrónico del contacto junto con un nombre —ya sea First Name y Last Name, o una sola columna Full Name— para que las filas puedan crear contactos.
4. Asigne los campos de entidad, como Entity Name, Entity Type, Tax ID Number, Tax ID Type y las direcciones.
5. Elija Skip this column para cualquier columna que no desee incorporar.
6. Revise el cuadro de resumen situado encima de las secciones —cuántas columnas de su archivo están asignadas y cuántas no— y el panel ámbar Unmapped Columns que aparece debajo, que enumera las columnas que se omitirán si no las asigna.
7. Seleccione Next para continuar.

Los correos electrónicos, los teléfonos y las direcciones son bloques repetibles

Los correos electrónicos y los teléfonos comienzan como un único bloque —una fila Email (Primary) y una fila Email Label, con Add another email para mostrar el siguiente—; los teléfonos funcionan igual, con una fila de extensión junto a cada número. El primer correo electrónico y el primer teléfono son los principales por definición, así que no hay un campo Is Primary que asignar. Si su archivo tiene una columna como «Email 2» que Covercy One ya identificó dentro de un bloque posterior, ese bloque se muestra desde el principio con su asignación ya aplicada.

Una dirección es un bloque con un selector Type —Physical de forma predeterminada, o Mailing o Registered, cada uno utilizable una sola vez— sobre las filas Address, Line 2, City, State, Postal Code y Country. Use Add another address para abrir un bloque del siguiente tipo sin utilizar. Cambiar el tipo de un bloque conserva las columnas que ya asignó en él, de modo que puede corregir el tipo sin rehacer la asignación.

Elija cómo se tratan las filas sin entidad

Durante la asignación, usted decide qué ocurre con las filas que no tienen su propia entidad. Para las filas sin columnas de entidad, elija Skip - create contact without entity o Auto-create Individual entity (uses contact name). Esta elección afecta únicamente a esas filas: las filas que sí nombran una entidad se comparan con su espacio de trabajo como se describe arriba. También es la única opción de importación de este paso: el paso presenta solo las opciones que esta importación realmente utiliza, así que no hay nada más que configurar aquí ni nada oculto más abajo. Si los registros existentes se crean, se actualizan o se dejan intactos se decide en el paso Review & Import.

Paso 3: Revise e importe

El paso Review & Import compara su archivo con lo que ya está en su espacio de trabajo —sin escribir nada todavía— y luego le muestra el resultado por partida doble: como recuentos en la parte superior y fila por fila en la tabla de abajo. Cada fila muestra exactamente un resultado: New (la importación la creará), Update (actualizará un registro que ya tiene), Skipped (no se importará) o Exists (ya existe un registro coincidente, así que no hay nada que escribir). Pase el cursor por el estado de una fila o colóquele el foco para ver por qué muestra lo que muestra: el motivo por el que se omitió, el hecho de que ya está registrada, o lo que hará la importación con el contacto y con la entidad de inversión de esa fila.

1. Lea la línea compacta de cada grupo de registros —Contacts e Investing Entities—, que incluye una etiqueta por resultado con el recuento de ese grupo. Seleccione una etiqueta para filtrar la tabla a las filas que contabiliza.
2. Use los botones de filtro All, New, Update, Skipped y Exists, cada uno con el número de filas que abarca, para recorrer el archivo grupo por grupo.
3. De forma predeterminada, la tabla muestra el número de fila, el estado y las primeras cuatro columnas que asignó. Para ver más de su archivo, abra el menú de la tabla (⋯) y elija Columns: enumera todas las columnas de su archivo, las asignadas por su nombre de campo y las no asignadas por su encabezado, para que pueda mostrar u ocultar cada una. Reset to default restablece las columnas predeterminadas. Su elección se mantiene mientras permanezca en este paso y se restablece si vuelve a Map Columns o reabre el asistente.
4. Decida qué dejar fuera: cada grupo ofrece Skip new y Skip updates. Ambas opciones están desmarcadas de forma predeterminada, así que no se omite nada salvo que usted lo pida: marque Skip updates para agregar solo registros completamente nuevos y dejar intactos los que coincidieron, o Skip new para actualizar lo que ya tiene sin agregar a nadie.
5. Abra cualquier fila para ver sus detalles: sus valores originales, sus errores o su motivo de omisión y, en el caso de una fila coincidente, el registro con el que coincidió junto con los valores de su archivo.
6. Omita una fila, o una selección de filas, que no desee importar. Mostrarán Skipped by you y podrá reincorporarlas en cualquier momento.
7. Para una fila que se informa como no resoluble, vuelva a su archivo y agregue el Tax ID o el correo electrónico de contacto que distingue a los candidatos, y luego cargue el archivo corregido.
8. Cuando el botón de importación muestre el recuento que espera, selecciónelo para iniciar la importación.

Las filas que muestran Exists

Una fila muestra Exists cuando coincide con un registro que su archivo no cambiaría: todos los valores que contiene ya están en el registro. Esas filas no se escriben ni se cuentan como actualizaciones. Vale la pena saberlo antes de volver a ejecutar un archivo que ya importó: en lugar de una página de actualizaciones, obtiene un informe claro de que no hay nada que hacer.

El botón de importación cuenta lo que realmente se escribirá

El botón de importación cuenta únicamente las filas cuyo resultado es New o Update; las filas Skipped y Exists quedan fuera, porque no se escribirá nada para ellas. Si ese recuento llega a cero, la importación se deshabilita y el asistente le explica por qué, con el desglose de los motivos de las filas. Una decisión puede provocarlo y revertirlo: marque Skip updates en un archivo cuyas filas coinciden todas con registros existentes y no quedará nada por importar; desmárquela y el recuento vuelve.

Cambiar una decisión actualiza todo lo que ve en pantalla a la vez —las etiquetas, los recuentos de los filtros, el resultado y el motivo de cada fila, y el botón—, de modo que puede probar una decisión, ver su efecto y cambiar de opinión sin esperas y sin retroceder un paso. Omitir una fila que usted eligió omitir es igualmente reversible; una fila omitida porque no superó la validación, o a causa de una decisión que usted configuró, no ofrece reversión: deshaga entonces la decisión.

Luego, una vista de progreso muestra hasta dónde ha llegado la importación y los totales acumulados de filas creadas, actualizadas, omitidas y fallidas, conforme a las decisiones que configuró en el paso Review & Import.

Interprete los resultados

Cuando la ejecución termina, vale la pena revisar tres cosas en los resultados. Toda entidad de inversión existente cuyo nombre se cambió porque una fila de su archivo correspondía claramente al mismo inversionista con un nombre nuevo se informa con su nombre anterior y su nombre nuevo. Una entidad a la que se resolvieron varias filas se cuenta una sola vez como creada, y las filas restantes se registran como coincidencias en lugar de inflar el recuento de creadas. Y las filas omitidas se enumeran con su motivo y se cuentan aparte de las filas que fallaron al escribirse, de modo que una fila que debe corregir en el archivo se distingue fácilmente de un error durante la propia importación.

Corrija y vuelva a importar las filas que no entraron

Cuando una importación finaliza con filas omitidas o fallidas, aparece un botón Download Error Report. El informe contiene solo esas filas, conserva sus columnas originales y agrega un mensaje para cada fila junto con el número de fila original para que pueda localizarla en su archivo de origen. Corrija los valores —lo más frecuente es agregar un nombre, un Tax ID o un correo electrónico de contacto—, elimine las columnas adicionales de número de fila y de error, y vuelva a importar el archivo corregido. Volver a importar es seguro: las filas que ahora coinciden con un contacto o una entidad existentes lo actualizan en lugar de crear una segunda copia, y las filas que no necesitan ningún cambio regresan como Exists.

Verifique que funcionó

Cuando la importación se completa puede elegir View Contacts para abrir su lista de contactos, Import More para procesar otro archivo o Done para cerrar el asistente. Confirme que sus contactos importados aparecen en la lista de contactos y que sus entidades de inversión se muestran en la página de entidades de inversión con los datos que asignó, incluida cualquier entidad cuyo cambio de nombre se haya informado en los resultados. Si una fila no se importó como esperaba, descargue el informe de errores para ver por qué o comuníquese con nuestro equipo para obtener ayuda.