ייבוא המשקיעים וההשקעות הקיימים שלך

עד סוף המדריך הזה תכין גיליון נתונים כך שהשורות שלו יתאימו למשקיעים שכבר קיימים אצלך, תעביר את אנשי הקשר ואת הישויות המשקיעות שלהם אל Covercy One בכמות גדולה, תמפה את העמודות שלך לשדות הנכונים, תקרא בדיוק מה הייבוא עומד לעשות לכל שורה, ותריץ אותו.

מה ניתן לייבא

אשף הייבוא מביא מקובץ אחד את אנשי הקשר שלך ואת הישויות המשקיעות שאליהן הם משתייכים. עבור כל שורה תוכל למפות פרטי איש קשר (שם, כתובות אימייל, מספרי טלפון, תגיות, מפנה) ופרטי ישות (שם הישות, סוג הישות, Tax ID, כתובות וכל שדה מותאם אישית שהגדרת). ‏Covercy One קורא כל שורה כשתי רשומות עצמאיות: איש קשר, המזוהה לפי כתובת אימייל ומחייב שם פרטי ושם משפחה, וישות משקיעה, המזוהה לפי שם הישות, כאשר ה-Tax ID שלה מסייע להבחין בין משקיעים (שורה ללא שם ישות יכולה להיות מזוהה גם לפי ה-Tax ID בלבד). שורה יכולה לשאת את האחד, את האחרת או את שניהם — ומספר אנשי קשר יכולים להיות מקושרים לאותה ישות כאשר השורות שלהם מצביעות עליה.

הכן את הקובץ שלך כך שהשורות יותאמו במקום לשכפל

‏Covercy One מחליט, שורה אחר שורה, אם האדם והישות המשקיעה שהשורה מציינת כבר קיימים. שלושה דברים בקובץ שלך מכריעים את ההחלטה הזו: כתובת האימייל והשם של איש הקשר, ה-Entity Name של הישות, וה-Tax ID שלה. הקפדה על העמודות האלה לפני ההעלאה היא מה שמונע מהייבוא ליצור עותק שני של משקיע שכבר קיים אצלך, או להיעצר על שורה שאינו מצליח לזהות.

מפה אימייל ושם מלא עבור כל אדם

שורה יוצרת או מעדכנת איש קשר רק כאשר הקובץ מזהה את האדם באמצעות כתובת אימייל וגם שם פרטי ושם משפחה. שורה עם אימייל אך ללא שם, או עם שם בן מילה אחת, אינה יוצרת איש קשר — מדלגים על איש הקשר עבור אותה שורה עם סיבה המציינת שפרטי הזיהוי חסרו, בעוד שהישות המשקיעה של השורה עדיין מיובאת. אם הקובץ שלך מציין את שמות האנשים בעמודת Full Name אחת, מפה אותה: ‏Covercy One מפצל אותה לשם פרטי ולשם משפחה, וזה מספיק כדי לעמוד בדרישה. במקום שבו לקובץ שלך יש גם עמודות First Name ו-Last Name נפרדות, הן גוברות על Full Name.

אם תמפה Full Name לצד First Name או Last Name, שלב המיפוי מציב אזהרה על אותן שורות כדי להסביר לך כיצד שלושת השדות משולבים: נעשה שימוש ב-First Name וב-Last Name, ו-Full Name ממלא רק את השורות שבהן הם ריקים. זו בדרך כלל התוצאה הרצויה מקובץ שנושא את שניהם, ולכן מדובר בהערה ולא במשהו שיש לתקן.

תן לכל ישות משקיעה שורה ושם משלה, והוסף את ה-Tax ID שלה

Tax ID מסייע להתאים את הקובץ שלך למשקיעים שכבר קיימים אצלך, אך הוא אינו ייחודי למשקיע אחד. שתי ישויות משקיעות יכולות לחלוק Tax ID באופן לגיטימי: לדוגמה, אדם פרטי והנאמנות הניתנת לביטול (revocable trust) שלו, או חשבון IRA שמשתמש ב-SSN של בעליו. ניתן לרשום את שתיהן ב-Covercy One, ידנית או באמצעות ייבוא, והייבוא שומר אותן כישויות נפרדות ואינו ממזג ביניהן. לכן תן לכל ישות משקיעה שורה (או שורות) משלה ו-Entity Name משלה, והוסף את ה-Tax ID שלה בכל מקום שבו יש לך אותו.

ה-Entity Name קובע ראשון. כאשר ה-Entity Name של שורה כבר שייך לישות משקיעה בסביבת העבודה שלך, השורה מותאמת לאותה ישות, גם אם ישות אחרת נושאת את אותו Tax ID תחת שם אחר. אם לישות שהותאמה עדיין אין Tax ID, הייבוא משלים אותו מהשורה שלך.

כאשר אף ישות בסביבת העבודה שלך אינה נושאת את השם שבשורה, אך ישות אחת נושאת את ה-Tax ID שלה תחת שם אחר, ‏Covercy One משנה את שם הישות לשם שבקובץ שלך רק כאשר ברור שהשורה מתייחסת לאותו משקיע. משמעות הדבר: הישות כבר הייתה קיימת בסביבת העבודה שלך לפני הייבוא הזה, היא אינה רשומה כסוג ישות אחר, ואיש הקשר של השורה כבר מקושר אליה (או שאין בשורה איש קשר). שינוי השם מדווח בתוצאות הייבוא עם השם הקודם והשם החדש, כך שיש לך מקום אחד לשים לב אליו. בכל מקרה אחר, השורה יוצרת ישות משקיעה חדשה עם אותו Tax ID ומשאירה את הישות הקיימת כפי שהייתה. השורה נושאת אזהרה המציינת את הישות שאיתה היא חולקת כעת את ה-Tax ID. האזהרה אינה עוצרת את השורה, והיא אינה נספרת כדילוג או ככישלון.

בתוך קובץ אחד, שתי שורות עם אותו Tax ID ועם Entity Name שונה הופכות תמיד לשתי ישויות משקיעות, בכל סדר שבו הן מופיעות. אדם פרטי והנאמנות שלו המופיעים באותו קובץ נכנסים כשתי ישויות, שכל אחת מהן מקושרת לאנשי הקשר שבשורות שלה, ואף אחת מהן אינה משנה את שמה.

גם Tax ID שונה שומר על הפרדה בין משקיעים. במקום שבו שורה נושאת את אותו Entity Name כמו ישות קיימת אך Tax ID שונה, נוצרת ישות חדשה מהשורה שלך, והשורה מסומנת כדי ליידע אותך שהשם משותף כעת לישות קיימת. שורה שנושאת רק Tax ID וללא Entity Name מותאמת לישות היחידה שנושאת את אותו Tax ID. אם כמה ישויות נושאות אותו, מדלגים על השורה עם סיבה המציינת אותן. אם דבר בסביבת העבודה שלך אינו נושא אותו, מדלגים על השורה ומתבקש ממך להוסיף את השם המשפטי או לתקן את ה-Tax ID, במקום ליצור ישות ללא שם.

‏Entity Type אינו קובע מי הוא מי

‏Entity Type אינו קובע עוד אם שורה מותאמת למשקיע קיים. נעשה בו שימוש רק כדי לשלול התאמה: כאשר גם השורה שלך וגם ישות קיימת מציינות סוג, והשניים שונים, הן נשמרות בנפרד כישויות שונות. ‏Entity Type ריק או לא מזוהה אינו שולל דבר, ולכן שורה שנושאת שם ישות וללא סוג עדיין יכולה להתאים לישות שכבר קיימת אצלך. כאשר שורה עם Entity Name ועם Entity Type ריק או לא ממופה אכן יוצרת ישות חדשה, אותה ישות נוצרת עם הסוג Other — שורה עם שם של חברה או נאמנות אך ללא סוג מיובאת, במקום להישמט או להירשם כאדם פרטי.

אינך צריך להסיר כפילויות מגיליון הנתונים שלך

אותה התאמה חלה גם בין השורות של הקובץ שאתה מייבא, ולא רק מול רשומות שכבר קיימות בסביבת העבודה שלך. אם הקובץ שלך חוזר על שם הישות של משקיע לאורך שורות רבות — הצורה הרגילה של יומן תשלומים או חלוקות, עם שורה אחת לכל תשלום — הייבוא מפיק ישות משקיעה אחת לכל משקיע ולא אחת לכל שורה, בין אם אותו משקיע היה קיים ב-Covercy One לפני ההרצה ובין אם לאו, ולא משנה כמה ארוך הקובץ. שורות שחולקות כתובת אימייל אחת נוחתות על איש קשר יחיד באותו אופן, ושורות שמציינות ישות לצד איש קשר נוחתות על אותה ישות כמו שורות שמציינות אותה ללא איש קשר.

המקרה היחיד שבו שם חוזר נשמר בכוונה בנפרד הוא שתי שורות הנושאות את אותו Entity Name עם Entity Type שונה — אלה עדיין מפיקות שתי ישויות, וזו בדרך כלל הכוונה שלך.

שורות שלא ניתן לזהות בביטחון מדולגות במלואן

במקום שבו שורה מציינת משקיע שלא ניתן לזהות בביטחון, ‏Covercy One מדלג על השורה כולה במקום לייבא את חציה — לא נוצר, לא מותאם, לא מעודכן ולא מקושר מאותה שורה אף איש קשר ואף ישות משקיעה. זה קורה כאשר לא ניתן להבחין בין שני משקיעים בעלי אותו שם והאימייל של איש הקשר בשורה אינו מצביע על אף אחד מהם, כאשר איש הקשר של השורה סותר את האדם שכבר רשום בישות אישית באותו שם, כאשר ה-Tax ID של השורה מצביע על יותר ממשקיע קיים אחד, או כאשר כתובת האימייל של השורה רשומה אצל שני אנשי קשר קיימים שונים. כל דילוג נושא סיבה ברורה, מופיע על השורה בשלב הסקירה, ונכלל בדוח השגיאות הניתן להורדה כך שתוכל לתקן את הקובץ ולייבא אותו שוב.

שלושת השלבים של אשף הייבוא

האשף מלווה אותך לאורך שלושה שלבים: Upload File, ‏Map Columns ו-Review & Import. תוכל לחזור בכל שלב אל שלב מוקדם יותר כדי לבצע שינויים, ושום דבר אינו נכתב לסביבת העבודה שלך עד שתתחיל את הייבוא בשלב האחרון — שהוא גם המקום שבו אתה רואה מה הייבוא עומד לעשות לכל שורה ומחליט מה להשאיר בחוץ.

שלב 1: העלאת הקובץ שלך

1. פתח את אשף הייבוא מטבלת אנשי הקשר שלך והתחל בשלב Upload File.
2. גרור את הקובץ שלך אל אזור ההעלאה, או לחץ כדי לעיין. הפורמטים הנתמכים הם CSV‏ (.csv) ו-Excel‏ (.xlsx).
3. אם הקובץ שלך הוא חוברת עבודה של Excel עם יותר מגיליון אחד, בחר את הגיליון היחיד שברצונך לייבא.
4. ודא שתיבת הסימון first row is a header תואמת לקובץ שלך, ולאחר מכן סקור את התצוגה המקדימה של השורות הראשונות ואת ספירת השורות והעמודות.
5. בחר Next כדי להמשיך למיפוי העמודות.

שלב 2: מיפוי העמודות שלך

בשלב Map Columns אתה מציין ל-Covercy One איזו עמודה בקובץ שלך ממלאת כל שדה. השדות מקובצים למקטעים לפי מה שהם מתארים — Contact, ‏Investing Entity ו-Investing Entity Address — וכל מקטע מציג כמה מהשדות שלו ממופים. שדות מותאמים אישית שהגדרת ממוקמים בתוך המקטע שאליו הם שייכים, אחרי השדות הסטנדרטיים של אותו מקטע, ולא בקבוצה נפרדת משלהם.

כל שדה מציג סטטוס אחד בלבד, כך שתוכל לראות במבט אחד מה עדיין דורש התייחסות: ‏Auto עבור עמודה ש-Covercy One התאים וקיבל בעצמו, ‏Manual עבור עמודה שבחרת בעצמך, ‏Suggested עבור התאמה קרובה הממתינה לאישורך, ‏Required (מודגש) עבור שדה חובה שאין לו עדיין עמודה, ו-Not mapped עבור כל השאר.

1. עבור על המקטעים Contact, ‏Investing Entity ו-Investing Entity Address, ובדוק את הסטטוס של כל שדה ואת ערכי הדוגמה המוצגים מתחת לבורר העמודה שלו.
2. במקום שבו שדה מציג Suggested, בחר Use כדי לאשר בלחיצה אחת את העמודה שהוא מציין — פעולה זו רושמת בדיוק את המיפוי שיכולת לבחור בעצמך, והשדה עובר להציג Manual. לחלופין, פתח את הבורר ובחר עמודה אחרת.
3. מפה את האימייל של איש הקשר יחד עם שם — או First Name ו-Last Name, או עמודת Full Name יחידה — כדי שהשורות יוכלו ליצור אנשי קשר.
4. מפה שדות ישות כגון Entity Name, ‏Entity Type, ‏Tax ID Number, ‏Tax ID Type וכתובות.
5. בחר Skip this column עבור כל עמודה שאינך רוצה לייבא.
6. בדוק את תיבת הסיכום שמעל המקטעים — כמה מהעמודות בקובץ שלך ממופות וכמה אינן ממופות — ואת החלונית הכתומה Unmapped Columns שמתחתיהן, המפרטת את העמודות שידולגו אלא אם תמפה אותן.
7. בחר Next כדי להמשיך.

כתובות אימייל, מספרי טלפון וכתובות הם בלוקים חוזרים

כתובות אימייל ומספרי טלפון מתחילים כבלוק יחיד — שורת Email (Primary) אחת ושורת Email Label אחת, עם Add another email כדי לחשוף את הבא; מספרי טלפון פועלים באותו אופן, עם שורת שלוחה לצד כל מספר. האימייל הראשון והטלפון הראשון הם הראשיים מעצם הגדרתם, ולכן אין שדה Is Primary למפות. אם בקובץ שלך יש עמודה כגון "Email 2" ש-Covercy One כבר התאים לבלוק מאוחר יותר, אותו בלוק מוצג מלכתחילה עם המיפוי שלו במקומו.

כתובת היא בלוק אחד עם בורר Type — Physical כברירת מחדל, או Mailing או Registered, כל אחד ניתן לשימוש פעם אחת — מעל השורות Address, ‏Line 2, ‏City, ‏State, ‏Postal Code ו-Country. השתמש ב-Add another address כדי לפתוח בלוק עבור הסוג הפנוי הבא. שינוי הסוג של בלוק משמר את העמודות שכבר מיפית אליו, כך שתוכל לתקן את הסוג מבלי לבצע את המיפוי מחדש.

בחר כיצד יטופלו שורות ללא ישות

במהלך המיפוי אתה מחליט מה קורה לשורות שאינן נושאות ישות משלהן. עבור שורות ללא עמודות ישות, בחר Skip - create contact without entity או Auto-create Individual entity (uses contact name). הבחירה הזו משפיעה על אותן שורות בלבד — שורות שכן מציינות ישות מותאמות מול סביבת העבודה שלך כמתואר לעיל. זו גם אפשרות הייבוא היחידה בשלב הזה: השלב מציג רק את האפשרויות שהייבוא הזה אכן משתמש בהן, כך שאין כאן דבר נוסף להגדיר ואין שום דבר שמסתתר למטה. השאלה אם רשומות קיימות ייווצרו, יעודכנו או יישארו ללא שינוי מוכרעת בשלב Review & Import.

שלב 3: סקירה וייבוא

שלב Review & Import בודק את הקובץ שלך אל מול מה שכבר קיים בסביבת העבודה שלך — מבלי לכתוב דבר עדיין — ואז מציג לך את התוצאה פעמיים: כספירות בראש העמוד, ושורה אחר שורה בטבלה שמתחת. כל שורה מציגה תוצאה אחת בלבד: ‏New (הייבוא ייצור אותה), ‏Update (הוא יעדכן רשומה שכבר קיימת אצלך), ‏Skipped (היא לא תיובא) או Exists (רשומה תואמת כבר קיימת, ולכן אין מה לכתוב). רחף מעל הסטטוס של שורה או מקד אותו כדי לראות מדוע הוא מציג את מה שהוא מציג — הסיבה שבגללה דולגה השורה, העובדה שהיא כבר רשומה, או מה הייבוא יעשה לאיש הקשר ולישות המשקיעה שבאותה שורה.

1. קרא את השורה המרוכזת של כל קבוצת רשומות — Contacts ו-Investing Entities — הנושאת תווית לכל תוצאה עם הספירה של אותה קבוצה. בחר תווית כדי לסנן את הטבלה לשורות שהיא סופרת.
2. השתמש בלחצני הסינון All, ‏New, ‏Update, ‏Skipped ו-Exists, שכל אחד מהם מציג כמה שורות הוא מכסה, כדי לעבור על הקובץ קבוצה אחר קבוצה.
3. כברירת מחדל, הטבלה מציגה את מספר השורה, את הסטטוס ואת ארבע העמודות הראשונות שמיפית. כדי לראות חלקים נוספים מהקובץ שלך, פתח את תפריט הטבלה (⋯) ובחר Columns: הוא מפרט את כל העמודות של הקובץ שלך, עמודות ממופות לפי שם השדה ועמודות שלא מופו לפי הכותרת שלך, כך שתוכל להציג או להסתיר כל אחת מהן. Reset to default מחזיר את עמודות ברירת המחדל. הבחירה שלך נשמרת כל עוד אתה בשלב זה, ומתאפסת אם תחזור אל Map Columns או תפתח מחדש את האשף.
4. החלט מה להשאיר בחוץ: כל קבוצה מציעה Skip new ו-Skip updates. שתיהן אינן מסומנות כברירת מחדל, ולכן לא מדלגים על דבר אלא אם תבקש זאת — סמן Skip updates כדי להוסיף רק רשומות חדשות לגמרי ולהשאיר את אלה שהותאמו ללא שינוי, או Skip new כדי לעדכן את מה שכבר קיים אצלך מבלי להוסיף אף אחד.
5. פתח כל שורה כדי לראות את פרטיה — הערכים המקוריים שלה, השגיאות או סיבת הדילוג שלה, ועבור שורה שהותאמה גם את הרשומה שאליה הותאמה לצד הערכים מהקובץ שלך.
6. דלג על שורה, או על אוסף שורות, שאינך רוצה לייבא. הן יציגו Skipped by you ותוכל להחזיר אותן בכל רגע.
7. עבור שורה שדווחה כבלתי ניתנת לזיהוי, חזור לקובץ שלך והוסף את ה-Tax ID או את כתובת האימייל של איש הקשר שמבדילים בין המועמדים, ולאחר מכן העלה את הקובץ המתוקן.
8. כאשר לחצן הייבוא מציג את הספירה שאתה מצפה לה, בחר אותו כדי להתחיל את הייבוא.

שורות שמציגות Exists

שורה מציגה Exists כאשר היא תואמת לרשומה שהקובץ שלך לא היה משנה בה דבר — כל ערך שהיא נושאת כבר קיים ברשומה. השורות האלה אינן נכתבות ואינן נספרות כעדכונים. כדאי לדעת זאת לפני שתריץ מחדש קובץ שכבר ייבאת: במקום עמוד מלא בעדכונים, אתה מקבל דיווח ברור שאין מה לעשות.

לחצן הייבוא סופר את מה שייכתב בפועל

לחצן הייבוא סופר רק את השורות שהתוצאה שלהן היא New או Update — שורות Skipped ו-Exists נותרות מחוצה לו, מפני שלא ייכתב עבורן דבר. אם הספירה הזו מגיעה לאפס, הייבוא מושבת והאשף מסביר מדוע, יחד עם פירוט הסיבות של השורות. החלטה יכולה לגרום לכך וגם לבטל זאת: סמן Skip updates בקובץ שכל שורותיו תואמות לרשומות קיימות ולא יישאר דבר לייבוא; בטל את הסימון והספירה חוזרת.

שינוי החלטה מעדכן את כל מה שעל המסך בבת אחת — התוויות, ספירות הסינון, התוצאה והסיבה של כל שורה, והלחצן — כך שתוכל לנסות החלטה, לראות את השפעתה ולשנות את דעתך בלי להמתין ובלי לחזור שלב אחורה. דילוג על שורה שבחרת לדלג עליה הפיך באותה מידה; שורה שדולגה משום שנכשלה בבדיקת תקינות, או בעקבות החלטה שהגדרת, אינה מציעה ביטול — לכן בטל במקרה זה את ההחלטה עצמה.

לאחר מכן תצוגת התקדמות מראה עד כמה הייבוא התקדם וסכומים מתעדכנים עבור שורות שנוצרו, עודכנו, דולגו ונכשלו, בהתאם להחלטות שהגדרת בשלב Review & Import.

קריאת התוצאות

כשההרצה מסתיימת, שלושה דברים בתוצאות ראויים לבדיקה. כל ישות משקיעה קיימת ששמה שונה משום ששורה בקובץ שלך התייחסה בבירור לאותו משקיע תחת שם חדש מדווחת עם שמה הקודם ועם שמה החדש. ישות שמספר שורות זוהו אליה נספרת פעם אחת תחת "נוצרו", והשורות הנותרות נרשמות כמותאמות במקום לנפח את ספירת הרשומות שנוצרו. ושורות שדולגו מפורטות עם הסיבה שלהן ונספרות בנפרד משורות שנכשלו בעת הכתיבה, כך שקל להבחין בין שורה שעליך לתקן בקובץ לבין שגיאה במהלך הייבוא עצמו.

תיקון וייבוא מחדש של שורות שלא נכנסו

כאשר ייבוא מסתיים עם שורות שדולגו או שנכשלו, מופיע לחצן Download Error Report. הדוח מכיל רק את השורות האלה, שומר על העמודות המקוריות שלך, ומוסיף הודעה עבור כל שורה בנוסף למספר השורה המקורי כך שתוכל למצוא אותה בקובץ המקור שלך. תקן את הערכים — לרוב על ידי הוספת שם, Tax ID או כתובת אימייל של איש קשר — הסר את עמודות מספר השורה והשגיאה הנוספות, וייבא מחדש את הקובץ המתוקן. הייבוא מחדש בטוח: שורות שמותאמות כעת לאיש קשר או לישות קיימים מעדכנות אותם במקום ליצור עותק שני, ושורות שאינן דורשות שינוי כלל חוזרות כ-Exists.

ודא שזה עבד

כשהייבוא מסתיים תוכל לבחור View Contacts כדי לפתוח את רשימת אנשי הקשר שלך, Import More כדי להריץ קובץ נוסף, או Done כדי לסגור את האשף. ודא שאנשי הקשר שייבאת מופיעים ברשימת אנשי הקשר ושהישויות המשקיעות שלהם מוצגות בעמוד הישויות המשקיעות עם הפרטים שמיפית — לרבות כל ישות ששמה דווח בתוצאות כמי ששונה. אם שורה לא יובאה כמצופה, הורד את דוח השגיאות כדי להבין מדוע, או פנה אל הצוות שלנו לקבלת עזרה.