- אילו פורמטים של קבצים ניתן לייבא?
- קבצי CSV (.csv) ו-Excel מודרני (.xlsx). קבצי .xls ישנים אינם נתמכים — פתח אותם ב-Excel ושמור כ-.xlsx תחילה. אם לחוברת עבודה יש מספר גיליונות, אתה בוחר גיליון אחד לייבוא.
- האם עליי לתת לעמודות שלי שמות בדיוק כמו השדות של Covercy One?
- לא. האשף מתאים את העמודות שלך לשדות בפלטפורמה באופן אוטומטי ומציג ציון ביטחון. תוכל לעקוף כל התאמה בשלב Map Fields, ותוכל להוריד תבנית כדי להתחיל מהכותרות הצפויות — היא מגיעה כקובץ Excel (.xlsx) שהכותרות שלו הן אלה של הייבוא שממנו פתחת את האשף.
- מדוע שורות מסוימות לא יצרו איש קשר?
- שורה יוצרת איש קשר רק כאשר היא נושאת כתובת אימייל וגם שם פרטי וגם שם משפחה. אימייל ללא שם, או שם בן מילה אחת, אינו יוצר איש קשר — השורה מסומנת עם סיבה, והישות המשקיעה שלה עדיין מיובאת. מפה עמודת Full Name ו-Covercy One יפצל אותה לשם פרטי ולשם משפחה; עמודות First Name ו-Last Name מפורשות גוברות על Full Name.
- האם אוכל לראות מה הייבוא יבצע לפני שהוא רץ?
- כן. שלב Analyze & Decide בודק את הקובץ שלך אל מול סביבת העבודה שלך מבלי לכתוב דבר, ומציג כמה אנשי קשר וישויות משקיעות הם חדשים, כמה יעודכנו וכמה מסומנים לבדיקה מעמיקה יותר. תוכל להיכנס לכל ספירה כדי לראות את השורות המדויקות בקובץ לפני שתמשיך, וזהו המקום היחיד שבו אתה מחליט אם ליצור ואם לעדכן — דבר אינו שואל אותך שוב שורה-שורה לאחר מכן.
- מה קורה אם איש קשר שאני מייבא כבר קיים?
- אנשי קשר קיימים מותאמים לפי כתובת אימייל, ולכן שורה שהאימייל שלה כבר קיים במערכת מעדכנת את אותו אדם גם כאשר השם שונה. בשלב Analyze & Decide אתה מחליט, באמצעות תיבות סימון עצמאיות של create ו-update, אם להוסיף אנשי קשר חדשים ואם לעדכן את אלה שהותאמו. עדכון ממזג ערכים שאינם ריקים מהקובץ שלך, ותאים ריקים לא ידרסו ערכים שכבר קיימים אצל איש הקשר. אין אפשרות ליצור כפילות.
- האם הייבוא ייצור ישויות משקיעות כפולות?
- לא. שורה מותאמת לישות קיימת לפי Tax ID, או לפי שם הישות כאשר השם מזהה משקיע יחיד — ו-Entity Type משמש רק כדי לשלול התאמה כאשר שני הצדדים מציינים סוגים שונים. חזרות בתוך הקובץ שלך מותאמות באותו אופן, כך שקובץ עם שורה אחת לכל תשלום מפיק ישות אחת לכל משקיע ולא אחת לכל שורה. במקום שבו שורה עשויה להתייחס ליותר ממשקיע אחד, מדלגים עליה עם סיבה במקום לנחש.
- לקובץ שלי יש שורה אחת לכל תשלום — האם עליי לכווץ אותו קודם?
- לא. ייבא את היומן כמות שהוא. שורות שחוזרות על אותו משקיע מתלכדות לישות משקיעה אחת, ושורות שחוזרות על אותו אימייל מתלכדות לאיש קשר אחד, בין אם הרשומות האלה היו קיימות קודם לכן ובין אם לאו. התוצאות סופרות כל ישות פעם אחת תחת "נוצרו" ומדווחות על השורות החוזרות כמותאמות.
- מה קורה כאשר שני משקיעים חולקים את אותו שם?
- אם השורה שלך נושאת Tax ID השונה מזה של הישות הקיימת, הם נחשבים למשקיעים שונים: נוצרת ישות חדשה והשורה מסומנת כדי שתדע שהשם משותף כעת. אם דבר בשורה אינו מבדיל בין המשקיעים בעלי אותו שם, מדלגים על השורה כולה עם סיבה המציינת את המועמדים — הוסף Tax ID או את כתובת האימייל של המשקיע לאותה שורה וייבא אותה שוב.
- אילו סוגי ישויות משקיעות ניתן לייבא?
- מפה עמודת Entity Type כדי להגדיר את הצורה המשפטית של כל ישות — Individual, LLC, LLP, LP, LTD, Trust, Corporation או Other. וריאציות נפוצות כגון "limited partnership" או "limited liability partnership" מזוהות גם הן. כאשר לשורה יש שם ישות אך אין Entity Type מזוהה, ישות חדשה שנוצרת מקבלת את הסוג Other.
- מה אם לשורה אין ישות?
- במהלך המיפוי אתה בוחר מה קורה לשורות ללא עמודות ישות: דלג על הישות וצור את איש הקשר בנפרד, או צור אוטומטית ישות Individual תוך שימוש בשם איש הקשר. שורות שאינן מציינות ישות כלל לעולם אינן מדולגות בשל משקיע שלא ניתן לזהות — איש הקשר שלהן מיובא כרגיל.
- האם אוכל לתקן שורות שדולגו או שנכשלו ולנסות שוב?
- כן. הורד את דוח השגיאות לאחר הייבוא, המפרט רק את השורות האלה עם הודעה עבור כל אחת. תקן את הערכים, הסר את עמודות מספר השורה והשגיאה שנוספו, וייבא מחדש את הקובץ המתוקן — שורות שמותאמות לרשומה קיימת מעדכנות אותה במקום ליצור עותק שני.
הכירו את Neo, שותף ה-GP מבוסס ה-AI שלכם.