Импортируйте существующих инвесторов и активы

К концу этого руководства Вы подготовите электронную таблицу так, чтобы её строки соответствовали уже имеющимся у Вас инвесторам, массово перенесёте контакты и их инвестирующие организации в Covercy One, сопоставите столбцы с нужными полями, увидите, что именно импорт сделает с каждой строкой, и выполните его.

Что можно импортировать

Мастер импорта переносит Ваши контакты и инвестирующие организации, к которым они относятся, из одного файла. Для каждой строки Вы можете сопоставить сведения о контакте (имя, адреса электронной почты, телефоны, теги, реферер) и сведения об организации (название организации, тип организации, Tax ID, адреса и любые определённые Вами пользовательские поля). Covercy One читает каждую строку как две независимые записи: контакт, определяемый по адресу электронной почты и требующий имени и фамилии, и инвестирующую организацию, определяемую по её названию, при этом Tax ID помогает различать инвесторов (строку без названия организации также можно определить только по Tax ID). Строка может содержать одно, другое или и то и другое — и несколько контактов могут быть связаны с одной и той же организацией, когда их строки указывают на неё.

Подготовьте файл так, чтобы строки сопоставлялись, а не дублировались

Covercy One построчно решает, существуют ли уже человек и инвестирующая организация, указанные в строке. Это решение определяют три элемента Вашего файла: адрес электронной почты и имя контакта, Entity Name организации и её Tax ID. Именно правильное заполнение этих столбцов перед загрузкой не даёт импорту создать вторую копию уже имеющегося инвестора или остановиться на строке, которую он не может разрешить.

Сопоставьте адрес электронной почты и полное имя для каждого человека

Строка создаёт или обновляет контакт только тогда, когда файл идентифицирует человека по адресу электронной почты и по имени и фамилии. Строка с электронной почтой, но без имени либо с именем из одного слова, контакт не создаёт: контакт для этой строки пропускается с указанием причины — не хватило идентифицирующих данных, — при этом инвестирующая организация из строки всё равно импортируется. Если в Вашем файле люди указаны в одном столбце Full Name, сопоставьте его: Covercy One разделит его на имя и фамилию, и это удовлетворит требование. Если в файле есть также отдельные столбцы First Name и Last Name, они имеют приоритет над Full Name.

Если Вы сопоставите Full Name вместе с First Name или Last Name, шаг сопоставления добавит к этим строкам предупреждение, объясняющее, как сочетаются все три поля: используются First Name и Last Name, а Full Name заполняет только те строки, где они пусты. Обычно это именно то, что нужно от файла, содержащего и то и другое, поэтому это примечание, а не то, что требует исправления.

Выделите каждой инвестирующей организации собственную строку и название и добавьте её Tax ID

Tax ID помогает сопоставить Ваш файл с уже имеющимися инвесторами, но он не уникален для одного инвестора. Две инвестирующие организации могут на законных основаниях иметь один и тот же Tax ID: например, физическое лицо и его отзывный траст или IRA, использующий SSN своего владельца. Вы можете внести обе в Covercy One вручную или через импорт, и импорт сохранит их как отдельные организации, не объединяя. Поэтому выделите каждой инвестирующей организации собственную строку (или строки) и собственное Entity Name и указывайте её Tax ID везде, где он у Вас есть.

Приоритет имеет Entity Name. Если Entity Name строки уже принадлежит инвестирующей организации в Вашем рабочем пространстве, строка сопоставляется с этой организацией, даже если у другой организации с иным названием тот же Tax ID. Если у сопоставленной организации ещё нет Tax ID, импорт заполнит его из Вашей строки.

Если ни у одной организации в Вашем рабочем пространстве нет названия из строки, но есть организация с её Tax ID под другим названием, Covercy One переименовывает эту организацию в название из Вашего файла, только если строка явно относится к тому же инвестору. Это означает, что организация уже была в Вашем рабочем пространстве до этого импорта, не записана с другим типом организации, а контакт строки уже связан с ней (или в строке нет контакта). Переименование отражается в результатах импорта с прежним и новым названием, поэтому его легко заметить в одном месте. Во всех остальных случаях строка создаёт новую инвестирующую организацию с тем же Tax ID, а существующая остаётся без изменений. Строка сопровождается предупреждением с названием организации, с которой у неё теперь общий Tax ID. Предупреждение не останавливает строку и не учитывается как пропуск или ошибка.

В пределах одного файла две строки с одинаковым Tax ID и разными Entity Name всегда становятся двумя инвестирующими организациями, в каком бы порядке они ни шли. Физическое лицо и его траст, указанные в одном файле, импортируются как две организации, каждая из которых связана с контактами из своих строк, и ни одна из них не переименовывается.

Разные Tax ID также разделяют инвесторов. Если строка содержит то же Entity Name, что и существующая организация, но другой Tax ID, из Вашей строки создаётся новая организация, а строка помечается, чтобы сообщить Вам, что название теперь совпадает с существующей организацией. Строка, содержащая только Tax ID и не содержащая Entity Name, сопоставляется с единственной организацией, у которой есть этот Tax ID. Если он есть у нескольких организаций, строка пропускается с причиной, в которой они перечислены. Если в Вашем рабочем пространстве его ни у кого нет, строка пропускается и Вам предлагается добавить юридическое название или исправить Tax ID вместо создания организации без названия.

Entity Type не определяет, кто есть кто

Entity Type больше не определяет, соответствует ли строка существующему инвестору. Он используется только для того, чтобы исключить соответствие: когда и Ваша строка, и существующая организация указывают тип и эти типы различаются, они остаются разными организациями. Пустой или нераспознанный Entity Type ничего не исключает, поэтому строка с названием организации и без типа всё равно может совпасть с уже имеющейся у Вас организацией. Если строка с Entity Name и пустым или несопоставленным Entity Type всё же создаёт новую организацию, она создаётся с типом Other: строка с названием компании или траста, но без типа, импортируется, а не отбрасывается и не записывается как физическое лицо.

Вам не нужно удалять дубликаты в электронной таблице

То же сопоставление применяется и между строками импортируемого файла, а не только к записям, уже имеющимся в рабочем пространстве. Если в Вашем файле название организации инвестора повторяется во многих строках — обычный вид реестра платежей или распределений, где на каждый платёж приходится одна строка, — импорт создаёт одну инвестирующую организацию на инвестора, а не одну на строку, независимо от того, существовал ли этот инвестор в Covercy One до запуска и насколько длинный файл. Строки с одним и тем же адресом электронной почты точно так же сводятся к одному контакту, а строки, где организация указана вместе с контактом, попадают в ту же организацию, что и строки, где она указана без контакта.

Единственный случай, когда повторяющееся название намеренно разделяется, — это две строки с одинаковым Entity Name и разными Entity Type: они по-прежнему дают две организации, что обычно и требуется.

Строки, которые нельзя разрешить надёжно, пропускаются целиком

Если строка называет инвестора, которого нельзя определить с уверенностью, Covercy One пропускает всю строку, а не импортирует её наполовину: из этой строки не создаётся, не сопоставляется, не обновляется и не связывается ни контакт, ни инвестирующая организация. Это происходит, когда двух одноимённых инвесторов невозможно различить, а адрес электронной почты контакта в строке не указывает ни на одного из них; когда контакт строки противоречит человеку, уже указанному в одноимённой индивидуальной организации; когда Tax ID строки указывает более чем на одного существующего инвестора; или когда адрес электронной почты строки принадлежит двум разным существующим контактам. Каждый пропуск сопровождается понятной причиной, отображается на строке на шаге проверки и попадает в загружаемый отчёт об ошибках, чтобы Вы могли исправить файл и импортировать его снова.

Три шага мастера импорта

Мастер проведёт Вас через три шага: Upload File, Map Columns и Review & Import. Вы можете в любой момент вернуться к предыдущему шагу, чтобы внести изменения, и ничего не записывается в Ваше рабочее пространство, пока Вы не запустите импорт на последнем шаге — там же Вы видите, что импорт сделает с каждой строкой, и решаете, что оставить за рамками.

Шаг 1. Загрузите ваш файл

1. Откройте мастер импорта из таблицы контактов и начните с шага Upload File.
2. Перетащите файл в область загрузки или нажмите, чтобы выбрать его. Поддерживаемые форматы — CSV (.csv) и Excel (.xlsx).
3. Если Ваш файл — книга Excel с несколькими листами, выберите один лист для импорта.
4. Убедитесь, что флажок first row is a header соответствует Вашему файлу, затем просмотрите предварительный вид первых строк и количество строк и столбцов.
5. Нажмите Next, чтобы перейти к сопоставлению столбцов.

Шаг 2. Сопоставьте столбцы

На шаге Map Columns Вы указываете Covercy One, какой столбец Вашего файла заполняет каждое поле. Поля сгруппированы в разделы по тому, что они описывают — Contact, Investing Entity и Investing Entity Address, — и каждый раздел показывает, сколько его полей сопоставлено. Определённые Вами пользовательские поля находятся внутри того раздела, к которому относятся, после его стандартных полей, а не в отдельной группе.

У каждого поля ровно один статус, поэтому Вы сразу видите, что ещё требует внимания: Auto — столбец, который Covercy One сопоставил и принял сам, Manual — столбец, выбранный Вами, Suggested — близкое совпадение, ожидающее Вашего подтверждения, Required (выделено) — обязательное поле, для которого столбец ещё не выбран, и Not mapped — всё остальное.

1. Пройдите по разделам Contact, Investing Entity и Investing Entity Address, проверяя статус каждого поля и примеры значений под его списком выбора столбца.
2. Если у поля статус Suggested, нажмите Use, чтобы принять предложенный столбец одним щелчком — это сохранит ровно то сопоставление, которое Вы могли бы выбрать сами, после чего поле получит статус Manual. Либо откройте список и выберите другой столбец.
3. Сопоставьте адрес электронной почты контакта вместе с именем — либо First Name и Last Name, либо один столбец Full Name, — чтобы строки могли создавать контакты.
4. Сопоставьте поля организации, такие как Entity Name, Entity Type, Tax ID Number, Tax ID Type и адреса.
5. Выберите Skip this column для любого столбца, который не нужно переносить.
6. Проверьте сводку над разделами — сколько столбцов Вашего файла сопоставлено и сколько нет — и оранжевую панель Unmapped Columns под ними, где перечислены столбцы, которые будут пропущены, если Вы их не сопоставите.
7. Нажмите Next, чтобы продолжить.

Электронная почта, телефоны и адреса — повторяемые блоки

Адреса электронной почты и телефоны начинаются как один блок — одна строка Email (Primary) и одна строка Email Label, а кнопка Add another email открывает следующий; телефоны устроены так же, со строкой добавочного номера рядом с каждым номером. Первый адрес электронной почты и первый телефон по определению являются основными, поэтому поля Is Primary для сопоставления нет. Если в Вашем файле есть столбец вроде «Email 2», который Covercy One уже сопоставил с последующим блоком, этот блок показывается сразу вместе с готовым сопоставлением.

Адрес — это один блок со списком Type (Physical по умолчанию, либо Mailing или Registered, каждый используется один раз) над строками Address, Line 2, City, State, Postal Code и Country. Используйте Add another address, чтобы открыть блок для следующего неиспользованного типа. При смене типа блока сопоставленные в него столбцы сохраняются, поэтому тип можно исправить, не выполняя сопоставление заново.

Выберите, как обрабатывать строки без организации

При сопоставлении Вы решаете, что происходит со строками, в которых нет собственной организации. Для строк без столбцов организации выберите Skip - create contact without entity или Auto-create Individual entity (uses contact name). Этот выбор влияет только на такие строки — строки, в которых организация указана, сопоставляются с Вашим рабочим пространством так, как описано выше. Это также единственная настройка импорта на данном шаге: шаг показывает только те параметры, которые действительно используются этим импортом, поэтому здесь больше нечего настраивать и ничего не скрыто ниже. Будут ли существующие записи созданы, обновлены или оставлены без изменений, решается на шаге Review & Import.

Шаг 3. Проверка и импорт

Шаг Review & Import сверяет Ваш файл с тем, что уже есть в рабочем пространстве, — пока ничего не записывая, — а затем показывает результат дважды: в виде итоговых чисел вверху и построчно в таблице ниже. У каждой строки ровно один исход: New (импорт её создаст), Update (обновит уже имеющуюся запись), Skipped (не будет импортирована) или Exists (подходящая запись уже есть, поэтому записывать нечего). Наведите указатель на статус строки или перейдите к нему с клавиатуры, чтобы увидеть, почему он такой: причину пропуска, тот факт, что запись уже есть, или то, что импорт сделает с контактом и инвестирующей организацией в этой строке.

1. Прочитайте компактную строку по каждой группе записей — Contacts и Investing Entities, — в которой на каждый исход есть метка с количеством для этой группы. Нажмите на метку, чтобы отфильтровать таблицу по учтённым в ней строкам.
2. Используйте кнопки фильтров All, New, Update, Skipped и Exists, на каждой из которых указано количество охватываемых строк, чтобы проходить файл группа за группой.
3. По умолчанию таблица показывает номер строки, статус и первые четыре сопоставленных Вами столбца. Чтобы увидеть больше данных из файла, откройте меню таблицы (⋯) и выберите Columns: там перечислены все столбцы Вашего файла — сопоставленные по названию поля, несопоставленные по Вашему заголовку, — и каждый из них можно показать или скрыть. Reset to default возвращает столбцы по умолчанию. Ваш выбор сохраняется, пока Вы находитесь на этом шаге, и сбрасывается, если Вы вернётесь к шагу Map Columns или заново откроете мастер.
4. Решите, что оставить за рамками: для каждой группы доступны Skip new и Skip updates. По умолчанию оба флажка сняты, поэтому ничего не пропускается, пока Вы этого не попросите: установите Skip updates, чтобы добавить только совершенно новые записи и не трогать сопоставленные, либо Skip new, чтобы обновить уже имеющееся, никого не добавляя.
5. Откройте любую строку, чтобы увидеть её подробности — исходные значения, ошибки или причину пропуска, а для сопоставленной строки — найденную запись рядом со значениями из Вашего файла.
6. Пропустите строку или выбранные строки, которые Вы не хотите импортировать. Они получат статус Skipped by you, и Вы можете вернуть их в любой момент.
7. Для строки, отмеченной как неразрешимая, вернитесь к файлу и добавьте Tax ID или адрес электронной почты контакта, который отличает кандидатов друг от друга, а затем загрузите исправленный файл.
8. Когда кнопка импорта покажет ожидаемое количество, нажмите её, чтобы запустить импорт.

Строки со статусом Exists

Строка получает статус Exists, когда она совпадает с записью, которую Ваш файл никак не изменил бы: каждое её значение уже есть в записи. Такие строки не записываются и не учитываются как обновления. Это стоит знать перед повторным запуском файла, который Вы уже импортировали: вместо страницы обновлений Вы получите понятный отчёт о том, что делать нечего.

Кнопка импорта считает то, что действительно будет записано

Кнопка импорта считает только строки с исходом New или Update — строки Skipped и Exists в неё не входят, поскольку для них ничего не будет записано. Если это число достигает нуля, импорт отключается, а мастер объясняет причину и приводит разбивку по причинам для строк. Решение может привести к этому и отменить это: установите Skip updates для файла, все строки которого совпадают с существующими записями, и импортировать станет нечего; снимите флажок — и число вернётся.

Изменение решения обновляет всё на экране сразу — метки, счётчики фильтров, исход и причину каждой строки, а также кнопку, — поэтому Вы можете попробовать решение, увидеть его эффект и передумать, не ожидая и не возвращаясь на шаг назад. Пропуск строки, которую Вы решили пропустить, так же обратим; строка, пропущенная из-за непройденной проверки или из-за заданного Вами решения, отмены не предлагает — в этом случае отмените само решение.

Затем индикатор хода выполнения показывает, насколько продвинулся импорт, и текущие итоги по созданным, обновлённым, пропущенным и неудавшимся строкам в соответствии с решениями, заданными Вами на шаге Review & Import.

Как читать результаты

После завершения запуска в результатах стоит проверить три вещи. Каждая существующая инвестирующая организация, переименованная потому, что строка Вашего файла явно относилась к тому же инвестору под новым названием, отражается с прежним и новым названием. Организация, к которой было отнесено несколько строк, учитывается один раз как созданная, а остальные строки отражаются как сопоставленные и не завышают число созданных. А пропущенные строки перечисляются с указанием причины и учитываются отдельно от строк, которые не удалось записать, поэтому строку, требующую исправления в файле, легко отличить от ошибки во время самого импорта.

Исправьте и повторно импортируйте строки, которые не прошли

Когда импорт завершается с пропущенными или неудавшимися строками, появляется кнопка Download Error Report. Отчёт содержит только эти строки, сохраняет Ваши исходные столбцы и добавляет сообщение для каждой строки, а также исходный номер строки, чтобы Вы могли найти её в исходном файле. Исправьте значения — чаще всего добавив имя, Tax ID или адрес электронной почты контакта, — удалите дополнительные столбцы с номером строки и ошибкой и повторно импортируйте исправленный файл. Повторный импорт безопасен: строки, которые теперь совпадают с существующим контактом или организацией, обновляют их, а не создают вторую копию, а строки, в которых менять нечего, возвращаются со статусом Exists.

Проверьте результат

После завершения импорта Вы можете выбрать View Contacts, чтобы открыть список контактов, Import More, чтобы обработать ещё один файл, или Done, чтобы закрыть мастер. Убедитесь, что импортированные контакты появились в списке контактов, а их инвестирующие организации отображаются на странице инвестирующих организаций с сопоставленными Вами данными — включая любую организацию, переименование которой было отражено в результатах. Если строка импортировалась не так, как ожидалось, скачайте отчёт об ошибках, чтобы понять причину, или обратитесь за помощью к нашей команде.