Εισαγάγετε τους υπάρχοντες επενδυτές και τις συμμετοχές σας | Covercy
Ξεκινώντας
Εισαγάγετε τους υπάρχοντες επενδυτές και τις συμμετοχές σας
Μεταφέρετε τις υπάρχουσες επαφές και τις επενδυτικές οντότητές σας στο Covercy One μαζικά από αρχείο CSV ή Excel και προετοιμάστε το αρχείο ώστε οι γραμμές του να αντιστοιχιστούν στους επενδυτές που ήδη έχετε αντί να τους διπλασιάσουν.
Μέχρι το τέλος αυτού του οδηγού θα έχετε προετοιμάσει ένα υπολογιστικό φύλλο ώστε οι γραμμές του να ταιριάζουν με τους επενδυτές που ήδη έχετε, θα έχετε μεταφέρει τις επαφές σας και τις επενδυτικές οντότητές τους στο Covercy One μαζικά, θα έχετε αντιστοιχίσει τις στήλες σας στα σωστά πεδία, θα έχετε δει ακριβώς τι θα κάνει η εισαγωγή και θα την έχετε εκτελέσει.
Note
Η εισαγωγή επαφών και επενδυτικών οντοτήτων είναι μια εργασία του GP που εκτελείται στον χώρο εργασίας της εταιρείας σας. Πριν ξεκινήσετε, έχετε τα δεδομένα σας έτοιμα σε ένα ενιαίο αρχείο CSV (.csv) ή σύγχρονο Excel (.xlsx). Εάν μια ενέργεια δεν είναι διαθέσιμη, ζητήστε από έναν διαχειριστή του χώρου εργασίας να σας παραχωρήσει πρόσβαση.
Τι μπορείτε να εισαγάγετε
Ο οδηγός εισαγωγής μεταφέρει τις επαφές σας και τις επενδυτικές οντότητες στις οποίες ανήκουν από ένα ενιαίο αρχείο. Για κάθε γραμμή μπορείτε να αντιστοιχίσετε τα στοιχεία της επαφής (όνομα, email, τηλέφωνα, ετικέτες, παραπέμπων) και τα στοιχεία της οντότητας (όνομα οντότητας, τύπος οντότητας, Tax ID, διευθύνσεις και όποια προσαρμοσμένα πεδία έχετε ορίσει). Το Covercy One διαβάζει κάθε γραμμή ως δύο ανεξάρτητες εγγραφές: μια επαφή, που ταυτοποιείται από τη διεύθυνση email και απαιτεί όνομα και επώνυμο, και μια επενδυτική οντότητα, που ταυτοποιείται από το όνομά της ή από το Tax ID της. Μια γραμμή μπορεί να περιέχει το ένα, το άλλο ή και τα δύο — και πολλές επαφές μπορούν να συνδεθούν με την ίδια οντότητα όταν οι γραμμές τους παραπέμπουν σε αυτήν.
Tip
Εάν δεν είστε βέβαιοι για το πώς να διαμορφώσετε το αρχείο σας, χρησιμοποιήστε το Download Template στο πρώτο βήμα του οδηγού. Σας παρέχει ένα αρχείο Excel () με τις αναμενόμενες κεφαλίδες στηλών και ενδεικτικές γραμμές, ενώ οι κεφαλίδες αυτές προέρχονται από την εισαγωγή από την οποία ανοίξατε τον οδηγό — έτσι, αυτό που λαμβάνετε αντιστοιχεί στην εισαγωγή που πρόκειται να εκτελέσετε.
.xlsx
Προετοιμάστε το αρχείο σας ώστε οι γραμμές να αντιστοιχίζονται αντί να διπλασιάζονται
Το Covercy One αποφασίζει, γραμμή προς γραμμή, εάν το πρόσωπο και η επενδυτική οντότητα που αναφέρει μια γραμμή υπάρχουν ήδη. Τρία στοιχεία του αρχείου σας καθορίζουν αυτή την απόφαση: η διεύθυνση email και το όνομα της επαφής, το Entity Name της οντότητας και το Tax ID της. Το να είναι σωστές αυτές οι στήλες πριν από τη μεταφόρτωση είναι που αποτρέπει μια εισαγωγή από το να δημιουργήσει δεύτερο αντίγραφο ενός επενδυτή που ήδη έχετε ή από το να σταματήσει σε μια γραμμή που δεν μπορεί να επιλύσει.
Αντιστοιχίστε ένα email και ένα πλήρες όνομα για κάθε πρόσωπο
Μια γραμμή δημιουργεί ή ενημερώνει μια επαφή μόνο όταν το αρχείο ταυτοποιεί το πρόσωπο με διεύθυνση email και με όνομα και επώνυμο. Μια γραμμή με email αλλά χωρίς όνομα, ή με μονολεκτικό όνομα, δεν δημιουργεί επαφή — η επαφή παραλείπεται για τη γραμμή αυτή με αιτιολογία ότι έλειπαν τα στοιχεία ταυτοποίησης, ενώ η επενδυτική οντότητα της γραμμής εξακολουθεί να εισάγεται. Εάν το αρχείο σας καταγράφει τα πρόσωπα σε μία στήλη Full Name, αντιστοιχίστε την: το Covercy One τη διαχωρίζει σε όνομα και επώνυμο, και αυτό ικανοποιεί την απαίτηση. Όπου το αρχείο σας διαθέτει και ξεχωριστές στήλες First Name και Last Name, αυτές υπερισχύουν του Full Name.
Tip
Η αντιστοίχιση μόνο μιας στήλης email δεν αρκεί πλέον για να εισαχθούν πρόσωπα. Βεβαιωθείτε ότι έχει αντιστοιχιστεί μια στήλη ονόματος — είτε ένα ζεύγος First Name και Last Name, είτε μια στήλη Full Name — πριν εγκαταλείψετε το βήμα Map Fields.
Προσθέστε Tax ID όπου το έχετε
Το Tax ID ταυτοποιεί έναν επενδυτή από μόνο του, γεγονός που το καθιστά τον πιο αξιόπιστο τρόπο για να ευθυγραμμίσετε ένα υπολογιστικό φύλλο με εγγραφές που ήδη έχετε. Όταν το Tax ID μιας γραμμής ταιριάζει με επενδυτική οντότητα που υπάρχει ήδη στον χώρο εργασίας σας, το Covercy One τη θεωρεί τον ίδιο επενδυτή ακόμη και όταν το αποθηκευμένο όνομα διαφέρει, και ενημερώνει το όνομα της οντότητας με το όνομα του αρχείου σας — η μετονομασία αναφέρεται στα αποτελέσματα της εισαγωγής, με το προηγούμενο και το νέο όνομα, ώστε να την εντοπίσετε σε ένα σημείο.
Ισχύει και το αντίστροφο. Όπου μια γραμμή φέρει το ίδιο Entity Name με υπάρχουσα οντότητα αλλά διαφορετικό Tax ID, οι δύο αντιμετωπίζονται ως διαφορετικοί επενδυτές: δημιουργείται νέα οντότητα από τη γραμμή σας και η γραμμή επισημαίνεται για να σας ενημερώσει ότι το όνομα είναι πλέον κοινό με υπάρχουσα οντότητα. Μια γραμμή που φέρει μόνο Tax ID και κανένα Entity Name αντιστοιχίζεται αποκλειστικά βάσει αυτού του Tax ID· εάν τίποτα στον χώρο εργασίας σας δεν το φέρει, η γραμμή παραλείπεται και σας ζητείται να προσθέσετε τη νομική επωνυμία ή να διορθώσετε το Tax ID, αντί να δημιουργηθεί οντότητα χωρίς όνομα.
Το Entity Type δεν καθορίζει ποιος είναι ποιος
Το Entity Type δεν καθορίζει πλέον εάν μια γραμμή αντιστοιχεί σε υπάρχοντα επενδυτή. Χρησιμοποιείται μόνο για να αποκλείσει μια αντιστοίχιση: όταν η γραμμή σας και μια υπάρχουσα οντότητα δηλώνουν και οι δύο τύπο και οι δύο τύποι διαφέρουν, διατηρούνται χωριστά ως διαφορετικές οντότητες. Ένα κενό ή μη αναγνωρίσιμο Entity Type δεν αποκλείει τίποτα, οπότε μια γραμμή που φέρει όνομα οντότητας χωρίς τύπο μπορεί να αντιστοιχιστεί στην οντότητα που ήδη έχετε. Όταν μια γραμμή με Entity Name και κενό ή μη αντιστοιχισμένο Entity Type δημιουργεί όντως νέα οντότητα, η οντότητα αυτή δημιουργείται με τύπο Other — μια γραμμή με επωνυμία εταιρείας ή καταπιστεύματος αλλά χωρίς τύπο εισάγεται, αντί να απορριφθεί ή να καταχωριστεί ως φυσικό πρόσωπο.
Δεν χρειάζεται να αφαιρέσετε τα διπλότυπα από το υπολογιστικό φύλλο σας
Η ίδια αντιστοίχιση εφαρμόζεται και ανάμεσα στις γραμμές του αρχείου που εισάγετε, όχι μόνο έναντι εγγραφών που υπάρχουν ήδη στον χώρο εργασίας σας. Εάν το αρχείο σας επαναλαμβάνει το όνομα οντότητας ενός επενδυτή σε πολλές γραμμές — τη συνήθη μορφή ενός καθολικού πληρωμών ή διανομών, με μία γραμμή ανά πληρωμή — η εισαγωγή παράγει μία επενδυτική οντότητα ανά επενδυτή και όχι μία ανά γραμμή, είτε ο επενδυτής αυτός υπήρχε στο Covercy One πριν από την εκτέλεση είτε όχι, και όσο μεγάλο κι αν είναι το αρχείο. Οι γραμμές που μοιράζονται μία διεύθυνση email καταλήγουν σε μία επαφή με τον ίδιο τρόπο, και οι γραμμές που αναφέρουν μια οντότητα μαζί με μια επαφή καταλήγουν στην ίδια οντότητα με τις γραμμές που την αναφέρουν χωρίς επαφή.
Η μοναδική περίπτωση όπου ένα επαναλαμβανόμενο όνομα διατηρείται σκόπιμα χωριστά είναι δύο γραμμές με το ίδιο Entity Name και διαφορετικό Entity Type — αυτές εξακολουθούν να παράγουν δύο οντότητες, κάτι που συνήθως είναι και η πρόθεσή σας.
Tip
Δεν χρειάζεται να συμπτύξετε μια εξαγωγή καθολικού σε μία γραμμή ανά επενδυτή πριν την εισαγάγετε. Εισαγάγετε το αρχείο ως έχει: τα αποτελέσματα μετρούν κάθε επενδυτική οντότητα μία φορά ως δημιουργημένη και αναφέρουν τις επαναλαμβανόμενες γραμμές ως αντιστοιχισμένες, ώστε τα πλήθη να αποτυπώνουν τι πραγματικά συνέβη.
Οι γραμμές που δεν μπορούν να επιλυθούν με ασφάλεια παραλείπονται ολόκληρες
Όταν μια γραμμή αναφέρει επενδυτή που δεν μπορεί να ταυτοποιηθεί με βεβαιότητα, το Covercy One παραλείπει ολόκληρη τη γραμμή αντί να εισαγάγει το μισό της — καμία επαφή και καμία επενδυτική οντότητα δεν δημιουργείται, δεν αντιστοιχίζεται, δεν ενημερώνεται και δεν συνδέεται από τη γραμμή αυτή. Αυτό συμβαίνει όταν δύο ομώνυμοι επενδυτές δεν μπορούν να διακριθούν και το email της επαφής της γραμμής δεν παραπέμπει σε κανέναν από τους δύο, όταν η επαφή της γραμμής έρχεται σε σύγκρουση με το πρόσωπο που έχει ήδη καταχωριστεί σε ομώνυμη ατομική οντότητα, ή όταν η διεύθυνση email της γραμμής ανήκει σε δύο διαφορετικές υπάρχουσες επαφές. Κάθε παράλειψη συνοδεύεται από σαφή αιτιολογία, εμφανίζεται στη γραμμή στο βήμα της ανασκόπησης και καταγράφεται στη λήψιμη αναφορά σφαλμάτων, ώστε να διορθώσετε το αρχείο και να το εισαγάγετε ξανά.
Warning
Όταν μια γραμμή παραλείπεται επειδή θα μπορούσε να εννοείται περισσότερος από ένας επενδυτής, η αιτιολογία κατονομάζει τους υποψήφιους και σας λέει τι θα τους ξεχώριζε — η προσθήκη ενός Tax ID ή του email επικοινωνίας του επενδυτή στη γραμμή αυτή είναι συνήθως η ταχύτερη λύση. Μια γραμμή που δεν αναφέρει καμία οντότητα δεν παραλείπεται ποτέ για αυτόν τον λόγο: η επαφή της εισάγεται κανονικά. Οι παραλειπόμενες γραμμές μετρώνται ως παραλειφθείσες, ποτέ ως αποτυχίες, και ποτέ δεν εμποδίζουν την εισαγωγή του υπόλοιπου αρχείου.
Τα τέσσερα βήματα του οδηγού εισαγωγής
Ο οδηγός σάς καθοδηγεί μέσα από τέσσερα βήματα: Upload File, Map Fields, Analyze & Decide και Review & Import. Μπορείτε να επιστρέψετε σε προηγούμενο βήμα ανά πάσα στιγμή για να κάνετε αλλαγές, και τίποτα δεν εγγράφεται στον χώρο εργασίας σας μέχρι να ξεκινήσετε την εισαγωγή στο τελευταίο βήμα.
Βήμα 1: Μεταφορτώστε το αρχείο σας
Ανοίξτε τον οδηγό εισαγωγής από τον πίνακα των επαφών σας και ξεκινήστε από το βήμα Upload File.
Σύρετε το αρχείο σας στην περιοχή μεταφόρτωσης ή κάντε κλικ για αναζήτηση. Οι υποστηριζόμενες μορφές είναι CSV (.csv) και Excel (.xlsx).
Εάν το αρχείο σας είναι βιβλίο εργασίας Excel με περισσότερα από ένα φύλλα, επιλέξτε το ένα φύλλο που θέλετε να εισαγάγετε.
Επιβεβαιώστε ότι το πλαίσιο ελέγχου first row is a header αντιστοιχεί στο αρχείο σας και έπειτα ελέγξτε την προεπισκόπηση των πρώτων γραμμών και το πλήθος γραμμών και στηλών.
Επιλέξτε Next για να συνεχίσετε στην αντιστοίχιση στηλών.
Warning
Τα παλαιά αρχεία Excel (.xls, η μορφή Excel 97-2003) δεν υποστηρίζονται. Ανοίξτε το αρχείο στο Excel και αποθηκεύστε το πρώτα ως .xlsx. Τα πολύ μεγάλα αρχεία επίσης απορρίπτονται — εάν το δικό σας είναι υπερβολικά μεγάλο, χωρίστε το σε μικρότερα αρχεία και εισαγάγετέ τα το ένα μετά το άλλο.
Βήμα 2: Αντιστοιχίστε τα πεδία σας
Στο βήμα Map Fields, το Covercy One προσπαθεί να αντιστοιχίσει κάθε στήλη του αρχείου σας σε ένα πεδίο της πλατφόρμας και εμφανίζει βαθμολογία εμπιστοσύνης για κάθε αντιστοίχιση. Οι βέβαιες αντιστοιχίσεις γίνονται δεκτές αυτόματα· οι στήλες για τις οποίες δεν υπάρχει βεβαιότητα επισημαίνονται ως προτάσεις προς επιβεβαίωση, και βασικές στήλες όπως το email και το όνομα οντότητας δεν αντιστοιχίζονται ποτέ αυτόματα βάσει αβέβαιης εικασίας.
Ελέγξτε κάθε αντιστοιχισμένη στήλη. Όπου μια αντιστοίχιση επισημαίνεται προς έλεγχο ή φέρει την ένδειξη Unmatched, ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε το σωστό πεδίο.
Αντιστοιχίστε το email της επαφής μαζί με ένα όνομα — είτε First Name και Last Name, είτε μία στήλη Full Name — ώστε οι γραμμές να μπορούν να δημιουργήσουν επαφές.
Αντιστοιχίστε τυχόν πρόσθετα πεδία επαφής, όπως επιπλέον email και τηλέφωνα. Μπορείτε να αντιστοιχίσετε πολλές στήλες email ή τηλεφώνου· η πρώτη κάθε είδους θεωρείται η κύρια.
Αντιστοιχίστε πεδία οντότητας όπως Entity Name, Entity Type, Tax ID Number, Tax ID Type και διευθύνσεις. Τα προσαρμοσμένα πεδία που έχετε ορίσει εμφανίζονται στη δική τους ομάδα.
Επιλέξτε Skip this column για κάθε στήλη που δεν θέλετε να εισαγάγετε.
Επιλέξτε Next για να συνεχίσετε.
Επιλέξτε πώς θα αντιμετωπιστούν οι γραμμές χωρίς οντότητα
Κατά την αντιστοίχιση αποφασίζετε τι συμβαίνει με τις γραμμές που δεν φέρουν δική τους οντότητα. Για γραμμές χωρίς στήλες οντότητας, επιλέξτε Skip - create contact without entity ή Auto-create Individual entity (uses contact name). Η επιλογή αυτή επηρεάζει μόνο εκείνες τις γραμμές — οι γραμμές που αναφέρουν οντότητα αντιστοιχίζονται με τον χώρο εργασίας σας όπως περιγράφεται παραπάνω. Είναι επίσης η μοναδική επιλογή εισαγωγής σε αυτό το βήμα: το βήμα παρουσιάζει μόνο τις επιλογές που χρησιμοποιεί πραγματικά η συγκεκριμένη εισαγωγή, επομένως δεν υπάρχει τίποτε άλλο να ρυθμίσετε εδώ ούτε κάτι κρυμμένο πιο κάτω. Το εάν οι υπάρχουσες εγγραφές θα δημιουργηθούν ή θα ενημερωθούν αποφασίζεται στο επόμενο βήμα.
Βήμα 3: Αναλύστε και αποφασίστε
Το βήμα Analyze & Decide ελέγχει το αρχείο σας έναντι όσων υπάρχουν ήδη στον χώρο εργασίας σας — χωρίς να εγγράφει ακόμη τίποτα — ώστε να δείτε ακριβώς τι θα κάνει η εισαγωγή πριν τη δεσμευτείτε. Το Covercy One αναλύει τις επαφές και τις επενδυτικές οντότητες χωριστά και εμφανίζει, για καθεμία, πόσες εγγραφές είναι νέες (χωρίς υπάρχουσα αντιστοίχιση), πόσες θα αποτελέσουν ενημέρωση υπάρχουσας εγγραφής και πόσες είναι επισημασμένες για προσεκτικότερο έλεγχο (για παράδειγμα, μια γραμμή στην οποία λείπει το email ή το όνομα που απαιτείται για τη δημιουργία επαφής, ή μια γραμμή της οποίας ο επενδυτής δεν μπόρεσε να επιλυθεί).
Ελέγξτε τα πλήθη των νέων, των ενημερώσεων και των επισημασμένων που εμφανίζονται για τις επαφές σας και για τις επενδυτικές οντότητές σας.
Επιλέξτε οποιοδήποτε πλήθος για να δείτε αναλυτικά ποιες γραμμές του αρχείου καλύπτει, με αρίθμηση γραμμής και τις βασικές τους τιμές.
Για καθέναν από τους δύο τύπους εγγραφών, χρησιμοποιήστε τα ανεξάρτητα πλαίσια ελέγχου create και update για να αποφασίσετε εάν θα προστεθούν νέες εγγραφές και εάν θα ενημερωθούν οι αντιστοιχισμένες. Και τα δύο είναι ενεργοποιημένα από προεπιλογή.
Επιλέξτε Next για να συνεχίσετε στην ανασκόπηση.
Tip
Μια εγγραφή που αντιστοιχεί σε υπάρχουσα επαφή ή οντότητα δεν μετατρέπεται ποτέ σε δεύτερο αντίγραφο — το Covercy One την ενημερώνει ή την παραλείπει με βάση τις επιλογές σας εδώ, και δεν υπάρχει επιλογή δημιουργίας διπλότυπων. Απενεργοποιήστε το update για επαφές ή οντότητες εάν θέλετε μόνο να προσθέσετε εντελώς νέες εγγραφές και να αφήσετε ανέπαφες τις αντιστοιχισμένες· απενεργοποιήστε το create εάν θέλετε μόνο να ενημερώσετε εγγραφές που υπάρχουν ήδη. Εδώ είναι το μοναδικό σημείο όπου αποφασίζεται η δημιουργία έναντι της ενημέρωσης. Μια γραμμή της οποίας το email επικοινωνίας αντιστοιχεί σε κάποιον που υπάρχει ήδη στον χώρο εργασίας σας προχωρά ως ενημέρωση, διεπόμενη από τα πλαίσια ελέγχου που ορίζετε εδώ — δεν υπάρχει δεύτερος έλεγχος ανά γραμμή αργότερα στον οδηγό.
Βήμα 4: Ανασκόπηση και εισαγωγή
Το βήμα Review & Import εμφανίζει σύνοψη του πόσες γραμμές είναι έτοιμες για εισαγωγή και πόσες έχουν σφάλματα, μαζί με τα πλήθη νέων και υπαρχουσών επαφών και οντοτήτων. Κάθε γραμμή του πίνακα εμφανίζει κατάσταση: Ready, Update, Error ή εξαιρεμένη, εάν έχετε επιλέξει να την αφήσετε εκτός.
Χρησιμοποιήστε τις καρτέλες κατάστασης, All και Errors, για να εστιάσετε στις γραμμές που χρειάζονται προσοχή.
Ανοίξτε μια γραμμή Error για να δείτε τι δεν πάει καλά και επιλέξτε να την παραλείψετε ώστε να εξαιρεθεί από την εισαγωγή.
Ανοίξτε μια γραμμή Update για να συγκρίνετε τις τιμές που υπάρχουν ήδη στην εγγραφή με τις τιμές από το αρχείο σας και να δείτε ποιες θα χρησιμοποιηθούν. Πρόκειται για προεπισκόπηση — το εάν η γραμμή θα δημιουργηθεί, θα ενημερωθεί ή θα παραλειφθεί ακολουθεί την απόφαση που έχετε ήδη λάβει στο βήμα Analyze & Decide.
Για γραμμή που αναφέρεται ως μη επιλύσιμη, επιστρέψτε στο αρχείο σας και προσθέστε το Tax ID ή το email επικοινωνίας που ξεχωρίζει τους υποψήφιους, και έπειτα μεταφορτώστε το διορθωμένο αρχείο.
Όταν είστε έτοιμοι, επιλέξτε Start Import.
Note
Σε αυτό το βήμα δεν απομένει τίποτε να επιλυθεί ανά γραμμή. Η έναρξη της εισαγωγής δεν καθυστερεί από αντιστοιχισμένες γραμμές που περιμένουν κάποια απόφαση — μόνο τα σφάλματα εμφανίζουν προειδοποίηση και εξακολουθείτε να μπορείτε να επιλέξετε να εισαγάγετε μόνο τις έγκυρες γραμμές ή να ακυρώσετε.
Μια προβολή προόδου δείχνει πόσο έχει προχωρήσει η εισαγωγή και τρέχοντα σύνολα για τις γραμμές που δημιουργήθηκαν, ενημερώθηκαν, παραλείφθηκαν και απέτυχαν, σύμφωνα με τις επιλογές create και update που κάνατε στο βήμα Analyze & Decide. Εάν κάποιες γραμμές έχουν ακόμη ανεπίλυτα σφάλματα όταν ξεκινάτε, το Covercy One σας προειδοποιεί και σας επιτρέπει να εισαγάγετε μόνο τις έγκυρες γραμμές ή να ακυρώσετε. Εάν η ανάλυση δεν αφήνει τίποτα εισαγώγιμο, η εισαγωγή απενεργοποιείται και ο οδηγός εξηγεί γιατί, με ανάλυση των λόγων παράλειψης.
Διαβάστε τα αποτελέσματα
Όταν η εκτέλεση ολοκληρωθεί, αξίζει να ελέγξετε τρία πράγματα στα αποτελέσματα. Κάθε επενδυτική οντότητα της οποίας το όνομα ενημερώθηκε επειδή το Tax ID της ταίριαξε με γραμμή του αρχείου σας αναφέρεται με το προηγούμενο και το νέο της όνομα. Μια οντότητα στην οποία επιλύθηκαν πολλές γραμμές μετράται μία φορά ως δημιουργημένη, ενώ οι υπόλοιπες γραμμές καταγράφονται ως αντιστοιχισμένες αντί να διογκώνουν το πλήθος των δημιουργημένων. Και οι γραμμές που παραλείφθηκαν παρατίθενται με την αιτιολογία τους και μετρώνται χωριστά από τις γραμμές που απέτυχαν κατά την εγγραφή, ώστε μια γραμμή που πρέπει να διορθώσετε στο αρχείο να ξεχωρίζει εύκολα από ένα σφάλμα κατά την ίδια την εισαγωγή.
Διορθώστε και επανεισαγάγετε τις γραμμές που δεν πέρασαν
Όταν μια εισαγωγή ολοκληρώνεται με γραμμές που παραλείφθηκαν ή απέτυχαν, εμφανίζεται ένα κουμπί Download Error Report. Η αναφορά περιέχει μόνο τις γραμμές αυτές, διατηρεί τις αρχικές σας στήλες και προσθέτει ένα μήνυμα για κάθε γραμμή καθώς και τον αρχικό αριθμό γραμμής, ώστε να την εντοπίσετε στο αρχείο προέλευσης. Διορθώστε τις τιμές — συνήθως προσθέτοντας όνομα, Tax ID ή email επικοινωνίας — αφαιρέστε τις πρόσθετες στήλες αριθμού γραμμής και σφάλματος και επανεισαγάγετε το διορθωμένο αρχείο. Η επανεισαγωγή είναι ασφαλής: οι γραμμές που πλέον αντιστοιχούν σε υπάρχουσα επαφή ή οντότητα την ενημερώνουν αντί να δημιουργούν δεύτερο αντίγραφο.
Επαληθεύστε ότι λειτούργησε
Όταν η εισαγωγή ολοκληρωθεί, μπορείτε να επιλέξετε View Contacts για να ανοίξετε τη λίστα επαφών σας, Import More για να εκτελέσετε άλλο αρχείο ή Done για να κλείσετε τον οδηγό. Επιβεβαιώστε ότι οι εισαγόμενες επαφές σας εμφανίζονται στη λίστα επαφών και ότι οι επενδυτικές οντότητές τους εμφανίζονται στη σελίδα επενδυτικών οντοτήτων με τα στοιχεία που αντιστοιχίσατε — συμπεριλαμβανομένης κάθε οντότητας της οποίας η μετονομασία αναφέρθηκε στα αποτελέσματα. Εάν κάποια γραμμή δεν εισήχθη όπως αναμενόταν, κατεβάστε την αναφορά σφαλμάτων για να δείτε γιατί ή επικοινωνήστε με την ομάδα μας για βοήθεια.
Ποιες μορφές αρχείων μπορώ να εισαγάγω;
Αρχεία CSV (.csv) και σύγχρονα αρχεία Excel (.xlsx). Τα παλαιά αρχεία .xls δεν υποστηρίζονται — ανοίξτε τα στο Excel και αποθηκεύστε τα πρώτα ως .xlsx. Εάν ένα βιβλίο εργασίας έχει πολλά φύλλα, επιλέγετε ένα φύλλο για εισαγωγή.
Πρέπει να ονομάσω τις στήλες μου ακριβώς όπως τα πεδία του Covercy One;
Όχι. Ο οδηγός αντιστοιχίζει αυτόματα τις στήλες σας στα πεδία της πλατφόρμας και εμφανίζει βαθμολογία εμπιστοσύνης. Μπορείτε να παρακάμψετε οποιαδήποτε αντιστοίχιση στο βήμα Map Fields και μπορείτε να κατεβάσετε ένα πρότυπο για να ξεκινήσετε από τις αναμενόμενες κεφαλίδες — παρέχεται ως αρχείο Excel (.xlsx) του οποίου οι κεφαλίδες είναι εκείνες της εισαγωγής από την οποία ανοίξατε τον οδηγό.
Γιατί κάποιες γραμμές δεν δημιούργησαν επαφή;
Μια γραμμή δημιουργεί επαφή μόνο όταν φέρει διεύθυνση email καθώς και όνομα και επώνυμο. Ένα email χωρίς όνομα, ή ένα μονολεκτικό όνομα, δεν δημιουργεί επαφή — η γραμμή επισημαίνεται με αιτιολογία και η επενδυτική της οντότητα εξακολουθεί να εισάγεται. Αντιστοιχίστε μια στήλη Full Name και το Covercy One θα τη διαχωρίσει σε όνομα και επώνυμο· οι ρητές στήλες First Name και Last Name υπερισχύουν του Full Name.
Μπορώ να δω τι θα κάνει η εισαγωγή πριν εκτελεστεί;
Ναι. Το βήμα Analyze & Decide ελέγχει το αρχείο σας έναντι του χώρου εργασίας σας χωρίς να εγγράφει τίποτα και δείχνει πόσες επαφές και επενδυτικές οντότητες είναι νέες, πόσες θα ενημερωθούν και πόσες είναι επισημασμένες για προσεκτικότερο έλεγχο. Μπορείτε να δείτε αναλυτικά οποιοδήποτε πλήθος για να εντοπίσετε τις ακριβείς γραμμές του αρχείου πριν συνεχίσετε, και είναι το μοναδικό σημείο όπου αποφασίζετε αν θα γίνει δημιουργία και αν θα γίνει ενημέρωση — τίποτα δεν σας ρωτά ξανά ανά γραμμή στη συνέχεια.
Τι συμβαίνει εάν μια επαφή που εισάγω υπάρχει ήδη;
Οι υπάρχουσες επαφές αντιστοιχίζονται βάσει διεύθυνσης email, οπότε μια γραμμή της οποίας το email είναι ήδη καταχωρισμένο ενημερώνει το πρόσωπο αυτό ακόμη και όταν το όνομα διαφέρει. Στο βήμα Analyze & Decide αποφασίζετε, με ανεξάρτητα πλαίσια ελέγχου create και update, εάν θα προστεθούν νέες επαφές και εάν θα ενημερωθούν οι αντιστοιχισμένες. Η ενημέρωση συγχωνεύει τις μη κενές τιμές του αρχείου σας, και τα κενά κελιά δεν αντικαθιστούν τιμές που υπάρχουν ήδη στην επαφή. Δεν υπάρχει επιλογή δημιουργίας διπλότυπου.
Θα δημιουργήσει η εισαγωγή διπλότυπες επενδυτικές οντότητες;
Όχι. Μια γραμμή αντιστοιχίζεται σε υπάρχουσα οντότητα βάσει Tax ID, ή βάσει ονόματος οντότητας όταν το όνομα ταυτοποιεί έναν μόνο επενδυτή — και το Entity Type χρησιμοποιείται μόνο για να αποκλείσει μια αντιστοίχιση όταν οι δύο πλευρές δηλώνουν διαφορετικούς τύπους. Οι επαναλήψεις μέσα στο ίδιο σας το αρχείο αντιστοιχίζονται με τον ίδιο τρόπο, οπότε ένα αρχείο με μία γραμμή ανά πληρωμή παράγει μία οντότητα ανά επενδυτή και όχι μία ανά γραμμή. Όπου μια γραμμή θα μπορούσε να εννοεί περισσότερους από έναν επενδυτές, παραλείπεται με αιτιολογία αντί να γίνει εικασία.
Το αρχείο μου έχει μία γραμμή ανά πληρωμή — πρέπει να το συμπτύξω πρώτα;
Όχι. Εισαγάγετε το καθολικό ως έχει. Οι γραμμές που επαναλαμβάνουν τον ίδιο επενδυτή επιλύονται σε μία επενδυτική οντότητα, και οι γραμμές που επαναλαμβάνουν το ίδιο email επιλύονται σε μία επαφή, είτε οι εγγραφές αυτές υπήρχαν προηγουμένως είτε όχι. Τα αποτελέσματα μετρούν κάθε οντότητα μία φορά ως δημιουργημένη και αναφέρουν τις επαναλαμβανόμενες γραμμές ως αντιστοιχισμένες.
Τι συμβαίνει όταν δύο επενδυτές έχουν το ίδιο όνομα;
Εάν η γραμμή σας φέρει Tax ID διαφορετικό από εκείνο της υπάρχουσας οντότητας, αντιμετωπίζονται ως διαφορετικοί επενδυτές: δημιουργείται νέα οντότητα και η γραμμή επισημαίνεται ώστε να γνωρίζετε ότι το όνομα είναι πλέον κοινό. Εάν τίποτα στη γραμμή δεν ξεχωρίζει τους ομώνυμους επενδυτές, ολόκληρη η γραμμή παραλείπεται με αιτιολογία που κατονομάζει τους υποψήφιους — προσθέστε Tax ID ή το email επικοινωνίας του επενδυτή στη γραμμή αυτή και εισαγάγετέ τη ξανά.
Ποιους τύπους επενδυτικών οντοτήτων μπορώ να εισαγάγω;
Αντιστοιχίστε μια στήλη Entity Type για να ορίσετε τη νομική μορφή κάθε οντότητας — Individual, LLC, LLP, LP, LTD, Trust, Corporation ή Other. Αναγνωρίζονται επίσης συνήθεις παραλλαγές όπως "limited partnership" ή "limited liability partnership". Όταν μια γραμμή έχει όνομα οντότητας αλλά κανένα αναγνωρισμένο Entity Type, η νεοδημιουργούμενη οντότητα λαμβάνει τον τύπο Other.
Τι γίνεται εάν μια γραμμή δεν έχει οντότητα;
Κατά την αντιστοίχιση επιλέγετε τι συμβαίνει με τις γραμμές χωρίς στήλες οντότητας: παράλειψη της οντότητας και δημιουργία της επαφής μόνης της, ή αυτόματη δημιουργία οντότητας Individual με το όνομα της επαφής. Οι γραμμές που δεν αναφέρουν καμία οντότητα δεν παραλείπονται ποτέ λόγω μη επιλύσιμου επενδυτή — η επαφή τους εισάγεται κανονικά.
Μπορώ να διορθώσω τις γραμμές που παραλείφθηκαν ή απέτυχαν και να δοκιμάσω ξανά;
Ναι. Κατεβάστε την αναφορά σφαλμάτων μετά την εισαγωγή, η οποία παραθέτει μόνο τις γραμμές αυτές με ένα μήνυμα για καθεμία. Διορθώστε τις τιμές, αφαιρέστε τις πρόσθετες στήλες αριθμού γραμμής και σφάλματος και επανεισαγάγετε το διορθωμένο αρχείο — οι γραμμές που αντιστοιχούν σε υπάρχουσα εγγραφή την ενημερώνουν αντί να δημιουργούν δεύτερο αντίγραφο.
Γνωρίστε τον Neo, τον Co-GP σας με τεχνητή νοημοσύνη.