Εισαγάγετε τους υπάρχοντες επενδυτές και τις συμμετοχές σας

Μέχρι το τέλος αυτού του οδηγού θα έχετε προετοιμάσει ένα υπολογιστικό φύλλο ώστε οι γραμμές του να ταιριάζουν με τους επενδυτές που ήδη έχετε, θα έχετε μεταφέρει τις επαφές σας και τις επενδυτικές οντότητές τους στο Covercy One μαζικά, θα έχετε αντιστοιχίσει τις στήλες σας στα σωστά πεδία, θα έχετε δει ακριβώς τι θα κάνει η εισαγωγή σε κάθε γραμμή και θα την έχετε εκτελέσει.

Τι μπορείτε να εισαγάγετε

Ο οδηγός εισαγωγής μεταφέρει τις επαφές σας και τις επενδυτικές οντότητες στις οποίες ανήκουν από ένα ενιαίο αρχείο. Για κάθε γραμμή μπορείτε να αντιστοιχίσετε τα στοιχεία της επαφής (όνομα, email, τηλέφωνα, ετικέτες, παραπέμπων) και τα στοιχεία της οντότητας (όνομα οντότητας, τύπος οντότητας, Tax ID, διευθύνσεις και όποια προσαρμοσμένα πεδία έχετε ορίσει). Το Covercy One διαβάζει κάθε γραμμή ως δύο ανεξάρτητες εγγραφές: μια επαφή, που ταυτοποιείται από τη διεύθυνση email και απαιτεί όνομα και επώνυμο, και μια επενδυτική οντότητα, που ταυτοποιείται από το όνομά της, ενώ το Tax ID της βοηθά να διακρίνονται οι επενδυτές μεταξύ τους (μια γραμμή χωρίς όνομα οντότητας μπορεί επίσης να ταυτοποιηθεί μόνο από το Tax ID της). Μια γραμμή μπορεί να περιέχει το ένα, το άλλο ή και τα δύο — και πολλές επαφές μπορούν να συνδεθούν με την ίδια οντότητα όταν οι γραμμές τους παραπέμπουν σε αυτήν.

Προετοιμάστε το αρχείο σας ώστε οι γραμμές να αντιστοιχίζονται αντί να διπλασιάζονται

Το Covercy One αποφασίζει, γραμμή προς γραμμή, εάν το πρόσωπο και η επενδυτική οντότητα που αναφέρει μια γραμμή υπάρχουν ήδη. Τρία στοιχεία του αρχείου σας καθορίζουν αυτή την απόφαση: η διεύθυνση email και το όνομα της επαφής, το Entity Name της οντότητας και το Tax ID της. Το να είναι σωστές αυτές οι στήλες πριν από τη μεταφόρτωση είναι που αποτρέπει μια εισαγωγή από το να δημιουργήσει δεύτερο αντίγραφο ενός επενδυτή που ήδη έχετε ή από το να σταματήσει σε μια γραμμή που δεν μπορεί να επιλύσει.

Αντιστοιχίστε ένα email και ένα πλήρες όνομα για κάθε πρόσωπο

Μια γραμμή δημιουργεί ή ενημερώνει μια επαφή μόνο όταν το αρχείο ταυτοποιεί το πρόσωπο με διεύθυνση email και με όνομα και επώνυμο. Μια γραμμή με email αλλά χωρίς όνομα, ή με μονολεκτικό όνομα, δεν δημιουργεί επαφή — η επαφή παραλείπεται για τη γραμμή αυτή με αιτιολογία ότι έλειπαν τα στοιχεία ταυτοποίησης, ενώ η επενδυτική οντότητα της γραμμής εξακολουθεί να εισάγεται. Εάν το αρχείο σας καταγράφει τα πρόσωπα σε μία στήλη Full Name, αντιστοιχίστε την: το Covercy One τη διαχωρίζει σε όνομα και επώνυμο, και αυτό ικανοποιεί την απαίτηση. Όπου το αρχείο σας διαθέτει και ξεχωριστές στήλες First Name και Last Name, αυτές υπερισχύουν του Full Name.

Εάν αντιστοιχίσετε το Full Name μαζί με το First Name ή το Last Name, το βήμα της αντιστοίχισης τοποθετεί μια προειδοποίηση στις γραμμές αυτές για να σας εξηγήσει πώς συνδυάζονται τα τρία: χρησιμοποιούνται τα First Name και Last Name, ενώ το Full Name συμπληρώνει μόνο τις γραμμές όπου αυτά είναι κενά. Αυτό είναι συνήθως ακριβώς ό,τι περιμένετε από ένα αρχείο που περιέχει και τα δύο, επομένως πρόκειται για σημείωση και όχι για κάτι που πρέπει να διορθώσετε.

Δώστε σε κάθε επενδυτική οντότητα τη δική της γραμμή και το δικό της όνομα, και προσθέστε το Tax ID της

Το Tax ID βοηθά να ευθυγραμμίσετε το αρχείο σας με τους επενδυτές που ήδη έχετε, αλλά δεν είναι μοναδικό για κάθε επενδυτή. Δύο επενδυτικές οντότητες μπορούν θεμιτά να μοιράζονται το ίδιο: για παράδειγμα, ένα φυσικό πρόσωπο και το ανακλητό καταπίστευμά του (revocable trust), ή ένας λογαριασμός IRA που χρησιμοποιεί το SSN του δικαιούχου του. Μπορείτε να καταχωρίσετε και τις δύο στο Covercy One, χειροκίνητα ή μέσω εισαγωγής, και η εισαγωγή τις διατηρεί ως χωριστές οντότητες αντί να τις συγχωνεύσει. Γι' αυτό δώστε σε κάθε επενδυτική οντότητα τη δική της γραμμή (ή γραμμές) και το δικό της Entity Name, και προσθέστε το Tax ID της όπου το διαθέτετε.

Το Entity Name προηγείται. Όταν το Entity Name μιας γραμμής ανήκει ήδη σε επενδυτική οντότητα του χώρου εργασίας σας, η γραμμή αντιστοιχίζεται σε αυτή την οντότητα, ακόμη κι αν κάποια άλλη οντότητα φέρει το ίδιο Tax ID με διαφορετικό όνομα. Εάν η αντιστοιχισμένη οντότητα δεν έχει ακόμη Tax ID, η εισαγωγή το συμπληρώνει από τη γραμμή σας.

Όταν καμία οντότητα στον χώρο εργασίας σας δεν φέρει το όνομα της γραμμής, αλλά κάποια φέρει το Tax ID της με διαφορετικό όνομα, το Covercy One μετονομάζει αυτή την οντότητα με το όνομα του αρχείου σας μόνο όταν η γραμμή αφορά σαφώς τον ίδιο επενδυτή. Αυτό σημαίνει ότι η οντότητα υπήρχε ήδη στον χώρο εργασίας σας πριν από αυτή την εισαγωγή, δεν είναι καταχωρισμένη ως διαφορετικός τύπος οντότητας και η επαφή της γραμμής είναι ήδη συνδεδεμένη με αυτήν (ή η γραμμή δεν έχει επαφή). Η μετονομασία αναφέρεται στα αποτελέσματα της εισαγωγής με το προηγούμενο και το νέο όνομα, ώστε να την εντοπίσετε σε ένα σημείο. Σε κάθε άλλη περίπτωση η γραμμή δημιουργεί νέα επενδυτική οντότητα με το ίδιο Tax ID και αφήνει την υπάρχουσα ως είχε. Η γραμμή φέρει προειδοποίηση που κατονομάζει την οντότητα με την οποία μοιράζεται πλέον το Tax ID. Η προειδοποίηση δεν σταματά τη γραμμή και δεν μετράται ως παράλειψη ή αποτυχία.

Μέσα στο ίδιο αρχείο, δύο γραμμές με το ίδιο Tax ID και διαφορετικά Entity Names γίνονται πάντα δύο επενδυτικές οντότητες, με όποια σειρά κι αν εμφανίζονται. Ένα φυσικό πρόσωπο και το καταπίστευμά του που περιλαμβάνονται στο ίδιο αρχείο εισάγονται ως δύο οντότητες, καθεμία συνδεδεμένη με τις επαφές των δικών της γραμμών, και καμία δεν μετονομάζεται.

Τα διαφορετικά Tax ID επίσης κρατούν τους επενδυτές χωριστά. Όπου μια γραμμή φέρει το ίδιο Entity Name με υπάρχουσα οντότητα αλλά διαφορετικό Tax ID, δημιουργείται νέα οντότητα από τη γραμμή σας και η γραμμή επισημαίνεται για να σας ενημερώσει ότι το όνομα είναι πλέον κοινό με υπάρχουσα οντότητα. Μια γραμμή που φέρει μόνο Tax ID και κανένα Entity Name αντιστοιχίζεται στη μία οντότητα που φέρει αυτό το Tax ID. Εάν το φέρουν πολλές οντότητες, η γραμμή παραλείπεται με αιτιολογία που τις κατονομάζει. Εάν τίποτα στον χώρο εργασίας σας δεν το φέρει, η γραμμή παραλείπεται και σας ζητείται να προσθέσετε τη νομική επωνυμία ή να διορθώσετε το Tax ID, αντί να δημιουργηθεί οντότητα χωρίς όνομα.

Το Entity Type δεν καθορίζει ποιος είναι ποιος

Το Entity Type δεν καθορίζει πλέον εάν μια γραμμή αντιστοιχεί σε υπάρχοντα επενδυτή. Χρησιμοποιείται μόνο για να αποκλείσει μια αντιστοίχιση: όταν η γραμμή σας και μια υπάρχουσα οντότητα δηλώνουν και οι δύο τύπο και οι δύο τύποι διαφέρουν, διατηρούνται χωριστά ως διαφορετικές οντότητες. Ένα κενό ή μη αναγνωρίσιμο Entity Type δεν αποκλείει τίποτα, οπότε μια γραμμή που φέρει όνομα οντότητας χωρίς τύπο μπορεί να αντιστοιχιστεί στην οντότητα που ήδη έχετε. Όταν μια γραμμή με Entity Name και κενό ή μη αντιστοιχισμένο Entity Type δημιουργεί όντως νέα οντότητα, η οντότητα αυτή δημιουργείται με τύπο Other — μια γραμμή με επωνυμία εταιρείας ή καταπιστεύματος αλλά χωρίς τύπο εισάγεται, αντί να απορριφθεί ή να καταχωριστεί ως φυσικό πρόσωπο.

Δεν χρειάζεται να αφαιρέσετε τα διπλότυπα από το υπολογιστικό φύλλο σας

Η ίδια αντιστοίχιση εφαρμόζεται και ανάμεσα στις γραμμές του αρχείου που εισάγετε, όχι μόνο έναντι εγγραφών που υπάρχουν ήδη στον χώρο εργασίας σας. Εάν το αρχείο σας επαναλαμβάνει το όνομα οντότητας ενός επενδυτή σε πολλές γραμμές — τη συνήθη μορφή ενός καθολικού πληρωμών ή διανομών, με μία γραμμή ανά πληρωμή — η εισαγωγή παράγει μία επενδυτική οντότητα ανά επενδυτή και όχι μία ανά γραμμή, είτε ο επενδυτής αυτός υπήρχε στο Covercy One πριν από την εκτέλεση είτε όχι, και όσο μεγάλο κι αν είναι το αρχείο. Οι γραμμές που μοιράζονται μία διεύθυνση email καταλήγουν σε μία επαφή με τον ίδιο τρόπο, και οι γραμμές που αναφέρουν μια οντότητα μαζί με μια επαφή καταλήγουν στην ίδια οντότητα με τις γραμμές που την αναφέρουν χωρίς επαφή.

Η μοναδική περίπτωση όπου ένα επαναλαμβανόμενο όνομα διατηρείται σκόπιμα χωριστά είναι δύο γραμμές με το ίδιο Entity Name και διαφορετικό Entity Type — αυτές εξακολουθούν να παράγουν δύο οντότητες, κάτι που συνήθως είναι και η πρόθεσή σας.

Οι γραμμές που δεν μπορούν να επιλυθούν με ασφάλεια παραλείπονται ολόκληρες

Όταν μια γραμμή αναφέρει επενδυτή που δεν μπορεί να ταυτοποιηθεί με βεβαιότητα, το Covercy One παραλείπει ολόκληρη τη γραμμή αντί να εισαγάγει το μισό της — καμία επαφή και καμία επενδυτική οντότητα δεν δημιουργείται, δεν αντιστοιχίζεται, δεν ενημερώνεται και δεν συνδέεται από τη γραμμή αυτή. Αυτό συμβαίνει όταν δύο ομώνυμοι επενδυτές δεν μπορούν να διακριθούν και το email της επαφής της γραμμής δεν παραπέμπει σε κανέναν από τους δύο, όταν η επαφή της γραμμής έρχεται σε σύγκρουση με το πρόσωπο που έχει ήδη καταχωριστεί σε ομώνυμη ατομική οντότητα, όταν το Tax ID της γραμμής παραπέμπει σε περισσότερους από έναν υπάρχοντες επενδυτές, ή όταν η διεύθυνση email της γραμμής ανήκει σε δύο διαφορετικές υπάρχουσες επαφές. Κάθε παράλειψη συνοδεύεται από σαφή αιτιολογία, εμφανίζεται στη γραμμή στο βήμα της ανασκόπησης και καταγράφεται στη λήψιμη αναφορά σφαλμάτων, ώστε να διορθώσετε το αρχείο και να το εισαγάγετε ξανά.

Τα τρία βήματα του οδηγού εισαγωγής

Ο οδηγός σάς καθοδηγεί μέσα από τρία βήματα: Upload File, Map Columns και Review & Import. Μπορείτε να επιστρέψετε σε προηγούμενο βήμα ανά πάσα στιγμή για να κάνετε αλλαγές, και τίποτα δεν εγγράφεται στον χώρο εργασίας σας μέχρι να ξεκινήσετε την εισαγωγή στο τελευταίο βήμα — εκεί επίσης βλέπετε τι θα κάνει η εισαγωγή σε κάθε γραμμή και αποφασίζετε τι θα αφήσετε εκτός.

Βήμα 1: Μεταφορτώστε το αρχείο σας

1. Ανοίξτε τον οδηγό εισαγωγής από τον πίνακα των επαφών σας και ξεκινήστε από το βήμα Upload File.
2. Σύρετε το αρχείο σας στην περιοχή μεταφόρτωσης ή κάντε κλικ για αναζήτηση. Οι υποστηριζόμενες μορφές είναι CSV (.csv) και Excel (.xlsx).
3. Εάν το αρχείο σας είναι βιβλίο εργασίας Excel με περισσότερα από ένα φύλλα, επιλέξτε το ένα φύλλο που θέλετε να εισαγάγετε.
4. Επιβεβαιώστε ότι το πλαίσιο ελέγχου first row is a header αντιστοιχεί στο αρχείο σας και έπειτα ελέγξτε την προεπισκόπηση των πρώτων γραμμών και το πλήθος γραμμών και στηλών.
5. Επιλέξτε Next για να συνεχίσετε στην αντιστοίχιση στηλών.

Βήμα 2: Αντιστοιχίστε τις στήλες σας

Στο βήμα Map Columns δηλώνετε στο Covercy One ποια στήλη του αρχείου σας συμπληρώνει κάθε πεδίο. Τα πεδία ομαδοποιούνται σε ενότητες ανάλογα με το τι περιγράφουν — Contact, Investing Entity και Investing Entity Address — και κάθε ενότητα δείχνει πόσα από τα πεδία της είναι αντιστοιχισμένα. Όποια προσαρμοσμένα πεδία έχετε ορίσει βρίσκονται μέσα στην ενότητα στην οποία ανήκουν, μετά τα τυπικά πεδία της ενότητας αυτής, και όχι σε δική τους ξεχωριστή ομάδα.

Κάθε πεδίο εμφανίζει μία μόνο κατάσταση, ώστε να βλέπετε με μια ματιά τι εκκρεμεί: Auto για στήλη που το Covercy One αντιστοίχισε και αποδέχτηκε από μόνο του, Manual για στήλη που επιλέξατε εσείς, Suggested για προσεγγιστική αντιστοίχιση που περιμένει την επιβεβαίωσή σας, Required (επισημασμένο) για υποχρεωτικό πεδίο χωρίς στήλη ακόμη, και Not mapped για όλα τα υπόλοιπα.

1. Περάστε από τις ενότητες Contact, Investing Entity και Investing Entity Address, ελέγχοντας την κατάσταση κάθε πεδίου και τις ενδεικτικές τιμές που εμφανίζονται κάτω από τον επιλογέα στήλης του.
2. Όπου ένα πεδίο εμφανίζει Suggested, επιλέξτε Use για να αποδεχθείτε με ένα κλικ τη στήλη που προτείνει — αυτό καταγράφει ακριβώς την αντιστοίχιση που θα μπορούσατε να επιλέξετε και μόνοι σας, και το πεδίο εμφανίζει στη συνέχεια Manual. Εναλλακτικά, ανοίξτε τον επιλογέα και διαλέξτε άλλη στήλη.
3. Αντιστοιχίστε το email της επαφής μαζί με ένα όνομα — είτε First Name και Last Name, είτε μία στήλη Full Name — ώστε οι γραμμές να μπορούν να δημιουργήσουν επαφές.
4. Αντιστοιχίστε πεδία οντότητας όπως Entity Name, Entity Type, Tax ID Number, Tax ID Type και διευθύνσεις.
5. Επιλέξτε Skip this column για κάθε στήλη που δεν θέλετε να εισαγάγετε.
6. Ελέγξτε το πλαίσιο σύνοψης πάνω από τις ενότητες — πόσες από τις στήλες του αρχείου σας είναι αντιστοιχισμένες και πόσες όχι — καθώς και τον πορτοκαλί πίνακα Unmapped Columns από κάτω, που παραθέτει τις στήλες οι οποίες θα παραλειφθούν εάν δεν τις αντιστοιχίσετε.
7. Επιλέξτε Next για να συνεχίσετε.

Τα email, τα τηλέφωνα και οι διευθύνσεις είναι επαναλαμβανόμενα μπλοκ

Τα email και τα τηλέφωνα ξεκινούν ως ένα μόνο μπλοκ — μία γραμμή Email (Primary) και μία γραμμή Email Label, με το Add another email για να εμφανιστεί το επόμενο· τα τηλέφωνα λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο, με μια γραμμή εσωτερικού αριθμού δίπλα σε κάθε αριθμό. Το πρώτο email και το πρώτο τηλέφωνο είναι εξ ορισμού τα κύρια, οπότε δεν υπάρχει πεδίο Is Primary προς αντιστοίχιση. Εάν το αρχείο σας έχει στήλη όπως «Email 2» την οποία το Covercy One έχει ήδη αντιστοιχίσει σε μεταγενέστερο μπλοκ, το μπλοκ αυτό εμφανίζεται από την αρχή με την αντιστοίχισή του έτοιμη.

Μια διεύθυνση είναι ένα μπλοκ με επιλογέα Type — Physical από προεπιλογή, ή Mailing ή Registered, καθένα χρησιμοποιήσιμο μία φορά — πάνω από τις γραμμές Address, Line 2, City, State, Postal Code και Country. Χρησιμοποιήστε το Add another address για να ανοίξετε μπλοκ για τον επόμενο αχρησιμοποίητο τύπο. Η αλλαγή του τύπου ενός μπλοκ διατηρεί τις στήλες που έχετε ήδη αντιστοιχίσει σε αυτό, ώστε να διορθώσετε τον τύπο χωρίς να επαναλάβετε την αντιστοίχιση.

Επιλέξτε πώς θα αντιμετωπιστούν οι γραμμές χωρίς οντότητα

Κατά την αντιστοίχιση αποφασίζετε τι συμβαίνει με τις γραμμές που δεν φέρουν δική τους οντότητα. Για γραμμές χωρίς στήλες οντότητας, επιλέξτε Skip - create contact without entity ή Auto-create Individual entity (uses contact name). Η επιλογή αυτή επηρεάζει μόνο εκείνες τις γραμμές — οι γραμμές που αναφέρουν οντότητα αντιστοιχίζονται με τον χώρο εργασίας σας όπως περιγράφεται παραπάνω. Είναι επίσης η μοναδική επιλογή εισαγωγής σε αυτό το βήμα: το βήμα παρουσιάζει μόνο τις επιλογές που χρησιμοποιεί πραγματικά η συγκεκριμένη εισαγωγή, επομένως δεν υπάρχει τίποτε άλλο να ρυθμίσετε εδώ ούτε κάτι κρυμμένο πιο κάτω. Το εάν οι υπάρχουσες εγγραφές θα δημιουργηθούν, θα ενημερωθούν ή θα μείνουν ανέπαφες αποφασίζεται στο βήμα Review & Import.

Βήμα 3: Ανασκόπηση και εισαγωγή

Το βήμα Review & Import ελέγχει το αρχείο σας έναντι όσων υπάρχουν ήδη στον χώρο εργασίας σας — χωρίς να εγγράφει ακόμη τίποτα — και στη συνέχεια σας δείχνει το αποτέλεσμα δύο φορές: ως πλήθη στην κορυφή και γραμμή προς γραμμή στον πίνακα από κάτω. Κάθε γραμμή εμφανίζει ακριβώς ένα αποτέλεσμα: New (η εισαγωγή θα τη δημιουργήσει), Update (θα ενημερώσει εγγραφή που ήδη έχετε), Skipped (δεν θα εισαχθεί) ή Exists (υπάρχει ήδη αντίστοιχη εγγραφή, οπότε δεν υπάρχει τίποτα να γραφτεί). Τοποθετήστε τον δείκτη ή την εστίαση στην κατάσταση μιας γραμμής για να δείτε γιατί εμφανίζει αυτό που εμφανίζει — τον λόγο για τον οποίο παραλείφθηκε, το γεγονός ότι είναι ήδη καταχωρισμένη, ή το τι θα κάνει η εισαγωγή στην επαφή και στην επενδυτική οντότητα της γραμμής αυτής.

1. Διαβάστε τη συνοπτική γραμμή για κάθε ομάδα εγγραφών — Contacts και Investing Entities — που φέρει μία ετικέτα ανά αποτέλεσμα με το πλήθος της ομάδας. Επιλέξτε μια ετικέτα για να φιλτράρετε τον πίνακα στις γραμμές που μετρά.
2. Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά φίλτρου All, New, Update, Skipped και Exists, καθένα από τα οποία δείχνει πόσες γραμμές καλύπτει, για να περάσετε από το αρχείο ομάδα προς ομάδα.
3. Από προεπιλογή, ο πίνακας εμφανίζει τον αριθμό γραμμής, την κατάσταση και τις πρώτες τέσσερις στήλες που αντιστοιχίσατε. Για να δείτε περισσότερα από το αρχείο σας, ανοίξτε το μενού του πίνακα (⋯) και επιλέξτε Columns: εκεί παρατίθεται κάθε στήλη του αρχείου σας, οι αντιστοιχισμένες με το όνομα του πεδίου τους και οι μη αντιστοιχισμένες με την κεφαλίδα σας, ώστε να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε την καθεμία. Το Reset to default επαναφέρει τις προεπιλεγμένες στήλες. Η επιλογή σας διατηρείται όσο βρίσκεστε σε αυτό το βήμα και επαναφέρεται αν επιστρέψετε στο Map Columns ή ανοίξετε ξανά τον οδηγό.
4. Αποφασίστε τι θα αφήσετε εκτός: κάθε ομάδα προσφέρει Skip new και Skip updates. Και τα δύο είναι ανενεργά από προεπιλογή, οπότε δεν παραλείπεται τίποτα εκτός αν το ζητήσετε — επιλέξτε Skip updates για να προσθέσετε μόνο εντελώς νέες εγγραφές και να αφήσετε ανέπαφες τις αντιστοιχισμένες, ή Skip new για να ενημερώσετε όσα ήδη έχετε χωρίς να προσθέσετε κανέναν.
5. Ανοίξτε οποιαδήποτε γραμμή για να δείτε τις λεπτομέρειές της — τις αρχικές της τιμές, τα σφάλματα ή την αιτιολογία παράλειψής της και, για αντιστοιχισμένη γραμμή, την εγγραφή με την οποία αντιστοιχίστηκε μαζί με τις τιμές από το αρχείο σας.
6. Παραλείψτε μια γραμμή, ή μια επιλογή γραμμών, που δεν θέλετε να εισαγάγετε. Εμφανίζουν Skipped by you και μπορείτε να τις επαναφέρετε ανά πάσα στιγμή.
7. Για γραμμή που αναφέρεται ως μη επιλύσιμη, επιστρέψτε στο αρχείο σας και προσθέστε το Tax ID ή το email επικοινωνίας που ξεχωρίζει τους υποψήφιους, και έπειτα μεταφορτώστε το διορθωμένο αρχείο.
8. Όταν το κουμπί της εισαγωγής δείχνει το πλήθος που περιμένετε, επιλέξτε το για να ξεκινήσει η εισαγωγή.

Οι γραμμές που εμφανίζουν Exists

Μια γραμμή εμφανίζει Exists όταν αντιστοιχεί σε εγγραφή την οποία το αρχείο σας δεν θα άλλαζε — κάθε τιμή που φέρει υπάρχει ήδη στην εγγραφή. Οι γραμμές αυτές δεν εγγράφονται και δεν μετρώνται ως ενημερώσεις. Αυτό αξίζει να το γνωρίζετε πριν εκτελέσετε ξανά ένα αρχείο που έχετε ήδη εισαγάγει: αντί για μια σελίδα γεμάτη ενημερώσεις, λαμβάνετε μια σαφή αναφορά ότι δεν υπάρχει τίποτα να γίνει.

Το κουμπί της εισαγωγής μετρά ό,τι θα γραφτεί πραγματικά

Το κουμπί της εισαγωγής μετρά μόνο τις γραμμές με αποτέλεσμα New ή Update — οι γραμμές Skipped και Exists μένουν εκτός, επειδή δεν θα γραφτεί τίποτα για αυτές. Εάν το πλήθος αυτό φτάσει στο μηδέν, η εισαγωγή απενεργοποιείται και ο οδηγός εξηγεί γιατί, με ανάλυση των λόγων των γραμμών. Μια απόφαση μπορεί να το προκαλέσει και να το αναιρέσει: επιλέξτε Skip updates σε ένα αρχείο του οποίου όλες οι γραμμές αντιστοιχούν σε υπάρχουσες εγγραφές και δεν απομένει τίποτα προς εισαγωγή· αποεπιλέξτε το και το πλήθος επανέρχεται.

Η αλλαγή μιας απόφασης ενημερώνει τα πάντα στην οθόνη ταυτόχρονα — τις ετικέτες, τα πλήθη των φίλτρων, το αποτέλεσμα και την αιτιολογία κάθε γραμμής, καθώς και το κουμπί — ώστε να δοκιμάσετε μια απόφαση, να δείτε το αποτέλεσμά της και να αλλάξετε γνώμη χωρίς αναμονή και χωρίς να γυρίσετε ένα βήμα πίσω. Η παράλειψη μιας γραμμής που επιλέξατε να παραλείψετε είναι εξίσου αναστρέψιμη· μια γραμμή που παραλείφθηκε επειδή απέτυχε στον έλεγχο εγκυρότητας, ή εξαιτίας απόφασης που ορίσατε, δεν προσφέρει επαναφορά — αναιρέστε τότε την ίδια την απόφαση.

Στη συνέχεια, μια προβολή προόδου δείχνει πόσο έχει προχωρήσει η εισαγωγή και τρέχοντα σύνολα για τις γραμμές που δημιουργήθηκαν, ενημερώθηκαν, παραλείφθηκαν και απέτυχαν, σύμφωνα με τις αποφάσεις που ορίσατε στο βήμα Review & Import.

Διαβάστε τα αποτελέσματα

Όταν η εκτέλεση ολοκληρωθεί, αξίζει να ελέγξετε τρία πράγματα στα αποτελέσματα. Κάθε υπάρχουσα επενδυτική οντότητα που μετονομάστηκε επειδή μια γραμμή του αρχείου σας αφορούσε σαφώς τον ίδιο επενδυτή με νέο όνομα αναφέρεται με το προηγούμενο και το νέο της όνομα. Μια οντότητα στην οποία επιλύθηκαν πολλές γραμμές μετράται μία φορά ως δημιουργημένη, ενώ οι υπόλοιπες γραμμές καταγράφονται ως αντιστοιχισμένες αντί να διογκώνουν το πλήθος των δημιουργημένων. Και οι γραμμές που παραλείφθηκαν παρατίθενται με την αιτιολογία τους και μετρώνται χωριστά από τις γραμμές που απέτυχαν κατά την εγγραφή, ώστε μια γραμμή που πρέπει να διορθώσετε στο αρχείο να ξεχωρίζει εύκολα από ένα σφάλμα κατά την ίδια την εισαγωγή.

Διορθώστε και επανεισαγάγετε τις γραμμές που δεν πέρασαν

Όταν μια εισαγωγή ολοκληρώνεται με γραμμές που παραλείφθηκαν ή απέτυχαν, εμφανίζεται ένα κουμπί Download Error Report. Η αναφορά περιέχει μόνο τις γραμμές αυτές, διατηρεί τις αρχικές σας στήλες και προσθέτει ένα μήνυμα για κάθε γραμμή καθώς και τον αρχικό αριθμό γραμμής, ώστε να την εντοπίσετε στο αρχείο προέλευσης. Διορθώστε τις τιμές — συνήθως προσθέτοντας όνομα, Tax ID ή email επικοινωνίας — αφαιρέστε τις πρόσθετες στήλες αριθμού γραμμής και σφάλματος και επανεισαγάγετε το διορθωμένο αρχείο. Η επανεισαγωγή είναι ασφαλής: οι γραμμές που πλέον αντιστοιχούν σε υπάρχουσα επαφή ή οντότητα την ενημερώνουν αντί να δημιουργούν δεύτερο αντίγραφο, ενώ οι γραμμές που δεν χρειάζονται καμία αλλαγή επιστρέφουν ως Exists.

Επαληθεύστε ότι λειτούργησε

Όταν η εισαγωγή ολοκληρωθεί, μπορείτε να επιλέξετε View Contacts για να ανοίξετε τη λίστα επαφών σας, Import More για να εκτελέσετε άλλο αρχείο ή Done για να κλείσετε τον οδηγό. Επιβεβαιώστε ότι οι εισαγόμενες επαφές σας εμφανίζονται στη λίστα επαφών και ότι οι επενδυτικές οντότητές τους εμφανίζονται στη σελίδα επενδυτικών οντοτήτων με τα στοιχεία που αντιστοιχίσατε — συμπεριλαμβανομένης κάθε οντότητας της οποίας η μετονομασία αναφέρθηκε στα αποτελέσματα. Εάν κάποια γραμμή δεν εισήχθη όπως αναμενόταν, κατεβάστε την αναφορά σφαλμάτων για να δείτε γιατί ή επικοινωνήστε με την ομάδα μας για βοήθεια.