Отправка уведомлений о распределении

К концу этого руководства Вы отправите уведомление о распределении вашим инвесторам, сообщив им, чего ожидать перед финализацией, с возможностью добавить собственное сообщение и вложения — и Вы будете знать, как проверить, что каждый получатель его получил.

Для чего нужно уведомление

Уведомление о распределении сообщает каждому инвестору, что распределение было выпущено и как выглядит его доля, до того как какие-либо деньги переместятся. Это средний шаг процесса распределения: создание черновика, отправка уведомлений, затем финализация. Уведомления необязательны — Вы можете финализировать распределение, не отправляя его, — но они дают инвесторам предварительную видимость и окно времени для добавления или обновления банковского счёта выплаты перед финализацией.

Открытие процесса отправки уведомления

1. Откройте вкладку Distributions холдинга и выберите черновик распределения, для которого Вы хотите отправить уведомление.
2. В верхних действиях распределения выберите Send Notice.
3. Проверьте результат проверки готовности, которая выполняется до того, как диалоговое окно позволит Вам продолжить (рассматривается далее).

Прохождение проверки готовности

Прежде чем Вы сможете отправить, Covercy One проверяет, что уведомление действительно может достичь ваших инвесторов. Две вещи остановят отправку и должны быть исправлены в первую очередь:

• Инвестор без доставляемого email-адреса — каждому инвестору, получающему долю, нужен действительный email в его карточке контакта. Проверка сообщает Вам, какие начисления или позиции затронуты, чтобы Вы могли добавить недостающий адрес.
• Вложение, которое не удаётся найти — если Вы добавили файл, который больше недоступен, отправка блокируется, и затронутое вложение помечается. Удалите или замените его и попробуйте снова.

Проверка того, кто получит уведомление

Получатели определяются по начислениям инвесторам в рамках распределения и по привязанным к ним контактам, а не по вашим настройкам платежей. Итоговый список получателей формируется по нескольким правилам, и они объясняют, почему число, которое Вы видите, может отличаться от количества позиций в распределении:

• Один email на инвестора в рамках класса долей — когда доля инвестора разделена на несколько позиций в одном классе долей, эти начисления объединяются в одно уведомление. Суммы и разбивка по уровням представляют собой сумму позиций этого инвестора, поэтому никто не получает дублирующих уведомлений только из-за того, что владеет несколькими позициями.
• Начисления с нулевой суммой не учитываются — инвестор, у которого и валовая, и чистая суммы равны нулю, не является получателем уведомления и не учитывается в общем числе получателей.
• На повторяющиеся email-адреса письмо отправляется один раз — если один и тот же адрес встречается более одного раза в рамках одного уведомления, на него приходит одно письмо.

Добавление личного сообщения и вложений

1. В области личного сообщения напишите вступительное сообщение вашим инвесторам с помощью редактора форматированного текста. Оно появляется как ваше примечание вверху email каждого инвестора.
2. Добавьте любые вложения, которые Вы хотите, чтобы каждый получатель получил вместе с уведомлением — например сопроводительное письмо или отчёт о распределении.
3. Просмотрите предпросмотр email, который Covercy One формирует из самого распределения: приветствие, представление холдинга и инвестирующего лица, сведения о распределении, банковские реквизиты и ссылку на портал инвестора.
4. Прочитайте предпросмотр так, как его увидит ваш инвестор — он показывает в точности то, что получает инвестор, включая суммы.

Отправка уведомления

Подтвердите отправку. Covercy One фиксирует уведомление и затем отправляет по одному email на инвестора в фоновом режиме. Email каждого инвестора показывает его собственные суммы — один раздел для распределения с одним уровнем или раздел итогов плюс разбивку по уровням, когда распределение имеет несколько уровней. Тема письма гласит Distribution Notice for <Distribution Name>. Статус распределения меняется, указывая, что уведомление было отправлено.

Что видят ваши инвесторы

Каждая цифра в email указана на основе самого инвестора. Строка Gross Amount — это валовая сумма этого инвестора, и расчёт читается сверху вниз от неё: валовая сумма, за вычетом любых удержанных налогов, плюс любые корректировки, равна Net Amount, которую он получит. Строка promote нигде в email не появляется — ни в разделе сводки, ни в какой-либо разбивке по уровням. Когда между двумя цифрами нечего детализировать — нет удержанных налогов и нет корректировок — раздел показывает единственную строку Amount вместо отдельных строк валовой и чистой сумм.

Помимо сумм, раздел сведений формируется на основе созданного Вами распределения, а строки, которым нечего сообщить, просто не выводятся:

• Distribution Period — показывается в соответствии с заданным Вами периодом, включая календарный диапазон для квартальных и месячных периодов и диапазон дат для произвольного периода.
• Distribution Type и Adjustments Reason — показываются в распределении с одним уровнем, если Вы их указали; в разделе итогов распределения с несколькими уровнями они не выводятся, а детали содержатся в разбивке по уровням.
• Withheld Taxes и Adjustments — показываются только тогда, когда они не равны нулю. Удержанные налоги и отрицательные корректировки представлены в бухгалтерском стиле, в скобках.

Раздел банковского счёта каждого инвестора отражает то, что есть в системе. Если счёт выплаты задан, email подтверждает счёт, на который пойдёт выплата, по его последним четырём цифрам, и как будет отправлен платёж (например, через Wire или ACH), когда это известно. Если счёт не задан, email просит инвестора добавить его в портале инвестора, чтобы ему можно было заплатить. В любом случае email включает кнопку Go To Investor Portal, и уведомление предлагает инвестору обновить свой банковский счёт — без указания срока.

Отслеживание доставки каждому инвестору

Поскольку email отправляются в фоновом режиме, email одного инвестора не может задержать остальные — если один email не доставлен, остальные всё равно отправляются. Откройте историю уведомлений распределения, чтобы увидеть, что было отправлено и кому: каждое уведомление показывает, когда оно было отправлено, скольким получателям оно было направлено, сводку вашего сообщения, включённые вложения и последний статус доставки для каждого инвестора. Статусы доставки обновляются по мере того, как email-сервис сообщает результаты.

Распределения, импортированные из ваших собственных записей

Если Вы перенесли исторические распределения в Covercy One из ваших прежних записей, эти распределения никогда не отправлялись через Covercy One, поэтому показывать нечего. При открытии Notice Details для такого распределения Вам прямо сообщается, что распределение было импортировано из исторических данных и что Covercy не формировала для него сведения об уведомлении, — вместо пустого предпросмотра email. Импортированное распределение, для которого уведомление всё же было отправлено через Covercy One, показывает свою обычную историю уведомлений и предпросмотр как обычно.

Проверка результата

Откройте распределение и убедитесь, что его статус показывает, что уведомление было отправлено, затем откройте историю уведомлений и проверьте, что число получателей соответствует ожидаемым инвесторам — помня, что разделённые позиции объединяются в одно письмо, а начисления с нулевой суммой не включаются. Просмотрите список по получателям на наличие неудавшихся доставок — неудача обычно указывает на неверный или отсутствующий email-адрес, который Вы можете исправить в карточке контакта инвестора. Если проверка готовности не позволяет отправить, проработайте отмеченные пункты (отсутствующий email инвестора или недоступное вложение) и попробуйте снова. Если действие недоступно или что-то не отправляется, убедитесь, что у Вас есть доступ к холдингу, или обратитесь к нашей команде за помощью.