שליחת הודעות חלוקה

בסיום המדריך הזה תשלחו הודעת חלוקה למשקיעים שלכם, תיידעו אותם למה לצפות לפני שתסיימו (finalize), עם אפשרות להוסיף הודעה משלכם וקבצים מצורפים — ותדעו כיצד לבדוק שכל נמען קיבל אותה.

למה משמשת הודעה

הודעת חלוקה מודיעה לכל משקיע שחלוקה הונפקה וכיצד נראה חלקו, לפני שזז כסף כלשהו. זהו השלב האמצעי בתהליך החלוקה: יצירת הטיוטה, שליחת הודעות, ולאחר מכן סיום. הודעות הן אופציונליות — תוכלו לסיים חלוקה מבלי לשלוח אחת — אך הן מעניקות למשקיעים נראות מוקדמת וחלון להוסיף או לעדכן את חשבון הבנק לתשלום שלהם לפני שתסיימו.

פתיחת תהליך שליחת ההודעה

1. פתחו את לשונית Distributions של ההחזקה ובחרו את טיוטת החלוקה שעבורה ברצונכם לשלוח הודעה.
2. מהפעולות העליונות של החלוקה, בחרו Send Notice.
3. סקרו את בדיקת המוכנות שרצה לפני שהחלון מאפשר לכם להמשיך (מכוסה בהמשך).

מעבר בדיקת המוכנות

לפני שתוכלו לשלוח, Covercy One בודק שההודעה יכולה למעשה להגיע למשקיעים שלכם. שני דברים יעצרו שליחה ויש לתקן אותם תחילה:

• משקיע ללא כתובת אימייל בת-מסירה — כל משקיע שמקבל חלק זקוק לאימייל תקף ברשומת איש הקשר שלו. הבדיקה מציינת אילו הקצאות או פוזיציות מושפעות כדי שתוכלו להוסיף את הכתובת החסרה.
• קובץ מצורף שלא ניתן למצוא — אם הוספתם קובץ שאינו זמין עוד, השליחה נחסמת והקובץ המצורף המושפע מסומן. הסירו או החליפו אותו ונסו שוב.

בדיקה מי יקבל את ההודעה

הנמענים נגזרים מהקצאות המשקיעים של החלוקה ומאנשי הקשר המשויכים אליהן, ולא מהגדרות התשלום שלכם. כמה כללים קובעים את רשימת הנמענים הסופית, והם מסבירים מדוע המספר שאתם רואים עשוי להיות שונה ממספר הפוזיציות בחלוקה:

• אימייל אחד לכל משקיע, לכל share class — כאשר החזקתו של משקיע מפוצלת בין כמה פוזיציות באותו share class, ההקצאות האלה מקובצות להודעה אחת. הסכומים והפירוט לכל hurdle הם הסכום הכולל של הפוזיציות של אותו משקיע, כך שאיש אינו מקבל הודעות כפולות רק משום שהוא מחזיק בכמה פוזיציות.
• הקצאות בסכום אפס אינן נכללות — משקיע שהברוטו והנטו שלו הם אפס אינו נמען של ההודעה ואינו נספר בסך הנמענים.
• לכתובות אימייל חוזרות נשלח אימייל אחד — אם אותה כתובת מופיעה יותר מפעם אחת עבור אותה הודעה, היא מקבלת אימייל אחד בלבד.

הוספת הודעה אישית וקבצים מצורפים

1. באזור ההודעה האישית, כתבו הודעת פתיחה למשקיעים שלכם באמצעות עורך הטקסט העשיר. זו מופיעה כהערה שלכם בסמוך לראש האימייל של כל משקיע.
2. הוסיפו כל קובץ מצורף שתרצו שכל נמען יקבל עם ההודעה — למשל מכתב נלווה או דוח חלוקה.
3. סקרו את התצוגה המקדימה של האימייל, ש-Covercy One בונה מהחלוקה עצמה: הברכה, הצגת ההחזקה והישות המשקיעה, פרטי החלוקה, פרטי חשבון הבנק, וקישור לפורטל המשקיעים.
4. קראו את התצוגה המקדימה כפי שהמשקיע שלכם יקרא אותה — היא מציגה בדיוק את מה שהמשקיע מקבל, כולל הסכומים.

שליחת ההודעה

אשרו את השליחה. Covercy One רושם את ההודעה ולאחר מכן שולח אימייל אחד לכל משקיע ברקע. האימייל של כל משקיע מציג את הסכומים שלו — מקטע יחיד עבור חלוקה עם hurdle יחיד, או מקטע סכומים כוללים בתוספת פירוט לכל hurdle כשלחלוקה יש מספר hurdles. שורת הנושא נקראת Distribution Notice for <Distribution Name>. הסטטוס של החלוקה עובר כדי לציין שההודעה נשלחה.

מה המשקיעים שלכם רואים

כל נתון באימייל מוצג לפי הבסיס של המשקיע עצמו. שורת Gross Amount היא הברוטו של אותו משקיע, וההצהרה נקראת משם כלפי מטה: ברוטו, בניכוי מסים שנוכו, בתוספת התאמות כלשהן, שווה ל-Net Amount שהוא יקבל. שום שורת promote אינה מופיעה בשום מקום באימייל — לא במקטע הסיכום, ולא בשום פירוט לכל hurdle. כשאין מה לפרט בין שני הנתונים — אין מסים שנוכו ואין התאמות — המקטע מציג שורת Amount יחידה במקום שורות ברוטו ונטו נפרדות.

לצד הסכומים, מקטע הפרטים נבנה מהחלוקה שיצרתם, ושורות שאין להן מה לומר פשוט אינן מוצגות:

• Distribution Period — מוצג לפי התקופה שהגדרתם, כולל טווח לוח השנה עבור תקופות רבעוניות וחודשיות וטווח התאריכים עבור תקופה מותאמת אישית.
• Distribution Type ו-Adjustments Reason — מוצגים בחלוקה עם hurdle יחיד כאשר סיפקתם אותם; מקטע הסכומים הכוללים בחלוקה עם מספר hurdles משמיט אותם, והפירוט לכל hurdle נושא את המידע במקומו.
• Withheld Taxes ו-Adjustments — מוצגים רק כאשר אינם אפס. מסים שנוכו והתאמות שליליות מוצגים בסגנון חשבונאי, בסוגריים.

מקטע חשבון הבנק של כל משקיע משקף את מה שרשום. אם הוגדר חשבון לתשלום, האימייל מאשר את החשבון שאליו יועבר התשלום לפי ארבע הספרות האחרונות שלו, וכיצד יישלח התשלום (למשל באמצעות Wire או ACH) כשזה ידוע. אם לא הוגדר חשבון, האימייל מבקש מהמשקיע להוסיף אחד בפורטל המשקיעים כדי שניתן יהיה לשלם לו. כך או כך, האימייל כולל כפתור Go To Investor Portal, וההודעה מזמינה את המשקיע לעדכן את חשבון הבנק שלו — ללא מועד אחרון כלשהו.

מעקב אחר המסירה לכל משקיע

מכיוון שהאימיילים נשלחים ברקע, אימייל של משקיע אחד אינו יכול לעכב את השאר — אם אימייל בודד נכשל, האחרים עדיין יוצאים. פתחו את היסטוריית ההודעות של החלוקה כדי לראות מה נשלח ולמי: כל הודעה מציגה מתי היא נשלחה, לכמה נמענים היא הגיעה, את תקציר ההודעה שלכם, את הקבצים המצורפים שנכללו, ואת סטטוס המסירה העדכני ביותר עבור כל משקיע. סטטוסי המסירה מתעדכנים ככל ששירות האימייל מדווח בחזרה.

חלוקות שייבאתם מהרשומות שלכם

אם הבאתם חלוקות היסטוריות אל Covercy One מהרשומות הקודמות שלכם, החלוקות האלה מעולם לא נשלחו דרך Covercy One, ולכן אין מה להציג. פתיחת Notice Details על אחת מהן מציינת במפורש שהחלוקה יובאה מנתונים היסטוריים ושהמערכת של Covercy לא יצרה עבורה פרטי הודעה, במקום להציג לכם תצוגה מקדימה ריקה של אימייל. חלוקה מיובאת שכן נשלחה עבורה מאז הודעה דרך Covercy One מציגה את היסטוריית ההודעות והתצוגה המקדימה הרגילות שלה כרגיל.

ודאו שזה עבד

פתחו את החלוקה וודאו שהסטטוס שלה מציג שההודעה נשלחה, ולאחר מכן פתחו את היסטוריית ההודעות ובדקו שמספר הנמענים תואם למשקיעים שציפיתם להם — תוך זכירה שפוזיציות מפוצלות מקובצות לאימייל אחד ושהקצאות בסכום אפס אינן נכללות. סקרו את הרשימה לכל נמען לאיתור מסירות שנכשלו — כישלון מצביע בדרך כלל על כתובת אימייל שגויה או חסרה שתוכלו לתקן ברשומת איש הקשר של המשקיע. אם בדיקת המוכנות אינה מאפשרת לכם לשלוח, טפלו בפריטים המסומנים (אימייל משקיע חסר או קובץ מצורף שאינו זמין) ונסו שוב. אם פעולה אינה זמינה או שמשהו אינו נשלח, ודאו שיש לכם גישה להחזקה או פנו לצוות שלנו לעזרה.