إرسال إشعارات التوزيع

بحلول نهاية هذا الدليل ستكون قد أرسلت إشعار توزيع إلى مستثمريك، لإعلامهم بما يمكن توقعه قبل أن تُنهي التوزيع، مع فرصة لإضافة رسالتك ومرفقاتك الخاصة — وستعرف كيفية التحقق من أن كل مستلم قد استلمه.

الغرض من الإشعار

يُعلِم إشعار التوزيع كل مستثمر بأن توزيعاً قد صدر وكيف تبدو حصته، قبل أن تتحرك أي أموال. وهو الخطوة الوسطى في سير عمل التوزيع: إنشاء المسودة، وإرسال الإشعارات، ثم الإنهاء. الإشعارات اختيارية — يمكنك إنهاء توزيع دون إرسال إشعار — لكنها تمنح المستثمرين رؤية مسبقة ونافذة لإضافة حسابهم المصرفي لاستلام الدفعة أو تحديثه قبل أن تُنهي.

فتح مسار إرسال الإشعار

1. افتح تبويب التوزيعات (Distributions) للعقار واختر مسودة التوزيع التي تريد إرسال إشعار لها.
2. من الإجراءات العلوية للتوزيع، اختر إرسال إشعار (Send Notice).
3. راجع فحص الجاهزية الذي يُنفَّذ قبل أن تتيح لك النافذة المتابعة (مشمول في القسم التالي).

اجتياز فحص الجاهزية

قبل أن تتمكن من الإرسال، يتحقق Covercy One من أن الإشعار يمكنه فعلاً أن يصل إلى مستثمريك. هناك أمران سيوقفان الإرسال ويجب إصلاحهما أولاً:

• مستثمر بلا عنوان بريد إلكتروني قابل للتسليم — يحتاج كل مستثمر يتلقى حصة إلى بريد إلكتروني صالح في سجل جهة اتصاله. يخبرك الفحص بأي المخصصات أو المراكز الاستثمارية متأثرة حتى تتمكن من إضافة العنوان المفقود.
• مرفق لا يمكن العثور عليه — إذا كنت قد أضفت ملفاً لم يعد متاحاً، فيُمنع الإرسال ويُعلَّم المرفق المتأثر. أزِله أو استبدله وحاول مرة أخرى.

التحقق ممن سيستلم الإشعار

يُحدَّد المستلمون انطلاقاً من مخصصات المستثمرين في التوزيع وجهات الاتصال المرتبطة بها، لا من إعدادات الدفع لديك. وهناك بضع قواعد تحدد قائمة المستلمين النهائية، وهي تفسّر لماذا قد يختلف العدد الذي تراه عن عدد المراكز الاستثمارية في التوزيع:

• بريد إلكتروني واحد لكل مستثمر، لكل فئة أسهم — عندما تكون حصة المستثمر موزّعة على عدة مراكز استثمارية ضمن فئة الأسهم نفسها، تُجمَّع تلك المخصصات في إشعار واحد. وتكون المبالغ والتفصيل لكل حاجز هي مجموع مراكز ذلك المستثمر، بحيث لا يستلم أحد إشعارات مكررة لمجرد امتلاكه عدة مراكز.
• تُستبعد المخصصات ذات المبلغ الصفري — المستثمر الذي يكون إجماليه وصافيه صفراً ليس مستلماً للإشعار ولا يُحتسب ضمن إجمالي المستلمين.
• يُرسَل إلى عناوين البريد المتكررة مرة واحدة — إذا تكرر العنوان نفسه أكثر من مرة للإشعار نفسه، فإنه يستلم بريداً إلكترونياً واحداً.

إضافة رسالة شخصية ومرفقات

1. في منطقة الرسالة الشخصية، اكتب رسالة افتتاحية لمستثمريك باستخدام محرّر النص المنسّق. تظهر هذه كملاحظتك بالقرب من أعلى البريد الإلكتروني لكل مستثمر.
2. أضف أي مرفقات تريد أن يستلمها كل مستلم مع الإشعار — على سبيل المثال خطاب تغطية أو كشف توزيع.
3. راجع المعاينة الأولية للبريد الإلكتروني، التي يبنيها Covercy One من التوزيع نفسه: التحية، والتعريف بالعقار والكيان المستثمر، وتفاصيل التوزيع، وتفاصيل الحساب المصرفي، ورابط إلى بوابة المستثمر.
4. اقرأ المعاينة كما سيراها مستثمرك — فهي تُظهر تماماً ما يستلمه المستثمر، بما في ذلك المبالغ.

إرسال الإشعار

أكّد الإرسال. يسجّل Covercy One الإشعار ثم يرسل بريداً إلكترونياً واحداً لكل مستثمر في الخلفية. يعرض البريد الإلكتروني لكل مستثمر مبالغه الخاصة — قسم واحد لتوزيع بحاجز واحد، أو قسم إجماليات إضافة إلى تفصيل لكل حاجز عندما يكون للتوزيع عدة حواجز. يقرأ سطر الموضوع Distribution Notice for <Distribution Name>. وتنتقل حالة التوزيع للإشارة إلى أن الإشعار قد أُرسل.

ما يراه مستثمروك

يُذكر كل رقم في البريد الإلكتروني وفق أساس المستثمر نفسه. سطر Gross Amount هو المبلغ الإجمالي لذلك المستثمر، ويُقرأ الكشف نزولاً مباشرة من هناك: الإجمالي، ناقص أي ضرائب مقتطعة، زائد أي تعديلات، يساوي Net Amount الذي سيستلمه. لا يظهر أي سطر promote في أي مكان في البريد الإلكتروني — لا في قسم الملخص، ولا في أي تفصيل لكل حاجز. وعندما لا يكون هناك ما يُفصَّل بين الرقمين — لا ضرائب مقتطعة ولا تعديلات — يُظهر القسم صفاً واحداً باسم Amount بدلاً من سطري الإجمالي والصافي المنفصلين.

وإلى جانب المبالغ، يُبنى قسم التفاصيل من التوزيع الذي أنشأته، وتُحذف ببساطة الصفوف التي ليس لديها ما تعرضه:

• Distribution Period — يُعرض باستخدام الفترة التي حدّدتها، بما في ذلك النطاق التقويمي للفترات الربعية والشهرية ونطاق التواريخ للفترة المخصصة.
• Distribution Type وAdjustments Reason — يُعرضان في توزيع بحاجز واحد عندما تكون قد وفّرتهما؛ أما قسم الإجماليات في توزيع متعدد الحواجز فيحذفهما ويحمل التفصيلُ لكل حاجز هذه المعلومة بدلاً من ذلك.
• Withheld Taxes وAdjustments — يُعرضان فقط عندما لا يكونان صفراً. وتُقدَّم الضرائب المقتطعة والتعديلات السالبة بالأسلوب المحاسبي، بين قوسين.

يعكس قسم الحساب المصرفي لكل مستثمر ما هو مسجّل. إذا كان حساب استلام الدفعة معيّناً، فإن البريد الإلكتروني يؤكد الحساب الذي ستذهب إليه بأرقامه الأربعة الأخيرة، وكيف ستُرسَل الدفعة (على سبيل المثال عبر Wire أو ACH) عند معرفة ذلك. وإذا لم يكن هناك حساب معيّن، فإن البريد الإلكتروني يطلب من المستثمر إضافة حساب في بوابة المستثمر حتى يتمكن من استلام الدفعة. وفي كلتا الحالتين يتضمن البريد الإلكتروني زر الانتقال إلى بوابة المستثمر (Go To Investor Portal)، ويدعو الإشعار المستثمر إلى تحديث حسابه المصرفي — دون أي موعد نهائي مرتبط بذلك.

تتبّع التسليم إلى كل مستثمر

نظراً لأن رسائل البريد الإلكتروني تُرسَل في الخلفية، فلا يمكن أن يُعطّل بريد مستثمر واحد البقية — فإذا فشل بريد واحد، فإن البقية ما زالت تخرج. افتح سجل إشعارات التوزيع لرؤية ما أُرسل وإلى من: يعرض كل إشعار متى أُرسل، وإلى كم مستلماً ذهب، وملخص رسالتك، والمرفقات المضمَّنة، وأحدث حالة تسليم لكل مستثمر. تتحدث حالات التسليم مع ورود تقارير خدمة البريد الإلكتروني.

التوزيعات التي استوردتها من سجلاتك الخاصة

إذا كنت قد أدخلت توزيعات تاريخية إلى Covercy One من سجلاتك السابقة، فإن تلك التوزيعات لم تُرسل قط عبر Covercy One، ولذلك لا يوجد ما يمكن عرضه. وفتح تفاصيل الإشعار (Notice Details) لأحدها يخبرك بوضوح بأن التوزيع استُورد من بيانات تاريخية وأن Covercy لم تُنشئ تفاصيل إشعار له، بدلاً من أن يعرض لك معاينة أولية فارغة للبريد الإلكتروني. أما التوزيع المستورد الذي أُرسل له منذ ذلك الحين إشعار عبر Covercy One فيعرض سجل إشعاراته ومعاينته الأولية بشكل طبيعي كالمعتاد.

تأكّد من نجاح العملية

افتح التوزيع وتأكد من أن حالته تُظهر أن الإشعار قد أُرسل، ثم افتح سجل الإشعارات وتحقق من أن عدد المستلمين يطابق المستثمرين الذين توقعتهم — متذكراً أن المراكز المقسّمة تُجمَّع في بريد إلكتروني واحد وأن المخصصات ذات المبلغ الصفري غير مُدرَجة. راجع قائمة كل مستلم بحثاً عن أي عمليات تسليم فاشلة — يشير الفشل عادةً إلى عنوان بريد إلكتروني خاطئ أو مفقود يمكنك تصحيحه في سجل جهة اتصال المستثمر. إذا لم يتح لك فحص الجاهزية الإرسال، فعالج العناصر المُعلَّمة (بريد مستثمر مفقود أو مرفق غير متاح) وحاول مرة أخرى. إذا كان إجراء ما غير متاح أو تعذّر إرسال شيء، فتأكد من أن لديك الوصول إلى العقار أو تواصل مع فريقنا للمساعدة.