Γνωρίστε τον Neo, τον Co-GP σας με τεχνητή νοημοσύνη.
Μέχρι το τέλος αυτού του οδηγού θα έχετε στείλει μια ειδοποίηση διανομής στους επενδυτές σας, ενημερώνοντάς τους για το τι να περιμένουν πριν την οριστικοποίηση, με τη δυνατότητα να προσθέσετε το δικό σας μήνυμα και συνημμένα — και θα γνωρίζετε πώς να ελέγξετε ότι κάθε παραλήπτης την έλαβε.
Note
Η αποστολή ειδοποιήσεων είναι εργασία GP. Χρειάζεστε μια διανομή αποθηκευμένη ως πρόχειρο και πρόσβαση στη συμμετοχή στην οποία ανήκει. Αν δεν έχετε δημιουργήσει ακόμη τη διανομή, κάντε το πρώτα — δείτε το Δημιουργία διανομής.
Σε τι χρησιμεύει μια ειδοποίηση
Μια ειδοποίηση διανομής ενημερώνει κάθε επενδυτή ότι έχει εκδοθεί μια διανομή και πώς διαμορφώνεται το μερίδιό του, πριν μετακινηθούν χρήματα. Είναι το ενδιάμεσο βήμα της ροής εργασίας διανομής: δημιουργία του πρόχειρου, αποστολή ειδοποιήσεων και, στη συνέχεια, οριστικοποίηση. Οι ειδοποιήσεις είναι προαιρετικές — μπορείτε να οριστικοποιήσετε μια διανομή χωρίς να στείλετε καμία — αλλά δίνουν στους επενδυτές προκαταρκτική ορατότητα και ένα χρονικό περιθώριο για να προσθέσουν ή να ενημερώσουν τον τραπεζικό λογαριασμό πληρωμής τους πριν την οριστικοποίηση.
Note
Τα ποσά της ειδοποίησης παρουσιάζονται ως μη οριστικά ακόμη και ενδέχεται να αλλάξουν. Το email της ειδοποίησης το αναφέρει στους επενδυτές, ώστε να μπορείτε να το στείλετε ενώ εξακολουθείτε να επιβεβαιώνετε λεπτομέρειες.
Ανοίξτε τη ροή αποστολής ειδοποίησης
- Ανοίξτε την καρτέλα Distributions της συμμετοχής και επιλέξτε την πρόχειρη διανομή για την οποία θέλετε να στείλετε ειδοποίηση.
- Από τις κύριες ενέργειες της διανομής, επιλέξτε Send Notice.
- Ελέγξτε τον έλεγχο ετοιμότητας που εκτελείται προτού το παράθυρο σας επιτρέψει να συνεχίσετε (καλύπτεται στη συνέχεια).
Περάστε τον έλεγχο ετοιμότητας
Πριν μπορέσετε να στείλετε, το Covercy One ελέγχει ότι η ειδοποίηση μπορεί πράγματι να φτάσει στους επενδυτές σας. Δύο πράγματα θα σταματήσουν μια αποστολή και πρέπει να διορθωθούν πρώτα:
- Ένας επενδυτής χωρίς διεύθυνση email παράδοσης — κάθε επενδυτής που λαμβάνει μερίδιο χρειάζεται ένα έγκυρο email στην καρτέλα επαφής του. Ο έλεγχος σας λέει ποιες κατανομές ή θέσεις επηρεάζονται ώστε να μπορέσετε να προσθέσετε τη διεύθυνση που λείπει.
- Ένα συνημμένο που δεν μπορεί να βρεθεί — αν έχετε προσθέσει ένα αρχείο που δεν είναι πλέον διαθέσιμο, η αποστολή αποκλείεται και το επηρεαζόμενο συνημμένο επισημαίνεται. Αφαιρέστε το ή αντικαταστήστε το και προσπαθήστε ξανά.
Note
Ένας τραπεζικός λογαριασμός πληρωμής που λείπει δεν αποκλείει μια ειδοποίηση. Οι επενδυτές συνήθως προσθέτουν τον τραπεζικό τους λογαριασμό αφού σταλεί η ειδοποίηση και πριν την οριστικοποίηση — η ίδια η ειδοποίηση τους προσκαλεί να το κάνουν. Οι τραπεζικοί λογαριασμοί που λείπουν ελέγχονται στο βήμα της οριστικοποίησης, όπου έχουν σημασία.
Ελέγξτε ποιοι θα λάβουν την ειδοποίηση
Οι παραλήπτες προκύπτουν από τις κατανομές επενδυτών της διανομής και τις επαφές που συνδέονται με αυτές, όχι από τις ρυθμίσεις πληρωμών σας. Λίγοι κανόνες καθορίζουν την τελική λίστα παραληπτών και εξηγούν γιατί ο αριθμός που βλέπετε μπορεί να διαφέρει από τον αριθμό των θέσεων στη διανομή:
- Ένα email ανά επενδυτή, ανά κατηγορία μεριδίων — όταν η συμμετοχή ενός επενδυτή είναι κατανεμημένη σε πολλές θέσεις της ίδιας κατηγορίας μεριδίων, αυτές οι κατανομές ομαδοποιούνται σε μία ειδοποίηση. Τα ποσά και η ανάλυση ανά hurdle είναι το άθροισμα των θέσεων εκείνου του επενδυτή, ώστε κανείς να μη λαμβάνει διπλότυπες ειδοποιήσεις απλώς και μόνο επειδή κατέχει πολλές θέσεις.
- Οι κατανομές με μηδενικό ποσό παραλείπονται — ένας επενδυτής του οποίου το μικτό και το καθαρό ποσό είναι και τα δύο μηδέν δεν είναι παραλήπτης ειδοποίησης και δεν προσμετράται στο σύνολο των παραληπτών.
- Οι επαναλαμβανόμενες διευθύνσεις email λαμβάνουν μία μόνο φορά — αν η ίδια διεύθυνση εμφανιστεί περισσότερες από μία φορές για την ίδια ειδοποίηση, λαμβάνει ένα μόνο email.
Προσθέστε ένα προσωπικό μήνυμα και συνημμένα
- Στην περιοχή προσωπικού μηνύματος, γράψτε ένα εισαγωγικό μήνυμα προς τους επενδυτές σας χρησιμοποιώντας τον επεξεργαστή εμπλουτισμένου κειμένου. Αυτό εμφανίζεται ως η σημείωσή σας κοντά στην κορυφή του email κάθε επενδυτή.
- Προσθέστε τυχόν συνημμένα που θέλετε να λάβει κάθε παραλήπτης με την ειδοποίηση — για παράδειγμα μια συνοδευτική επιστολή ή μια κατάσταση διανομής.
- Ελέγξτε την προεπισκόπηση του email, την οποία το Covercy One δημιουργεί από την ίδια τη διανομή: τον χαιρετισμό, την εισαγωγή της συμμετοχής και της επενδυτικής οντότητας, τις λεπτομέρειες της διανομής, τις λεπτομέρειες τραπεζικού λογαριασμού και έναν σύνδεσμο προς την πύλη επενδυτών.
- Διαβάστε την προεπισκόπηση όπως θα τη δει ο επενδυτής σας — δείχνει ακριβώς τι λαμβάνει ο επενδυτής, μαζί με τα ποσά.
Tip
Το μήνυμα και τα συνημμένα σας αποθηκεύονται με την ειδοποίηση ακριβώς όπως στάλθηκαν, ώστε να έχετε μια καταγραφή του τι είδε κάθε επενδυτής ακόμη και αν επεξεργαστείτε τη διανομή αργότερα.
Στείλτε την ειδοποίηση
Επιβεβαιώστε την αποστολή. Το Covercy One καταγράφει την ειδοποίηση και στη συνέχεια στέλνει ένα email ανά επενδυτή στο παρασκήνιο. Το email κάθε επενδυτή δείχνει τα δικά του ποσά — μία ενότητα για μια διανομή με ένα hurdle, ή μια ενότητα συνόλων μαζί με μια ανάλυση ανά hurdle όταν η διανομή έχει πολλαπλά hurdles. Η γραμμή θέματος αναγράφει Distribution Notice for <Distribution Name>. Η κατάσταση της διανομής μεταβαίνει για να υποδείξει ότι η ειδοποίηση έχει σταλεί.
Tip
Οι ειδοποιήσεις προς τους επενδυτές σας αποστέλλονται από τη διεύθυνση υποστήριξης της ίδιας της εταιρείας σας, όταν έχει ρυθμιστεί white-labeling email για τον χώρο εργασίας σας. Αν δεν έχει ρυθμιστεί, αποστέλλονται από την προεπιλεγμένη διεύθυνση no-reply της Covercy.
Τι βλέπουν οι επενδυτές σας
Κάθε ποσό στο email δηλώνεται με βάση τον ίδιο τον επενδυτή. Η γραμμή Gross Amount είναι το μικτό ποσό εκείνου του επενδυτή, και η κατάσταση διαβάζεται ευθεία προς τα κάτω από εκεί: μικτό, μείον τυχόν παρακρατηθέντες φόρους, συν τυχόν προσαρμογές, ισούται με το Net Amount που θα λάβει. Καμία γραμμή promote δεν εμφανίζεται πουθενά στο email — ούτε στην ενότητα σύνοψης, ούτε σε καμία ανάλυση ανά hurdle. Όταν δεν υπάρχει τίποτα να αναλυθεί ανάμεσα στα δύο ποσά — χωρίς παρακρατηθέντες φόρους και χωρίς προσαρμογές — η ενότητα δείχνει μία μοναδική γραμμή Amount αντί για ξεχωριστές γραμμές μικτού και καθαρού.
Note
Αυτό αφορά μόνο το email του επενδυτή. Οι δικές σας προβολές διανομής στο Covercy One παραμένουν αμετάβλητες: οι λεπτομέρειες της διανομής, τα ποσά κατανομής και οι οθόνες πληρωμών εξακολουθούν να σας δείχνουν όλα όσα σας δείχνουν σήμερα, συμπεριλαμβανομένου του promote σας. Και επειδή η προεπισκόπηση του email στα παράθυρα αποστολής ειδοποίησης και οριστικοποίησης αποδίδει το αντίγραφο του επενδυτή, αυτό που ελέγχετε εκεί είναι ακριβώς αυτό που φτάνει στα εισερχόμενά του.
Παράλληλα με τα ποσά, η ενότητα λεπτομερειών δημιουργείται από τη διανομή που δημιουργήσατε, και οι γραμμές που δεν έχουν κάτι να δείξουν απλώς παραλείπονται:
- Distribution Period — εμφανίζεται με βάση την περίοδο που ορίσατε, συμπεριλαμβανομένου του ημερολογιακού εύρους για τριμηνιαίες και μηνιαίες περιόδους και του εύρους ημερομηνιών για προσαρμοσμένη περίοδο.
- Distribution Type και Adjustments Reason — εμφανίζονται σε διανομή με ένα hurdle όταν τα έχετε συμπληρώσει· η ενότητα συνόλων μιας διανομής με πολλαπλά hurdles τα παραλείπει και η λεπτομέρεια μεταφέρεται στην ανάλυση ανά hurdle.
- Withheld Taxes και Adjustments — εμφανίζονται μόνο όταν δεν είναι μηδενικά. Οι παρακρατηθέντες φόροι και οι αρνητικές προσαρμογές παρουσιάζονται με λογιστικό τρόπο, σε παρενθέσεις.
Η ενότητα τραπεζικού λογαριασμού κάθε επενδυτή αντικατοπτρίζει ό,τι έχει καταχωρηθεί. Αν έχει οριστεί λογαριασμός πληρωμής, το email επιβεβαιώνει τον λογαριασμό στον οποίο θα κατευθυνθεί με τα τέσσερα τελευταία ψηφία του, και πώς θα σταλεί η πληρωμή (για παράδειγμα μέσω Wire ή ACH) όταν αυτό είναι γνωστό. Αν δεν έχει οριστεί λογαριασμός, το email ζητά από τον επενδυτή να προσθέσει έναν στην πύλη επενδυτών ώστε να μπορέσει να πληρωθεί. Σε κάθε περίπτωση, το email περιλαμβάνει ένα κουμπί Go To Investor Portal, και η ειδοποίηση προσκαλεί τον επενδυτή να ενημερώσει τον τραπεζικό του λογαριασμό — χωρίς καμία προθεσμία.
Warning
Μπορείτε να στείλετε μία ειδοποίηση ανά διανομή. Αφού έχει σταλεί μια ειδοποίηση, η ενέργεια Send Notice δεν είναι πλέον διαθέσιμη — αλλά μπορείτε ακόμη να κάνετε Edit, Delete ή Finalize τη διανομή. Αν χρειαστεί να σταλεί ένα email ειδοποίησης μετά από επεξεργασίες, αυτό διεκπεραιώνεται κατά την οριστικοποίηση, όπου μπορείτε να επιλέξετε να στείλετε στους επενδυτές ένα ενημερωμένο email. Αυτό το email οριστικοποίησης ακολουθεί τους ίδιους κανόνες με την ειδοποίηση: τα ίδια ποσά με βάση τον επενδυτή, την ίδια διάταξη κατάστασης, με τη διατύπωση της οριστικοποίησης αντί για το κείμενο του μη οριστικού ακόμη — και επειδή δεν είναι ειδοποίηση, δεν προσθέτει νέα καταχώριση στο ιστορικό ειδοποιήσεων.
Παρακολουθήστε την παράδοση σε κάθε επενδυτή
Επειδή τα email αποστέλλονται στο παρασκήνιο, το email ενός επενδυτή δεν μπορεί να καθυστερήσει τα υπόλοιπα — αν ένα μεμονωμένο email αποτύχει, τα άλλα εξακολουθούν να αποστέλλονται. Ανοίξτε το ιστορικό ειδοποιήσεων της διανομής για να δείτε τι στάλθηκε και σε ποιον: κάθε ειδοποίηση δείχνει πότε στάλθηκε, σε πόσους παραλήπτες κατευθύνθηκε, τη σύνοψη του μηνύματός σας, τα συνημμένα που περιλήφθηκαν και την πιο πρόσφατη κατάσταση παράδοσης για κάθε επενδυτή. Οι καταστάσεις παράδοσης ενημερώνονται καθώς η υπηρεσία email αναφέρει αποτελέσματα.
Διανομές που εισαγάγατε από τα δικά σας αρχεία
Αν μεταφέρατε ιστορικές διανομές στο Covercy One από τα προηγούμενα αρχεία σας, αυτές οι διανομές δεν στάλθηκαν ποτέ μέσω του Covercy One, επομένως δεν υπάρχει τίποτα να εμφανιστεί. Αν ανοίξετε το Notice Details σε μία από αυτές, σας ενημερώνει ρητά ότι η διανομή εισήχθη από ιστορικά δεδομένα και ότι η Covercy δεν δημιούργησε λεπτομέρειες ειδοποίησης για αυτήν, αντί να σας δείξει μια κενή προεπισκόπηση email. Μια εισαγόμενη διανομή για την οποία έχει έκτοτε σταλεί ειδοποίηση μέσω του Covercy One εμφανίζει κανονικά το ιστορικό ειδοποιήσεων και την προεπισκόπησή της.
Επαληθεύστε ότι λειτούργησε
Ανοίξτε τη διανομή και επιβεβαιώστε ότι η κατάστασή της δείχνει ότι η ειδοποίηση στάλθηκε, στη συνέχεια ανοίξτε το ιστορικό ειδοποιήσεων και ελέγξτε ότι ο αριθμός παραληπτών αντιστοιχεί στους επενδυτές που περιμένατε — έχοντας υπόψη ότι οι κατανεμημένες θέσεις ομαδοποιούνται σε ένα email και ότι οι κατανομές με μηδενικό ποσό δεν περιλαμβάνονται. Ελέγξτε τη λίστα ανά παραλήπτη για τυχόν αποτυχημένες παραδόσεις — μια αποτυχία συνήθως υποδεικνύει μια λανθασμένη ή ελλιπή διεύθυνση email που μπορείτε να διορθώσετε στην καρτέλα επαφής του επενδυτή. Αν ο έλεγχος ετοιμότητας δεν σας επιτρέπει να στείλετε, αντιμετωπίστε τα επισημασμένα στοιχεία (ένα email επενδυτή που λείπει ή ένα μη διαθέσιμο συνημμένο) και προσπαθήστε ξανά. Αν μια ενέργεια δεν είναι διαθέσιμη ή κάτι δεν αποστέλλεται, επιβεβαιώστε ότι έχετε πρόσβαση στη συμμετοχή ή επικοινωνήστε με την ομάδα μας για βοήθεια.
- Η αποστολή μιας ειδοποίησης μετακινεί χρήματα;
- Όχι. Μια ειδοποίηση απλώς ενημερώνει τους επενδυτές ότι έχει εκδοθεί μια διανομή και δείχνει τα αναμενόμενα ποσά τους. Τα ποσά παρουσιάζονται ως μη οριστικά ακόμη, και δεν πραγματοποιείται καμία πληρωμή μέχρι να οριστικοποιήσετε τη διανομή, που είναι ξεχωριστό βήμα.
- Ποια ποσά βλέπει κάθε επενδυτής στο email;
- Τα δικά του. Το email κάθε επενδυτή γράφεται με βάση εκείνον τον επενδυτή: η γραμμή μικτού είναι το δικό του μικτό, και η κατάσταση αθροίζεται από εκεί μέχρι το καθαρό ποσό που θα λάβει. Καμία γραμμή promote δεν εμφανίζεται, ούτε στη σύνοψη ούτε σε καμία ανάλυση ανά hurdle, και όταν δεν υπάρχει τίποτα να αναλυθεί ανάμεσα σε μικτό και καθαρό η ενότητα δείχνει μία μοναδική γραμμή Amount. Οι δικές σας προβολές διανομής στο Covercy One παραμένουν αμετάβλητες, και η προεπισκόπηση του email σας δείχνει το αντίγραφο του επενδυτή ακριβώς όπως το λαμβάνει.
- Είμαι υποχρεωμένος να στείλω ειδοποίηση πριν την οριστικοποίηση;
- Όχι. Οι ειδοποιήσεις είναι προαιρετικές. Μπορείτε να οριστικοποιήσετε μια διανομή χωρίς να στείλετε καμία. Η αποστολή μιας ειδοποίησης πρώτα δίνει στους επενδυτές προκαταρκτική ορατότητα και τη δυνατότητα να προσθέσουν ή να ενημερώσουν τον τραπεζικό λογαριασμό πληρωμής τους πριν την οριστικοποίηση.
- Γιατί εξαφανίστηκε το κουμπί Send Notice;
- Μπορείτε να στείλετε μία ειδοποίηση ανά διανομή. Μόλις σταλεί μια ειδοποίηση, η ενέργεια Send Notice αφαιρείται. Μπορείτε ακόμη να επεξεργαστείτε, να διαγράψετε ή να οριστικοποιήσετε τη διανομή, και μπορείτε να στείλετε στους επενδυτές ένα ενημερωμένο email ως μέρος της οριστικοποίησης. Αυτό το email οριστικοποίησης δεν δημιουργεί άλλη καταχώριση στο ιστορικό ειδοποιήσεων.
- Ο αριθμός παραληπτών είναι μικρότερος από τον αριθμό επενδυτών που περίμενα — γιατί;
- Οι παραλήπτες ομαδοποιούνται και απαλείφονται τα διπλότυπα. Ένας επενδυτής που κατέχει πολλές θέσεις στην ίδια κατηγορία μεριδίων λαμβάνει ένα email που καλύπτει τα αθροισμένα ποσά, ένας επενδυτής του οποίου το μικτό και το καθαρό ποσό είναι και τα δύο μηδέν δεν είναι καθόλου παραλήπτης, και μια διεύθυνση email που εμφανίζεται περισσότερες από μία φορές για την ίδια ειδοποίηση λαμβάνει μόνο μία φορά.
- Πάτησα δύο φορές αποστολή — έλαβαν οι επενδυτές μου δύο email;
- Όχι. Αν η ίδια αποστολή υποβληθεί ξανά, για παράδειγμα μετά από μια διακοπή δικτύου, το Covercy One επιστρέφει την ειδοποίηση που είχε ήδη γίνει αποδεκτή αντί να δημιουργήσει δεύτερη, και δεν τίθενται σε ουρά διπλότυπα email για τους παραλήπτες σας.
- Ένας επενδυτής δεν έλαβε την ειδοποίηση — τι πρέπει να ελέγξω;
- Ανοίξτε το ιστορικό ειδοποιήσεων της διανομής και βρείτε αυτόν τον επενδυτή στη λίστα παραληπτών για να δείτε την κατάσταση παράδοσής του. Μια αποτυχία πιο συχνά σημαίνει μια ελλιπή ή λανθασμένη διεύθυνση email. Διορθώστε την στην καρτέλα επαφής του επενδυτή. Σημειώστε ότι ένας επενδυτής που λαμβάνει μηδενικό ποσό δεν περιλαμβάνεται ως παραλήπτης ειδοποίησης.
- Μπορώ να στείλω την ειδοποίηση ακόμη και αν ορισμένοι επενδυτές δεν έχουν προσθέσει τραπεζικό λογαριασμό;
- Ναι. Ένας τραπεζικός λογαριασμός πληρωμής που λείπει δεν αποκλείει μια ειδοποίηση — οι επενδυτές αναμένεται να προσθέσουν έναν αφού σταλεί η ειδοποίηση. Το email της ειδοποίησης τους προτρέπει να προσθέσουν ή να ενημερώσουν τον λογαριασμό τους στην πύλη επενδυτών, χωρίς καμία προθεσμία. Οι τραπεζικοί λογαριασμοί που λείπουν ελέγχονται κατά την οριστικοποίηση.
- Γιατί το Notice Details αναφέρει ότι η διανομή εισήχθη;
- Εκείνη η διανομή ήρθε στο Covercy One από τα ιστορικά σας αρχεία αντί να σταλεί από την πλατφόρμα, επομένως δεν υπάρχουν λεπτομέρειες ειδοποίησης προς εμφάνιση. Το μήνυμα αντικαθιστά την προεπισκόπηση του email. Αν αργότερα στείλετε ειδοποίηση μέσω του Covercy One για εκείνη τη διανομή, εμφανίζονται το κανονικό ιστορικό και η προεπισκόπηση.
- Θα αποθηκευτούν το προσωπικό μου μήνυμα και τα συνημμένα;
- Ναι. Το μήνυμα και τα συνημμένα που στέλνετε αποθηκεύονται με την ειδοποίηση ακριβώς όπως τα έλαβαν οι επενδυτές, ώστε το ιστορικό ειδοποιήσεων να είναι μια ακριβής καταγραφή του τι είδε κάθε επενδυτής, ακόμη και αν επεξεργαστείτε τη διανομή στη συνέχεια.