Lernen Sie Neo kennen, Ihren KI-gestützten Co-GP.
Am Ende dieser Anleitung haben Sie eine Ausschüttungsbenachrichtigung an Ihre Investoren gesendet, die ihnen vor dem Finalisieren mitteilt, was sie erwartet, mit der Möglichkeit, eine eigene Nachricht und Anhänge hinzuzufügen — und Sie wissen, wie Sie prüfen, dass jeder Empfänger sie erhalten hat.
Note
Das Senden von Benachrichtigungen ist eine GP-Aufgabe. Sie benötigen eine als Entwurf gespeicherte Ausschüttung und Zugriff auf das Holding, zu dem sie gehört. Wenn Sie die Ausschüttung noch nicht erstellt haben, tun Sie dies zuerst — siehe Eine Ausschüttung erstellen.
Wofür eine Benachrichtigung dient
Eine Ausschüttungsbenachrichtigung teilt jedem Investor mit, dass eine Ausschüttung ausgegeben wurde und wie sein Anteil aussieht, bevor Geld fließt. Es ist der mittlere Schritt des Ausschüttungs-Arbeitsablaufs: Entwurf erstellen, Benachrichtigungen senden und dann finalisieren. Benachrichtigungen sind optional — Sie können eine Ausschüttung finalisieren, ohne eine zu senden —, aber sie geben Investoren vorab Einblick und ein Zeitfenster, um ihr Auszahlungs-Bankkonto hinzuzufügen oder zu aktualisieren, bevor Sie finalisieren.
Note
Benachrichtigungsbeträge werden als noch nicht final dargestellt und können sich ändern. Die Benachrichtigungs-E-Mail teilt Investoren dies mit, sodass Sie sie senden können, während Sie die Details noch bestätigen.
Den Ablauf zum Senden der Benachrichtigung öffnen
- Öffnen Sie den Tab Distributions des Holdings und wählen Sie die Ausschüttung im Entwurf, für die Sie eine Benachrichtigung senden möchten.
- Wählen Sie aus den oberen Aktionen der Ausschüttung Send Notice.
- Überprüfen Sie die Bereitschaftsprüfung, die ausgeführt wird, bevor der Dialog Sie fortfahren lässt (wird als Nächstes behandelt).
Die Bereitschaftsprüfung bestehen
Bevor Sie senden können, prüft Covercy One, ob die Benachrichtigung Ihre Investoren tatsächlich erreichen kann. Zwei Dinge halten einen Versand auf und müssen zuerst behoben werden:
- Ein Investor ohne zustellbare E-Mail-Adresse — jeder Investor, der einen Anteil erhält, benötigt eine gültige E-Mail-Adresse in seinem Kontaktdatensatz. Die Prüfung teilt Ihnen mit, welche Allokationen oder Positionen betroffen sind, sodass Sie die fehlende Adresse hinzufügen können.
- Ein Anhang, der nicht gefunden werden kann — wenn Sie eine Datei hinzugefügt haben, die nicht mehr verfügbar ist, wird der Versand blockiert und der betroffene Anhang markiert. Entfernen oder ersetzen Sie ihn und versuchen Sie es erneut.
Note
Ein fehlendes Auszahlungs-Bankkonto blockiert eine Benachrichtigung nicht. Investoren fügen ihr Bankkonto häufig hinzu, nachdem die Benachrichtigung gesendet wurde und bevor Sie finalisieren — die Benachrichtigung selbst lädt sie dazu ein. Fehlende Bankkonten werden stattdessen im Schritt des Finalisierens geprüft, wo sie eine Rolle spielen.
Prüfen, wer die Benachrichtigung erhält
Die Empfänger ergeben sich aus den Investorenallokationen der Ausschüttung und den damit verknüpften Kontakten, nicht aus Ihrer Zahlungskonfiguration. Einige Regeln bestimmen die endgültige Empfängerliste, und sie erklären, warum die angezeigte Anzahl von der Anzahl der Positionen in der Ausschüttung abweichen kann:
- Eine E-Mail pro Investor und Anteilsklasse — wenn sich die Beteiligung eines Investors auf mehrere Positionen derselben Anteilsklasse verteilt, werden diese Allokationen zu einer einzigen Benachrichtigung zusammengefasst. Die Beträge und die Aufschlüsselung pro Hurdle sind die Summe der Positionen dieses Investors, sodass niemand doppelte Benachrichtigungen erhält, nur weil er mehrere Positionen hält.
- Allokationen mit Betrag null bleiben außen vor — ein Investor, dessen Brutto- und Nettobetrag beide null sind, ist kein Benachrichtigungsempfänger und wird nicht in der Empfängersumme mitgezählt.
- Mehrfach vorkommende E-Mail-Adressen werden nur einmal angeschrieben — wenn dieselbe Adresse innerhalb derselben Benachrichtigung mehr als einmal vorkommt, erhält sie eine einzige E-Mail.
Eine persönliche Nachricht und Anhänge hinzufügen
- Schreiben Sie im Bereich für die persönliche Nachricht mit dem Rich-Text-Editor eine einleitende Nachricht an Ihre Investoren. Diese erscheint als Ihre Notiz nahe dem oberen Rand der E-Mail jedes Investors.
- Fügen Sie alle Anhänge hinzu, die jeder Empfänger mit der Benachrichtigung erhalten soll — zum Beispiel ein Anschreiben oder eine Ausschüttungsabrechnung.
- Überprüfen Sie die E-Mail-Vorschau, die Covercy One aus der Ausschüttung selbst aufbaut: die Begrüßung, die Einführung zum Holding und investierenden Rechtsträger, die Ausschüttungsdetails, die Bankkontodetails und einen Link zum Investorenportal.
- Lesen Sie die Vorschau so, wie Ihr Investor sie sehen wird — sie zeigt genau, was der Investor erhält, einschließlich der Beträge.
Tip
Ihre Nachricht und Anhänge werden mit der Benachrichtigung genau so gespeichert, wie sie gesendet wurden, sodass Sie eine Aufzeichnung dessen haben, was jeder Investor gesehen hat, selbst wenn Sie die Ausschüttung später bearbeiten.
Die Benachrichtigung senden
Bestätigen Sie den Versand. Covercy One erfasst die Benachrichtigung und sendet dann eine E-Mail pro Investor im Hintergrund. Die E-Mail jedes Investors zeigt seine eigenen Beträge — einen einzelnen Abschnitt bei einer Ausschüttung mit einer einzigen Hurdle oder einen Summenabschnitt plus eine Aufschlüsselung pro Hurdle, wenn die Ausschüttung mehrere Hurdles hat. Die Betreffzeile lautet Distribution Notice for <Distribution Name>. Der Status der Ausschüttung wechselt, um anzuzeigen, dass die Benachrichtigung gesendet wurde.
Tip
Benachrichtigungen an Ihre Investoren werden von der eigenen Support-Adresse Ihres Unternehmens gesendet, wenn für Ihren Workspace E-Mail-White-Labeling konfiguriert ist. Andernfalls werden sie von der standardmäßigen No-Reply-Adresse von Covercy gesendet.
Was Ihre Investoren sehen
Jede Zahl in der E-Mail wird auf der Basis des jeweiligen Investors angegeben. Die Zeile Gross Amount ist der Bruttobetrag dieses Investors, und die Aufstellung liest sich von dort geradlinig nach unten: brutto, abzüglich einbehaltener Steuern, zuzüglich etwaiger Anpassungen, ergibt den Net Amount, den er erhält. Keine Promote-Zeile erscheint irgendwo in der E-Mail — weder im Zusammenfassungsabschnitt noch in einer Aufschlüsselung pro Hurdle. Wenn zwischen den beiden Zahlen nichts aufzuschlüsseln ist — keine einbehaltenen Steuern und keine Anpassungen — zeigt der Abschnitt eine einzige Amount-Zeile anstelle getrennter Brutto- und Nettozeilen.
Note
Dies betrifft nur die E-Mail des Investors. Ihre eigenen Ausschüttungsansichten in Covercy One bleiben unverändert: die Ausschüttungsdetails, die Allokationszahlen und die Zahlungsbildschirme zeigen Ihnen weiterhin alles, was sie Ihnen heute zeigen, einschließlich Ihres Promotes. Und da die E-Mail-Vorschau in den Dialogen zum Senden der Benachrichtigung und zum Finalisieren die Kopie des Investors darstellt, ist das, was Sie dort überprüfen, genau das, was in seinem Posteingang landet.
Neben den Beträgen wird der Detailabschnitt aus der von Ihnen erstellten Ausschüttung aufgebaut, und Zeilen, zu denen es nichts zu sagen gibt, werden einfach weggelassen:
- Distribution Period — wird anhand des von Ihnen festgelegten Zeitraums angezeigt, einschließlich des Kalenderzeitraums bei Quartals- und Monatsperioden und des Datumsbereichs bei einem benutzerdefinierten Zeitraum.
- Distribution Type und Adjustments Reason — werden bei einer Ausschüttung mit einer einzigen Hurdle angezeigt, wenn Sie sie angegeben haben; der Summenabschnitt einer Ausschüttung mit mehreren Hurdles lässt sie weg, stattdessen enthält die Aufschlüsselung pro Hurdle diese Angaben.
- Withheld Taxes und Adjustments — werden nur angezeigt, wenn sie nicht null sind. Einbehaltene Steuern und negative Anpassungen werden in der Buchhaltungsschreibweise in Klammern dargestellt.
Der Bankkonto-Abschnitt jedes Investors spiegelt wider, was hinterlegt ist. Wenn ein Auszahlungskonto festgelegt ist, bestätigt die E-Mail das Konto, an das es geht, anhand seiner letzten vier Ziffern, und wie die Zahlung gesendet wird (zum Beispiel per Wire oder ACH), sofern bekannt. Wenn kein Konto festgelegt ist, bittet die E-Mail den Investor, eines im Investorenportal hinzuzufügen, damit er bezahlt werden kann. In jedem Fall enthält die E-Mail eine Schaltfläche Go To Investor Portal, und die Benachrichtigung fordert den Investor auf, sein Bankkonto zu aktualisieren — ohne dass eine Frist genannt wird.
Warning
Sie können eine Benachrichtigung pro Ausschüttung senden. Nachdem eine Benachrichtigung herausgegangen ist, ist die Aktion Send Notice nicht mehr verfügbar — aber Sie können die Ausschüttung weiterhin bearbeiten (Edit), löschen (Delete) oder finalisieren (Finalize). Wenn nach Bearbeitungen eine Benachrichtigungs-E-Mail hinausgehen muss, wird dies beim Finalisieren behandelt, wo Sie wählen können, Investoren eine aktualisierte E-Mail zu senden. Diese Finalisierungs-E-Mail folgt denselben Regeln wie die Benachrichtigung: dieselben Beträge auf der Basis des Investors, dasselbe Aufstellungslayout, mit dem finalisierten Wortlaut anstelle des Texts für noch nicht final — und da es sich nicht um eine Benachrichtigung handelt, fügt sie dem Benachrichtigungsverlauf keinen neuen Eintrag hinzu.
Die Zustellung an jeden Investor verfolgen
Da E-Mails im Hintergrund versendet werden, kann die E-Mail eines Investors die übrigen nicht aufhalten — wenn eine einzelne E-Mail fehlschlägt, gehen die anderen trotzdem hinaus. Öffnen Sie den Benachrichtigungsverlauf der Ausschüttung, um zu sehen, was an wen gesendet wurde: Jede Benachrichtigung zeigt, wann sie gesendet wurde, an wie viele Empfänger sie ging, Ihre Nachrichtenzusammenfassung, die enthaltenen Anhänge und den neuesten Zustellstatus für jeden Investor. Die Zustellstatus aktualisieren sich, sobald der E-Mail-Dienst zurückmeldet.
Ausschüttungen, die Sie aus Ihren eigenen Aufzeichnungen importiert haben
Wenn Sie historische Ausschüttungen aus Ihren früheren Aufzeichnungen in Covercy One übernommen haben, wurden diese Ausschüttungen nie über Covercy One versendet, sodass es nichts anzuzeigen gibt. Wenn Sie bei einer solchen Ausschüttung Notice Details öffnen, wird Ihnen klar mitgeteilt, dass die Ausschüttung aus historischen Daten importiert wurde und dass Covercy dafür keine Benachrichtigungsdetails erzeugt hat, statt Ihnen eine leere E-Mail-Vorschau zu zeigen. Eine importierte Ausschüttung, für die seitdem doch eine Benachrichtigung über Covercy One gesendet wurde, zeigt ihren normalen Benachrichtigungsverlauf und ihre Vorschau wie gewohnt.
Überprüfen, ob es funktioniert hat
Öffnen Sie die Ausschüttung und bestätigen Sie, dass ihr Status anzeigt, dass die Benachrichtigung gesendet wurde, öffnen Sie dann den Benachrichtigungsverlauf und prüfen Sie, ob die Empfängerzahl mit den von Ihnen erwarteten Investoren übereinstimmt — dabei ist zu beachten, dass aufgeteilte Positionen zu einer E-Mail zusammengefasst werden und Allokationen mit Betrag null nicht enthalten sind. Überprüfen Sie die Liste pro Empfänger auf fehlgeschlagene Zustellungen — ein Fehlschlag weist in der Regel auf eine falsche oder fehlende E-Mail-Adresse hin, die Sie im Kontaktdatensatz des Investors korrigieren können. Wenn die Bereitschaftsprüfung Sie nicht senden lässt, arbeiten Sie die markierten Punkte ab (eine fehlende Investoren-E-Mail oder ein nicht verfügbarer Anhang) und versuchen Sie es erneut. Wenn eine Aktion nicht verfügbar ist oder etwas nicht gesendet wird, prüfen Sie, ob Sie Zugriff auf das Holding haben, oder wenden Sie sich an unser Team, um Hilfe zu erhalten.
- Bewegt das Senden einer Benachrichtigung Geld?
- Nein. Eine Benachrichtigung informiert Investoren lediglich darüber, dass eine Ausschüttung ausgegeben wurde, und zeigt ihre erwarteten Beträge. Die Beträge werden als noch nicht final dargestellt, und es wird keine Zahlung ausgeführt, bis Sie die Ausschüttung finalisieren, was ein separater Schritt ist.
- Welche Beträge sieht jeder Investor in der E-Mail?
- Seine eigenen. Die E-Mail jedes Investors ist auf der Basis dieses Investors verfasst: die Bruttozeile ist sein Bruttobetrag, und die Aufstellung summiert sich von dort bis zum Nettobetrag, den er erhält. Keine Promote-Zeile erscheint, weder in der Zusammenfassung noch in einer Aufschlüsselung pro Hurdle, und wenn zwischen brutto und netto nichts aufzuschlüsseln ist, zeigt der Abschnitt eine einzige Amount-Zeile. Ihre eigenen Ausschüttungsansichten in Covercy One bleiben unverändert, und die E-Mail-Vorschau zeigt Ihnen die Kopie des Investors genau so, wie er sie erhält.
- Muss ich eine Benachrichtigung senden, bevor ich finalisiere?
- Nein. Benachrichtigungen sind optional. Sie können eine Ausschüttung finalisieren, ohne eine zu senden. Eine Benachrichtigung zuerst zu senden gibt Investoren vorab Einblick und die Möglichkeit, ihr Auszahlungs-Bankkonto hinzuzufügen oder zu aktualisieren, bevor Sie finalisieren.
- Warum ist die Schaltfläche Send Notice verschwunden?
- Sie können eine Benachrichtigung pro Ausschüttung senden. Sobald eine Benachrichtigung gesendet wurde, wird die Aktion Send Notice entfernt. Sie können die Ausschüttung weiterhin bearbeiten, löschen oder finalisieren, und Sie können Investoren als Teil des Finalisierens eine aktualisierte E-Mail senden. Diese Finalisierungs-E-Mail erstellt keinen weiteren Eintrag im Benachrichtigungsverlauf.
- Die Empfängerzahl ist niedriger als die Anzahl der Investoren, die ich erwartet habe — warum?
- Empfänger werden gruppiert und dedupliziert. Ein Investor, der mehrere Positionen derselben Anteilsklasse hält, erhält eine E-Mail über die summierten Beträge, ein Investor, dessen Brutto- und Nettobetrag beide null sind, ist überhaupt kein Empfänger, und eine E-Mail-Adresse, die innerhalb derselben Benachrichtigung mehr als einmal vorkommt, wird nur einmal angeschrieben.
- Ich habe zweimal auf Senden geklickt — haben meine Investoren zwei E-Mails erhalten?
- Nein. Wenn derselbe Versand erneut übermittelt wird, zum Beispiel nach einer Netzwerkstörung, gibt Covercy One die bereits angenommene Benachrichtigung zurück, anstatt eine zweite zu erstellen, und für Ihre Empfänger werden keine doppelten E-Mails eingereiht.
- Ein Investor hat die Benachrichtigung nicht erhalten — was sollte ich prüfen?
- Öffnen Sie den Benachrichtigungsverlauf der Ausschüttung und finden Sie diesen Investor in der Empfängerliste, um seinen Zustellstatus zu sehen. Ein Fehlschlag bedeutet meist eine fehlende oder falsche E-Mail-Adresse. Korrigieren Sie sie im Kontaktdatensatz des Investors. Beachten Sie, dass ein Investor, der einen Betrag von null erhält, nicht als Benachrichtigungsempfänger einbezogen wird.
- Kann ich die Benachrichtigung senden, auch wenn einige Investoren kein Bankkonto hinzugefügt haben?
- Ja. Ein fehlendes Auszahlungs-Bankkonto blockiert eine Benachrichtigung nicht — von Investoren wird erwartet, dass sie eines hinzufügen, nachdem die Benachrichtigung herausgegangen ist. Die Benachrichtigungs-E-Mail fordert sie auf, ihr Konto im Investorenportal hinzuzufügen oder zu aktualisieren, ohne dass eine Frist genannt wird. Fehlende Bankkonten werden stattdessen beim Finalisieren geprüft.
- Warum steht in Notice Details, dass die Ausschüttung importiert wurde?
- Diese Ausschüttung kam aus Ihren historischen Aufzeichnungen in Covercy One und wurde nicht über die Plattform versendet, sodass es keine Benachrichtigungsdetails zum Anzeigen gibt. Die Meldung ersetzt die E-Mail-Vorschau. Wenn Sie später über Covercy One eine Benachrichtigung für diese Ausschüttung senden, erscheinen der normale Verlauf und die Vorschau.
- Werden meine persönliche Nachricht und Anhänge gespeichert?
- Ja. Die Nachricht und Anhänge, die Sie senden, werden mit der Benachrichtigung genau so gespeichert, wie Investoren sie erhalten haben, sodass der Benachrichtigungsverlauf eine genaue Aufzeichnung dessen ist, was jeder Investor gesehen hat, selbst wenn Sie die Ausschüttung danach bearbeiten.