Enviar avisos de distribución

Al finalizar esta guía habrá enviado un aviso de distribución a sus inversores, informándoles de qué esperar antes de que usted finalice, con la posibilidad de agregar su propio mensaje y archivos adjuntos, y sabrá cómo verificar que cada destinatario lo recibió.

Para qué sirve un aviso

Un aviso de distribución le indica a cada inversor que se ha emitido una distribución y cómo se ve su participación, antes de que se mueva dinero. Es el paso intermedio del flujo de trabajo de distribución: crear el borrador, enviar avisos y luego finalizar. Los avisos son opcionales —puede finalizar una distribución sin enviar uno— pero brindan a los inversores visibilidad anticipada y una ventana para agregar o actualizar su cuenta bancaria de pago antes de que usted finalice.

Abrir el flujo de envío de avisos

1. Abra la pestaña Distributions del holding y seleccione el borrador de distribución para el que desea enviar un aviso.
2. En las acciones superiores de la distribución, seleccione Send Notice.
3. Revise la verificación de preparación que se ejecuta antes de que el cuadro de diálogo le permita continuar (se trata a continuación).

Superar la verificación de preparación

Antes de poder enviar, Covercy One verifica que el aviso realmente pueda llegar a sus inversores. Dos cosas detienen un envío y deben corregirse primero:

• Un inversor sin una dirección de correo electrónico entregable: todo inversor que reciba una participación necesita un correo electrónico válido en su registro de contacto. La verificación le indica qué asignaciones o posiciones se ven afectadas para que pueda agregar la dirección faltante.
• Un archivo adjunto que no se puede encontrar: si ha agregado un archivo que ya no está disponible, el envío se bloquea y el archivo adjunto afectado se marca. Elimínelo o reemplácelo e inténtelo de nuevo.

Verificar quién recibirá el aviso

Los destinatarios se determinan a partir de las asignaciones a inversores de la distribución y de los contactos asociados a ellas, no de su configuración de pagos. Unas pocas reglas definen la lista final de destinatarios, y explican por qué el recuento que ve puede diferir del número de posiciones de la distribución:

• Un correo electrónico por inversor y por clase de participación: cuando la participación de un inversor está repartida en varias posiciones de la misma clase, esas asignaciones se agrupan en un único aviso. Los importes y el desglose por hurdle son la suma de las posiciones de ese inversor, de modo que nadie recibe avisos duplicados solo por tener varias posiciones.
• Las asignaciones con importe cero se omiten: un inversor cuyo importe bruto y neto son ambos cero no es destinatario del aviso ni se cuenta en el total de destinatarios.
• A las direcciones de correo electrónico repetidas se les envía una sola vez: si la misma dirección aparece más de una vez para el mismo aviso, recibe un único correo electrónico.

Agregar un mensaje personal y archivos adjuntos

1. En el área de mensaje personal, escriba un mensaje de apertura para sus inversores con el editor de texto enriquecido. Aparece como su nota cerca de la parte superior del correo electrónico de cada inversor.
2. Agregue los archivos adjuntos que desee que cada destinatario reciba con el aviso; por ejemplo, una carta de presentación o un estado de cuenta de distribución.
3. Revise la vista previa del correo electrónico, que Covercy One construye a partir de la propia distribución: el saludo, la introducción del holding y la entidad de inversión, los detalles de la distribución, los detalles de la cuenta bancaria y un enlace al portal del inversor.
4. Lea la vista previa tal como la verá su inversor: muestra exactamente lo que recibe el inversor, importes incluidos.

Enviar el aviso

Confirme el envío. Covercy One registra el aviso y luego envía un correo electrónico por inversor en segundo plano. El correo electrónico de cada inversor muestra sus propios importes: una sola sección para una distribución de un solo hurdle, o una sección de totales más un desglose por hurdle cuando la distribución tiene varios hurdles. La línea de asunto dice Distribution Notice for <Distribution Name>. El estado de la distribución cambia para indicar que el aviso se ha enviado.

Lo que ven sus inversores

Cada cifra del correo electrónico se expresa sobre la base del propio inversor. La línea Gross Amount es el importe bruto de ese inversor, y el estado se lee de arriba hacia abajo desde ahí: bruto, menos los impuestos retenidos, más los ajustes, es igual al Net Amount que recibirá. No aparece ninguna línea de promote en ninguna parte del correo electrónico, ni en la sección de resumen ni en ningún desglose por hurdle. Cuando no hay nada que detallar entre las dos cifras —sin impuestos retenidos ni ajustes— la sección muestra una única fila de Amount en lugar de líneas separadas de bruto y neto.

Junto a los importes, la sección de detalles se construye a partir de la distribución que creó, y las filas que no tienen nada que informar simplemente se omiten:

• Distribution Period: se muestra con el período que estableció, incluido el rango de calendario para los períodos trimestrales y mensuales y el rango de fechas para un período personalizado.
• Distribution Type y Adjustments Reason: se muestran en una distribución de un solo hurdle cuando los ha indicado; la sección de totales de una distribución con varios hurdles los omite y es el desglose por hurdle el que aporta el detalle.
• Withheld Taxes y Adjustments: se muestran solo cuando no son cero. Los impuestos retenidos y los ajustes negativos se presentan en estilo contable, entre paréntesis.

La sección de cuenta bancaria de cada inversor refleja lo que está registrado. Si hay una cuenta de pago establecida, el correo electrónico confirma la cuenta a la que se enviará por sus últimos cuatro dígitos, y cómo se enviará el pago (por ejemplo, mediante Wire o ACH) cuando se conoce. Si no hay una cuenta establecida, el correo electrónico pide al inversor que agregue una en el portal del inversor para poder recibir el pago. En cualquier caso, el correo electrónico incluye un botón Go To Investor Portal, y el aviso invita al inversor a actualizar su cuenta bancaria, sin ningún plazo asociado.

Hacer seguimiento de la entrega a cada inversor

Como los correos electrónicos se envían en segundo plano, el correo de un inversor no puede retener al resto: si falla un solo correo electrónico, los demás se envían igualmente. Abra el historial de avisos de la distribución para ver qué se envió y a quién: cada aviso muestra cuándo se envió, a cuántos destinatarios llegó, el resumen de su mensaje, los archivos adjuntos incluidos y el estado de entrega más reciente de cada inversor. Los estados de entrega se actualizan a medida que el servicio de correo electrónico informa.

Distribuciones que importó de sus propios registros

Si trajo distribuciones históricas a Covercy One desde sus registros anteriores, esas distribuciones nunca se enviaron a través de Covercy One, por lo que no hay nada que mostrar. Al abrir Notice Details en una de ellas, se le indica con claridad que la distribución se importó de datos históricos y que Covercy no generó detalles de aviso para ella, en lugar de mostrarle una vista previa de correo electrónico vacía. Una distribución importada para la que sí se haya enviado después un aviso a través de Covercy One muestra su historial de avisos y su vista previa normales, como de costumbre.

Verificar que funcionó

Abra la distribución y confirme que su estado muestra que el aviso se envió, luego abra el historial de avisos y verifique que el recuento de destinatarios coincida con los inversores que esperaba, recordando que las posiciones divididas se agrupan en un solo correo electrónico y que las asignaciones con importe cero no se incluyen. Revise la lista por destinatario en busca de cualquier entrega fallida: un fallo suele apuntar a una dirección de correo electrónico incorrecta o faltante que puede corregir en el registro de contacto del inversor. Si la verificación de preparación no le permite enviar, resuelva los elementos marcados (un correo electrónico de inversor faltante o un archivo adjunto no disponible) e inténtelo de nuevo. Si una acción no está disponible o algo no se envía, confirme que tiene acceso al holding o comuníquese con nuestro equipo para obtener ayuda.