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Al finalizar esta guía sabrá dónde almacena Covercy One los NDA y los acuerdos de suscripción firmados, cómo visualizarlos y descargarlos desde el panel de la oportunidad, las dos maneras de adjuntar documentos de respaldo adicionales a una oportunidad y quién puede verlos una vez que se comparten.
Note
Necesita acceso al espacio de trabajo del GP para visualizar y gestionar los documentos de las oportunidades. Si no puede ver la sección Documentos de respaldo en el panel de una oportunidad, solicite a un administrador del espacio de trabajo que confirme su nivel de acceso.
Cómo se almacenan los documentos firmados
Cuando un inversor completa los pasos requeridos en su página de destino para inversores —como firmar un NDA o un acuerdo de suscripción—, Covercy One guarda automáticamente el documento firmado en la oportunidad. No necesita descargarlo ni volver a cargarlo. El documento también aparece en el Centro de Documentos de la propiedad, organizado según la configuración de almacenamiento de esa propiedad.
Si su oportunidad exige la autoacreditación, un NDA o ambos antes de que un prospecto pueda ver el contenido de la operación, el NDA firmado en ese control se almacena en la oportunidad exactamente de la misma manera. Consulte Exigir la acreditación del inversor para saber cómo configurar ese control.
Visualizar documentos firmados en el panel de la oportunidad
Cada oportunidad tiene una sección Documentos de respaldo en su panel. Esta sección enumera todos los documentos vinculados a la oportunidad: NDA firmados electrónicamente, acuerdos de suscripción firmados electrónicamente y cualquier archivo que haya cargado manualmente.
- Abra la ronda de captación de capital y localice la oportunidad del inversor en su flujo de trabajo (pipeline).
- Haga clic en la oportunidad para abrir el panel de la oportunidad.
- Desplácese hasta la sección Documentos de respaldo. Si la sección está contraída, haga clic en su encabezado para expandirla. Una insignia en el encabezado muestra cuántos documentos hay adjuntos.
- Cada fila de documento muestra el nombre del archivo, una insignia de tipo (NDA, Acuerdo u Otro) y la fecha en que se firmó o cargó.
- Haga clic en Ver para abrir el documento en la vista previa, o en Descargar para guardar una copia.
Tip
La insignia de tipo en cada fila de documento —NDA, Acuerdo u Otro— le permite identificar de un vistazo si un documento es un NDA firmado electrónicamente, un acuerdo de suscripción o un archivo cargado manualmente. Úsela para localizar rápidamente el documento que necesita.
Cargar documentos adicionales en una oportunidad
Puede adjuntar archivos complementarios —como hojas de términos (term sheets), cartas complementarias (side letters) o documentos de verificación— a una oportunidad en dos lugares: desde el panel de la oportunidad, en cualquier momento una vez que la oportunidad existe, y en el cuadro de diálogo Nueva oportunidad mientras la está creando. Ambos ofrecen la misma preparación de archivos: arrastre o busque los archivos, asigne un tipo a cada uno y elija si desea compartirlos con el inversor.
Desde el panel de la oportunidad
- Abra el panel de la oportunidad y expanda la sección Documentos de respaldo.
- Haga clic en Cargar documentos adicionales. Se abre la ventana de carga.
- Arrastre y suelte sus archivos en la zona de carga, o haga clic para examinar. Formatos aceptados: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX.
- Para cada archivo preparado, seleccione un tipo en el menú desplegable: NDA, Acuerdo u Otro. Debe asignar un tipo a cada archivo antes de que el botón Cargar se active.
- Para compartir los documentos con el inversor, deje marcada la casilla Compartir con el inversor (está marcada de forma predeterminada). Desmárquela para mantener los documentos solo para el GP.
- Haga clic en Cargar. La ventana se cierra y los nuevos archivos aparecen en la sección Documentos de respaldo.
Mientras crea la oportunidad
No tiene que esperar a que la oportunidad exista. En el cuadro de diálogo Nueva oportunidad, en cuanto establece el Estado en Firmado o Invertido, aparece una sección Documentos y acuerdos —ya expandida— justo encima de Mostrar detalles avanzados. Puede contraerla una vez que cada archivo preparado tenga un tipo.
- En la página de detalle de la ronda de captación, seleccione Nueva oportunidad y complete los datos del inversor como de costumbre.
- Establezca el Estado en Firmado o Invertido. La sección Documentos y acuerdos aparece expandida.
- Arrastre y suelte sus archivos en la zona de carga, o haga clic para examinar. Formatos aceptados: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX. Elimine un archivo preparado si lo agregó por error.
- Asigne un tipo a cada archivo preparado: NDA, Acuerdo u Otro.
- Deje marcada la casilla Compartir con el inversor (está marcada de forma predeterminada) para compartir los archivos con el inversor, o desmárquela para mantenerlos solo para el GP. Como una oportunidad creada como Firmado o Invertido siempre tiene una entidad inversora, el archivo compartido se envía a esa entidad.
- Envíe el cuadro de diálogo. Covercy One crea la oportunidad y luego le adjunta los archivos preparados.
Warning
La sección Documentos y acuerdos está vinculada al estado. No se muestra para Potencial ni para Soft Circled y, si después de preparar archivos cambia el estado de vuelta a cualquiera de esos dos, esos archivos preparados se descartan y la sección desaparece. Establezca el estado que piensa usar antes de preparar cualquier archivo; de lo contrario, retroceder el estado elimina sin aviso los archivos que agregó.
Los documentos se adjuntan después de que la oportunidad ha sido creada, de modo que una carga fallida nunca le hace perder al inversor. Si la oportunidad se crea pero uno o más archivos no se cargan, la oportunidad permanece creada y el cuadro de diálogo le indica que el inversor fue agregado y qué archivos fallaron, y le ofrece Reintentar y Cerrar. Reintentar envía únicamente los archivos que fallaron, por lo que nada se adjunta dos veces, y cerrar sin reintentar igualmente actualiza la ronda de captación para que aparezca el nuevo inversor. El cuadro de diálogo no ofrecerá crear la oportunidad de nuevo: solo tiene que ocuparse de los documentos.
Warning
Cada archivo preparado necesita un tipo antes de que pueda finalizar, en ambos lugares. Si algún archivo no tiene tipo, verá el mensaje "Especifique un tipo para cada archivo para habilitar la carga." En la ventana de carga del panel, la ventana permanece abierta y no se carga nada. En el cuadro de diálogo Nueva oportunidad, la sección Documentos y acuerdos no se contrae mientras un archivo no tenga tipo, el cuadro de diálogo permanece abierto y no se crea ninguna oportunidad; por lo tanto, asigne un tipo a cada archivo y envíe de nuevo.
Compartir documentos con un prospecto que aún no tiene entidad inversora
Cargar desde el panel de la oportunidad funciona en cualquier etapa de su flujo de trabajo, incluso antes de que exista una entidad inversora para el prospecto. Cuando carga un documento desde el panel con Compartir con el inversor marcado, Covercy One lo comparte con la entidad inversora de la oportunidad si existe y, en caso contrario, con el contacto principal de la oportunidad, de modo que un prospecto en etapa temprana pueda abrirlo en su portal del inversor sin esperar a que usted cree su entidad. Los acuerdos de suscripción firmados electrónicamente funcionan del mismo modo: un prospecto que firma antes de que exista una entidad inversora también recibe acceso a su propia copia firmada.
Warning
En una oportunidad sin entidad inversora, el uso compartido depende de que la oportunidad tenga un contacto principal. Si no se puede identificar ningún contacto, el archivo se almacena y se vincula igualmente a la oportunidad, pero no se comparte con nadie fuera de su espacio de trabajo. Añada el contacto a la oportunidad y luego cargue el documento de nuevo para compartirlo.
Encontrar acuerdos en el Centro de Documentos
Los acuerdos firmados cargados desde una oportunidad también se archivan automáticamente en el Centro de Documentos de la propiedad. El lugar donde se ubican depende de la configuración de almacenamiento de la propiedad: Covercy One puede organizarlos por tipo de documento (por ejemplo, en carpetas de NDA, Acuerdo y Otro) o por inversor. Para encontrarlos, abra el Centro de Documentos, seleccione la propiedad correspondiente y navegue hasta la carpeta que coincida con la configuración de almacenamiento.
Note
El Centro de Documentos funciona como un explorador de archivos: cada carpeta muestra únicamente los documentos colocados directamente dentro de ella. Si no ve un documento en el nivel raíz, abra la carpeta que coincida con su tipo o con el nombre del inversor. Consulte "Subir y organizar documentos" para obtener una guía completa de navegación por el Centro de Documentos.
Verificar que funcionó
Después de que un inversor firme en la página de destino, abra el panel de su oportunidad y confirme que el documento firmado aparece en la sección Documentos de respaldo con la insignia de tipo y la fecha correctas. Después de cargar un archivo desde el panel, confirme que aparece en la sección con el tipo que seleccionó. Si preparó archivos en el cuadro de diálogo Nueva oportunidad, abra el panel de la nueva oportunidad una vez creada y confirme que los archivos preparados aparecen con los tipos que eligió. Si compartió el documento y desea confirmar lo que ve el inversor, compruebe que la oportunidad tenga una entidad inversora o un contacto principal. Si falta un documento o muestra el tipo incorrecto, póngase en contacto con nuestro equipo para obtener ayuda.
Mantenga sus documentos seguros
Covercy nunca le pedirá que comparta su contraseña, sus códigos de autenticación de dos factores ni sus credenciales bancarias por correo electrónico, mensaje de texto o teléfono. Si recibe una solicitud inesperada para compartir documentos o datos de inicio de sesión, no la atienda; póngase en contacto con nuestro equipo directamente accediendo a Covercy One en su navegador.
- ¿Adónde van los NDA y los acuerdos de suscripción firmados después de que un inversor firma?
- Covercy One los guarda automáticamente en la oportunidad del inversor. Los encontrará en la sección Documentos de respaldo del panel de la oportunidad, cada uno etiquetado con una insignia de tipo (NDA o Acuerdo) y la fecha en que se firmó. También se archivan en el Centro de Documentos de la propiedad.
- ¿Por qué está vacía la sección Documentos de respaldo de una oportunidad?
- La sección está vacía cuando aún no hay documentos vinculados; por ejemplo, si el inversor no ha completado la firma o no se ha cargado ningún archivo manualmente. Se muestra un estado vacío con un botón "Cargar documentos adicionales" para que pueda añadir archivos de inmediato.
- ¿Puedo cargar tipos de archivo distintos de PDF?
- Sí. Tanto la ventana de carga del panel como la sección Documentos y acuerdos del cuadro de diálogo Nueva oportunidad aceptan archivos PDF, DOC, DOCX, XLS y XLSX. Cada archivo debe tener un tipo seleccionado (NDA, Acuerdo u Otro) antes de poder completar la carga.
- ¿Verá el inversor los documentos que cargo?
- Solo si la casilla "Compartir con el inversor" está marcada al cargar. Está marcada de forma predeterminada, por lo que el inversor verá el documento a menos que la desmarque. Covercy One lo comparte con la entidad inversora de la oportunidad cuando existe y, en caso contrario, con el contacto principal de la oportunidad.
- ¿Puede un prospecto ver un acuerdo de suscripción firmado antes de que yo cree su entidad inversora?
- Sí. Un prospecto que firma un acuerdo de suscripción en una etapa más temprana de su flujo de trabajo recibe acceso a su propia copia firmada en su portal del inversor, aunque todavía no exista una entidad inversora para él. Lo mismo se aplica a los documentos que usted carga desde el panel con "Compartir con el inversor" marcado, siempre que la oportunidad tenga un contacto principal.
- ¿Por qué no encuentro un acuerdo en el Centro de Documentos?
- Los documentos de las oportunidades se organizan según la configuración de almacenamiento de la propiedad: por tipo de documento o por inversor. Navegue hasta la carpeta que coincida con la configuración de su propiedad para encontrar el documento. Si el Centro de Documentos almacena por tipo, busque en la carpeta de NDA o de Acuerdo; si almacena por inversor, busque en la carpeta de ese inversor.