Subir y organizar documentos

Al finalizar esta guía sabrá cómo organizar sus documentos en carpetas en el Document Center de Covercy One, mover un documento de una carpeta a otra, eliminar una carpeta y elegir qué ocurre con los documentos que contiene, compartir documentos y carpetas con los inversores adecuados —pertenezcan o no a un holding—, decidir cómo llega una compartición a sus inversores, y leer la columna "Shared with" para ver quién puede acceder a cada documento.

Cómo funcionan las carpetas

El Document Center se comporta como un explorador de archivos. Cada carpeta muestra solo los documentos colocados directamente dentro de ella, no los documentos que están dentro de sus subcarpetas. Cuando abre el Document Center por primera vez, comienza en el nivel raíz, que muestra solo los documentos que no están en ninguna carpeta. No hay una vista de "All Documents" que enumere todo de una vez: para encontrar un documento, abra la carpeta en la que se encuentra.

En el árbol de carpetas, una carpeta de nivel superior que contiene subcarpetas se abre ya expandida, de modo que sus subcarpetas inmediatas son visibles sin hacer clic. Una carpeta de nivel superior sin subcarpetas no muestra ningún control de expansión. Las carpetas anidadas a mayor profundidad permanecen contraídas hasta que las expanda usted mismo.

Puede compartir una carpeta completa además de un documento individual; consulte "Compartir documentos y carpetas" más abajo. El contenido de una carpeta cambia con el tiempo, por lo que la compartición de una carpeta nunca lleva adjuntos: la opción de adjuntar documentos al correo no se ofrece cuando lo que comparte es una carpeta.

Mover un documento a otra carpeta

1. Abra la carpeta que actualmente contiene el documento para que aparezca en la tabla de documentos.
2. Abra el menú de acciones de la fila del documento y seleccione Move to…
3. En el cuadro de diálogo del selector de carpetas, elija la carpeta de destino en el árbol de carpetas. Para sacar el documento de todas las carpetas, elija Root. La carpeta en la que ya está el documento se muestra, pero no se puede seleccionar.
4. Confirme el traslado. La tabla de documentos se actualiza y el documento aparece ahora en la carpeta de destino.

Eliminar una carpeta y elegir qué ocurre con sus documentos

Eliminar una carpeta siempre quita esa carpeta y todas las carpetas que están debajo de ella. La verdadera decisión es qué ocurre con los documentos que contienen esas carpetas: puede eliminarlos junto con la carpeta o conservarlos, en cuyo caso Covercy One los traslada a un lugar donde todavía podrá encontrarlos. Tome esa decisión de forma deliberada, porque la opción de eliminar los documentos ya viene seleccionada.

1. En el árbol de carpetas, abra el menú de acciones de la carpeta que desea quitar y elija Delete.
2. Lea la confirmación. Le indica a cuántas subcarpetas y a cuántos documentos afectará la eliminación antes de que se comprometa a nada.
3. Elija qué ocurre con los documentos. Eliminarlos junto con la carpeta viene preseleccionado; la alternativa es conservarlos.
4. Si los conserva, revise el destino que indica la confirmación: le señala exactamente a qué carpeta se trasladarán los documentos, o le indica que se trasladarán al nivel raíz.
5. Confirme. La carpeta y sus subcarpetas desaparecen del árbol de carpetas, y cualquier compartición que se hubiera establecido en esas carpetas se elimina en ambos casos.

Dónde terminan los documentos conservados

Los documentos conservados se trasladan a la carpeta principal de la carpeta que eliminó, no al nivel raíz. Si elimina una subcarpeta llamada "Site Photos" dentro de una carpeta llamada "Riverside Deal", sus documentos terminan en "Riverside Deal" y permanecen dentro del árbol de carpetas del holding. Solo cuando la carpeta que elimina es de nivel superior, sin ninguna carpeta principal por encima, sus documentos se trasladan al nivel raíz.

El anidamiento no cambia esto. Todos los documentos de la carpeta eliminada y de todas las carpetas que están debajo de ella —sin importar cuántos niveles de profundidad tengan— terminan en esa misma carpeta principal. La estructura de subcarpetas no se reconstruye en el destino, porque esas subcarpetas también se están eliminando.

Por qué se cambió el nombre de un documento conservado

Conservar documentos puede cambiar el nombre de algunos de ellos, y la regla es predecible. Si el nombre de un documento conservado coincidiera con el de un documento distinto que ya está en el destino, llega con el nombre de la carpeta eliminada delante: un "summary.pdf" que sale de una carpeta llamada "Q4" llega como "Q4_summary.pdf", mientras que el "summary.pdf" que ya estaba en el destino conserva su nombre.

• Un documento sin coincidencia de nombre no cambia de nombre: se traslada con su nombre original.
• Los nombres se comparan por completo, incluida la extensión del archivo, y no se distinguen mayúsculas de minúsculas. Una extensión distinta no es una coincidencia: "summary.pdf" y "summary.docx" son archivos diferentes, por lo que ninguno cambia de nombre.
• Un documento que ya estaba colocado en el destino no se duplica allí. Conserva la única ubicación que ya tenía.

Cuándo no se ofrece Delete en una carpeta

No todas las carpetas se pueden eliminar. Una carpeta que usted creó dentro de un holding sí se puede eliminar, sin importar a qué profundidad se encuentre. Dos tipos no se pueden eliminar: la carpeta raíz de un holding y cualquier carpeta que Covercy One administra por sí mismo, como las carpetas que un holding usa para archivar documentos por tipo, incluida su carpeta Other.

Compartir documentos y carpetas

Puede compartir cualquier documento o carpeta del Document Center, pertenezca o no a un holding. En Who can access? elige un alcance —para quién es la compartición— y luego el destinatario específico de ese alcance. Los alcances que se ofrecen dependen de si lo que comparte se encuentra en un holding.

• En un holding: el documento o la carpeta está en la carpeta de un holding, directamente o en cualquier subcarpeta debajo de ella. Se le ofrecen Holding, fijado en ese holding; Share class; Investing Entity, que enumera las entidades inversoras de las clases de acciones de ese holding; y Contact.
• Fuera de cualquier holding: se le ofrecen Holding, donde elige cualquiera de sus holdings; Investing Entity, donde elige cualquiera de sus entidades inversoras; y Contact. Share class no se ofrece, porque no hay ningún holding al que pueda pertenecer una clase de acciones.

1. Abra Share en el documento o la carpeta. El formulario de compartición aparece una vez que Covercy One ha determinado si pertenece a un holding.
2. En Who can access?, elija un alcance.
3. Elija el destinatario que requiere ese alcance: el holding, la clase de acciones, la entidad inversora o el contacto. Share queda disponible una vez que ha elegido tanto un alcance como su destinatario.
4. En el caso de un documento, establezca el permiso de descarga y las opciones de entrega descritas más abajo en "Elegir cómo se entrega una compartición".
5. Comparta. La columna Shared with se actualiza para mostrar el nuevo acceso.

Compartir varios documentos a la vez

Para compartir varios documentos de una sola vez, selecciónelos en la tabla de documentos y elija Share en la barra de herramientas de selección. El título del cuadro de diálogo refleja la cantidad que seleccionó —por ejemplo, "Share 3 documents"— y la compartición que crea se aplica a cada documento seleccionado.

Los alcances siguen la misma regla, determinada sobre toda la selección. Cuando todos los documentos seleccionados pertenecen al mismo holding —incluso a través de una subcarpeta de la carpeta de ese holding—, ese holding es el contexto y se ofrecen los cuatro alcances, con Holding fijado en él. Cuando la selección mezcla holdings, o incluye algún documento fuera de un holding, no hay contexto de holding: Share class no se ofrece y usted elige el holding. Si necesita compartir con una clase de acciones, seleccione solo documentos de ese único holding.

Qué ven los inversores después de compartir una carpeta

Una carpeta que comparte con un contacto o una entidad inversora llega a ese inversor: los documentos colocados directamente en la carpeta aparecen en la sección Documents de su portal del inversor, donde puede verlos. Un documento o una carpeta que no está en ningún holding aparece allí por sí solo, en lugar de figurar entre los documentos de un holding. Solo lo ven los inversores con los que compartió: los demás inversores no ven los documentos de la carpeta ni con quién se compartió.

Elegir cómo se entrega una compartición

Compartir un documento da acceso a él a sus inversores, y el cuadro de diálogo de compartición también le permite decidir cómo se enteran. Una vez que ha elegido un alcance, Notify investors by email aparece —marcada— en cada compartición de documentos, pertenezca o no el documento a un holding. Hay dos opciones de entrega —si enviar un correo electrónico o no, y si ese correo lleva los documentos en sí— y se sitúan junto al permiso de descarga que establece al compartir.

1. Abra el cuadro de diálogo de compartición del documento que desea compartir y elija con quién compartirlo, como se describe más arriba en "Compartir documentos y carpetas".
2. Establezca el permiso de descarga para esta compartición. Decide si sus inversores pueden descargar el documento o solo verlo.
3. Deje activada la opción Notify investors by email para enviar a sus inversores un correo sobre la compartición. Desactívela para compartir en silencio: sus inversores obtienen acceso al documento y no se envía ningún correo.
4. Si quiere que los documentos viajen con el correo, active Attach files to the email. Solo se ofrece mientras Notify investors by email esté activada, y siempre comienza desactivada.
5. Si activó los adjuntos, revise el tamaño total que muestra el cuadro de diálogo para lo que se adjuntaría y resuelva cualquier advertencia que aparezca.
6. Comparta. La tabla de documentos se actualiza y la columna Shared with ahora enumera las personas con las que lo compartió.

Si no toca ninguna de las dos opciones, ocurre exactamente lo que siempre ha ocurrido al compartir: sus inversores reciben un correo con un enlace al portal. Desactivar el correo es la forma de compartir sin enviar ningún mensaje, algo útil si comparte documentos antes de una conversación y no quiere que el aviso llegue primero.

Con Attach files to the email marcada, el correo lleva como adjuntos los documentos que está compartiendo, además del enlace habitual al portal, de modo que los inversores tienen una copia sin necesidad de abrir el portal.

Adjuntar y retener la descarga no pueden coexistir

Un adjunto es una copia que su inversor conserva, por lo que no puede acompañar a una compartición que retiene la descarga. El cuadro de diálogo resuelve esto antes de que comparta, en lugar de dejar que lo descubra después.

• Mientras retiene el permiso de descarga, Attach files to the email no está disponible y queda desactivada, con una línea en el cuadro de diálogo que explica que adjuntar envía al inversor una copia que conserva.
• Si desactiva el permiso de descarga después de haber marcado el adjunto, la opción de adjuntar se borra por usted y aparece la misma explicación.
• Activar el adjunto nunca activa el permiso de descarga. Ampliar lo que sus inversores pueden hacer con un documento sigue siendo una decisión explícita suya, no un efecto secundario de una opción de entrega.
• Volver a permitir las descargas hace que Attach files to the email esté disponible de nuevo, desactivada: así que, si todavía la quiere, márquela.

Es el mismo permiso de descarga descrito más abajo en "Documentos subidos desde una oportunidad", que determina si un inversor ve siquiera una opción de descarga.

El tamaño de los adjuntos se resuelve antes de compartir

Con Attach files to the email activada, el cuadro de diálogo muestra el tamaño total de los documentos que se adjuntarían. Si ese total supera el límite de 15 MB, el cuadro de diálogo le advierte, indica el límite y retiene la compartición —Share sigue sin estar disponible incluso después de elegir con quién compartir— hasta que decida qué hacer: o bien elegir enviar solo el enlace, o bien quitar documentos de la selección hasta que el total quepa. Deseleccione los suficientes y la advertencia desaparecerá, y podrá compartir con sus adjuntos intactos.

Qué reciben sus inversores

Cuando comparte un documento con Notify investors by email activada, sus inversores reciben un correo con el encabezado "A new document was shared with you". Llega a nombre de su firma, lleva la imagen de marca de su firma e incluye un botón View in Investor Portal que los lleva a sus documentos. Si marcó Attach files to the email, los documentos también van adjuntos.

• El correo se envía a cada contacto al que llega la compartición, a la dirección de correo principal de ese contacto. No se envía a sus demás direcciones de correo.
• No se envía correo a los contactos archivados ni a los contactos sin dirección de correo principal.
• Si el correo no se puede enviar, la compartición se mantiene: sus inversores conservan el acceso y no se deshace nada de lo que compartió.

Encontrar la compartición en Communications y Activity

Cada compartición que envía un correo deja un registro Email —uno por compartición, no uno por destinatario—, para que pueda comprobar después que sus inversores fueron notificados. El registro muestra el asunto del correo y a cuántos destinatarios se envió, y aparece en la página Communications, en el feed de Activity y en la pestaña Activity de cada contacto que recibió el correo. Registra que el correo se envió, no que llegó a cada bandeja de entrada. Una compartición silenciosa no envía correo, por lo que no deja ningún registro Email: es la columna Shared with donde se refleja.

Ver con quién se comparte un documento

La tabla de documentos incluye una columna Shared with para que pueda saber de un vistazo quién puede acceder a cada documento. Muestra el nombre real del holding, la clase de acciones, la entidad o el contacto con el que se comparte un documento —por ejemplo, "Tesla Fund 2024" o "John Doe"— en lugar de una etiqueta genérica. La columna refleja quién puede llegar al documento, sin importar cómo lo compartió, incluida una compartición silenciosa que no envió ningún correo.

• Cuando un documento se comparte con más de un destinatario del mismo tipo, la columna muestra un recuento, como "Holding Members (2)". Pase el cursor sobre él para ver la lista completa de nombres en una información sobre herramientas.
• Cuando un documento no tiene compartición directa propia pero se encuentra en una carpeta que está compartida, la columna muestra que el acceso se hereda de la carpeta (por ejemplo, "Via folder").
• Cuando un documento no se comparte con nadie, la columna muestra un guion (—) para que sepa que es privado.

Documentos subidos desde una oportunidad

Cuando sube un documento desde una oportunidad, Covercy One lo archiva automáticamente en el Document Center del holding por usted. Dónde queda depende de la configuración de almacenamiento del holding: puede organizar los documentos en carpetas por tipo de documento (por ejemplo, NDAs, contratos de suscripción y otros) o en una carpeta por inversor. Si elige compartir el documento con el inversor al subirlo, ese inversor puede verlo —y descargarlo cuando usted permita las descargas— en su propio document center.

La carpeta Other y los acuerdos Custom firmados

Cada holding tiene una carpeta Other administrada por el sistema. Cuando un acuerdo Custom de un holding queda totalmente firmado, la copia firmada se archiva de forma predeterminada en la carpeta Other de ese holding, incluso cuando el holding archiva los documentos en una carpeta por inversor, de modo que los acuerdos Custom firmados nunca terminan en la carpeta de un inversor. Si la plantilla del acuerdo está configurada para archivar en otra carpeta de ese holding, la copia firmada se guarda allí. El nombre del archivo incluye el nombre del inversor, para que sea fácil distinguir las copias firmadas que están una junto a otra.

Si el acuerdo se envió con Share with investor activada, la copia firmada se comparte con cada firmante externo a su equipo, y sus nombres aparecen en la columna Shared with. Si se envió con esa opción desactivada, la copia firmada solo es visible para su equipo.

Verificar que funcionó

Después de mover un documento, abra la carpeta de destino y confirme que el documento aparece allí y que ya no aparece en su ubicación anterior. Después de eliminar una carpeta, confirme que ya no está en el árbol de carpetas y, si eligió conservar sus documentos, abra la carpeta que indicó la confirmación (o el nivel raíz, en el caso de una carpeta de nivel superior) y compruebe que estén todos, prestando atención a los que hayan llegado con el nombre de la carpeta eliminada añadido al principio. Después de compartir, verifique que la columna Shared with muestre los nombres que esperaba; es la confirmación de que se otorgó el acceso, tanto si envió un correo, como si adjuntó los documentos o compartió en silencio. Si envió un correo, también encontrará su registro Email en la página Communications. Si algo no se ve bien, comuníquese con nuestro equipo para obtener ayuda.