Управление документами инвесторов стало проще | Covercy

Как GP, вы ежедневно управляете огромным объёмом информации

Презентации. Соглашения. Контракты. Отчёты. Налоговые документы. Выписки. Переписка. Распределения. Счета. И множество их вариаций в зависимости от специфики вашего бизнеса и отраслевой направленности. А теперь умножьте всё это на число активов под вашим управлением. Даже если вы небольшая компания всего с несколькими активами, очевидно, что вы и ваша команда обрабатываете значительный объём информации — отсюда и потребность в решении для управления документами инвесторов в сфере CRE.

Даже если большая часть этой документации электронная (и мы надеемся, что это так, ради вашего же блага!), это всё равно серьёзная административная нагрузка. Документацию для отдельных инвесторов и от них, ежемесячные и годовые показатели активов, а также статус управляемых объектов необходимо создавать, систематизировать, проверять и распространять — зачастую среди разных аудиторий с различными уровнями доступа к этой информации.

С системой управления документами инвесторов в сфере CRE время, затрачиваемое на обработку всех этих материалов, можно направить на более ценные задачи: выстраивание отношений с текущими и потенциальными инвесторами, управление процессами привлечения капитала для более быстрого закрытия активных сделок, а также создание ценности для инвесторов и арендаторов уже управляемых вами активов. Вот как именно система управления документами инвесторов в сфере CRE позволяет этого добиться.

1. Автоматизация

Объединение всех данных о ваших инвесторах и активах на единой платформе позволяет автоматически формировать связанную с ними документацию. Возьмём, к примеру, запросы капитала (capital calls). Если они не выполняются электронно и автоматически, вам или вашей команде пришлось бы готовить отдельные запросы капитала для каждого инвестора, участвующего в сделке, рассчитывая требуемый от него взнос и предоставляя прочую финансовую информацию. С инструментом для управления документами инвесторов в сфере CRE вы можете не только автоматизировать создание этих важных материалов, но и легко систематизировать их по инвестору и активу, делая доступными для дальнейшего использования.

Углубитесь в тему: узнайте больше о преимуществах автоматизации запросов капитала.

2. Доступ

Очевидно, что не каждый документ в вашей системе должен быть доступен каждому инвестору или пользователю. Индивидуальная налоговая информация, например формы K-1, является конфиденциальной и должна быть доступна только тому инвестору, к которому она относится. И наоборот, у вас может быть документация, которая должна быть доступна ряду инвесторов или партнёров. Например, вам может потребоваться предоставить отчёт о показателях актива всему синдикату. С помощью инструмента для управления документами инвесторов в сфере CRE вы можете настраивать эти разрешения по своему усмотрению и в соответствии с требованиями ситуации.

Дополнительное чтение: узнайте больше о разрешениях и контроле доступа к важной информации.

3. Обмен

С вышесказанным тесно связан способ обмена документами. Без отлаженной централизованной системы вам пришлось бы отправлять документы инвесторам и партнёрам по электронной почте, через чат (при условии, что у вас обоих вообще есть доступ к одной и той же системе чатов), через систему обмена файлами или даже по обычной почте. Хотя большинство этих вариантов по-прежнему электронные, проблема заключается в объёме и времени. Чем больше времени тратится на индивидуальную рассылку документов — по активу, по инвестору и т. д., — тем меньше его остаётся на создание ценности и привлечение капитала. Рассмотрите возможность использования системы, которая позволяет делиться документом — или несколькими документами — с одним или несколькими инвесторами по мере необходимости. Всего за несколько кликов вы сможете быстро передать партнёрам нужную им информацию.

Делитесь свободно: познакомьтесь с обменом документами и файлами в Covercy.

4. Организация

Нам страшно представить захламлённые файлами рабочие столы и хаотичные структуры папок у компаний CRE, которые так и не удосужились внедрить систему организации файлов. Это может показаться очевидным, но поддержание порядка в бесчисленной документации, связанной с каждым инвестором и активом, обеспечит существенную экономию времени и снизит уровень раздражения (а также риск ошибок) в будущем. Кроме того, защита и систематизация документации, вероятно, является требованием комплаенса для вашего бизнеса, поэтому обязательно используйте инструмент для управления документами инвесторов в сфере CRE, который поможет вам реализовать все эти преимущества. От создания структурированной системы папок для активов, синдикатов и инвесторов до настройки прав доступа к каждому документу — правильный инструмент поможет вам максимизировать эффективность и создать ценность для вашей команды и партнёров.

Оптимизируйте работу: узнайте, как лучше управлять своими сделками с недвижимостью.

Простота, безопасность и структура — всё в одном решении для управления документами инвесторов

Covercy — ведущий инструмент управления инвестициями в коммерческую недвижимость для компаний и инвесторов. Объединяя привлечение капитала, управление инвесторами, автоматические распределения и банковские услуги в единой платформе (наряду с полноценными возможностями управления документами в каждой области), наша платформа меняет то, как GP и их команды ищут новые сделки и управляют существующими активами.

Если вы искали способ сделать свою текущую работу более результативной и эффективной, запросите демонстрацию нашей платформы уже сегодня.