Загрузка и организация документов

К концу этого руководства Вы будете знать, как организовать свои документы по папкам в Document Center Covercy One, переместить документ из одной папки в другую, удалить папку и выбрать, что произойдёт с документами внутри неё, предоставить доступ к документам и папкам нужным инвесторам — независимо от того, относятся ли они к холдингу, — решить, как предоставленный доступ дойдёт до Ваших инвесторов, а также читать столбец «Shared with», чтобы видеть, кто может получить доступ к каждому документу.

Как работают папки

Document Center ведёт себя как проводник файлов. Каждая папка показывает только документы, размещённые непосредственно в ней, а не документы внутри её подпапок. Когда Вы впервые открываете Document Center, Вы начинаете на корневом уровне, который показывает только документы, не находящиеся ни в одной папке. Нет представления «All Documents», которое перечисляло бы всё сразу — чтобы найти документ, откройте папку, в которой он находится.

В дереве папок папка верхнего уровня, содержащая подпапки, открывается уже развёрнутой, так что её непосредственные подпапки видны без нажатия. Папка верхнего уровня без подпапок не показывает элемент управления развёртыванием. Папки, вложенные глубже, остаются свёрнутыми, пока Вы не развернёте их сами.

Предоставить доступ можно не только к отдельному документу, но и к папке целиком — см. раздел «Предоставление доступа к документам и папкам» ниже. Содержимое папки со временем меняется, поэтому доступ к папке никогда не сопровождается вложениями: возможность прикрепить документы к письму не предлагается, когда Вы открываете доступ к папке.

Перемещение документа в другую папку

1. Откройте папку, в которой сейчас находится документ, чтобы он появился в таблице документов.
2. Откройте меню действий строки документа и выберите Move to…
3. В диалоговом окне выбора папки выберите целевую папку из дерева папок. Чтобы вынести документ из всех папок, выберите Root. Папка, в которой документ уже находится, отображается, но не может быть выбрана.
4. Подтвердите перемещение. Таблица документов обновляется, и документ теперь появляется в целевой папке.

Удаление папки и выбор того, что произойдёт с её документами

Удаление папки всегда удаляет эту папку и все папки под ней. Настоящее решение — что произойдёт с документами, которые в этих папках находятся: Вы либо удаляете документы вместе с папкой, либо сохраняете их — и в этом случае Covercy One перемещает их туда, где Вы по-прежнему сможете их найти. Сделайте этот выбор осознанно, потому что вариант с удалением документов выбран за Вас заранее.

1. В дереве папок откройте меню действий на папке, которую Вы хотите удалить, и выберите Delete.
2. Прочитайте подтверждение. Оно сообщает, сколько подпапок и сколько документов затронет удаление, прежде чем Вы на что-либо согласитесь.
3. Выберите, что произойдёт с документами. Их удаление вместе с папкой выбрано заранее; альтернатива — сохранить их.
4. Если Вы их сохраняете, проверьте место назначения, которое называет подтверждение — оно точно указывает, в какую папку переместятся документы, или сообщает, что они переместятся на корневой уровень.
5. Подтвердите. Папка и её подпапки исчезают из дерева папок, а любой доступ, который был задан для этих папок, удаляется в обоих случаях.

Куда попадают сохранённые документы

Сохранённые документы перемещаются в родительскую папку удалённой Вами папки — а не на корневой уровень. Если Вы удаляете подпапку «Site Photos» внутри папки «Riverside Deal», её документы попадают в «Riverside Deal» и остаются внутри дерева папок холдинга. Только когда удаляемая Вами папка находится на верхнем уровне и не имеет родительской папки над собой, её документы перемещаются на корневой уровень.

Вложенность этого не меняет. Каждый документ из удалённой папки и из каждой папки под ней — на сколько бы уровней вглубь она ни уходила — попадает в ту же самую родительскую папку. Структура подпапок в месте назначения не воссоздаётся, потому что эти подпапки тоже удаляются.

Почему сохранённый документ был переименован

Сохранение документов может привести к переименованию некоторых из них, и правило здесь предсказуемо. Если имя сохранённого документа совпало бы с именем другого документа, уже находящегося в месте назначения, он попадает туда с именем удалённой папки впереди: «summary.pdf» из папки «Q4» попадает туда как «Q4_summary.pdf», а «summary.pdf», уже находящийся в месте назначения, сохраняет своё имя.

• Документ без совпадения имён не переименовывается — он перемещается под своим исходным именем.
• Имена сравниваются целиком, включая расширение файла, а регистр букв не учитывается. Другое расширение совпадением не считается: «summary.pdf» и «summary.docx» — разные файлы, поэтому ни один из них не переименовывается.
• Документ, который уже был размещён в месте назначения, там не дублируется. Он сохраняет единственное размещение, которое у него уже было.

Когда для папки не предлагается Delete

Удалить можно не каждую папку. Папку, созданную Вами внутри холдинга, — можно, на какой бы глубине она ни находилась. Два вида папок удалить нельзя: корневую папку холдинга и любую папку, которой Covercy One управляет самостоятельно, — например папки, которые холдинг использует для распределения документов по типам, включая его папку Other.

Предоставление доступа к документам и папкам

Вы можете предоставить доступ к любому документу или папке в Document Center, независимо от того, относятся ли они к холдингу. В разделе Who can access? Вы выбираете область — для кого предназначен доступ, — а затем конкретного получателя в рамках этой области. Доступные области зависят от того, находится ли то, к чему Вы предоставляете доступ, в холдинге.

• В холдинге — документ или папка находится в папке холдинга, непосредственно или в любой вложенной подпапке. Вам предлагаются Holding, зафиксированный на этом холдинге; Share class; Investing Entity со списком инвестирующих лиц в классах долей этого холдинга; и Contact.
• Вне какого-либо холдинга — Вам предлагаются Holding, где можно выбрать любой из Ваших холдингов; Investing Entity, где можно выбрать любое из Ваших инвестирующих лиц; и Contact. Share class не предлагается, поскольку нет холдинга, к которому мог бы относиться класс долей.

1. Откройте Share для документа или папки. Форма предоставления доступа появится, как только Covercy One определит, относится ли объект к холдингу.
2. В разделе Who can access? выберите область.
3. Выберите получателя, которого требует эта область, — холдинг, класс долей, инвестирующее лицо или контакт. Кнопка Share становится доступной, когда выбраны и область, и получатель.
4. Для документа задайте разрешение на скачивание и параметры доставки, описанные ниже в разделе «Выбор способа доставки предоставленного доступа».
5. Предоставьте доступ. Столбец Shared with обновится и покажет новый доступ.

Предоставление доступа к нескольким документам сразу

Чтобы предоставить доступ к нескольким документам за один раз, выберите их в таблице документов и нажмите Share на панели инструментов выделения. Заголовок диалогового окна отражает количество выбранных документов — например «Share 3 documents», — и созданный доступ применяется к каждому выбранному документу.

Области определяются по тому же правилу, но с учётом всей выборки. Если все выбранные документы относятся к одному холдингу — в том числе через подпапку папки этого холдинга, — этот холдинг становится контекстом и предлагаются все четыре области, причём Holding зафиксирован на нём. Если в выборке есть документы разных холдингов или хотя бы один документ вне холдинга, контекста холдинга нет: Share class не предлагается, и холдинг Вы выбираете сами. Если нужно предоставить доступ классу долей, выберите только документы одного холдинга.

Что видят инвесторы после предоставления доступа к папке

Папка, доступ к которой Вы предоставили контакту или инвестирующему лицу, становится доступна этому инвестору: документы, размещённые непосредственно в папке, появляются в разделе Documents его инвесторского портала, где он может их просматривать. Документ или папка, не относящиеся ни к одному холдингу, отображаются там отдельно, а не среди документов холдинга. Их видят только инвесторы, которым Вы предоставили доступ, — другие инвесторы не видят ни документов папки, ни того, кому был предоставлен доступ.

Выбор способа доставки предоставленного доступа

Предоставление доступа к документу открывает его Вашим инвесторам, а диалоговое окно также позволяет Вам решить, как они об этом узнают. После выбора области появляется параметр Notify investors by email — уже отмеченный — при любом предоставлении доступа к документу, независимо от того, относится ли документ к холдингу. Есть два варианта доставки — отправлять ли письмо вообще и будет ли это письмо нести сами документы, — и они находятся рядом с разрешением на скачивание, которое Вы задаёте при предоставлении доступа.

1. Откройте диалоговое окно предоставления доступа для нужного документа и выберите, кому предоставить доступ, как описано выше в разделе «Предоставление доступа к документам и папкам».
2. Задайте разрешение на скачивание для этого доступа. Оно определяет, смогут ли Ваши инвесторы скачать документ или только просматривать его.
3. Оставьте параметр Notify investors by email включённым, чтобы отправить Вашим инвесторам письмо о предоставленном доступе. Выключите его, чтобы предоставить доступ без уведомления — Ваши инвесторы получат доступ к документу, и письмо отправлено не будет.
4. Если Вы хотите, чтобы документы отправились вместе с письмом, включите параметр Attach files to the email. Он предлагается, только пока включён параметр Notify investors by email, и каждый раз начинается в выключенном состоянии.
5. Если Вы включили прикрепление, проверьте общий размер, который диалоговое окно показывает для прикрепляемых файлов, и устраните любое выданное предупреждение.
6. Предоставьте доступ. Таблица документов обновляется, и столбец Shared with теперь показывает, кому Вы предоставили доступ.

Если не трогать оба параметра, произойдёт ровно то, что происходило при предоставлении доступа всегда: Вашим инвесторам придёт письмо со ссылкой на портал. Выключение письма позволяет предоставить доступ, не отправляя никакой почты, — это удобно, если Вы открываете доступ к документам перед разговором и не хотите, чтобы уведомление пришло первым.

Когда параметр Attach files to the email отмечен, письмо несёт документы, к которым Вы предоставляете доступ, во вложении в дополнение к обычной ссылке на портал, поэтому у инвесторов есть копия без необходимости открывать портал.

Прикрепление и запрет скачивания несовместимы

Вложение — это копия, которая остаётся у Вашего инвестора, поэтому оно не может соседствовать с доступом, который запрещает скачивание. Диалоговое окно решает это до предоставления доступа, а не позволяет Вам обнаружить это потом.

• Пока Вы не разрешаете скачивание, параметр Attach files to the email недоступен и выключен, а в диалоговом окне появляется строка, поясняющая, что прикрепление отправляет инвестору копию, которая у него останется.
• Если Вы выключите разрешение на скачивание после того, как отметили прикрепление, выбор прикрепления будет снят за Вас и появится то же пояснение.
• Включение прикрепления никогда не включает разрешение на скачивание. Расширение того, что Ваши инвесторы могут делать с документом, остаётся Вашим собственным явным решением, а не побочным эффектом выбора способа доставки.
• Если снова разрешить скачивание, параметр Attach files to the email снова станет доступным, но выключенным, — поэтому, если он Вам по-прежнему нужен, отметьте его.

Это то же самое разрешение на скачивание, которое описано ниже в разделе «Документы, загруженные из возможности», и оно определяет, увидит ли инвестор опцию скачивания вообще.

Размер вложений решается до предоставления доступа

Когда параметр Attach files to the email включён, диалоговое окно показывает общий размер документов, которые будут прикреплены. Если эта сумма превышает лимит в 15 MB, диалоговое окно предупреждает Вас, называет лимит и удерживает предоставление доступа — кнопка Share остаётся недоступной, даже когда Вы уже выбрали, кому предоставить доступ, — пока Вы не решите, что делать: либо выбрать отправку только ссылки, либо убрать документы из выборки, пока сумма не уложится в лимит. Снимите достаточно отметок — и предупреждение исчезнет, а Вы сможете предоставить доступ с сохранёнными вложениями.

Что получают Ваши инвесторы

Когда Вы предоставляете доступ к документу с включённым параметром Notify investors by email, Ваши инвесторы получают письмо с заголовком «A new document was shared with you». Оно приходит от имени Вашей компании, оформлено в фирменном стиле Вашей компании и содержит кнопку View in Investor Portal, ведущую к их документам. Если Вы отметили Attach files to the email, документы также прикрепляются к письму.

• Письмо отправляется каждому контакту, которому предоставлен доступ, на его основной адрес электронной почты. На другие его адреса письмо не отправляется.
• Архивированным контактам и контактам без основного адреса электронной почты письмо не отправляется.
• Если письмо не удаётся отправить, доступ всё равно сохраняется: Ваши инвесторы сохраняют доступ, и ничего из предоставленного не отменяется.

Где найти предоставленный доступ на страницах Communications и Activity

Каждое предоставление доступа с отправкой письма оставляет одну запись Email — одну на предоставление доступа, а не на каждого получателя, — чтобы впоследствии Вы могли убедиться, что инвесторы были уведомлены. В записи указаны тема письма и число получателей; она отображается на странице Communications, в ленте Activity и на вкладке Activity каждого контакта, которому было отправлено письмо. Запись подтверждает, что письмо было отправлено, а не то, что оно дошло до каждого почтового ящика. При тихом предоставлении доступа письмо не отправляется, поэтому записи Email не остаётся — такой доступ отражается в столбце Shared with.

Просмотр того, с кем предоставлен доступ к документу

Таблица документов включает столбец Shared with, чтобы Вы могли с первого взгляда определить, кто может получить доступ к каждому документу. Он показывает фактическое название холдинга, класса долей, лица или контакта, с которым предоставлен доступ к документу — например «Tesla Fund 2024» или «John Doe» — а не общую метку. Столбец отражает, кто может добраться до документа, независимо от того, как Вы предоставили доступ, включая тихое предоставление доступа без отправки письма.

• Когда доступ к документу предоставлен более чем одной цели одного вида, столбец показывает количество, например «Holding Members (2)». Наведите курсор, чтобы увидеть полный список имён во всплывающей подсказке.
• Когда у документа нет собственного прямого доступа, но он находится в папке, к которой предоставлен доступ, столбец показывает, что доступ унаследован от папки (например «Via folder»).
• Когда доступ к документу никому не предоставлен, столбец показывает тире (—), чтобы Вы знали, что он приватный.

Документы, загруженные из возможности

Когда Вы загружаете документ из возможности, Covercy One автоматически помещает его в Document Center холдинга. Куда он попадает, зависит от настройки хранения холдинга: он может организовывать документы по папкам по типу документа (например NDA, соглашения о подписке и прочее) или по папке на каждого инвестора. Если Вы решите предоставить инвестору доступ к документу при его загрузке, этот инвестор сможет просматривать его — и скачивать, когда Вы разрешаете скачивание — в своём собственном центре документов.

Папка Other и подписанные соглашения Custom

У каждого холдинга есть системная папка Other. Когда соглашение Custom по холдингу полностью подписано, подписанная копия по умолчанию помещается в папку Other этого холдинга — даже если холдинг распределяет документы по папкам для каждого инвестора, поэтому подписанные соглашения Custom никогда не попадают в папку инвестора. Если в шаблоне соглашения задано размещение в другой папке этого холдинга, подписанная копия попадает туда. Имя файла содержит имя инвестора, поэтому подписанные копии, лежащие рядом, легко различить.

Если соглашение было отправлено с включённым параметром Share with investor, доступ к подписанной копии предоставляется каждому подписанту вне Вашей команды, и их имена отображаются в столбце Shared with. Если соглашение было отправлено с выключенным параметром, подписанная копия остаётся видимой только Вашей команде.

Проверка результата

После перемещения документа откройте целевую папку и убедитесь, что документ указан там и больше не появляется в прежнем расположении. После удаления папки убедитесь, что она исчезла из дерева папок — а если Вы решили сохранить её документы, откройте папку, названную в подтверждении (или корневой уровень, если папка была верхнего уровня), и проверьте, что все они на месте, обращая внимание на те, которые попали туда с добавленным впереди именем удалённой папки. После предоставления доступа проверьте, что столбец Shared with показывает имена, которые Вы ожидали; это и есть подтверждение того, что доступ предоставлен, независимо от того, отправили ли Вы письмо, прикрепили документы или предоставили доступ тихо. Если Вы отправили письмо, его запись Email также появится на странице Communications. Если что-то выглядит неправильно, обратитесь к нашей команде за помощью.