Dokumente hochladen und organisieren

Am Ende dieser Anleitung wissen Sie, wie Sie Ihre Dokumente in Ordnern im Covercy One Document Center organisieren, ein Dokument von einem Ordner in einen anderen verschieben, einen Ordner löschen und dabei entscheiden, was mit den darin enthaltenen Dokumenten geschieht, Dokumente und Ordner mit den richtigen Investoren teilen — unabhängig davon, ob sie zu einem Holding gehören —, festlegen, wie eine Freigabe Ihre Investoren erreicht, und die Spalte "Shared with" lesen, um zu sehen, wer auf jedes Dokument zugreifen kann.

Note

Sie benötigen Zugriff auf den GP-Workspace, um Dokumente zu organisieren. Das Verschieben von Dokumenten, das Löschen von Ordnern, das Teilen und die Spalte "Shared with" sind nur für GP — Investoren, die das Document Center ansehen, sehen diese Aktionen nicht. Wenn Sie das Document Center oder dessen Aktionen nicht sehen können, bitten Sie einen Workspace-Admin, Ihnen Zugriff zu gewähren.

Wie Ordner funktionieren

Das Document Center verhält sich wie ein Datei-Explorer. Jeder Ordner zeigt nur die direkt in ihm abgelegten Dokumente, nicht die Dokumente in seinen Unterordnern. Wenn Sie das Document Center zum ersten Mal öffnen, beginnen Sie auf der Stammebene, die nur Dokumente zeigt, die in keinem Ordner liegen. Es gibt keine Ansicht "All Documents", die alles auf einmal auflistet — um ein Dokument zu finden, öffnen Sie den Ordner, in dem es liegt.

In der Ordnerstruktur öffnet sich ein Ordner der obersten Ebene, der Unterordner enthält, bereits aufgeklappt, sodass seine unmittelbaren Unterordner ohne Klicken sichtbar sind. Ein Ordner der obersten Ebene ohne Unterordner zeigt kein Element zum Aufklappen an. Tiefer verschachtelte Ordner bleiben zugeklappt, bis Sie sie selbst aufklappen.

Sie können nicht nur ein einzelnes Dokument, sondern auch einen ganzen Ordner teilen — siehe "Dokumente und Ordner teilen" weiter unten. Da sich der Inhalt eines Ordners mit der Zeit ändert, enthält eine Ordnerfreigabe nie Anhänge: Die Option, Dokumente an die E-Mail anzuhängen, wird nicht angeboten, wenn Sie einen Ordner teilen.

Ein Dokument in einen anderen Ordner verschieben

Öffnen Sie den Ordner, der das Dokument derzeit enthält, sodass es in der Dokumententabelle erscheint.
Öffnen Sie das Aktionsmenü der Dokumentzeile und wählen Sie Move to…
Wählen Sie im Ordnerauswahl-Dialog den Zielordner aus der Ordnerstruktur. Um das Dokument aus jedem Ordner herauszunehmen, wählen Sie Root. Der Ordner, in dem sich das Dokument bereits befindet, wird angezeigt, kann aber nicht ausgewählt werden.
Bestätigen Sie das Verschieben. Die Dokumententabelle aktualisiert sich und das Dokument erscheint nun im Zielordner.

Warning

Wenn Sie ein Dokument in einen Ordner verschieben, der zu einem anderen Holding gehört, warnt Sie der Dialog, bevor Sie bestätigen, und teilt Ihnen mit, dass die bestehende Freigabe des Dokuments im Rahmen des Verschiebens entfernt wird. Das Verschieben eines Dokuments zwischen Ordnern innerhalb desselben Holdings behält seine Freigabe bei.

Einen Ordner löschen und entscheiden, was mit seinen Dokumenten geschieht

Beim Löschen eines Ordners werden immer dieser Ordner und alle darunterliegenden Ordner entfernt. Die eigentliche Entscheidung betrifft die Dokumente, die in diesen Ordnern liegen: Entweder Sie löschen die Dokumente zusammen mit dem Ordner, oder Sie behalten sie — dann verschiebt Covercy One sie an einen Ort, an dem Sie sie weiterhin finden. Treffen Sie diese Entscheidung bewusst, denn das Löschen der Dokumente ist die bereits für Sie vorausgewählte Option.

Öffnen Sie in der Ordnerstruktur das Aktionsmenü des Ordners, den Sie entfernen möchten, und wählen Sie Delete.
Lesen Sie die Bestätigung. Sie teilt Ihnen mit, wie viele Unterordner und wie viele Dokumente von der Löschung betroffen sind, bevor Sie sich zu irgendetwas verpflichten.
Entscheiden Sie, was mit den Dokumenten geschehen soll. Das Löschen zusammen mit dem Ordner ist vorausgewählt; die Alternative ist, sie zu behalten.
Wenn Sie sie behalten, prüfen Sie das in der Bestätigung genannte Ziel — sie nennt Ihnen genau, in welchen Ordner die Dokumente verschoben werden, oder weist darauf hin, dass sie auf die Stammebene verschoben werden.
Bestätigen Sie. Der Ordner und seine Unterordner verschwinden aus der Ordnerstruktur, und jegliche Freigabe, die auf diesen Ordnern festgelegt war, wird in beiden Fällen entfernt.

Note

Die Bestätigung wird erst angezeigt, wenn Covercy One ermittelt hat, wie viele Ordner und Dokumente betroffen sind — Sie werden also nie gebeten, eine Zahl zu bestätigen, die das System noch nicht fertig gezählt hat. Wenn sich herausstellt, dass der Ordner überhaupt keine Dokumente enthält, wird Ihnen keine Auswahl zu den Dokumenten angeboten — es gibt nichts zu behalten oder zu löschen, und die Bestätigung bittet Sie lediglich darum, den Ordner zu entfernen.

Warning

Wenn Sie sich für das Löschen der Dokumente entscheiden, werden diese genauso entfernt wie beim einzelnen Löschen eines Dokuments: Die Datei selbst, ihre Freigabe und alle von Ihnen erstellten Links darauf verschwinden. Das gilt auch für Dokumente, die an anderer Stelle in Covercy One verwendet werden — eine elektronisch signierte Vereinbarung oder ein an eine Opportunity angehängtes Dokument wird mit gelöscht. Wenn Sie sich nicht sicher sind, behalten Sie die Dokumente; einzelne Dokumente können Sie jederzeit später löschen.

Wo behaltene Dokumente landen

Behaltene Dokumente werden in den übergeordneten Ordner des von Ihnen gelöschten Ordners verschoben — nicht auf die Stammebene. Wenn Sie einen Unterordner namens "Site Photos" innerhalb eines Ordners namens "Riverside Deal" löschen, landen seine Dokumente in "Riverside Deal" und bleiben in der Ordnerstruktur des Holdings. Nur wenn der Ordner, den Sie löschen, auf oberster Ebene liegt und keinen übergeordneten Ordner über sich hat, werden seine Dokumente auf die Stammebene verschoben.

Die Verschachtelung ändert daran nichts. Jedes Dokument aus dem gelöschten Ordner und aus jedem darunterliegenden Ordner — gleich wie viele Ebenen tief — landet in genau diesem übergeordneten Ordner. Die Unterordnerstruktur wird am Zielort nicht neu aufgebaut, da diese Unterordner ebenfalls gelöscht werden.

Warum ein behaltenes Dokument umbenannt wurde

Das Behalten von Dokumenten kann dazu führen, dass einige davon umbenannt werden, und die Regel dafür ist vorhersehbar. Wenn der Name eines behaltenen Dokuments mit einem anderen, bereits am Zielort vorhandenen Dokument kollidieren würde, wird ihm der Name des gelöschten Ordners vorangestellt: Eine "summary.pdf" aus einem Ordner namens "Q4" kommt als "Q4_summary.pdf" an, während die bereits am Zielort liegende "summary.pdf" ihren Namen behält.

Ein Dokument ohne Namenskonflikt wird nicht umbenannt — es wird unter seinem ursprünglichen Namen verschoben.
Namen werden vollständig verglichen, einschließlich der Dateiendung, wobei Groß- und Kleinschreibung ignoriert wird. Eine andere Dateiendung ist kein Konflikt: "summary.pdf" und "summary.docx" sind unterschiedliche Dateien, sodass keine von beiden umbenannt wird.
Ein Dokument, das bereits am Zielort abgelegt war, wird dort nicht dupliziert. Es behält die einzige Ablage, die es bereits hatte.

Wann für einen Ordner kein Delete angeboten wird

Nicht jeder Ordner kann gelöscht werden. Ein Ordner, den Sie innerhalb eines Holdings erstellt haben, kann gelöscht werden, ganz gleich, wie tief er liegt. Zwei Arten können es nicht: der Stammordner eines Holdings und jeder Ordner, den Covercy One selbst verwaltet — etwa die Ordner, die ein Holding zur Ablage von Dokumenten nach Typ verwendet, einschließlich seines Ordners Other.

Tip

Delete und Rename werden für genau dieselben Ordner angeboten. Wenn Sie also das Aktionsmenü eines Ordners öffnen und Delete nicht vorhanden ist, prüfen Sie, ob Rename da ist: Fehlt auch dieses, handelt es sich um den Stammordner eines Holdings oder um einen systemverwalteten Ordner, und keine der beiden Aktionen steht dafür zur Verfügung. Erstellen Sie stattdessen daneben einen eigenen Ordner.

Dokumente und Ordner teilen

Sie können jedes Dokument und jeden Ordner im Document Center teilen, unabhängig davon, ob es bzw. er zu einem Holding gehört. Unter Who can access? wählen Sie einen Bereich — also für wen die Freigabe gedacht ist — und anschließend das konkrete Ziel innerhalb dieses Bereichs. Welche Bereiche angeboten werden, hängt davon ab, ob das, was Sie teilen, in einem Holding liegt.

In einem Holding — das Dokument oder der Ordner liegt im Ordner eines Holdings, direkt oder in einem beliebigen Unterordner darunter. Ihnen werden Holding (fest auf dieses Holding eingestellt), Share class, Investing Entity (mit den Rechtsträgern in den Anteilsklassen dieses Holdings) und Contact angeboten.
Außerhalb jedes Holdings — Ihnen werden Holding (Sie wählen eines Ihrer Holdings), Investing Entity (Sie wählen einen Ihrer Rechtsträger) und Contact angeboten. Share class wird nicht angeboten, da es kein Holding gibt, zu dem eine Anteilsklasse gehören könnte.

Öffnen Sie Share für das Dokument oder den Ordner. Das Freigabeformular erscheint, sobald Covercy One ermittelt hat, ob es bzw. er zu einem Holding gehört.
Wählen Sie unter Who can access? einen Bereich.
Wählen Sie das Ziel, das dieser Bereich erfordert — das Holding, die Anteilsklasse, den Rechtsträger oder den Kontakt. Share wird verfügbar, sobald Sie sowohl einen Bereich als auch dessen Ziel gewählt haben.
Legen Sie bei einem Dokument die Download-Berechtigung und die Zustelloptionen fest, die unten unter "Festlegen, wie eine Freigabe zugestellt wird" beschrieben sind.
Teilen Sie. Die Spalte Shared with wird aktualisiert und zeigt den neuen Zugriff an.

Mehrere Dokumente auf einmal teilen

Um mehrere Dokumente in einem Schritt zu teilen, wählen Sie sie in der Dokumententabelle aus und wählen Sie Share in der Auswahl-Symbolleiste. Der Titel des Dialogs nennt die Anzahl der ausgewählten Dokumente — zum Beispiel "Share 3 documents" —, und die erstellte Freigabe gilt für jedes ausgewählte Dokument.

Für die Bereiche gilt dieselbe Regel, angewendet auf die gesamte Auswahl. Wenn alle ausgewählten Dokumente zum selben Holding gehören — auch über einen Unterordner im Ordner dieses Holdings —, bildet dieses Holding den Kontext, und alle vier Bereiche werden angeboten, wobei Holding fest darauf eingestellt ist. Wenn die Auswahl Dokumente aus verschiedenen Holdings oder ein Dokument außerhalb eines Holdings enthält, gibt es keinen Holding-Kontext: Share class wird nicht angeboten, und Sie wählen das Holding selbst. Wenn Sie mit einer Anteilsklasse teilen möchten, wählen Sie nur Dokumente aus diesem einen Holding aus.

Was Investoren nach einer Ordnerfreigabe sehen

Ein Ordner, den Sie mit einem Kontakt oder einem Rechtsträger teilen, erreicht diesen Investor: Die direkt im Ordner abgelegten Dokumente erscheinen im Bereich „Documents“ seines Investorenportals, wo er sie ansehen kann. Ein Dokument oder Ordner, das bzw. der zu keinem Holding gehört, wird dort eigenständig aufgeführt und nicht unter den Dokumenten eines Holdings. Nur die Investoren, mit denen Sie geteilt haben, sehen es — andere Investoren sehen weder die Dokumente des Ordners noch, mit wem er geteilt wurde.

Festlegen, wie eine Freigabe zugestellt wird

Wenn Sie ein Dokument teilen, erhalten Ihre Investoren Zugriff darauf, und im Freigabedialog legen Sie zusätzlich fest, wie sie davon erfahren. Sobald Sie einen Bereich gewählt haben, erscheint Notify investors by email — aktiviert — bei jeder Dokumentfreigabe, unabhängig davon, ob das Dokument zu einem Holding gehört. Es gibt zwei Zustelloptionen — ob überhaupt eine E-Mail gesendet wird und ob diese E-Mail die Dokumente selbst enthält — und sie stehen neben der Download-Berechtigung, die Sie beim Teilen festlegen.

Öffnen Sie den Freigabedialog für das Dokument, das Sie teilen möchten, und wählen Sie aus, mit wem Sie es teilen, wie oben unter "Dokumente und Ordner teilen" beschrieben.
Legen Sie die Download-Berechtigung für diese Freigabe fest. Sie entscheidet, ob Ihre Investoren das Dokument herunterladen oder nur ansehen können.
Lassen Sie Notify investors by email eingeschaltet, um Ihren Investoren eine E-Mail zur Freigabe zu senden. Schalten Sie die Option aus, um still zu teilen — Ihre Investoren erhalten Zugriff auf das Dokument und keine E-Mail.
Wenn die Dokumente mit der E-Mail mitreisen sollen, aktivieren Sie Attach files to the email. Die Option wird nur angeboten, solange Notify investors by email eingeschaltet ist, und sie startet jedes Mal ausgeschaltet.
Wenn Sie das Anhängen aktiviert haben, prüfen Sie die Gesamtgröße, die der Dialog für die anzuhängenden Dokumente anzeigt, und beheben Sie jede angezeigte Warnung.
Teilen Sie. Die Dokumententabelle wird aktualisiert und die Spalte Shared with listet nun auf, mit wem Sie das Dokument geteilt haben.

Wenn Sie beide Optionen unverändert lassen, geschieht genau das, was beim Teilen schon immer geschehen ist: Ihre Investoren erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Portal. Wenn Sie die E-Mail ausschalten, teilen Sie, ohne eine Nachricht zu versenden — nützlich, wenn Sie Dokumente im Vorfeld eines Gesprächs teilen und nicht möchten, dass die Ankündigung zuerst eintrifft.

Mit aktivierter Option Attach files to the email enthält die E-Mail die von Ihnen geteilten Dokumente zusätzlich zum üblichen Portal-Link als Anhänge, sodass Investoren eine Kopie haben, ohne das Portal überhaupt zu öffnen.

Tip

Keine der beiden Optionen wird gespeichert. Jedes Mal, wenn Sie den Freigabedialog öffnen, ist Notify investors by email wieder eingeschaltet und Attach files to the email wieder ausgeschaltet. So bleibt eine stille Freigabe eine bewusste Ausnahme, statt unbemerkt zu Ihrem neuen Standard zu werden, und das Anhängen ist immer etwas, das Sie absichtlich veranlasst haben.

Anhängen und das Zurückhalten des Downloads schließen sich aus

Ein Anhang ist eine Kopie, die Ihr Investor behält, und kann deshalb nicht mit einer Freigabe einhergehen, die das Herunterladen zurückhält. Der Dialog klärt das, bevor Sie teilen, statt es Sie erst im Nachhinein entdecken zu lassen.

Solange Sie die Download-Berechtigung zurückhalten, ist Attach files to the email nicht verfügbar und ausgeschaltet; eine Zeile im Dialog erklärt, dass das Anhängen dem Investor eine Kopie zum Behalten sendet.
Wenn Sie die Download-Berechtigung ausschalten, nachdem Sie das Anhängen aktiviert haben, wird die Anhang-Option für Sie zurückgesetzt und dieselbe Erklärung erscheint.
Das Aktivieren des Anhangs aktiviert niemals die Download-Berechtigung. Zu erweitern, was Ihre Investoren mit einem Dokument tun dürfen, bleibt Ihre eigene ausdrückliche Entscheidung und ist kein Nebeneffekt einer Zustelloption.
Wenn Sie Downloads wieder erlauben, wird Attach files to the email erneut verfügbar — ausgeschaltet. Wenn Sie die Option weiterhin möchten, aktivieren Sie sie also erneut.

Es handelt sich um dieselbe Download-Berechtigung, die weiter unten unter "Aus einer Opportunity hochgeladene Dokumente" beschrieben wird und die bestimmt, ob ein Investor überhaupt eine Download-Option sieht.

Die Größe der Anhänge wird vor dem Teilen geklärt

Mit eingeschalteter Option Attach files to the email zeigt der Dialog die Gesamtgröße der Dokumente an, die angehängt würden. Liegt diese Summe über dem Limit von 15 MB, warnt Sie der Dialog, nennt das Limit und hält die Freigabe zurück — Share bleibt nicht verfügbar, selbst wenn Sie bereits gewählt haben, mit wem Sie teilen —, bis Sie entschieden haben, was geschehen soll: entweder nur den Link zu senden oder Dokumente aus der Auswahl zu entfernen, bis die Summe passt. Wählen Sie genügend ab, verschwindet die Warnung und Sie können mit Ihren Anhängen wie vorgesehen teilen.

Note

Nichts, was Sie anhängen wollten, kommt stillschweigend als bloßer Link an. Wenn die Anhänge nicht mitgesendet werden können, teilt Ihnen der Dialog das vor dem Versand der Freigabe mit und bittet Sie um eine Entscheidung, statt etwas anderes zu senden, als Sie eingerichtet haben.

Was Ihre Investoren erhalten

Wenn Sie ein Dokument mit eingeschalteter Option Notify investors by email teilen, erhalten Ihre Investoren eine E-Mail mit der Überschrift "A new document was shared with you". Sie wird im Namen Ihres Unternehmens versendet, trägt das Branding Ihres Unternehmens und enthält eine Schaltfläche View in Investor Portal, die zu ihren Dokumenten führt. Wenn Sie Attach files to the email aktiviert haben, sind die Dokumente zusätzlich angehängt.

Die E-Mail geht an jeden Kontakt, den die Freigabe erreicht, und zwar an dessen primäre E-Mail-Adresse. Weitere E-Mail-Adressen des Kontakts werden nicht angeschrieben.
Archivierte Kontakte und Kontakte ohne primäre E-Mail-Adresse erhalten keine E-Mail.
Kann die E-Mail nicht gesendet werden, bleibt die Freigabe trotzdem bestehen: Ihre Investoren behalten ihren Zugriff, und nichts von dem, was Sie geteilt haben, wird rückgängig gemacht.

Die Freigabe unter Communications und Activity finden

Jede Freigabe, bei der eine E-Mail versendet wird, hinterlässt einen Email-Eintrag — einen pro Freigabe, nicht einen pro Empfänger —, sodass Sie im Nachhinein sehen, dass Ihre Investoren informiert wurden. Der Eintrag zeigt den Betreff der E-Mail und die Anzahl der Empfänger und erscheint auf der Seite Communications, im Activity-Feed und auf der Registerkarte „Activity“ jedes angeschriebenen Kontakts. Er belegt, dass die E-Mail versendet wurde, nicht, dass sie jedes Postfach erreicht hat. Eine stille Freigabe versendet keine E-Mail und hinterlässt daher keinen Email-Eintrag — sie ist in der Spalte Shared with zu sehen.

Sehen, mit wem ein Dokument geteilt ist

Die Dokumententabelle enthält eine Spalte Shared with, sodass Sie auf einen Blick erkennen können, wer auf jedes Dokument zugreifen kann. Sie zeigt den tatsächlichen Namen des Holdings, der Anteilsklasse, des Rechtsträgers oder des Kontakts, mit dem ein Dokument geteilt ist — zum Beispiel "Tesla Fund 2024" oder "John Doe" — anstelle einer generischen Bezeichnung. Die Spalte zeigt, wer das Dokument erreichen kann, unabhängig davon, wie Sie es geteilt haben — einschließlich einer stillen Freigabe, bei der keine E-Mail versendet wurde.

Wenn ein Dokument mit mehr als einem Ziel derselben Art geteilt ist, zeigt die Spalte eine Anzahl, etwa "Holding Members (2)". Fahren Sie mit dem Mauszeiger darüber, um die vollständige Liste der Namen in einem Tooltip zu sehen.
Wenn ein Dokument keine eigene direkte Freigabe hat, aber in einem Ordner liegt, der geteilt ist, zeigt die Spalte, dass der Zugriff vom Ordner geerbt wird (zum Beispiel "Via folder").
Wenn ein Dokument mit niemandem geteilt ist, zeigt die Spalte einen Bindestrich (—), sodass Sie wissen, dass es privat ist.

Aus einer Opportunity hochgeladene Dokumente

Wenn Sie ein Dokument aus einer Opportunity hochladen, legt Covercy One es automatisch im Document Center des Holdings für Sie ab. Wo es landet, hängt von der Speichereinstellung des Holdings ab: Es kann Dokumente nach Dokumenttyp in Ordnern organisieren (zum Beispiel NDAs, Subscription Agreements und Other) oder in einem Ordner pro Investor. Wenn Sie sich entscheiden, das Dokument beim Hochladen mit dem Investor zu teilen, kann dieser Investor es ansehen — und herunterladen, wenn Sie Downloads erlauben — in seinem eigenen Document Center.

Note

GP-Nutzer können jedes Dokument jederzeit herunterladen. Investoren können ein Dokument nur herunterladen, wenn Sie Downloads dafür erlaubt haben; andernfalls können sie es in der Vorschau ansehen, sehen aber keine Download-Option.

Der Ordner Other und signierte Custom-Vereinbarungen

Jedes Holding hat einen systemverwalteten Ordner Other. Wenn eine Custom-Vereinbarung für ein Holding vollständig signiert ist, wird die signierte Kopie standardmäßig im Ordner Other dieses Holdings abgelegt — selbst wenn das Holding Dokumente in einem Ordner pro Investor ablegt, sodass signierte Custom-Vereinbarungen nie im Ordner eines Investors landen. Ist die Vorlage der Vereinbarung so eingestellt, dass in einen anderen Ordner dieses Holdings abgelegt wird, landet die signierte Kopie stattdessen dort. Der Dateiname enthält den Namen des Investors, sodass sich nebeneinanderliegende signierte Kopien leicht unterscheiden lassen.

Wurde die Vereinbarung mit eingeschalteter Option Share with investor versendet, wird die signierte Kopie mit jedem Unterzeichner außerhalb Ihres Teams geteilt, und deren Namen erscheinen in der Spalte Shared with. Wurde sie mit ausgeschalteter Option versendet, bleibt die signierte Kopie nur für Ihr Team sichtbar.

Überprüfen, ob es funktioniert hat

Öffnen Sie nach dem Verschieben eines Dokuments den Zielordner und bestätigen Sie, dass das Dokument dort aufgelistet ist und nicht mehr an seinem vorherigen Ort erscheint. Bestätigen Sie nach dem Löschen eines Ordners, dass er aus der Ordnerstruktur verschwunden ist — und wenn Sie sich entschieden haben, seine Dokumente zu behalten, öffnen Sie den in der Bestätigung genannten Ordner (bzw. die Stammebene bei einem Ordner der obersten Ebene) und prüfen Sie, ob alle vorhanden sind; achten Sie dabei auf Dokumente, denen der Name des gelöschten Ordners vorangestellt wurde. Prüfen Sie nach dem Teilen, dass die Spalte Shared with die von Ihnen erwarteten Namen anzeigt; sie ist die Bestätigung, dass der Zugriff gewährt wurde — ganz gleich, ob Sie eine E-Mail gesendet, die Dokumente angehängt oder still geteilt haben. Wenn Sie eine E-Mail gesendet haben, finden Sie deren Email-Eintrag außerdem auf der Seite Communications. Wenn etwas nicht richtig aussieht, wenden Sie sich an unser Team, um Hilfe zu erhalten.

Warum sehe ich nicht alle meine Dokumente in einer Liste?: Das Document Center funktioniert wie ein Datei-Explorer: Jeder Ordner zeigt nur die direkt in ihm abgelegten Dokumente, und es gibt keine einzelne Ansicht "All Documents". Öffnen Sie den Ordner, in dem ein Dokument liegt, um es zu finden. Dokumente, die in keinem Ordner liegen, erscheinen auf der Stammebene.
Kann ich ein Dokument teilen, das nicht in einem Holding liegt?: Ja. Öffnen Sie Share dafür und wählen Sie unter "Who can access?" Holding (mit einem beliebigen Ihrer Holdings), Investing Entity (mit einem beliebigen Ihrer Rechtsträger) oder Contact. Share class wird nicht angeboten, da das Dokument zu keinem Holding gehört. Dasselbe gilt für einen Ordner, der nicht in einem Holding liegt.
Warum wird Share class nicht angeboten, wenn ich mehrere Dokumente teile?: Share class wird nur angeboten, wenn alle ausgewählten Dokumente zum selben Holding gehören. Enthält Ihre Auswahl Dokumente aus verschiedenen Holdings oder ein Dokument, das in keinem Holding liegt, gibt es kein einzelnes Holding, aus dem Anteilsklassen übernommen werden könnten. Wählen Sie nur Dokumente aus einem Holding aus, um mit einer Anteilsklasse zu teilen.
Wenn ich einen Ordner mit einem Investor teile, sieht er ihn dann?: Ja. Wenn Sie einen Ordner mit einem Kontakt oder einem Rechtsträger teilen, erscheinen die direkt in diesem Ordner abgelegten Dokumente im Bereich „Documents“ des Investorenportals dieses Investors. Andere Investoren sehen sie nicht.
Kann ich ein Dokument teilen, ohne eine E-Mail zu senden?: Ja. Schalten Sie "Notify investors by email" im Freigabedialog aus, bevor Sie teilen. Ihre Investoren erhalten Zugriff auf das Dokument, und es wird keine E-Mail gesendet. Wenn Sie die Option unverändert lassen, wird die übliche E-Mail gesendet, sodass sich nichts ändert, wenn Sie wie bisher vorgehen.
Merkt sich der Freigabedialog, dass ich die E-Mail ausgeschaltet habe?: Nein. Beide Zustelloptionen werden jedes Mal zurückgesetzt, wenn Sie den Dialog öffnen: "Notify investors by email" ist wieder eingeschaltet und "Attach files to the email" wieder ausgeschaltet. Eine stille Freigabe ist jedes Mal eine bewusste Ausnahme und keine Einstellung, die Sie versehentlich dauerhaft aktiviert lassen können.
Wer erhält die Freigabe-E-Mail?: Jeder Kontakt, den die Freigabe erreicht, an seine primäre E-Mail-Adresse. Archivierte Kontakte und Kontakte ohne primäre E-Mail-Adresse erhalten keine E-Mail. Kann die E-Mail nicht gesendet werden, bleibt die Freigabe selbst trotzdem bestehen.
Wo sehe ich, dass ein Investor per E-Mail über eine Freigabe informiert wurde?: Jede Freigabe, bei der eine E-Mail versendet wird, hinterlässt einen Email-Eintrag mit dem Betreff und der Anzahl der Empfänger. Sie finden ihn auf der Seite Communications, im Activity-Feed und auf der Registerkarte „Activity“ jedes angeschriebenen Kontakts. Eine stille Freigabe hinterlässt keinen Email-Eintrag.
Warum kann ich "Attach files to the email" nicht aktivieren?: Drei Dinge blenden die Option aus oder deaktivieren sie. Sie wird nur angezeigt, solange "Notify investors by email" eingeschaltet ist, da es sonst keine E-Mail gibt, an die etwas angehängt werden könnte. Sie ist deaktiviert, solange Sie die Download-Berechtigung zurückhalten, denn ein Anhang ist eine Kopie, die der Investor behält — der Dialog weist direkt darauf hin. Und sie wird überhaupt nicht angeboten, wenn Sie einen Ordner teilen, denn eine Ordnerfreigabe enthält nie Anhänge.
Erlaubt das Aktivieren von Anhängen meinen Investoren auch, das Dokument herunterzuladen?: Nein. Das Einschalten von "Attach files to the email" ändert niemals die Download-Berechtigung — die bleibt Ihre eigene ausdrückliche Entscheidung. Die Abhängigkeit verläuft in die andere Richtung: Das Ausschalten der Download-Berechtigung setzt die Anhang-Option zurück, und wenn Sie Downloads wieder erlauben, wird das Anhängen wieder verfügbar, und zwar ausgeschaltet.
Der Dialog sagt, meine Anhänge überschreiten das Limit. Welche Möglichkeiten habe ich?: Der Dialog zeigt die Gesamtgröße der anzuhängenden Dokumente und warnt, wenn das Limit von 15 MB überschritten wird; teilen können Sie erst, wenn Sie das aufgelöst haben. Sie können entweder nur den Link senden oder Dokumente aus der Auswahl entfernen, bis die Summe passt — dann verschwindet die Warnung und Sie können mit Anhängen teilen.
Was geschieht mit den Dokumenten in einem Ordner, den ich lösche?: Das entscheiden Sie, und die Bestätigung fragt Sie, bevor etwas entfernt wird. Das Löschen zusammen mit dem Ordner ist vorausgewählt und entfernt die Dokumente selbst, ihre Freigabe und alle Links darauf. Beim Behalten werden sie in den übergeordneten Ordner des gelöschten Ordners verschoben — oder auf die Stammebene, wenn der gelöschte Ordner auf oberster Ebene lag. Die Bestätigung nennt dieses Ziel, sodass Sie wissen, wo Sie danach suchen müssen.
Ich habe die Dokumente aus einem tief verschachtelten Ordner behalten. Werden die Unterordner neu erstellt?: Nein. Jedes Dokument aus dem gelöschten Ordner und aus jedem darunterliegenden Ordner wird, in beliebiger Tiefe, an denselben Zielort verschoben — in den übergeordneten Ordner des von Ihnen gelöschten Ordners. Die Unterordnerstruktur wird nicht neu aufgebaut, da diese Unterordner zusammen mit dem entfernten Ordner gelöscht werden.
Warum beginnt eines meiner Dokumente jetzt mit dem Namen des alten Ordners?: Einem behaltenen Dokument, dessen Name mit einem anderen, bereits am Zielort vorhandenen Dokument kollidieren würde, wird der Name des gelöschten Ordners als Präfix vorangestellt — aus "summary.pdf" aus einem Ordner namens "Q4" wird zum Beispiel "Q4_summary.pdf". Dokumente ohne Konflikt werden nicht umbenannt, und eine andere Dateiendung gilt nicht als Konflikt, sodass "summary.pdf" und "summary.docx" beide ihre Namen behalten.
Warum kann ich diesen Ordner nicht löschen?: Der Stammordner eines Holdings und jeder Ordner, den Covercy One selbst verwaltet — etwa der Ordner Other eines Holdings —, können nicht gelöscht werden. Delete und Rename werden für genau dieselben Ordner angeboten: Fehlt Delete im Aktionsmenü, fehlt auch Rename — das ist die schnellste Bestätigung dafür, dass es sich um einen der geschützten Ordnertypen und nicht um ein Berechtigungsproblem handelt.
Wo landen signierte Custom-Vereinbarungen?: Standardmäßig im Ordner Other des Holdings, selbst wenn das Holding Dokumente in einem Ordner pro Investor ablegt. Ist die Vorlage der Vereinbarung so eingestellt, dass in einen anderen Ordner dieses Holdings abgelegt wird, landet die signierte Kopie stattdessen dort.
Warum wurde ich gewarnt, dass die Freigabe entfernt würde, als ich ein Dokument verschoben habe?: Diese Warnung erscheint, wenn Sie ein Dokument in einen Ordner verschieben, der zu einem anderen Holding gehört. Da das Dokument das Holding wechselt, wird seine bestehende Freigabe im Rahmen des Verschiebens entfernt. Das Verschieben eines Dokuments zwischen Ordnern innerhalb desselben Holdings behält seine Freigabe bei.
Was bedeutet "Via folder" in der Spalte Shared with?: Es bedeutet, dass das Dokument keine eigene Freigabe hat, aber in einem Ordner liegt, der geteilt ist, sodass sein Zugriff von diesem Ordner geerbt wird. Ein Bindestrich (—) bedeutet, dass das Dokument mit niemandem geteilt ist.
Können Investoren Dokumente verschieben oder Ordner löschen?: Nein. Das Verschieben von Dokumenten, das Löschen von Ordnern, das Teilen und die Spalte "Shared with" sind nur für GP. Investoren, die das Document Center ansehen, sehen die mit ihnen geteilten Dokumente, aber nicht diese Organisationsaktionen.