Μεταφόρτωση και οργάνωση εγγράφων

Μέχρι το τέλος αυτού του οδηγού θα γνωρίζετε πώς να οργανώνετε τα έγγραφά σας σε φακέλους στο Document Center του Covercy One, να μετακινείτε ένα έγγραφο από έναν φάκελο σε άλλον, να διαγράφετε έναν φάκελο και να επιλέγετε τι θα συμβεί στα έγγραφα που περιέχει, να μοιράζεστε έγγραφα και φακέλους με τους σωστούς επενδυτές — είτε ανήκουν σε μια συμμετοχή είτε όχι —, να αποφασίζετε πώς φτάνει μια κοινή χρήση στους επενδυτές σας, και να διαβάζετε τη στήλη "Shared with" για να δείτε ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε κάθε έγγραφο.

Πώς λειτουργούν οι φάκελοι

Το Document Center συμπεριφέρεται σαν ένας εξερευνητής αρχείων. Κάθε φάκελος δείχνει μόνο τα έγγραφα που έχουν τοποθετηθεί απευθείας μέσα του, όχι τα έγγραφα που βρίσκονται μέσα στους υποφακέλους του. Όταν ανοίγετε για πρώτη φορά το Document Center, ξεκινάτε στο επίπεδο της ρίζας, που δείχνει μόνο τα έγγραφα που δεν βρίσκονται σε κανέναν φάκελο. Δεν υπάρχει προβολή "All Documents" που να παραθέτει τα πάντα ταυτόχρονα — για να βρείτε ένα έγγραφο, ανοίξτε τον φάκελο στον οποίο βρίσκεται.

Στο δέντρο φακέλων, ένας φάκελος ανώτατου επιπέδου που περιέχει υποφακέλους ανοίγει ήδη αναπτυγμένος, ώστε οι άμεσοι υποφάκελοί του να είναι ορατοί χωρίς κλικ. Ένας φάκελος ανώτατου επιπέδου χωρίς υποφακέλους δεν εμφανίζει κουμπί ανάπτυξης. Οι φάκελοι που είναι ένθετοι βαθύτερα παραμένουν συμπτυγμένοι μέχρι να τους αναπτύξετε εσείς οι ίδιοι.

Μπορείτε να κάνετε κοινόχρηστο έναν ολόκληρο φάκελο, όχι μόνο ένα μεμονωμένο έγγραφο — δείτε παρακάτω την ενότητα "Κοινή χρήση εγγράφων και φακέλων". Το περιεχόμενο ενός φακέλου αλλάζει με τον χρόνο, γι' αυτό η κοινή χρήση ενός φακέλου δεν περιλαμβάνει ποτέ συνημμένα: η επιλογή επισύναψης εγγράφων στο email δεν προσφέρεται όταν αυτό που μοιράζεστε είναι φάκελος.

Μετακίνηση εγγράφου σε άλλον φάκελο

1. Ανοίξτε τον φάκελο που περιέχει αυτή τη στιγμή το έγγραφο ώστε να εμφανιστεί στον πίνακα εγγράφων.
2. Ανοίξτε το μενού ενεργειών της γραμμής του εγγράφου και επιλέξτε Move to…
3. Στο παράθυρο επιλογής φακέλου, επιλέξτε τον φάκελο προορισμού από το δέντρο φακέλων. Για να αφαιρέσετε το έγγραφο από κάθε φάκελο, επιλέξτε Root. Ο φάκελος στον οποίο βρίσκεται ήδη το έγγραφο εμφανίζεται αλλά δεν μπορεί να επιλεγεί.
4. Επιβεβαιώστε τη μετακίνηση. Ο πίνακας εγγράφων ανανεώνεται και το έγγραφο εμφανίζεται πλέον στον φάκελο προορισμού.

Διαγραφή φακέλου και επιλογή για την τύχη των εγγράφων του

Η διαγραφή ενός φακέλου αφαιρεί πάντα τον συγκεκριμένο φάκελο και κάθε φάκελο κάτω από αυτόν. Η ουσιαστική απόφαση αφορά το τι θα συμβεί στα έγγραφα που περιέχουν αυτοί οι φάκελοι: είτε διαγράφετε τα έγγραφα μαζί με τον φάκελο, είτε τα διατηρείτε — οπότε το Covercy One τα μετακινεί κάπου όπου μπορείτε ακόμη να τα βρείτε. Κάντε αυτή την επιλογή συνειδητά, γιατί η διαγραφή των εγγράφων είναι η επιλογή που είναι ήδη προεπιλεγμένη για εσάς.

1. Στο δέντρο φακέλων, ανοίξτε το μενού ενεργειών του φακέλου που θέλετε να αφαιρέσετε και επιλέξτε Delete.
2. Διαβάστε το παράθυρο επιβεβαίωσης. Σας ενημερώνει πόσους υποφακέλους και πόσα έγγραφα θα επηρεάσει η διαγραφή, πριν δεσμευτείτε σε οτιδήποτε.
3. Επιλέξτε τι θα συμβεί στα έγγραφα. Η διαγραφή τους μαζί με τον φάκελο είναι προεπιλεγμένη· η εναλλακτική είναι να τα διατηρήσετε.
4. Αν τα διατηρήσετε, ελέγξτε τον προορισμό που αναφέρει το παράθυρο επιβεβαίωσης — σας λέει ακριβώς σε ποιον φάκελο θα μετακινηθούν τα έγγραφα ή ότι θα μετακινηθούν στο επίπεδο της ρίζας.
5. Επιβεβαιώστε. Ο φάκελος και οι υποφάκελοί του εξαφανίζονται από το δέντρο φακέλων, ενώ τυχόν κοινή χρήση που είχε οριστεί σε αυτούς τους φακέλους αφαιρείται σε κάθε περίπτωση.

Πού καταλήγουν τα έγγραφα που διατηρούνται

Τα έγγραφα που διατηρούνται μετακινούνται στον γονικό φάκελο του φακέλου που διαγράψατε — όχι στο επίπεδο της ρίζας. Αν διαγράψετε έναν υποφάκελο με το όνομα "Site Photos" μέσα σε έναν φάκελο με το όνομα "Riverside Deal", τα έγγραφά του καταλήγουν στο "Riverside Deal" και παραμένουν μέσα στο δέντρο φακέλων της συμμετοχής. Μόνο όταν ο φάκελος που διαγράφετε είναι ανώτατου επιπέδου, χωρίς γονικό φάκελο από πάνω του, μετακινούνται τα έγγραφά του στο επίπεδο της ρίζας.

Η ένθεση δεν αλλάζει αυτόν τον κανόνα. Κάθε έγγραφο από τον διαγραμμένο φάκελο και από κάθε φάκελο κάτω από αυτόν — σε όσα επίπεδα βάθους κι αν βρίσκεται — καταλήγει στον ίδιο αυτόν γονικό φάκελο. Η δομή των υποφακέλων δεν αναδημιουργείται στον προορισμό, επειδή και αυτοί οι υποφάκελοι διαγράφονται.

Γιατί μετονομάστηκε ένα έγγραφο που διατηρήθηκε

Η διατήρηση εγγράφων μπορεί να μετονομάσει ορισμένα από αυτά, και ο κανόνας είναι προβλέψιμος. Αν το όνομα ενός εγγράφου που διατηρείται θα συγκρουόταν με ένα διαφορετικό έγγραφο που βρίσκεται ήδη στον προορισμό, φτάνει με το όνομα του διαγραμμένου φακέλου μπροστά του: ένα "summary.pdf" που προέρχεται από έναν φάκελο με το όνομα "Q4" φτάνει ως "Q4_summary.pdf", ενώ το "summary.pdf" που βρίσκεται ήδη στον προορισμό διατηρεί το όνομά του.

• Ένα έγγραφο χωρίς σύγκρουση ονόματος δεν μετονομάζεται — μετακινείται με το αρχικό του όνομα.
• Τα ονόματα συγκρίνονται στο σύνολό τους, συμπεριλαμβανομένης της επέκτασης του αρχείου, και δεν λαμβάνονται υπόψη τα πεζά ή κεφαλαία. Μια διαφορετική επέκταση δεν αποτελεί σύγκρουση: το "summary.pdf" και το "summary.docx" είναι διαφορετικά αρχεία, οπότε κανένα από τα δύο δεν μετονομάζεται.
• Ένα έγγραφο που είχε ήδη τοποθετηθεί στον προορισμό δεν δημιουργείται εκεί εις διπλούν. Διατηρεί τη μοναδική τοποθέτηση που είχε ήδη.

Πότε δεν προσφέρεται η ενέργεια Delete σε έναν φάκελο

Δεν μπορούν να διαγραφούν όλοι οι φάκελοι. Ένας φάκελος που δημιουργήσατε εσείς μέσα σε μια συμμετοχή μπορεί να διαγραφεί, όσο βαθιά κι αν βρίσκεται. Δύο είδη δεν μπορούν: ο φάκελος ρίζας μιας συμμετοχής και κάθε φάκελος που διαχειρίζεται το ίδιο το Covercy One — όπως οι φάκελοι που χρησιμοποιεί μια συμμετοχή για να αρχειοθετεί έγγραφα ανά τύπο, συμπεριλαμβανομένου του φακέλου Other.

Κοινή χρήση εγγράφων και φακέλων

Μπορείτε να μοιραστείτε οποιοδήποτε έγγραφο ή φάκελο του Document Center, είτε ανήκει σε μια συμμετοχή είτε όχι. Στην ενότητα Who can access? επιλέγετε ένα εύρος — για ποιον προορίζεται η κοινή χρήση — και στη συνέχεια τον συγκεκριμένο αποδέκτη για αυτό το εύρος. Τα διαθέσιμα εύρη εξαρτώνται από το αν αυτό που μοιράζεστε βρίσκεται σε μια συμμετοχή.

• Μέσα σε συμμετοχή — το έγγραφο ή ο φάκελος βρίσκεται στον φάκελο μιας συμμετοχής, απευθείας ή σε οποιονδήποτε υποφάκελο κάτω από αυτόν. Σας προσφέρονται τα εύρη Holding, σταθερά ορισμένο σε αυτή τη συμμετοχή· Share class· Investing Entity, με τις επενδυτικές οντότητες των κατηγοριών μετοχών της συμμετοχής· και Contact.
• Εκτός οποιασδήποτε συμμετοχής — σας προσφέρονται τα εύρη Holding, όπου επιλέγετε οποιαδήποτε από τις συμμετοχές σας· Investing Entity, όπου επιλέγετε οποιαδήποτε από τις επενδυτικές οντότητές σας· και Contact. Το Share class δεν προσφέρεται, επειδή δεν υπάρχει συμμετοχή στην οποία να ανήκει μια κατηγορία μετοχών.

1. Ανοίξτε το Share στο έγγραφο ή στον φάκελο. Η φόρμα κοινής χρήσης εμφανίζεται μόλις το Covercy One διαπιστώσει αν ανήκει σε μια συμμετοχή.
2. Στην ενότητα Who can access?, επιλέξτε ένα εύρος.
3. Επιλέξτε τον αποδέκτη που απαιτεί αυτό το εύρος — τη συμμετοχή, την κατηγορία μετοχών, την επενδυτική οντότητα ή την επαφή. Το Share γίνεται διαθέσιμο μόλις επιλέξετε τόσο εύρος όσο και αποδέκτη.
4. Για ένα έγγραφο, ορίστε την άδεια λήψης και τις επιλογές παράδοσης που περιγράφονται παρακάτω στην ενότητα "Επιλέξτε πώς παραδίδεται μια κοινή χρήση".
5. Μοιραστείτε το. Η στήλη Shared with ενημερώνεται ώστε να δείχνει τη νέα πρόσβαση.

Κοινή χρήση πολλών εγγράφων ταυτόχρονα

Για να μοιραστείτε πολλά έγγραφα με μία κίνηση, επιλέξτε τα στον πίνακα εγγράφων και πατήστε Share στη γραμμή εργαλείων επιλογής. Ο τίτλος του παραθύρου αναφέρει τον αριθμό που επιλέξατε — για παράδειγμα "Share 3 documents" — και η κοινή χρήση που δημιουργείτε εφαρμόζεται σε κάθε επιλεγμένο έγγραφο.

Τα εύρη ακολουθούν τον ίδιο κανόνα, εξεταζόμενο για ολόκληρη την επιλογή. Όταν κάθε επιλεγμένο έγγραφο ανήκει στην ίδια συμμετοχή — ακόμη και μέσω υποφακέλου του φακέλου της — αυτή η συμμετοχή αποτελεί το πλαίσιο και προσφέρονται και τα τέσσερα εύρη, με το Holding σταθερά ορισμένο σε αυτήν. Όταν η επιλογή περιλαμβάνει έγγραφα από διαφορετικές συμμετοχές ή οποιοδήποτε έγγραφο εκτός συμμετοχής, δεν υπάρχει πλαίσιο συμμετοχής: το Share class δεν προσφέρεται και επιλέγετε εσείς τη συμμετοχή. Αν χρειάζεται να μοιραστείτε με μια κατηγορία μετοχών, επιλέξτε μόνο έγγραφα από εκείνη τη συμμετοχή.

Τι βλέπουν οι επενδυτές μετά την κοινή χρήση ενός φακέλου

Ένας φάκελος που μοιράζεστε με μια επαφή ή μια επενδυτική οντότητα φτάνει σε αυτόν τον επενδυτή: τα έγγραφα που βρίσκονται απευθείας στον φάκελο εμφανίζονται στην ενότητα Documents της πύλης επενδυτών του, όπου μπορεί να τα προβάλει. Ένα έγγραφο ή ένας φάκελος που δεν ανήκει σε καμία συμμετοχή εμφανίζεται εκεί αυτόνομα και όχι κάτω από τα έγγραφα μιας συμμετοχής. Μόνο οι επενδυτές με τους οποίους το μοιραστήκατε το βλέπουν — οι άλλοι επενδυτές δεν βλέπουν τα έγγραφα του φακέλου ούτε με ποιους μοιράστηκε.

Επιλέξτε πώς παραδίδεται μια κοινή χρήση

Η κοινή χρήση ενός εγγράφου δίνει στους επενδυτές σας πρόσβαση σε αυτό, και το παράθυρο κοινής χρήσης σας επιτρέπει επίσης να αποφασίσετε πώς θα ενημερωθούν. Μόλις επιλέξετε εύρος, η επιλογή Notify investors by email εμφανίζεται — επιλεγμένη — σε κάθε κοινή χρήση εγγράφου, είτε το έγγραφο ανήκει σε μια συμμετοχή είτε όχι. Υπάρχουν δύο επιλογές παράδοσης — αν θα σταλεί email καθόλου, και αν αυτό το email θα μεταφέρει τα ίδια τα έγγραφα — και βρίσκονται δίπλα στην άδεια λήψης που ορίζετε όταν μοιράζεστε ένα έγγραφο.

1. Ανοίξτε το παράθυρο κοινής χρήσης για το έγγραφο που θέλετε να μοιραστείτε και επιλέξτε με ποιους θα το μοιραστείτε, όπως περιγράφεται παραπάνω στην ενότητα "Κοινή χρήση εγγράφων και φακέλων".
2. Ορίστε την άδεια λήψης για αυτή την κοινή χρήση. Αποφασίζει αν οι επενδυτές σας μπορούν να κατεβάσουν το έγγραφο ή μόνο να το προβάλουν.
3. Αφήστε την επιλογή Notify investors by email ενεργοποιημένη για να σταλεί στους επενδυτές σας ένα email σχετικά με την κοινή χρήση. Απενεργοποιήστε την για σιωπηλή κοινή χρήση — οι επενδυτές σας αποκτούν πρόσβαση στο έγγραφο και δεν στέλνεται κανένα email.
4. Αν θέλετε τα έγγραφα να ταξιδέψουν μαζί με το email, ενεργοποιήστε την επιλογή Attach files to the email. Προσφέρεται μόνο όσο η επιλογή Notify investors by email είναι ενεργοποιημένη, και ξεκινά απενεργοποιημένη κάθε φορά.
5. Αν ενεργοποιήσατε την επισύναψη, ελέγξτε το συνολικό μέγεθος που εμφανίζει το παράθυρο για όσα θα επισυναφθούν, και επιλύστε κάθε προειδοποίηση που εμφανίζεται.
6. Μοιραστείτε το. Ο πίνακας εγγράφων ανανεώνεται και η στήλη Shared with παραθέτει πλέον με ποιους το μοιραστήκατε.

Αν αφήσετε και τις δύο επιλογές ως έχουν, συμβαίνει ακριβώς ό,τι συνέβαινε πάντα κατά την κοινή χρήση: οι επενδυτές σας λαμβάνουν email με έναν σύνδεσμο προς την πύλη. Η απενεργοποίηση του email είναι ο τρόπος να μοιραστείτε χωρίς να σταλεί κανένα μήνυμα — χρήσιμο αν μοιράζεστε έγγραφα ενόψει μιας συζήτησης και δεν θέλετε να φτάσει πρώτη η ανακοίνωση.

Με την επιλογή Attach files to the email επιλεγμένη, το email μεταφέρει τα έγγραφα που μοιράζεστε ως συνημμένα, επιπλέον του συνηθισμένου συνδέσμου προς την πύλη, ώστε οι επενδυτές να έχουν ένα αντίγραφο χωρίς να ανοίξουν καθόλου την πύλη.

Η επισύναψη και η άρνηση λήψης δεν μπορούν να ισχύουν ταυτόχρονα

Ένα συνημμένο είναι ένα αντίγραφο που κρατά ο επενδυτής σας, επομένως δεν μπορεί να συνυπάρχει με μια κοινή χρήση που δεν επιτρέπει τη λήψη. Το παράθυρο διευθετεί αυτό πριν μοιραστείτε το έγγραφο, αντί να σας αφήσει να το ανακαλύψετε εκ των υστέρων.

• Όσο δεν επιτρέπετε την άδεια λήψης, η επιλογή Attach files to the email δεν είναι διαθέσιμη και παραμένει απενεργοποιημένη, με μια γραμμή στο παράθυρο που εξηγεί ότι η επισύναψη στέλνει στον επενδυτή ένα αντίγραφο που κρατά.
• Αν απενεργοποιήσετε την άδεια λήψης αφού έχετε επιλέξει την επισύναψη, η επιλογή επισύναψης καθαρίζεται αυτόματα και εμφανίζεται η ίδια εξήγηση.
• Η ενεργοποίηση της επισύναψης δεν ενεργοποιεί ποτέ την άδεια λήψης. Η διεύρυνση του τι μπορούν να κάνουν οι επενδυτές σας με ένα έγγραφο παραμένει δική σας ρητή απόφαση, όχι παρενέργεια μιας επιλογής παράδοσης.
• Αν επιτρέψετε ξανά τις λήψεις, η επιλογή Attach files to the email γίνεται και πάλι διαθέσιμη, απενεργοποιημένη — οπότε αν τη θέλετε ακόμη, επιλέξτε την.

Πρόκειται για την ίδια άδεια λήψης που περιγράφεται παρακάτω στην ενότητα "Έγγραφα που μεταφορτώθηκαν από μια ευκαιρία", η οποία καθορίζει αν ένας επενδυτής βλέπει καθόλου επιλογή λήψης.

Το μέγεθος των συνημμένων διευθετείται πριν μοιραστείτε το έγγραφο

Με την επιλογή Attach files to the email ενεργοποιημένη, το παράθυρο εμφανίζει το συνολικό μέγεθος των εγγράφων που θα επισυναφθούν. Αν το σύνολο υπερβαίνει το όριο των 15 MB, το παράθυρο σας προειδοποιεί, αναφέρει το όριο και αναστέλλει την κοινή χρήση — το Share παραμένει μη διαθέσιμο ακόμη κι αφού επιλέξετε με ποιους θα μοιραστείτε — μέχρι να αποφασίσετε τι θα κάνετε: είτε να επιλέξετε την αποστολή μόνο του συνδέσμου, είτε να αφαιρέσετε έγγραφα από την επιλογή μέχρι το σύνολο να χωρέσει. Αποεπιλέξτε αρκετά και η προειδοποίηση εξαφανίζεται, ώστε να μοιραστείτε το έγγραφο με τα συνημμένα σας ανέπαφα.

Τι λαμβάνουν οι επενδυτές σας

Όταν μοιράζεστε ένα έγγραφο με την επιλογή Notify investors by email ενεργοποιημένη, οι επενδυτές σας λαμβάνουν ένα email με τίτλο "A new document was shared with you". Αποστέλλεται με το όνομα της εταιρείας σας, φέρει την εταιρική σας ταυτότητα και περιλαμβάνει ένα κουμπί View in Investor Portal που τους οδηγεί στα έγγραφά τους. Αν επιλέξατε Attach files to the email, τα έγγραφα επισυνάπτονται επίσης.

• Το email αποστέλλεται σε κάθε επαφή στην οποία φτάνει η κοινή χρήση, στην κύρια διεύθυνση email της επαφής. Στις άλλες διευθύνσεις email της δεν αποστέλλεται.
• Δεν αποστέλλεται email σε αρχειοθετημένες επαφές ούτε σε επαφές χωρίς κύρια διεύθυνση email.
• Αν το email δεν μπορεί να σταλεί, η κοινή χρήση εξακολουθεί να ισχύει: οι επενδυτές σας διατηρούν την πρόσβασή τους και τίποτα από όσα μοιραστήκατε δεν αναιρείται.

Βρείτε την κοινή χρήση στις σελίδες Communications και Activity

Κάθε κοινή χρήση που στέλνει email αφήνει μία εγγραφή Email — μία ανά κοινή χρήση, όχι μία ανά παραλήπτη — ώστε να μπορείτε να δείτε εκ των υστέρων ότι οι επενδυτές σας ενημερώθηκαν. Η εγγραφή δείχνει το θέμα του email και σε πόσους παραλήπτες στάλθηκε, και εμφανίζεται στη σελίδα Communications, στη ροή Activity και στην καρτέλα Activity κάθε επαφής που έλαβε το email. Καταγράφει ότι το email στάλθηκε, όχι ότι έφτασε σε κάθε εισερχόμενα. Μια σιωπηλή κοινή χρήση δεν στέλνει email, επομένως δεν αφήνει εγγραφή Email — εμφανίζεται στη στήλη Shared with.

Δείτε με ποιους είναι κοινόχρηστο ένα έγγραφο

Ο πίνακας εγγράφων περιλαμβάνει μια στήλη Shared with ώστε να μπορείτε να βλέπετε με μια ματιά ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε κάθε έγγραφο. Δείχνει το πραγματικό όνομα της συμμετοχής, της κατηγορίας μετοχών, της οντότητας ή της επαφής με την οποία είναι κοινόχρηστο ένα έγγραφο — για παράδειγμα "Tesla Fund 2024" ή "John Doe" — αντί για μια γενική ετικέτα. Η στήλη αποτυπώνει ποιος μπορεί να φτάσει στο έγγραφο με όποιον τρόπο κι αν το μοιραστήκατε, συμπεριλαμβανομένης μιας σιωπηλής κοινής χρήσης που δεν έστειλε κανένα email.

• Όταν ένα έγγραφο είναι κοινόχρηστο με περισσότερους από έναν αποδέκτες του ίδιου είδους, η στήλη δείχνει έναν αριθμό, όπως "Holding Members (2)". Τοποθετήστε τον δείκτη επάνω της για να δείτε την πλήρη λίστα ονομάτων σε ένα tooltip.
• Όταν ένα έγγραφο δεν έχει δική του άμεση κοινή χρήση αλλά βρίσκεται σε έναν φάκελο που είναι κοινόχρηστος, η στήλη δείχνει ότι η πρόσβαση κληρονομείται από τον φάκελο (για παράδειγμα "Via folder").
• Όταν ένα έγγραφο δεν είναι κοινόχρηστο με κανέναν, η στήλη δείχνει μια παύλα (—) ώστε να γνωρίζετε ότι είναι ιδιωτικό.

Έγγραφα που μεταφορτώθηκαν από μια ευκαιρία

Όταν μεταφορτώνετε ένα έγγραφο από μια ευκαιρία, το Covercy One το αρχειοθετεί αυτόματα στο Document Center της συμμετοχής για εσάς. Το πού καταλήγει εξαρτάται από τη ρύθμιση αποθήκευσης της συμμετοχής: μπορεί να οργανώνει τα έγγραφα σε φακέλους ανά τύπο εγγράφου (για παράδειγμα NDAs, συμφωνίες εγγραφής και άλλα) ή σε έναν φάκελο ανά επενδυτή. Αν επιλέξετε να κάνετε το έγγραφο κοινόχρηστο με τον επενδυτή κατά τη μεταφόρτωση, αυτός ο επενδυτής μπορεί να το προβάλει — και να το κατεβάσει όταν επιτρέπετε τις λήψεις — στο δικό του document center.

Ο φάκελος Other και οι υπογεγραμμένες συμφωνίες Custom

Κάθε συμμετοχή διαθέτει έναν φάκελο Other που διαχειρίζεται το σύστημα. Όταν μια συμφωνία Custom για μια συμμετοχή υπογραφεί πλήρως, το υπογεγραμμένο αντίγραφο αρχειοθετείται από προεπιλογή στον φάκελο Other αυτής της συμμετοχής — ακόμη κι όταν η συμμετοχή αρχειοθετεί τα έγγραφα σε φάκελο ανά επενδυτή, ώστε οι υπογεγραμμένες συμφωνίες Custom να μην καταλήγουν ποτέ στον φάκελο ενός επενδυτή. Αν το πρότυπο της συμφωνίας έχει ρυθμιστεί να αρχειοθετεί σε διαφορετικό φάκελο αυτής της συμμετοχής, το υπογεγραμμένο αντίγραφο πηγαίνει εκεί. Το όνομα αρχείου περιλαμβάνει το όνομα του επενδυτή, ώστε τα υπογεγραμμένα αντίγραφα που βρίσκονται το ένα δίπλα στο άλλο να διακρίνονται εύκολα.

Αν η συμφωνία στάλθηκε με την επιλογή Share with investor ενεργοποιημένη, το υπογεγραμμένο αντίγραφο γίνεται κοινόχρηστο με κάθε υπογράφοντα εκτός της ομάδας σας, και τα ονόματά τους εμφανίζονται στη στήλη Shared with. Αν στάλθηκε με την επιλογή απενεργοποιημένη, το υπογεγραμμένο αντίγραφο παραμένει ορατό μόνο στην ομάδα σας.

Επαληθεύστε ότι λειτούργησε

Μετά τη μετακίνηση ενός εγγράφου, ανοίξτε τον φάκελο προορισμού και επιβεβαιώστε ότι το έγγραφο παρατίθεται εκεί και δεν εμφανίζεται πλέον στην προηγούμενη θέση του. Μετά τη διαγραφή ενός φακέλου, επιβεβαιώστε ότι έχει εξαφανιστεί από το δέντρο φακέλων — και αν επιλέξατε να διατηρήσετε τα έγγραφά του, ανοίξτε τον φάκελο που ανέφερε το παράθυρο επιβεβαίωσης (ή το επίπεδο της ρίζας, για φάκελο ανώτατου επιπέδου) και ελέγξτε ότι βρίσκονται όλα εκεί, προσέχοντας για όσα έφτασαν με το όνομα του διαγραμμένου φακέλου προστεθειμένο μπροστά. Μετά την κοινή χρήση, ελέγξτε ότι η στήλη Shared with δείχνει τα ονόματα που περιμένατε· είναι η επιβεβαίωση ότι παραχωρήθηκε η πρόσβαση, είτε στείλατε email, είτε επισυνάψατε τα έγγραφα, είτε μοιραστήκατε σιωπηλά. Αν στείλατε email, θα βρείτε επίσης την εγγραφή Email του στη σελίδα Communications. Αν κάτι δεν φαίνεται σωστό, επικοινωνήστε με την ομάδα μας για βοήθεια.