העלאה וארגון של מסמכים

בסיום המדריך הזה תדעו כיצד לארגן את המסמכים שלכם לתיקיות ב-Document Center של Covercy One, להעביר מסמך מתיקייה אחת לאחרת, למחוק תיקייה ולבחור מה קורה למסמכים שבתוכה, לשתף מסמכים ותיקיות עם המשקיעים הנכונים — בין אם הם שייכים להשקעה ובין אם לא — להחליט כיצד שיתוף מגיע למשקיעים שלכם, ולקרוא את עמודת "Shared with" כדי לראות מי יכול לגשת לכל מסמך.

כיצד תיקיות עובדות

ה-Document Center מתנהג כמו סייר קבצים. כל תיקייה מציגה רק את המסמכים שהונחו ישירות בתוכה, לא את המסמכים שבתוך תת-התיקיות שלה. כשאתם פותחים את ה-Document Center לראשונה אתם מתחילים ברמת השורש, שמציגה רק מסמכים שאינם בתוך אף תיקייה. אין תצוגת "All Documents" המפרטת הכול בבת אחת — כדי למצוא מסמך, פתחו את התיקייה שבה הוא נמצא.

בעץ התיקיות, תיקיית רמה עליונה המכילה תת-תיקיות נפתחת כשהיא כבר מורחבת, כך שתת-התיקיות הישירות שלה גלויות ללא לחיצה. תיקיית רמה עליונה ללא תת-תיקיות אינה מציגה אמצעי הרחבה. תיקיות המקוננות עמוק יותר נשארות מכווצות עד שתרחיבו אותן בעצמכם.

אפשר לשתף תיקייה שלמה, ולא רק מסמך בודד — ראו בהמשך "שיתוף מסמכים ותיקיות". התוכן של תיקייה משתנה עם הזמן, ולכן שיתוף של תיקייה לעולם אינו כולל קבצים מצורפים: האפשרות לצרף מסמכים לדוא"ל אינה מוצעת כאשר מה שאתם משתפים הוא תיקייה.

העברת מסמך לתיקייה אחרת

1. פתחו את התיקייה שמחזיקה כעת את המסמך כך שהוא יופיע בטבלת המסמכים.
2. פתחו את תפריט פעולות השורה של המסמך ובחרו Move to…
3. בחלון בורר התיקיות, בחרו את תיקיית היעד מעץ התיקיות. כדי להוציא את המסמך מכל תיקייה, בחרו Root. התיקייה שבה המסמך כבר נמצא מוצגת אך לא ניתנת לבחירה.
4. אשרו את ההעברה. טבלת המסמכים מתרעננת והמסמך מופיע כעת בתיקיית היעד.

מחיקת תיקייה ובחירה מה קורה למסמכים שלה

מחיקת תיקייה מסירה תמיד את התיקייה עצמה ואת כל התיקיות שמתחתיה. ההחלטה האמיתית היא מה קורה למסמכים שאותן תיקיות מחזיקות: אתם מוחקים את המסמכים יחד עם התיקייה, או שומרים אותם — ואז Covercy One מעביר אותם למקום שבו עדיין תוכלו למצוא אותם. קבלו את ההחלטה הזו במודע, מפני שמחיקת המסמכים היא האפשרות שכבר נבחרה עבורכם.

1. בעץ התיקיות, פתחו את תפריט הפעולות של התיקייה שברצונכם להסיר ובחרו Delete.
2. קראו את חלון האישור. הוא מציין כמה תת-תיקיות וכמה מסמכים יושפעו מהמחיקה עוד לפני שאתם מתחייבים לדבר.
3. בחרו מה קורה למסמכים. מחיקתם יחד עם התיקייה נבחרה מראש; החלופה היא לשמור אותם.
4. אם אתם שומרים אותם, בדקו את היעד שחלון האישור מציין — הוא אומר לכם בדיוק לאיזו תיקייה המסמכים יעברו, או מציין שהם יעברו לרמת השורש.
5. אשרו. התיקייה ותת-התיקיות שלה נעלמות מעץ התיקיות, וכל שיתוף שהוגדר על אותן תיקיות מוסר בכל מקרה.

היכן נוחתים המסמכים שנשמרו

מסמכים שנשמרו עוברים לתיקיית האב של התיקייה שמחקתם — לא לרמת השורש. אם תמחקו תת-תיקייה בשם "Site Photos" שבתוך תיקייה בשם "Riverside Deal", המסמכים שלה ינחתו ב-"Riverside Deal" ויישארו בתוך עץ התיקיות של ההשקעה. רק כשהתיקייה שאתם מוחקים היא ברמה העליונה, ללא תיקיית אב מעליה, המסמכים שלה עוברים לרמת השורש.

הקינון אינו משנה זאת. כל מסמך מהתיקייה שנמחקה ומכל תיקייה שמתחתיה — בכמה רמות שלא יהיו — נוחת באותה תיקיית אב עצמה. מבנה תת-התיקיות אינו נבנה מחדש ביעד, מפני שגם אותן תת-תיקיות נמחקות.

מדוע שמו של מסמך שנשמר השתנה

שמירת מסמכים עשויה לשנות את שמם של חלקם, והכלל צפוי מראש. אם שמו של מסמך שנשמר היה מתנגש עם מסמך אחר שכבר נמצא ביעד, הוא מגיע כששם התיקייה שנמחקה מופיע לפניו: קובץ "summary.pdf" היוצא מתיקייה בשם "Q4" מגיע בתור "Q4_summary.pdf", בעוד ש-"summary.pdf" שכבר יושב ביעד שומר על שמו.

• מסמך ללא התנגשות שמות אינו משנה את שמו — הוא עובר בשמו המקורי.
• השמות מושווים במלואם, כולל סיומת הקובץ, ואותיות גדולות וקטנות אינן נחשבות. סיומת שונה אינה התנגשות: "summary.pdf" ו-"summary.docx" הם קבצים שונים, ולכן שמו של אף אחד מהם אינו משתנה.
• מסמך שכבר הונח ביעד אינו משוכפל שם. הוא שומר על המיקום היחיד שכבר היה לו.

מתי Delete אינו מוצע על תיקייה

לא כל תיקייה ניתנת למחיקה. תיקייה שיצרתם בתוך השקעה ניתנת למחיקה, לא משנה כמה עמוק היא יושבת. שני סוגים אינם ניתנים למחיקה: תיקיית השורש של השקעה, וכל תיקייה ש-Covercy One מנהל בעצמו — כגון התיקיות שבהן השקעה מתייקת מסמכים לפי סוג, כולל תיקיית Other שלה.

שיתוף מסמכים ותיקיות

ניתן לשתף כל מסמך או תיקייה ב-Document Center, בין אם הם שייכים להשקעה ובין אם לא. תחת Who can access? אתם בוחרים היקף — למי השיתוף מיועד — ולאחר מכן את היעד הספציפי עבור אותו היקף. ההיקפים המוצעים תלויים בשאלה אם מה שאתם משתפים נמצא בתוך השקעה.

• בתוך השקעה — המסמך או התיקייה נמצאים בתיקייה של השקעה, ישירות או בכל תת-תיקייה שמתחתיה. מוצעים לכם Holding, הקבוע לאותה השקעה; Share class; Investing Entity, המפרט את הישויות המשקיעות במחלקות המניות של אותה השקעה; ו-Contact.
• מחוץ לכל השקעה — מוצעים לכם Holding, שבו אתם בוחרים כל אחת מההשקעות שלכם; Investing Entity, שבו אתם בוחרים כל אחת מהישויות המשקיעות שלכם; ו-Contact. Share class אינו מוצע, מפני שאין השקעה שמחלקת מניות יכולה להשתייך אליה.

1. פתחו את Share על המסמך או התיקייה. טופס השיתוף מופיע לאחר ש-Covercy One בירר אם הם שייכים להשקעה.
2. תחת Who can access?, בחרו היקף.
3. בחרו את היעד שההיקף דורש — ההשקעה, מחלקת המניות, הישות המשקיעה או איש הקשר. Share הופך לזמין לאחר שבחרתם גם היקף וגם יעד עבורו.
4. עבור מסמך, הגדירו את הרשאת ההורדה ואת בחירות המסירה המתוארות בהמשך תחת "בחירה כיצד שיתוף נמסר".
5. שתפו. עמודת Shared with מתעדכנת ומציגה את הגישה החדשה.

שיתוף של כמה מסמכים בבת אחת

כדי לשתף כמה מסמכים בפעולה אחת, בחרו אותם בטבלת המסמכים ובחרו Share בסרגל הכלים של הבחירה. כותרת החלון מציינת את מספר המסמכים שבחרתם — לדוגמה "Share 3 documents" — והשיתוף שאתם יוצרים חל על כל אחד מהמסמכים שנבחרו.

ההיקפים פועלים לפי אותו כלל, כשהוא מחושב על פני הבחירה כולה. כאשר כל המסמכים שנבחרו שייכים לאותה השקעה — כולל דרך תת-תיקייה של התיקייה של אותה השקעה — אותה השקעה היא ההקשר וכל ארבעת ההיקפים מוצעים, כש-Holding קבוע אליה. כאשר הבחירה משלבת כמה השקעות, או כוללת מסמך כלשהו מחוץ להשקעה, אין הקשר של השקעה: Share class אינו מוצע ואתם בוחרים את ההשקעה בעצמכם. אם עליכם לשתף עם מחלקת מניות, בחרו רק מסמכים מאותה השקעה אחת.

מה המשקיעים רואים לאחר שיתוף של תיקייה

תיקייה שאתם משתפים עם איש קשר או עם ישות משקיעה מגיעה לאותו משקיע: המסמכים שהונחו ישירות בתיקייה מופיעים במקטע Documents בפורטל המשקיעים שלו, שם הוא יכול לצפות בהם. מסמך או תיקייה שאינם בתוך אף השקעה מוצגים שם בנפרד ולא תחת המסמכים של השקעה. רק המשקיעים ששיתפתם איתם רואים אותם — משקיעים אחרים אינם רואים את מסמכי התיקייה או עם מי היא שותפה.

בחירה כיצד שיתוף נמסר

שיתוף מסמך מעניק למשקיעים שלכם גישה אליו, וחלון השיתוף גם מאפשר לכם להחליט כיצד הם ישמעו עליו. לאחר שבחרתם היקף, Notify investors by email מופיע — מסומן — בכל שיתוף של מסמך, בין אם המסמך שייך להשקעה ובין אם לא. יש שתי בחירות מסירה — האם לשלוח דוא"ל בכלל, והאם אותו דוא"ל נושא את המסמכים עצמם — והן יושבות לצד הרשאת ההורדה שאתם מגדירים בעת השיתוף.

1. פתחו את חלון השיתוף של המסמך שברצונכם לשתף ובחרו עם מי לשתף אותו, כמתואר למעלה תחת "שיתוף מסמכים ותיקיות".
2. הגדירו את הרשאת ההורדה לשיתוף הזה. היא קובעת אם המשקיעים שלכם יכולים להוריד את המסמך או רק לצפות בו.
3. השאירו את Notify investors by email מופעל כדי לשלוח למשקיעים שלכם דוא"ל על השיתוף. כבו אותו כדי לשתף בשקט — המשקיעים שלכם מקבלים גישה למסמך וללא דוא"ל.
4. אם אתם רוצים שהמסמכים ייסעו יחד עם הדוא"ל, הפעילו את Attach files to the email. האפשרות מוצעת רק כש-Notify investors by email מופעל, והיא מתחילה כבויה בכל פעם.
5. אם הפעלתם את הצירוף, בדקו את הגודל הכולל שהחלון מציג עבור מה שייצורף, ופתרו כל אזהרה שהוא מעלה.
6. שתפו. טבלת המסמכים מתרעננת ועמודת Shared with מציגה כעת עם מי שיתפתם.

השארת שתי הבחירות כפי שהן עושה בדיוק את מה ששיתוף תמיד עשה: המשקיעים שלכם מקבלים דוא"ל עם קישור לפורטל. כיבוי הדוא"ל הוא הדרך לשתף מבלי לשלוח דוא"ל כלשהו — שימושי אם אתם משתפים מסמכים לקראת שיחה ואינכם רוצים שההודעה תנחת ראשונה.

כאשר Attach files to the email מסומן, הדוא"ל נושא את המסמכים שאתם משתפים כקבצים מצורפים בנוסף לקישור הרגיל לפורטל, כך שלמשקיעים יש עותק מבלי לפתוח את הפורטל כלל.

צירוף ומניעת הורדה אינם יכולים להתקיים יחד

קובץ מצורף הוא עותק שהמשקיע שלכם שומר, ולכן הוא אינו יכול להתלוות לשיתוף שמונע הורדה. החלון מסדיר זאת לפני השיתוף במקום לתת לכם לגלות זאת לאחר מכן.

• כל עוד אתם מונעים את הרשאת ההורדה, Attach files to the email אינו זמין ונשאר כבוי, עם שורה בחלון שמסבירה שצירוף שולח למשקיע עותק שנשאר אצלו.
• אם תכבו את הרשאת ההורדה אחרי שסימנתם צירוף, בחירת הצירוף מתנקה עבורכם ואותו הסבר מופיע.
• הפעלת הצירוף לעולם אינה מפעילה את הרשאת ההורדה. הרחבת מה שהמשקיעים שלכם יכולים לעשות עם מסמך נשארת החלטה מפורשת שלכם, ולא תופעת לוואי של בחירת מסירה.
• אישור הורדות מחדש הופך את Attach files to the email לזמין שוב, כשהוא כבוי — כך שאם אתם עדיין רוצים אותו, סמנו אותו.

זוהי אותה הרשאת הורדה המתוארת בהמשך תחת "מסמכים שהועלו מהזדמנות", הקובעת אם משקיע רואה בכלל אפשרות הורדה.

גודל הקבצים המצורפים מוסדר לפני השיתוף

כאשר Attach files to the email מופעל, החלון מציג את הגודל הכולל של המסמכים שייצורפו. אם הסכום הזה חורג ממגבלת 15 MB, החלון מזהיר אתכם, מציין את המגבלה, ומעכב את השיתוף — Share נשאר לא זמין גם לאחר שבחרתם עם מי לשתף — עד שתחליטו מה לעשות: לבחור לשלוח קישור בלבד, או להסיר מסמכים מהבחירה עד שהסכום מתאים. בטלו מספיק סימונים והאזהרה תיעלם, ותוכלו לשתף עם הקבצים המצורפים שלכם כפי שתכננתם.

מה המשקיעים שלכם מקבלים

כשאתם משתפים מסמך כש-Notify investors by email מופעל, המשקיעים שלכם מקבלים דוא"ל שכותרתו "A new document was shared with you". הוא נשלח בשם המשרד שלכם, נושא את המיתוג של המשרד שלכם, וכולל כפתור View in Investor Portal שמוביל אותם למסמכים שלהם. אם סימנתם Attach files to the email, המסמכים מצורפים גם הם.

• הדוא"ל נשלח לכל איש קשר שהשיתוף מגיע אליו, לכתובת הדוא"ל הראשית של אותו איש קשר. כתובות הדוא"ל האחרות שלו אינן מקבלות את הדוא"ל.
• אנשי קשר בארכיון, ואנשי קשר ללא כתובת דוא"ל ראשית, אינם מקבלים דוא"ל.
• אם לא ניתן לשלוח את הדוא"ל, השיתוף עדיין בתוקף: המשקיעים שלכם שומרים על הגישה שלהם, ושום דבר ממה ששיתפתם אינו מבוטל.

איתור השיתוף בעמודי Communications ו-Activity

כל שיתוף ששולח דוא"ל משאיר רשומת Email אחת — אחת לכל שיתוף, לא אחת לכל נמען — כך שתוכלו לראות בדיעבד שהמשקיעים שלכם קיבלו הודעה. הרשומה מציגה את נושא הדוא"ל ולכמה נמענים הוא נשלח, והיא מופיעה בעמוד Communications, בפיד Activity, ובלשונית Activity של כל איש קשר שקיבל את הדוא"ל. היא מתעדת שהדוא"ל נשלח, לא שהוא הגיע לכל תיבת דואר. שיתוף שקט אינו שולח דוא"ל, ולכן אינו משאיר רשומת Email — הוא מופיע בעמודת Shared with.

צפייה במי מסמך משותף

טבלת המסמכים כוללת עמודת Shared with כדי שתוכלו לראות במבט חטוף מי יכול לגשת לכל מסמך. היא מציגה את השם בפועל של ההשקעה, מחלקת המניות, הישות, או איש הקשר שאיתו המסמך משותף — למשל "Tesla Fund 2024" או "John Doe" — במקום תווית כללית. העמודה משקפת מי יכול להגיע למסמך בכל דרך ששיתפתם אותו, כולל שיתוף שקט שלא שלח דוא"ל.

• כשמסמך משותף עם יותר מיעד אחד מאותו סוג, העמודה מציגה מספר, כגון "Holding Members (2)". רחפו מעליו כדי לראות את הרשימה המלאה של השמות בחלונית מידע.
• כשלמסמך אין שיתוף ישיר משלו אך הוא נמצא בתיקייה משותפת, העמודה מציגה שהגישה עוברת בירושה מהתיקייה (למשל "Via folder").
• כשמסמך אינו משותף עם אף אחד, העמודה מציגה מקף (—) כך שתדעו שהוא פרטי.

מסמכים שהועלו מהזדמנות

כשאתם מעלים מסמך מהזדמנות, Covercy One מתייק אותו אוטומטית ל-Document Center של ההשקעה עבורכם. היכן שהוא נוחת תלוי בהגדרת האחסון של ההשקעה: היא יכולה לארגן מסמכים לתיקיות לפי סוג מסמך (למשל NDAs, הסכמי מנוי, ואחרים) או לתיקייה לכל משקיע. אם תבחרו לשתף את המסמך עם המשקיע בעת ההעלאה, אותו משקיע יוכל לצפות בו — ולהוריד אותו כשתאפשרו הורדות — במרכז המסמכים שלו.

תיקיית Other והסכמי Custom חתומים

לכל השקעה יש תיקיית Other המנוהלת על ידי המערכת. כאשר הסכם Custom של השקעה נחתם במלואו, העותק החתום מתויק כברירת מחדל בתיקיית Other של אותה השקעה — גם כאשר ההשקעה מתייקת מסמכים לתיקייה לכל משקיע, כך שהסכמי Custom חתומים לעולם אינם נוחתים בתיקייה של משקיע. אם התבנית של ההסכם מוגדרת לתייק לתיקייה אחרת של אותה השקעה, העותק החתום נשמר שם במקום זאת. שם הקובץ כולל את שם המשקיע, כך שקל להבחין בין עותקים חתומים שיושבים זה לצד זה.

אם ההסכם נשלח כש-Share with investor מופעל, העותק החתום משותף עם כל חותם שאינו חלק מהצוות שלכם, ושמותיהם מופיעים בעמודת Shared with. אם הוא נשלח כשאפשרות זו כבויה, העותק החתום נשאר גלוי לצוות שלכם בלבד.

ודאו שזה עבד

לאחר העברת מסמך, פתחו את תיקיית היעד וודאו שהמסמך מופיע שם ואינו מופיע עוד במיקומו הקודם. לאחר מחיקת תיקייה, ודאו שהיא נעלמה מעץ התיקיות — ואם בחרתם לשמור את המסמכים שלה, פתחו את התיקייה שחלון האישור ציין (או את רמת השורש, אם מדובר בתיקיית רמה עליונה) ובדקו שכולם שם, תוך שימת לב למסמכים שהגיעו עם שם התיקייה שנמחקה בתחילת שמם. לאחר שיתוף, בדקו שעמודת Shared with מציגה את השמות שציפיתם להם; זהו האישור שהגישה הוענקה, בין אם שלחתם דוא"ל, צירפתם את המסמכים, או שיתפתם בשקט. אם שלחתם דוא"ל, תמצאו גם את רשומת ה-Email שלו בעמוד Communications. אם משהו לא נראה תקין, פנו לצוות שלנו לעזרה.