رفع المستندات وتنظيمها

بحلول نهاية هذا الدليل ستعرف كيفية تنظيم مستنداتك في مجلدات داخل مركز المستندات (Document Center) في Covercy One، ونقل مستند من مجلد إلى آخر، وحذف مجلد وفهم ما يحدث لمحتوياته، وقراءة عمود "تتم المشاركة مع" (Shared with) لرؤية من يمكنه الوصول إلى كل مستند.

كيف تعمل المجلدات

يتصرف مركز المستندات (Document Center) مثل مستكشف الملفات. يعرض كل مجلد المستندات الموضوعة مباشرة بداخله فقط، وليس المستندات الموجودة داخل مجلداته الفرعية. عندما تفتح مركز المستندات لأول مرة تبدأ عند المستوى الجذر (root)، الذي يعرض المستندات التي ليست في أي مجلد فقط. لا يوجد عرض "كل المستندات" يسرد كل شيء دفعة واحدة — للعثور على مستند، افتح المجلد الذي يوجد فيه.

في شجرة المجلدات، يُفتح المجلد ذو المستوى الأعلى الذي يحتوي على مجلدات فرعية موسّعاً بالفعل، بحيث تكون مجلداته الفرعية المباشرة مرئية دون نقر. أما المجلد ذو المستوى الأعلى الذي لا يحتوي على مجلدات فرعية فلا يعرض عنصر توسيع. وتبقى المجلدات المتداخلة بعمق أكبر مطوية حتى توسّعها بنفسك.

نقل مستند إلى مجلد آخر

1. افتح المجلد الذي يحتوي حالياً على المستند بحيث يظهر في جدول المستندات.
2. افتح قائمة إجراءات صف المستند واختر نقل إلى… (Move to…)
3. في نافذة منتقي المجلدات، اختر المجلد الهدف من شجرة المجلدات. لإخراج المستند من كل مجلد، اختر الجذر (Root). يُعرض المجلد الذي يوجد فيه المستند بالفعل لكن لا يمكن اختياره.
4. أكّد النقل. يتحدث جدول المستندات ويظهر المستند الآن في المجلد الهدف.