رفع المستندات وتنظيمها

بحلول نهاية هذا الدليل ستعرف كيفية تنظيم مستنداتك في مجلدات داخل مركز المستندات (Document Center) في Covercy One، ونقل مستند من مجلد إلى آخر، وحذف مجلد واختيار ما يحدث للمستندات الموجودة بداخله، ومشاركة المستندات والمجلدات مع المستثمرين المناسبين — سواء أكانت تتبع حيازة أم لا — وتحديد كيفية وصول المشاركة إلى مستثمريك، وقراءة عمود "تتم المشاركة مع" (Shared with) لرؤية من يمكنه الوصول إلى كل مستند.

كيف تعمل المجلدات

يتصرف مركز المستندات (Document Center) مثل مستكشف الملفات. يعرض كل مجلد المستندات الموضوعة مباشرة بداخله فقط، وليس المستندات الموجودة داخل مجلداته الفرعية. عندما تفتح مركز المستندات لأول مرة تبدأ عند المستوى الجذر (root)، الذي يعرض المستندات التي ليست في أي مجلد فقط. لا يوجد عرض "كل المستندات" يسرد كل شيء دفعة واحدة — للعثور على مستند، افتح المجلد الذي يوجد فيه.

في شجرة المجلدات، يُفتح المجلد ذو المستوى الأعلى الذي يحتوي على مجلدات فرعية موسّعاً بالفعل، بحيث تكون مجلداته الفرعية المباشرة مرئية دون نقر. أما المجلد ذو المستوى الأعلى الذي لا يحتوي على مجلدات فرعية فلا يعرض عنصر توسيع. وتبقى المجلدات المتداخلة بعمق أكبر مطوية حتى توسّعها بنفسك.

يمكنك مشاركة مجلد كامل كما يمكنك مشاركة مستند منفرد — راجع "مشاركة المستندات والمجلدات" أدناه. ولأن محتويات المجلد تتغيّر بمرور الوقت، فإن مشاركة المجلد لا تحمل مرفقات أبداً: فخيار إرفاق المستندات برسالة البريد الإلكتروني لا يُعرض عندما يكون ما تشاركه مجلداً.

نقل مستند إلى مجلد آخر

1. افتح المجلد الذي يحتوي حالياً على المستند بحيث يظهر في جدول المستندات.
2. افتح قائمة إجراءات صف المستند واختر نقل إلى… (Move to…)
3. في نافذة منتقي المجلدات، اختر المجلد الهدف من شجرة المجلدات. لإخراج المستند من كل مجلد، اختر الجذر (Root). يُعرض المجلد الذي يوجد فيه المستند بالفعل لكن لا يمكن اختياره.
4. أكّد النقل. يتحدّث جدول المستندات ويظهر المستند الآن في المجلد الهدف.

حذف مجلد واختيار ما يحدث لمستنداته

يؤدي حذف مجلد دائماً إلى إزالة ذلك المجلد وكل مجلد يقع تحته. أما القرار الحقيقي فهو ما يحدث للمستندات التي تحتويها تلك المجلدات: فإما أن تحذف المستندات مع المجلد، أو تحتفظ بها — وعندئذٍ ينقلها Covercy One إلى مكان لا يزال بإمكانك العثور عليها فيه. اتخذ ذلك الخيار عن قصد، لأن حذف المستندات هو الخيار المحدد لك مسبقاً.

1. في شجرة المجلدات، افتح قائمة الإجراءات على المجلد الذي تريد إزالته واختر حذف (Delete).
2. اقرأ رسالة التأكيد. فهي تخبرك بعدد المجلدات الفرعية وعدد المستندات التي سيؤثر عليها الحذف قبل أن تلتزم بأي شيء.
3. اختر ما يحدث للمستندات. حذفها مع المجلد محدد مسبقاً؛ والبديل هو الاحتفاظ بها.
4. إذا احتفظت بها، فتحقق من الوجهة التي تسمّيها رسالة التأكيد — فهي تخبرك بدقة بالمجلد الذي ستنتقل إليه المستندات، أو تذكر أنها ستنتقل إلى المستوى الجذر.
5. أكّد. يختفي المجلد ومجلداته الفرعية من شجرة المجلدات، وتُزال أي مشاركة كانت معيّنة على تلك المجلدات في كلتا الحالتين.

أين تنتهي المستندات المحتفظ بها

تنتقل المستندات المحتفظ بها إلى المجلد الأصل للمجلد الذي حذفته — وليس إلى المستوى الجذر. فإذا حذفت مجلداً فرعياً باسم "Site Photos" داخل مجلد باسم "Riverside Deal"، فإن مستنداته تستقر في "Riverside Deal" وتبقى داخل شجرة مجلدات الحيازة. ولا تنتقل مستندات المجلد إلى المستوى الجذر إلا عندما يكون المجلد الذي تحذفه بمستوى أعلى، ولا يوجد مجلد أصل فوقه.

ولا يغيّر التداخل هذا الأمر. فكل مستند من المجلد المحذوف ومن كل مجلد يقع تحته — مهما بلغ عدد المستويات — يستقر في المجلد الأصل نفسه. ولا يُعاد بناء بنية المجلدات الفرعية في الوجهة، لأن تلك المجلدات الفرعية تُحذف هي أيضاً.

لماذا أُعيدت تسمية مستند محتفظ به

قد يؤدي الاحتفاظ بالمستندات إلى إعادة تسمية بعضها، والقاعدة قابلة للتوقع. فإذا كان اسم مستند محتفظ به سيتعارض مع مستند مختلف موجود بالفعل في الوجهة، فإنه يصل مسبوقاً باسم المجلد المحذوف: فملف "summary.pdf" الخارج من مجلد باسم "Q4" يصل باسم "Q4_summary.pdf"، بينما يحتفظ ملف "summary.pdf" الموجود أصلاً في الوجهة باسمه.

• لا تُعاد تسمية المستند الذي لا يوجد تعارض في اسمه — بل ينتقل باسمه الأصلي.
• تُقارَن الأسماء بالكامل، بما في ذلك امتداد الملف، مع تجاهل حالة الأحرف. واختلاف الامتداد ليس تعارضاً: فملفا "summary.pdf" و"summary.docx" ملفان مختلفان، لذا لا تُعاد تسمية أي منهما.
• لا يُكرَّر المستند الموجود بالفعل في الوجهة هناك. بل يحتفظ بالموضع الوحيد الذي كان له.

متى لا يُعرض خيار الحذف على مجلد

لا يمكن حذف كل مجلد. فالمجلد الذي أنشأته داخل حيازة يمكن حذفه، مهما كان عمق موقعه. أما النوعان اللذان لا يمكن حذفهما فهما: المجلد الجذر للحيازة، وأي مجلد يديره Covercy One بنفسه — مثل المجلدات التي تستخدمها الحيازة لحفظ المستندات حسب النوع، بما فيها مجلد أخرى (Other) الخاص بها.

مشاركة المستندات والمجلدات

يمكنك مشاركة أي مستند أو مجلد في مركز المستندات، سواء أكان يتبع حيازة أم لا. تحت من يمكنه الوصول؟ (Who can access?) تختار نطاقاً — أي الجهة التي تُوجَّه إليها المشاركة — ثم الهدف المحدد لذلك النطاق. وتتوقف النطاقات المتاحة على ما إذا كان ما تشاركه موجوداً في حيازة.

• داخل حيازة — يكون المستند أو المجلد في مجلد حيازة، مباشرةً أو في أي مجلد فرعي تحته. تُعرض عليك الخيارات حيازة (Holding)، وتكون مثبّتة على تلك الحيازة؛ وفئة الأسهم (Share class)؛ وكيان مستثمِر (Investing Entity)، وتُدرج فيه الكيانات المستثمِرة في فئات أسهم تلك الحيازة؛ وجهة اتصال (Contact).
• خارج أي حيازة — تُعرض عليك الخيارات حيازة (Holding)، حيث تختار أياً من حيازاتك؛ وكيان مستثمِر (Investing Entity)، حيث تختار أياً من كياناتك المستثمِرة؛ وجهة اتصال (Contact). ولا يُعرض خيار فئة الأسهم (Share class)، إذ لا توجد حيازة يمكن أن تتبعها فئة الأسهم.

1. افتح مشاركة (Share) على المستند أو المجلد. يظهر نموذج المشاركة بعد أن يحدّد Covercy One ما إذا كان يتبع حيازة.
2. تحت من يمكنه الوصول؟ (Who can access?)، اختر نطاقاً.
3. اختر الهدف الذي يتطلبه ذلك النطاق — الحيازة أو فئة الأسهم أو الكيان المستثمِر أو جهة الاتصال. ويصبح زر مشاركة (Share) متاحاً بعد أن تختار النطاق وهدفه كليهما.
4. بالنسبة إلى المستند، حدّد إذن التنزيل وخيارات التسليم الموضّحة تحت "اختيار كيفية تسليم المشاركة" أدناه.
5. شارك. يتحدّث عمود تتم المشاركة مع (Shared with) ليعرض صلاحية الوصول الجديدة.

مشاركة عدة مستندات دفعة واحدة

لمشاركة عدة مستندات دفعة واحدة، حدّدها في جدول المستندات واختر مشاركة (Share) في شريط أدوات التحديد. ويحمل مربع الحوار عنواناً يذكر عدد ما حدّدته — مثل "Share 3 documents" — وتُطبَّق المشاركة التي تنشئها على كل مستند محدد.

تتبع النطاقات القاعدة نفسها، لكنها تُحدَّد على مستوى التحديد بأكمله. فعندما تتبع جميع المستندات المحددة الحيازة نفسها — بما في ذلك عبر مجلد فرعي داخل مجلد تلك الحيازة — تكون تلك الحيازة هي السياق وتُعرض النطاقات الأربعة كلها، مع تثبيت خيار الحيازة عليها. أما عندما يجمع التحديد بين حيازات مختلفة، أو يتضمن أي مستند خارج حيازة، فلا يوجد سياق حيازة: لا يُعرض خيار فئة الأسهم (Share class) وتختار الحيازة بنفسك. وإذا احتجت إلى المشاركة مع فئة أسهم، فحدّد مستندات من تلك الحيازة وحدها فقط.

ما يراه المستثمرون بعد مشاركة مجلد

المجلد الذي تشاركه مع جهة اتصال أو كيان مستثمِر يصل إلى ذلك المستثمر: إذ تظهر المستندات الموضوعة مباشرة في المجلد في قسم المستندات (Documents) ضمن بوابة المستثمر الخاصة به، حيث يمكنه عرضها. والمستند أو المجلد الذي لا يتبع أي حيازة يُدرج هناك منفرداً بدلاً من ظهوره تحت مستندات حيازة ما. ولا يراه إلا المستثمرون الذين شاركته معهم — فالمستثمرون الآخرون لا يرون مستندات المجلد ولا الجهات التي تمت مشاركته معها.

اختيار كيفية تسليم المشاركة

مشاركة مستند تمنح مستثمريك الوصول إليه، كما تتيح لك نافذة المشاركة تحديد الطريقة التي يعلمون بها بذلك. فبمجرد أن تختار نطاقاً، يظهر خيار إشعار المستثمرين عبر البريد الإلكتروني (Notify investors by email) — محدداً — في كل مشاركة لمستند، سواء أكان المستند يتبع حيازة أم لا. هناك خياران للتسليم — هل تُرسَل رسالة بريد إلكتروني من الأساس، وهل تحمل تلك الرسالة المستندات نفسها — وهما يقعان إلى جانب إذن التنزيل الذي تحدّده عند المشاركة.

1. افتح نافذة المشاركة للمستند الذي تريد مشاركته واختر من تشاركه معه، كما هو موضّح تحت "مشاركة المستندات والمجلدات" أعلاه.
2. حدّد إذن التنزيل لهذه المشاركة. فهو يقرر ما إذا كان بإمكان مستثمريك تنزيل المستند أم عرضه فقط.
3. اترك خيار إشعار المستثمرين عبر البريد الإلكتروني (Notify investors by email) مفعّلاً لإرسال رسالة بريد إلكتروني إلى مستثمريك بشأن المشاركة. أوقفه لمشاركة صامتة — يحصل مستثمروك على الوصول إلى المستند ولا تُرسَل أي رسالة.
4. إذا أردت أن تنتقل المستندات مع الرسالة، فشغّل خيار إرفاق الملفات بالرسالة (Attach files to the email). ولا يُعرض هذا الخيار إلا أثناء تفعيل إشعار المستثمرين عبر البريد الإلكتروني (Notify investors by email)، ويبدأ متوقفاً في كل مرة.
5. إذا شغّلت الإرفاق، فتحقق من الحجم الإجمالي الذي تعرضه النافذة لما سيُرفق، وعالج أي تحذير يظهر.
6. شارك. يتحدّث جدول المستندات ويعرض عمود تتم المشاركة مع (Shared with) الآن من شاركته معهم.

ترك الخيارين كما هما يفعل تماماً ما كانت المشاركة تفعله دائماً: تُرسَل إلى مستثمريك رسالة بريد إلكتروني تتضمن رابطاً إلى البوابة. أما إيقاف البريد الإلكتروني فهو طريقة المشاركة دون إرسال أي بريد — وهو أمر مفيد إذا كنت تشارك المستندات قبل محادثة ولا تريد أن يصل الإعلان أولاً.

عند تحديد خيار إرفاق الملفات بالرسالة (Attach files to the email)، تحمل الرسالة المستندات التي تشاركها كمرفقات إضافةً إلى رابط البوابة المعتاد، بحيث تكون لدى المستثمرين نسخة دون فتح البوابة إطلاقاً.

الإرفاق ومنع التنزيل لا يجتمعان

المرفق نسخة يحتفظ بها مستثمرك، لذا لا يمكن أن يصاحب مشاركةً تمنع التنزيل. وتحسم النافذة ذلك قبل أن تشارك بدلاً من أن تدعك تكتشفه بعد فوات الأوان.

• ما دمت تمنع إذن التنزيل، يكون خيار إرفاق الملفات بالرسالة (Attach files to the email) غير متاح ومتوقفاً، مع سطر في النافذة يوضّح أن الإرفاق يرسل إلى المستثمر نسخة يحتفظ بها.
• إذا أوقفت إذن التنزيل بعد أن حدّدت الإرفاق، يُلغى اختيار الإرفاق نيابةً عنك ويظهر التوضيح نفسه.
• تشغيل الإرفاق لا يشغّل إذن التنزيل أبداً. فتوسيع ما يمكن لمستثمريك فعله بمستند يبقى قرارك الصريح، لا أثراً جانبياً لخيار تسليم.
• السماح بالتنزيلات مجدداً يعيد إتاحة خيار إرفاق الملفات بالرسالة (Attach files to the email) وهو متوقف — فإذا كنت لا تزال تريده، فحدّده.

وهو إذن التنزيل نفسه الموضّح أدناه تحت "المستندات المرفوعة من فرصة"، والذي يحكم ما إذا كان المستثمر سيرى خيار تنزيل من الأساس.

حجم المرفقات يُحسم قبل المشاركة

عند تفعيل خيار إرفاق الملفات بالرسالة (Attach files to the email)، تعرض النافذة الحجم الإجمالي للمستندات التي ستُرفق. وإذا تجاوز هذا الإجمالي حد 15 MB، فإن النافذة تحذّرك وتذكر الحد وتحتجز المشاركة — ويبقى زر مشاركة (Share) غير متاح حتى بعد أن تختار من تشارك معه — حتى تقرر ما تفعله: إما أن تختار إرسال الرابط فقط، أو أن تزيل مستندات من التحديد حتى يصبح الإجمالي ضمن الحد. ألغِ تحديد ما يكفي ليختفي التحذير وتتمكن من المشاركة مع بقاء مرفقاتك كما هي.

ما يتلقاه مستثمروك

عندما تشارك مستنداً مع تفعيل خيار إشعار المستثمرين عبر البريد الإلكتروني (Notify investors by email)، يتلقى مستثمروك رسالة بريد إلكتروني بعنوان "A new document was shared with you". وتصلهم الرسالة باسم مؤسستك، وتحمل هويتها التجارية، وتتضمن زر العرض في بوابة المستثمر (View in Investor Portal) الذي ينقلهم إلى مستنداتهم. وإذا حدّدت خيار إرفاق الملفات بالرسالة (Attach files to the email)، فستُرفق المستندات أيضاً.

• تُرسَل الرسالة إلى كل جهة اتصال تصل إليها المشاركة، على عنوان البريد الإلكتروني الأساسي لتلك الجهة. ولا تُرسَل إلى عناوينها الأخرى.
• لا تُرسَل الرسالة إلى جهات الاتصال المؤرشفة، ولا إلى جهات الاتصال التي ليس لها عنوان بريد إلكتروني أساسي.
• إذا تعذّر إرسال الرسالة، تبقى المشاركة قائمة: يحتفظ مستثمروك بصلاحية الوصول، ولا يُلغى أي شيء شاركته.

العثور على المشاركة في صفحتي الاتصالات والنشاط

كل مشاركة تُرسِل بريداً إلكترونياً تترك سجلاً واحداً من نوع بريد إلكتروني (Email) — سجلاً واحداً لكل مشاركة، لا لكل مستلم — حتى تتمكن لاحقاً من التأكد من أن مستثمريك قد أُبلغوا. ويعرض السجل موضوع الرسالة وعدد المستلمين الذين أُرسلت إليهم، ويظهر في صفحة الاتصالات (Communications)، وفي موجز النشاط (Activity)، وفي علامة تبويب النشاط لكل جهة اتصال أُرسلت إليها الرسالة. وهو يوثّق أن الرسالة قد أُرسلت، لا أنها وصلت إلى كل صندوق وارد. أما المشاركة الصامتة فلا تُرسِل أي بريد، لذا لا تترك أي سجل بريد إلكتروني — وعمود تتم المشاركة مع (Shared with) هو المكان الذي تظهر فيه.

اطّلع على من تتم مشاركة المستند معه

يتضمن جدول المستندات عمود تتم المشاركة مع (Shared with) حتى تتمكن من معرفة من يمكنه الوصول إلى كل مستند بنظرة واحدة. يعرض الاسم الفعلي للحيازة أو فئة الأسهم أو الكيان أو جهة الاتصال التي تتم مشاركة المستند معها — على سبيل المثال "Tesla Fund 2024" أو "John Doe" — بدلاً من تسمية عامة. ويعكس العمود من يمكنه الوصول إلى المستند مهما كانت طريقة مشاركتك له، بما في ذلك مشاركة صامتة لم تُرسل أي بريد.

• عندما تتم مشاركة مستند مع أكثر من جهة من النوع نفسه، يعرض العمود عدداً، مثل "Holding Members (2)". مرّر مؤشر الفأرة فوقه لرؤية القائمة الكاملة للأسماء في تلميح.
• عندما لا تكون لمستند مشاركة مباشرة خاصة به لكنه موجود في مجلد تتم مشاركته، يعرض العمود أن الوصول موروث من المجلد (على سبيل المثال "Via folder").
• عندما لا تتم مشاركة مستند مع أي أحد، يعرض العمود شرطة (—) حتى تعرف أنه خاص.

المستندات المرفوعة من فرصة

عندما ترفع مستنداً من فرصة، يحفظه Covercy One تلقائياً في مركز المستندات (Document Center) الخاص بالحيازة نيابة عنك. ويعتمد المكان الذي يستقر فيه على إعداد التخزين الخاص بالحيازة: فقد ينظّم المستندات في مجلدات حسب نوع المستند (على سبيل المثال NDAs واتفاقيات الاكتتاب وأخرى) أو في مجلد لكل مستثمر. إذا اخترت مشاركة المستند مع المستثمر أثناء رفعه، فيمكن لذلك المستثمر عرضه — وتنزيله عندما تسمح بالتنزيلات — في مركز مستنداته الخاص.

مجلد أخرى (Other) واتفاقيات Custom الموقّعة

لكل حيازة مجلد أخرى (Other) يديره النظام. وعندما يكتمل توقيع اتفاقية Custom لحيازة ما، تُحفظ النسخة الموقّعة افتراضياً في مجلد أخرى (Other) الخاص بتلك الحيازة — حتى عندما تحفظ الحيازة المستندات في مجلد لكل مستثمر، فلا تنتهي اتفاقيات Custom الموقّعة أبداً في مجلد مستثمر. وإذا كان قالب الاتفاقية مضبوطاً على الحفظ في مجلد آخر من مجلدات تلك الحيازة، فتذهب النسخة الموقّعة إليه بدلاً من ذلك. ويتضمن اسم الملف اسم المستثمر، لذا يسهل التمييز بين النسخ الموقّعة الموجودة جنباً إلى جنب.

إذا أُرسلت الاتفاقية مع تفعيل خيار المشاركة مع المستثمر (Share with investor)، فتتم مشاركة النسخة الموقّعة مع كل موقّع من خارج فريقك، وتظهر أسماؤهم في عمود تتم المشاركة مع (Shared with). أما إذا أُرسلت مع إيقاف ذلك الخيار، فتبقى النسخة الموقّعة مرئية لفريقك فقط.

تأكّد من نجاح العملية

بعد نقل مستند، افتح المجلد الهدف وتأكد من أن المستند مدرج فيه ولم يعد يظهر في موقعه السابق. بعد حذف مجلد، تأكد من أنه اختفى من شجرة المجلدات — وإذا اخترت الاحتفاظ بمستنداته، فافتح المجلد الذي سمّته رسالة التأكيد (أو المستوى الجذر، في حالة مجلد بمستوى أعلى) وتحقق من وجودها جميعاً، منتبهاً إلى أي منها وصل باسم المجلد المحذوف مضافاً إلى مقدمته. بعد المشاركة، تحقق من أن عمود تتم المشاركة مع (Shared with) يعرض الأسماء التي توقعتها؛ فهو التأكيد على أن الوصول قد مُنح، سواء أرسلت رسالة بريد إلكتروني أم أرفقت المستندات أم شاركت بصمت. إذا أرسلت رسالة بريد إلكتروني، فستجد أيضاً سجل البريد الإلكتروني الخاص بها في صفحة الاتصالات (Communications). وإذا بدا شيء غير صحيح، فتواصل مع فريقنا للمساعدة.