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Al finalizar esta guía podrá abrir la tabla de Check Tracking de una cuenta bancaria, leer los estados de los cheques, actualizar una fila para obtener el estado más reciente, cancelar un cheque que aún no ha salido de la cola, colocar una orden de suspensión de pago sobre un cheque en tránsito y ver la imagen del cheque impreso.
Note
Check Tracking está disponible para las cuentas bancarias elegibles de Covercy One. No está disponible para las cuentas que no forman parte de ese conjunto; si no ve la opción, su cuenta no está incluida en el alcance.
Abrir Check Tracking
- Vaya a la sección Banking y abra la cuenta bancaria que desea inspeccionar.
- En el menú de acciones de la cuenta, seleccione Check Tracking.
- La tabla de Check Tracking se carga limitada a esa cuenta. Cada fila representa un pago con cheque emitido.
Leer la tabla
Cada fila muestra el número de cheque, el beneficiario, el monto, el estado, el estado de entrega, la fecha de envío y la marca de tiempo de la última actualización cuando están disponibles. Algunos campos pueden aparecer como no disponibles en cheques creados recientemente que aún no se han procesado por completo; esto es normal y se resuelve después de actualizar la fila.
Note
Los totales de Outstanding Checks y Pending que aparecen sobre la tabla resumen los cheques visibles actualmente según la búsqueda o los filtros de columna que haya aplicado. Al ajustar un filtro, ambos totales se actualizan automáticamente.
Comprender los estados de los cheques
La insignia de estado de cada fila refleja en qué punto de su ciclo de vida se encuentra el cheque. Una insignia Delivered significa que el cheque ha llegado físicamente al beneficiario pero aún no se ha cobrado en el banco. Una insignia Processed significa que el cheque ha sido cobrado. Una insignia Stop Payment significa que hay una orden de suspensión activa sobre ese cheque; los intentos de depósito futuros serán revisados y devueltos.
Tip
Pase el cursor sobre cualquier insignia de estado para ver una información sobre herramientas con más detalle, incluida la fecha en que se colocó una orden de suspensión de pago o el motivo por el que se rechazó un cheque.
Actualizar una fila
- Ubique la fila del cheque que desea actualizar.
- Abra el menú de acciones de la fila (el menú adicional a la derecha de la fila).
- Seleccione Refresh.
- La fila se actualiza con el estado y la información de entrega más recientes disponibles.
Note
Refresh se muestra únicamente en los cheques en los que se espera una progresión adicional del estado. Se oculta en los cheques en un estado terminal como Rejected, Canceled, Returned o Processed.
Cancelar un cheque
- Abra el menú de acciones de la fila del cheque que desea cancelar.
- Seleccione Cancel check.
- Confirme la cancelación cuando se le solicite.
- El estado de la fila se actualiza para reflejar el estado de cancelado.
Warning
Cancel check solo está disponible mientras el cheque se encuentra en un estado cancelable (mostrado como Pending). Una vez que el cheque supera ese punto, la cancelación ya no es posible; utilice Stop Payment en su lugar.
Colocar una orden de suspensión de pago
Una orden de suspensión de pago indica a su banco que revise y devuelva los intentos de depósito futuros de un cheque físico específico. Utilícela para un cheque en tránsito que ya ha salido del estado pendiente y no puede cancelarse.
- Abra el menú de acciones de la fila del cheque elegible.
- Seleccione Stop Payment.
- Revise la confirmación: explica que los intentos de depósito futuros del cheque serán revisados y devueltos, y que la instrucción suele durar alrededor de un año.
- Confirme para colocar la orden de suspensión de pago.
- El estado de la fila se actualiza para mostrar Stop Payment una vez que la instrucción está activa.
Note
Stop Payment requiere que el cheque tenga un número de cheque y un monto registrados. No está disponible para cheques en un estado Pending estricto (utilice Cancel check en su lugar) ni si ya se ha colocado una orden de suspensión de pago en esa fila.
Ver la imagen del cheque
- Abra el menú de acciones de la fila del cheque.
- Seleccione View Check, o haga clic en cualquier parte no interactiva de la fila.
- La imagen del cheque se abre en un cuadro de diálogo ampliado. Utilice los controles de zoom para leer los detalles.
- Para guardar una copia, utilice la opción de descarga del visor. El nombre del archivo incluye el número de cheque y el beneficiario para que sea fácil de identificar.
Note
View Check está disponible una vez que el cheque se ha procesado más allá del estado inicial Pending y se ha recuperado la imagen. Si la opción aparece atenuada, la imagen aún no está disponible; intente actualizar la fila y vuelva a intentarlo.
Mantenga sus pagos seguros
Covercy nunca le pedirá que comparta su contraseña, sus códigos de doble factor ni sus credenciales bancarias por correo electrónico, mensaje de texto o teléfono. Diríjase siempre a Covercy directamente en lugar de seguir enlaces en mensajes inesperados, e inicie las acciones de pago únicamente desde dentro de Covercy One.
Verificar que funcionó
Después de realizar cualquier acción —actualizar, cancelar, suspender el pago o ver la imagen de un cheque—, confirme que la fila refleje el estado esperado. Si la tabla muestra un indicador de datos desactualizados, la actualización en vivo no estuvo disponible temporalmente; la tabla aún muestra el último estado conocido. Vuelva a cargar la página para reintentarlo. Si un estado no se ha actualizado como esperaba o necesita más ayuda, comuníquese con nuestro equipo de soporte.
- ¿Por qué la opción de Check Tracking no aparece en una de mis cuentas?
- Check Tracking está disponible únicamente para las cuentas bancarias elegibles de Covercy One. Si la opción no aparece en el menú de acciones de la cuenta, esa cuenta no está incluida en el alcance del seguimiento de cheques.
- Algunos campos de la tabla aparecen como no disponibles, ¿hay algún problema?
- No. Las filas de cheques creadas recientemente pueden mostrar valores no disponibles en campos como el número de cheque o el estado de entrega hasta que los datos se recuperan de la red bancaria. Utilice la acción Refresh en la fila para actualizarla, o espere un breve momento y vuelva a cargar la página.
- ¿Cuál es la diferencia entre Cancel check y Stop Payment?
- Cancel check elimina el pago antes de que salga de la cola; solo está disponible mientras el cheque se encuentra en estado Pending. Stop Payment es para cheques que ya están en producción o entrega; indica al banco que revise y devuelva los intentos de depósito futuros de ese cheque físico. Utilice Cancel cuando el cheque aún no ha salido; utilice Stop Payment después de que ya lo haya hecho.
- ¿Puedo colocar una orden de suspensión de pago más de una vez sobre el mismo cheque?
- No. Una vez que se ha colocado una orden de suspensión de pago en una fila, la acción Stop Payment ya no se muestra para esa fila. La insignia de estado mostrará Stop Payment para indicar que ya hay una instrucción activa.
- ¿Cuánto dura una orden de suspensión de pago?
- Una orden de suspensión de pago suele durar alrededor de un año, como se indica en el cuadro de diálogo de confirmación. Después de ese período, la instrucción puede caducar. Comuníquese con su equipo de soporte si tiene preguntas sobre una orden de suspensión específica.
- ¿Los totales de Outstanding Checks y Pending incluyen todos los cheques de la cuenta?
- Los totales reflejan únicamente los cheques visibles en la tabla según su búsqueda y filtros de columna actuales. Si filtra la tabla, por ejemplo por beneficiario o estado, ambos totales se recalculan para coincidir con el conjunto filtrado.
- ¿Qué significa el estado Delivered? ¿Se ha cobrado el cheque?
- Delivered significa que el cheque físico ha llegado a la dirección del beneficiario, pero todavía no se ha depositado ni cobrado en el banco. El estado cambia a Processed una vez que el cheque ha sido cobrado. Un total de Outstanding Checks puede incluir cheques en estado Delivered porque todavía representan una obligación financiera abierta.