Laden Sie Ihr Team in Ihren Workspace ein

Am Ende dieser Anleitung haben Sie eine Kollegin oder einen Kollegen mit Namen und E-Mail-Adresse in Ihren Covercy One-Workspace eingeladen und wissen, wie Sie eine ausstehende Einladung erneut senden oder widerrufen.

Note

Sie benötigen die Berechtigung zur Teamverwaltung für Ihre Organisation, um Teammitglieder einzuladen. Wenn Sie die Einladungsoption nicht sehen, bitten Sie einen Workspace-Administrator, Ihnen Zugriff zu gewähren oder die Einladung für Sie zu senden.

Eine Einladung senden

Öffnen Sie die Einstellungen und gehen Sie zu Benutzer.
Wählen Sie Einladen und geben Sie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse der Person ein. Alle drei Angaben sind erforderlich – die Einladung wird erst gesendet, wenn beide Namensfelder ausgefüllt sind.
Wählen Sie optional eine Rolle für das neue Mitglied.
Senden Sie das Formular ab. Covercy One erstellt eine einzige ausstehende Einladung und sendet der Person per E-Mail einen sicheren Link zum Beitritt.

Die neue Einladung erscheint in Ihrer Liste der ausstehenden Einladungen. Jede Person erhält einen eindeutigen Link, der nach einer festgelegten Zeit abläuft, sodass die Einladungen aktuell bleiben.

Tip

Die von Ihnen eingegebenen Namen werden zusammen mit der eingeladenen E-Mail-Adresse auf der Registrierungsseite der Person vorausgefüllt, damit sie schneller loslegen kann. Sie kann jede dieser Angaben korrigieren, bevor sie ihr Konto erstellt. Hat die Person bereits ein Covercy-Konto, behält sie den Namen ihres eigenen Kontos – die Namen in Ihrer Einladung ändern ihn nie.

Eine ausstehende Einladung erneut senden oder widerrufen

Erneut senden – Senden Sie die Einladungs-E-Mail erneut, falls die Person noch nicht beigetreten ist. Dadurch wird ihr Link aktualisiert.
Widerrufen – Brechen Sie eine ausstehende Einladung ab, die Sie nicht länger aufrechterhalten möchten. Der Link funktioniert dann nicht mehr.

Wie doppelte Einladungen verarbeitet werden

Wenn Sie dieselbe E-Mail-Adresse erneut einladen, während eine Einladung noch aussteht, aktualisiert Covercy One die bestehende Einladung, anstatt eine zweite zu erstellen – sodass Sie immer genau einen Eintrag pro Person sehen. Die aktualisierte Einladung übernimmt Vor- und Nachnamen aus Ihrer neuesten Einladung; durch erneutes Einladen können Sie also auch einen falsch geschriebenen Namen korrigieren, bevor sich die Person registriert. Beim Abgleich der E-Mail-Adressen werden Groß- und Kleinschreibung sowie umgebende Leerzeichen ignoriert. Wenn die Person bereits ein aktives Mitglied ist, wird die Einladung mit einer Meldung abgelehnt, dass sie bereits Teil Ihres Teams ist.

Überprüfen, ob es funktioniert hat

Prüfen Sie, ob die Person einmal in Ihrer Liste der ausstehenden Einladungen erscheint. Sobald sie den Link öffnet und annimmt, wechselt sie von „ausstehend“ zu einem aktiven Teammitglied.

Kann ich jemanden einladen, der zuvor entfernt wurde oder abgelehnt hat?: Ja. Sobald eine frühere Einladung widerrufen wurde, abgelaufen ist oder abgelehnt wurde und die Person noch kein Mitglied ist, können Sie sie erneut einladen, und es wird eine neue ausstehende Einladung erstellt.
Ich habe mich beim Namen einer Person vertippt. Wie korrigiere ich das?: Solange die Einladung noch aussteht, laden Sie dieselbe E-Mail-Adresse erneut mit dem korrigierten Vor- und Nachnamen ein. Covercy One aktualisiert die bestehende Einladung, statt eine neue zu erstellen. Die Person kann ihren Namen auch selbst auf der Registrierungsseite korrigieren.
Ersetzen die von mir eingegebenen Namen den Namen im bestehenden Konto einer Person?: Nein. Die Namen aus der Einladung füllen nur die Registrierungsseite für Personen vor, die Covercy zum ersten Mal beitreten. Wer bereits ein Covercy-Konto hat, behält beim Annehmen Ihrer Einladung seinen eigenen Namen.
Warum sehe ich die Einladungsoption nicht?: Das Einladen von Teammitgliedern erfordert die Berechtigung zur Teamverwaltung. Bitten Sie einen Workspace-Administrator, Ihnen Zugriff zu gewähren oder die Einladung in Ihrem Namen zu senden.